{#INCLUDE:foot#}
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1.6.3 per Joomla-Plugin

Einbindung in Joomla-Webseite per Joomla-Plug-In

Der VereinOnline-Nutzer Herr Sven Bär hat ein Joomla-Plugin erstellt und hier bereitgestellt: https://github.com/sbaerMD/com_vereinonline

Das Plugin ist hier live zu sehen: https://sommf.de/termine

Vielen Dank für die öffentliche Bereitstellung :-)

Dieses Plugin baut auf dem API auf und ist damit in der Premium-Version (einmalige Gebühr von 250 Euro brutto) und in der Plus-Version (ohne Mehrkosten inklusive) verfügbar (JSON-Schnittstelle für API/WordPress-Plugin).

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1.6.4 per API-Schnittstelle (JSON)

Sie können auf Ihrer Webseite per API (PHP, Javascript, u.ä.) auf Ihre VereinOnline-Umgebung zugreifen und die Daten dann gemäß eigenen Wünschen darstellen.

Diese Möglichkeit steht Ihnen in der Premium-Version (einmalige Gebühr von 250 Euro brutto) und in der Plus-Version (ohne Mehrkosten inklusive) verfügbar (JSON-Schnittstelle für API/WordPress-Plugin).

Beispiel: www.gih.de: PLZ-Suche (alle Daten der Energieberater sind in VereinOnline hinterlegt!)

Dokumentation:

Die API-Schnittstelle ermöglicht den Abruf der Daten per JSON. Der Web-Server fragt dabei im Hintergrund den VereinOnline-Server an. Die API-Schnittstelle muss zunächst freigeschaltet sein.

Anschließend benötigt Sie einen entsprechend berechtigten Benutzerzugang (wie ein normales Mitglied mit Userlogin, Passwort un einer zugeordneten Rollen mit den gewünschten Rechten, z.B. Veranstaltungen lesen usf.).

Es existiert zudem ein WordPress-Plugin, welches genau dieses API nutzt und selbst WordPress-Tags bereitstellt.

Die Erklärung erfolgt im Nachfolgendem anhand von PHP, dies ist aber nur beispielhaft zu sehen.

Nutzung per PHP:

$url = "https://www.vereinonline.org/IHRVEREIN/";
$usr = "...";   // der API-Benutzername mit entsprechenden Rollenrechten ("admin" ist nicht zulässig!)
$pwd = "...";   // das zugehörige Passwort
print_r(VereinOnlineRequest($url, "GetMembers", array(), $usr, $pwd));

function VereinOnlineRequest($url, $funktion, $daten, $usr, $pwd)
{
   $url.="?json";
   $url.="&function=$funktion";
   foreach($daten as $k=>$v) $url.="&$k=".urlencode($v);
   $url.="&token=A/$usr/".md5($pwd);
   $curl=curl_init();
   curl_setopt($curl, CURLOPT_URL, $url);
   curl_setopt($curl, CURLOPT_RETURNTRANSFER, 1);
   return json_decode(curl_exec($curl));
}

Nutzung per JavaScript: (mit Hilfe der jQuery-Bibliothek):

  jQuery.ajax(
  {
    type: 'GET',
    crossDomain: true, 
    url: ' https://www.vereinonline.org/IHRVEREIN/?json&function=GetMembers',
    success: function(result) { ... },
    error: function(r,e,txt) { ... } 
  });

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Funktionen der Schnittstelle

Abruf Mitgliederliste: "GetMembers"

Art	Name	Beschreibung
Methodenname	GetMembers (analog "GetContacts" für externe Kontakte)
Übergabeparameter	felder	optional: Liste der zusätzlich angefragten Felder, auch "rollen" und "gruppen" und Extrafelder "key_..." ohne Angabe werden standardmäßig geliefert: id,mandant,vorname,nachname,firma,p_freigabe,g_freigabe,freigabe,foto
	filter	optional: SQL-Ausdruck zur Einschränkung der Datensätze, Felder aus der Mitglieder-Feldliste oder "rolle"=rollenid
	rolle	optional: Einschränkung auf eine Rolle, z.B. "Mitglieder"
	gruppe	optional: Einschränkung auf eine Gruppe, z.B. "Tennis"
	sort	optional: Angabe von Feldern zur Sortierung. Standard: nachname, vorname
	suche	optional: Suchbegriff, sucht in Vorname und Nachname
Rückgabeparameter	Array	Liste Datensätze Mitgliedsfelder: id,mandant,vorname,nachname,firma,p_freigabe,g_freigabe,freigabe,foto) zusätzlich angefragte Felder ("felder") aus Anfrage bzw. Parameter (s.u.) "name": voller Name des Mitglieds "fotourl": Url zum Foto

zum Beispiel alle Mitglieder mit der Rolle "Mitglied", deren Nachname mit "Mü" beginnen:

$parameter=array();
$parameter["filter"]="nachname LIKE 'Mü%'";
$parameter["rolle"]="Mitglied";

$daten=VereinOnlineRequest($url, "GetMembers", $parameter, $usr, $pwd);

if ($daten->error!="") 
{
   echo $daten->error."<BR>";
}
else
{
   foreach($daten as $mitglied)
   {
      echo "ID=".$mitglied->id.", ";
      echo "Name=".$mitglied->vorname." ".$mitglied->nachname."<BR>";
   }
}

Optionale Konfigurierbarkeit in Administration/Basiskonfiguration/Parameter:

• Einschränkung der gelieferten Felder, andere Felder werden nicht zurückgegeben selbst wenn über das API angefordert:
  api.getmembers.felder.freigegeben=vorname,nachname,p_email,g_email
  
  
• Weitere Bedingungen:
  api.getmembers.datensatz.freigegeben=key_ABC=123|branche=Finanzen
  
  
• Ergänzende Felder, die das API zurückliefern soll (analog "felder" aus der Anfrage):
  api.getmembers.felder=p_email,g_email
  
  
• Mitglieds-Feld, das nicht leer sein darf:
  api.getmembers.filter=mitgliedsnummer
  
  

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Abruf aller Daten eines Mitglieds: "GetMember"

Art	Name	Beschreibung
Methodenname	GetMember (analog "GetContact" für externe Kontakte)
Übergabeparameter	id	ID der Mitglieds
Rückgabeparameter	Objekt	Ein Objekt Alle Daten des Mitglieds ("vorname", "nachname", ...) Alle Extradelder (key_extrafeld1, ...) "rollen" "gruppen"

Zum Beispiel das Mitglied mit der ID=12345:

$daten=VereinOnlineRequest($url, "GetMember", array("id"=>12345), $usr, $pwd);
if ($daten->error!="") 
{
   echo $daten->error."<BR>";
}
else
{
   echo "ID=".$daten->id.", ";
   echo "Vorname=".$daten->vorname.", ";
   echo "Nachname=".$daten->nachname.", ";
   echo "Strasse=".$daten->p_strasse.", ";
   echo "Ort=".$daten->p_ort."<BR>";
   //... viele weitere Daten!
}

Optionale Konfigurierbarkeit in Administration/Basiskonfiguration/Parameter:

• Einschränkung der gelieferten Felder, andere Felder werden nicht zurückgegeben selbst wenn über das API angefordert:
  api.getmembers.felder.freigegeben=vorname,nachname,p_email,g_email
  
  
• Weitere Bedingungen:
  api.getmembers.datensatz.freigegeben=key_ABC=123|branche=Finanzen
  
  

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Abruf Veranstaltungsliste: "GetEvents"

Art	Name	Beschreibung
Methodenname	GetEvents
Übergabeparameter	typ	optional 1=öffentliche Veranstaltung, 11=interne Veranstaltung 100... eigene Typen (Administration/Optionen/Veranstaltungen/Details/Weitere "Veranstaltungsart"-Listeneinträge)
	filter	optional: SQL-Ausdruck zur Einschränkung der Datensätze
	jahr	optional: "2020": nur aus dem Jahr 2020 (beispielhaft) "zukunft": für alle zukünftigen Termine "zukunft12" für alle ab in 12 Monaten "aktuellermonat" "vergangenheit": für vergangene Termine "aktuellesjahr" "naechstermonat"
	gruppenid	optional: "1234": nur Gruppentermine der angegebenen Gruppen-ID 1234 (beispielhaft) "1234+" es werden auch alle Veranstaltungen der Untergruppen zurückgegeben. "#gruppenid#" es wird die Gruppen-ID aus dem Url-Parameter "id" entnommen.
	monat	optional: nur Termine aus dem angegebenen Monat (Format: "YYYYMM")
	abmonat	optional: nur Termine ab dem angegebenen Monat (Format: "YYYYMM")
	kostenfremd	optional: nur ein Kostenbereich (z.B. "1000-2000")
	search	optional: Suchbegriff, der in den Feldern "titel", "beschreibung", "ort" sucht
	restriction	optional: Angabe von Einschränkungen: feldname=wert;...
	sichtbar	optional: "alle" = die Veranstaltungen aller Sichtbarkeiten werden geliefert
Rückgabeparameter	Array	Liste Datensätze alle Veranstaltungsfelder ("id", "datum", "titel", "ort", ...) Alle Extrafelder "key_..." "anmeldungen": Anzahl Anmeldungen "freieplaetze": Anzahl der noch freien Plätze "url": VereinOnline-Url der veranstaltenden Einheit "ampel": liefert den Anmeldestatus "gruen","rot","gelb" "link" Link zur Veranstaltung

Hinweis: Es werden nur öffentliche Termine geliefert (Feld "Sichtbarkeit")!

$daten=VereinOnlineRequest($url, "GetEvents", array("jahr"=>"zukunft"), $usr, $pwd);
if ($daten->error!="")
{
   echo $daten->error."<BR>";
}
else
{
   foreach($daten as $veranstaltung)
   {
      echo "ID=".$veranstaltung->id.", ";
      echo "Datum=".$veranstaltung->datum.", ";
      echo "Titel=".$veranstaltung->titel."<BR>";
   }
}

Optionale Konfigurierbarkeit in Administration/Basiskonfiguration/Parameter:

• Angabe der Sortierung:
  api.getevents.order=datum DESC, zeit
  
  
• Fester Titel, um den echten Titel zu verbergen
  api.getevents.titel=belegt

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Abruf aller Daten einer Veranstaltung: "GetEvent"

Art	Name	Beschreibung
Methodenname	GetEvent
Übergabeparameter	id	ID der Veranstaltung
	typ	optional 1=öffentliche Veranstaltung, 11=interne Veranstaltung 100... eigene Typen (Administration/Optionen/Veranstaltungen/Details/Weitere "Veranstaltungsart"-Listeneinträge)
Rückgabeparameter	Objekt	Ein Objekt Alle Daten der Veranstaltung ("id", "datum", "titel", "ort", ...) Alle Extrafelder "key_..." "anmeldungen": Anzahl Anmeldungen "freieplaetze": Anzahl der noch freien Plätze "gruppenname": Name der veranstaltenden Gruppe "link": Link zur Veranstaltung

Zum Beispiel die Veranstaltung mit der ID=2345:

$daten=VereinOnlineRequest($url, "GetEvent", array("id"=>2345), $usr, $pwd);
if ($daten->error!="")
{
   echo $daten->error."<BR>";
}
else
{
   echo "ID=".$daten->id.", ";
   echo "Datum=".$daten->datum.", ";
   echo "Titel=".$daten->titel.", ";
   echo "Ort=".$daten->ort.", ";
   echo "Zeit=".$daten->zeit."<BR>";
   //... viele weitere Daten!
}

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Abruf von Anmeldungen: "GetRegistrations"

Art	Name	Beschreibung
Methodenname	GetRegistrations
Übergabeparameter	id	ID der Veranstaltung
Rückgabeparameter	Array	Liste Datensätze: "veranstaltungid" "vorname" "nachname" "geburtstag" "email" "adresse" "firma" "status" "userid" "anmeldeid" "anmerkungen" "anmerkungenpublic" "zeitpunkt" "key_..."

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Ändern einer Anmeldung: "ChangeRegistration"

Art	Name	Beschreibung
Methodenname	ChangeRegistration
Übergabeparameter	anmeldeid	ID der Anmeldung
	status	Neuer Status der Anmeldung (0=angemeldet, 1=angemeldet, 3=auf Warteliste)
	anmerkung	Text, der als Anmerkung ergänzt wird

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Abruf von Anmeldungen: "GetCalendar": zentralen Kalender-Daten eines Monats

Art	Name	Beschreibung
Methodenname	GetCalendar
Übergabeparameter	m	Monat
	y	Jahr
	typ	optional 1=öffentliche Veranstaltung, 11=interne Veranstaltung 100... eigene Typen (Administration/Optionen/Veranstaltungen/Details/Weitere "Veranstaltungsart"-Listeneinträge)
Rückgabeparameter	offset	1. Tag des Monats (0…6)
	tage	Anzahl Tage des Monats
	text	"Monatsname Jahreszahl"
	tag	Liste von Tagen, an denen Veranstaltungen stattfinden
	id	Liste der IDs zu den Veranstaltungen aus "tag"
	datum	Liste zu Datumswerten
	titel	Liste der Veranstaltungstitel (bei mehr als 1 Termin pro Tag: "X Termine")

Hinweis: Es werden nur öffentliche Termine geliefert (Feld "Sichtbarkeit")!

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Abruf aller aktuellen Meldungen: "GetNews"

Art	Name	Beschreibung
Methodenname	GetNews
Übergabeparameter	alle=ja	optional: liefert auch bereits (gültig bis) abgelaufene News.
	maximal	optional: maximale Anzahl der News
	id	optional: nur diese ID laden
	condition	optional: feld=wert
Rückgabeparameter	Array	Liste Datensätze Alle Datenfelder ("datum", "subject", "body", ...) alle Extrafelder ("key_feldname1", ...) "bodyteaser": liefert die ersten Zeichen der Nachricht (gemäß Zeichenzahl in der Nachricht) Falls mit zugeordneter Veranstaltung: zusätzliche Felder: "veranstaltungtitel", "veranstaltungdatum", "veranstaltunganztage"

Hinweis: Es werden nur gültige öffentliche News zurückgegeben (gültig ab/bis, keine Rollen/Gruppen-Einschränkung, extern sichtbar)

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Abruf aller öffentlichen Newsletter: "GetNewsletter"

Art	Name	Beschreibung
Methodenname	GetNewsletter
Rückgabeparameter	Array	Liste aller Datensätze: "id" "datum" "titel" "html": HTML-Ansicht des Newsletters "beitraege": Array von IDs (nutzbar für API "GetNewsletterBeitrag")

Abruf aller öffentlichen Newsletter-Beiträge: "GetNewsletterBeitrag"

Art	Name	Beschreibung
Methodenname	GetNewsletter
Übergabeparameter	id	optional: ID des Beitrags
Rückgabeparameter	Array	Liste aller Datensätze: "id" "rubrik" "datum" "subject" "body" "attachments" "newsletterid"

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Abruf von Rechnungsdaten: "GetRechnung"

Art	Name	Beschreibung
Methodenname	GetRechnung
Übergabeparameter	id	ID der Rechnung
Rückgabeparameter	Objekt	Ein Objekt Alle Daten der Rechnung ("datum", "rechnungsnummer", "betrag", ...) "mwststd"

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Abruf aller Gruppen: "GetGroups"

Art	Name	Beschreibung
Methodenname	GetGroups
Übergabeparameter	typ	optional: ="v": nur Veranstaltungs-Gruppen
Rückgabeparameter	Array	Liste Datensätze: "id" "name" ...

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Abruf von Bildergalerie: "GetPictures"

Art	Name	Beschreibung
Methodenname	GetPictures
Rückgabeparameter	Array	Liste Datensätze: "id" "datum" "titel" "nachlese" "bilder" "bildersmall" "text"

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Abruf von Shop-Artikeln: "GetShop"

Art	Name	Beschreibung
Methodenname	GetShop
Übergabeparameter	maximal	optional: maximale Menge Datensätze
Rückgabeparameter	Array	Liste Datensätze alle Felder ("id", "textkurz", ...) alle Extrafelder "bestand": Bestandsanzahl "url": Url der Einheit

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Abruf der flexiblen Listen-Defintionen: "GetLists"

Art	Name	Beschreibung
Methodenname	GetLists
Rückgabeparameter	Array	Liste Datensätze: "id" "name" "schemaid" "schemaname"

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Abruf von Daten aus einer flexiblen Liste: "GetList"

Art	Name	Beschreibung
Methodenname	GetList
Übergabeparameter	id	ID der flexiblen Liste
	filter	optional: ein Wert im Datensatz, z.B. "mitglied=1234"
	return	optional: "object": gibt die Daten als Object (Key-Value-Array) zurück
Rückgabeparameter	Array	Liste aller Datensätze: Array von "key=wert" bzw. "key"=>"wert"

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Anlage eines Datensatzen in einer flexible Liste: "CreateListData"

Art	Name	Beschreibung
Methodenname	CreateListData
Übergabeparameter	id	ID der flexiblen Liste
	POST-Daten	FELDNAME1=WERT &FELDNAME2=WERT &DATEIFELDNAME1=filename|content &DATEIFELDNAME2[]=filename|content &DATEIFELDNAME2[]=filename|content
Rückgabeparameter	id des neuen Datensatzes, bzw. "error" falls die Listen-ID nicht existiert

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Anlage eines Mitglieds: "CreateMember"

Art	Name	Beschreibung
Methodenname	CreateMember
Übergabeparameter	vorname nachname ... key_FELDNAME1 rolle gruppe	Daten
Rückgabeparameter	id des neuen Datensatzes

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Prüfung eines Logins

Methode 1:

Art	Name	Beschreibung
Methodenname	VerifyLogin
Übergabeparameter	user	Userlogin
	password	Passwort
	result	="id": als Ergebnis wird die "id" geliefert statt vorname/nachname
Rückgabeparameter	Array	falls Fehler leerer String, ansonsten: "nachname, vorname" bzw."id"

Methode 2:

Art	Name	Beschreibung
Methodenname	CheckLogin
Hinweis	Aufruf nur erlaubt wenn zuvor authentifizert
Übergabeparameter	user	Userlogin
	password	Passwort
	auth	(optional), prüft Rollen/Gruppen-ZUgehörigkeit z.B. "rolle:ROLLENNAME1,rolle:ROLLENNAME2,gruppe:GRUPPENNAME1"
Rückgabeparameter	Array	mit "email","vorname","nachname","token","rolle" bzw. falls Fehler: "error"

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1.7 Nutzung als Webseite

Sie können Team-Online als Webseite nutzen.

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1.7.1 Domain-Anbindung

In der Premium- und Plus-Version können gerne eine eigene Domain für Ihre Verein-Online-Seite verwenden, z.B. http://www.IhrVerein.de/
Dieser Aufruf ist dann gleichbedeutend mit http://www.vereinonline.org/IhrVerein/

Dabei gibt es folgende Fälle:

• Sie besitzen bereits eine Domain und wollen diese beim Provider belassen?
  Dann reicht es aus, im DNS-A-Record die IP-Adresse auf unseren Server zu setzen (die IP-Adresse erfahren Sie durch "ping vereinonline.org": 217.160.172.82).Bitte geben Sie uns Bescheid, damit wir die notwendige Anbindung auch in unserem System durchführen können.
  Für den administrativen Betriebsaufwand berechnen wir 30 Euro brutto pro Jahr (bei VereinOnline-PLUS-Version inklusive).
  
  SSL-Zertifikat: Wir stellen Ihnen im Rahmen der Domain-Anbindung ein Zertifikat von "Let's Encrypt" ohne Mehrkosten bereit.
  
  Wenn Sie ein kommerzielles SSL-Zertifikat wünschen, dann müssen Sie dies als Domain-Inhaber selbst beantragen (z.B. hier: https://www.df.eu/de/ssl-zertifikate/, AlphaSSL für 1,99 Euro pro Monat), wählen Sie als Webserver-Typ "Apache 2, Nginx, Lighttpd".
  Sie bekommen dann drei Dateien (Zertifikat, Privater Schlüssel, Intermediate Zertifikat), diese drei Dateien müssen Sie uns dann senden (z.B. als Supportanfrage)!
  
  Wenn Ihre Mails über VereinOnline laufen sollen (POP-Postfächer, Weiterleitungen), dann setzen Sie auch den DNS-MX-Record auf mail.vereinonline.org (in der Premium-Version mit Zusatzgebühren, in der Plus-Version mit 1 GB inklusive).
  
  
• Sie besitzen bereits eine Domain und wollen diese an uns übergeben (Sie bleiben natürlich der Eigentümer)?
  Dann bitte einen sog. "AuthCode" besorgen und diesen uns übergeben, damit können wir diese übernehmen.
  Dafür berechnen wir 30 Euro pro Jahr für die Anbindung (bei VereinOnline-PLUS-Version inklusive) und zusätzlich 12 Euro brutto pro .de-Domain pro Jahr, andere Domains auf Anfrage.
  
  SSL-Zertifikat: Wir stellen Ihnen im Rahmen der Domain-Anbindung ein Zertifikat von "Let's Encrypt" ohne Mehrkosten bereit.
  Wenn Sie ein kommerzielles SSL-Zertifikat wünschen, dann können wir das für Sie beantragen (Kosten: 24 Euro pro Jahr).
  
  
• Sie besitzen die Domain noch nicht?
  Dann registrieren wir diese gerne für Sie bei der Registrierungsstelle (Sie sind natürlich der Eigentümer).
  Dafür berechnen wir 30 Euro pro Jahr für die Anbindung (bei VereinOnline-PLUS-Version inklusive) und zusätzlich 12 Euro brutto pro .de-Domain pro Jahr, andere Domains auf Anfrage.
  
  SSL-Zertifikat: Wir stellen Ihnen im Rahmen der Domain-Anbindung ein Zertifikat von "Let's Encrypt" ohne Mehrkosten bereit.
  Wenn Sie ein kommerzielles SSL-Zertifikat wünschen, dann können wir das für Sie beantragen (Kosten: 24 Euro pro Jahr).

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1.7.2 Individuelles Layout

Sie können (in der Premium- oder Plus-Version) alternativ zu den Standard-Layouts auch ein individuelles Layout auf Basis eines HTML-Templates erstellen und damit Ihre "Corporate Identity" umsetzen.

Sollten Sie hierbei Unterstützung benötigen, dann kontaktieren Sie uns einfach.

Voraussetzungen:

• Premium- oder Plus-Version
  
• Unter Administration/Basiskonfiguration/Dateien den Unterordner "layout" anlegen und folgende Dateien darin ablegen:
  
  • template.html (ist das Standard-Layout, der Dateiname muss so bleiben!)
    
  • dialog.html (optional, ist eine Darstellung der Popup-Dialoge)
    
  • main.js (Javascript-Datei, die bei diesem Dateinamen auch im Dialog.Ansicht verwendet wird!)
    
  • main.css (Haupt-Stylesheet, der Dateiname muss so bleiben!)
    
  • template.css
    
  • dialog.css (gilt nur in Popup-Dialogen)
    
  • ggf. templateSpezial1.html usf. (es kann dann bei den statischen Seiten zwischen "Standard" und "Spezial1" gewählt werden
    
  • alle in den Templates eingebettete Bilder, Style-Sheets, Javascript-Bibliotheken, usf.

Download Beispiel

Beispiel-Template:


Alle Platzhalter:

Platzhalter	Beschreibung
{#LAYOUT#}	Das Verzeichnis files/layout/
{#LAYOUT:datei#}	Datei im Layout-Verzeichnis (files/layout oder /admin/layout/LAYOUTNAME) mit Revisionsangabe (um bei neuer Datei den Brower-Cache zu aktualisieren). Beispiel: aus {#LAYOUT:datei.css#} wird: files/layout/datei.css?rev=1382639603
{#ADMIN:admindatei#}	bindet eine zentrale Datei aus Admin-Pfad ein, bspw. die Master-CSS: <link type="text/css" rel="stylesheet" href="{#ADMIN:include/vereinonline.css#}"> Zur Info: Diese wird immer bei Dialogen (&dialog=1) verwendet, zzgl. der evtl. vorhandenen main.css im Layout-Verzeichnis.
{#STYLES#}	bindet alle wichtigen Team-Online-JS/Style-Angaben ein (TinyMCE, Kalender, Colorpicker, u.a.). Sollte innerhalb HTML/HEAD stehen.
{#TITLE#}	Die Überschrift der Seite inkl. Vereinsname
Top-Menü
{#MODULES#}    <a href="{#MODULELINK#}">       {#MODULENAME#}    </a> {#/MODULES#}	Eine Schleife über alle Module (Register). Innerhalb der Schleife sind beliebige HTML-Elemente (diese werden für alle Module wiederholt) inkl. folgende Platzhalter möglich: {#MODULENAME#} Der Modulname, z.B. "Mitglieder" {#MODULENAMESUB#} Der Untermodulname. Kann bei der Definition einer statischen Seite so eingegeben werden: Name: MODULNAME~UNTERMODULNAME {#MODULELINK#} Der HTML-Link, der zum Aufruf des Moduls führt (# falls leer) {#MODULETARGET#} Beginnt der Link mit "http", dann "_new" sonst "_parent" {#MODULECLASS#} Beginnt der Link mit "?module=" dann das Modul, das dahinter steht, sonst leer {#MODULESELECTED#} wird ersetzt durch "moduleselected" oder "moduleunselected", je nach dem, ob das aktuelle Modul ausgewählt ist oder nicht (ggf. MODULESELECTED1, MODULESELECTED2, .. für bestimmt Schachtelungstiefen). {#MODULESELECTED?AA:BB#} wird ersetzt durch "AA" oder "BB", je nach dem, ob das aktuelle Modul ausgewählt ist oder nicht. {#MODULEMENU?wenn-untermenumenu:wenn-kein-untermenu#} hiermit sind bedingte HTML-Teile möglich, abhängig davon, ob das Modul Untermenüs hat oder nicht. {#MODULEMENU:clsli,clsliohne#} Hiermit werden die Klassen für LI (mit Links) und LI (ohne Links) festgelegt. {#MODULEMENU#} wird ersetzt durch eine UL-LI-Aufzählung aller Untermenüpunkte {#MODULEMENU-#} ohne Klassenmarkierung {#MODULENR#} wird ersetzt durch eine laufende Nummer {#IF:MODULELINK=*linkname|*linkname2#} .. {#ELSE#} .. {#/IF#} Bedingung für eine bestimmte Seite (| ist "oder"). {#IF:link=-#}{#MODULENAME#}{#ELSE#}{#MODULENAME#}{#/IF#} Bedingter Abschnitz abhängig vom Linknamen. {#MODULES(max=5)#} legt fest, dass maximal 5 Punkte angezeigt werden (die ersten 5). {#MODULEHASLINK?ja..:nein..#} Ermöglicht die Variation vom HTML-Code abhängig davon, ob es für dieses Untermodul einen Link gibt oder nicht {#MODULEHASSUBLEVEL1?ja..:nein..#} Ermöglicht die Variation vom HTML-Code abhängig davon, ob es für dieses Untermodul ein Untermenü Level 1 gibt oder nicht {#MODULEOPEN?ja..:nein..#} Ermöglicht die Variation vom HTML-Code abhängig davon, ob dieses Untermodul aktuell gewählt ist oder nicht {#MODULESUBLEVEL1#}...{#MODULESUBLEVEL1#} Schleife über die Untermenü-Navigationspunkte 1 {#MODULESUBLEVEL1#}...{#MODULESUBLEVEL1#} Schleife über die Untermenü-Navigationspunkte 2
{#MODULES1#}...{#/MODULES1#}	Abweichung von der Modul-Schleife: Nummerierung der Modulschleife, um mehrere haben zu können. Unter Administration/Basiskonfiguration/Parameter sind dann Einschränkungen definierbar: modules1.visible=members,events
Navigations-Menü
{#MENU#}	Zeigt das linke Navigationsmenü an Klassenmarkierungen: menulevel0[selected], menulevel1[selected], menulevel2[selected], ... Abweichende Klassenmarkierungen ao angebbar: {#MENU:..|..|..#}
{#NAVITEMS#}...{#/NAVITEMS#}	Schleife über alle einzelnen Menü-Navigationspunke mit den Parametern {#NAVLINK#}, {#NAVCLASS#}, {#NAVSELECTED#}, {#NAVNAME#}
{#NAVITEMS1#}...{#/NAVITEMS1#}	Schleife über alle einzelnen Menü-Navigationspunke der Ebene 1 mit den Parametern {#NAVLINK#}, {#NAVCLASS#}, {#NAVSELECTED#}, {#NAVNAME#}. Untermenüs werden als Dropdown dargestellt.
{#NAVITEMSLEVEL1#}...{#/NAVITEMSLEVEL1#}	Schleife über die Menüs des Level 1, ersetzt werden, {#NAVLINK1#} {#NAVCLASS1#} {#NAVSELECTED1#} {#NAVSELECTED1?classselected:classnotselectzed#} {#NAVSUBSELECTED1#} {#NAVNAME1#}
{#NAVITEMSLEVEL2#}...{#/NAVITEMSLEVEL2#}	Schleife über die Menüs des Level 2 innerhalb {#NAVITEMSLEVEL1#, ersetzt werden, {#NAVLINK2#} {#NAVCLASS2#} {#NAVSELECTED2#} {#NAVSELECTED2?classselected:classnotselectzed#} {#NAVSUBSELECTED2#} {#NAVNAME2#}
{#NAVITEMSLEVEL..#}...{#/NAVITEMSLEVEL..#}	entsprechend weitere Levels 3, ...
{#NAVMENU#}	aufklappbares Menü in responsive Designs
Parameter in den HTML-Seiten
{#TemplateParameter.NAME, Standardwert#}	wird ersetzt durch die Angabe in der statischen Seite. Beispielsweise ist in der Seite definiert: TemplateParameter: Farbe=green, Hoehe=200 {#TemplateParameter.Farbe,red#} wird dann ersetzt durch "green" Wenn "Farbe=.." nicht in der Seite definiert wäre, dann würde {#TemplateParameter.Farbe,red#} ersetzt durch "red"
{#Template.XYZ#} {#Template.XYZ, Standardwert#}	Ein Parameter, der im Register "Layout" angegeben werden kann. Wenn nicht definiert, dann wird der angegebene Standardwert verwendet.
{#OPTION:b#} ... {#/OPTION:b#}	HTML-Code, der nur angezeigt wird, wenn die Option "b" gewählt ist (Optionen siehe unten!)
{#/OPTION:!m#} ... {#/OPTION:!m#}	HTML-Code, der nur angezeigt wird, wenn die Option "m" NICHT gewählt ist.
{#OPTION:b,filename#} ... {#/OPTION:b#}	Die Option gilt nur, wenn die Datei existiert. (Optionen siehe unten!)
{#LOGIN#}	Zeigt die Login-Felder (horizontal) bzw. Logout-Link und den Hilfe-Link an
{#LOGINVERTICAL#}	Zeigt die Login-Felder (vertikal)bzw. Logout-Link und den Hilfe-Link an
{#LOGININFO#}	Zeigt an "Angemeldet als ?"
{#ROLLENINFO#}	Zeigt die Rollen der angemeldeten Person
{#FREUNDE#} {#FREUNDE:LI#} - {#FREUNDE:HORIZONTAL#}	Zeigt die Liste der befreundeten Vereine an (in <P>-Aufzählung) Zeigt die Liste der befreundeten Vereine an (in <LI>-Aufzählung) Zeigt nur einen "wechseln"-Link zur Übersichtsseite der Einheiten an
{#IF:...#}...{#ELSEIF:...#}...{#ELSE#}...{#/IF#}	Bedingte Darstellung (#IF auch verschachtelt!)
{#IF:Template.XYZ#} ... {#Template.XYZ#} .... {#/IF#}	Ermöglicht einen bedingten Bereich, der nur übernommen wird, wenn der Parameter gesetzt ist.
{#IF:Module.xxx#} ... {#/IF#}	Ermöglicht einen bedingten Bereich, der nur übernommen wird, wenn das angegebene Mudul aktiv ist.
{#IF:StaticPage.datenschutz#} ... {#/IF#}	Ermöglicht einen bedingten Bereich, der nur übernommen wird, wenn die angegebene statische Seite (im Beispiel: datenschutz) existiert gesetzt ist.
{#IF:TemplateParameter.FELD#}...{#/IF#}	Ermöglicht einen bedingten Bereich abhängig von einem Template-Parameter
{#IF:TemplateElement.FELD#}...{#/IF#}	Ermöglicht einen bedingten Bereich abhängig von einem Template-Element-Parameter (Abschnitte)
{#IF:_LOGGEDIN#}.. {#/IF#}	Innerer Bereich wird nur angezeigt falls angemeldet
{#IF:_LOGGEDOUT#}.. {#/IF#}	Innerer Bereich wird nur angezeigt falls NICHT angemeldet
{#IF:_MITGLIEDSANTRAG#}.. {#/IF#}	Innerer Bereich wird nur angezeigt falls der Mitgliedsantrag aktiviet
{#IF:_GASTANTRAG#}.. {#/IF#}	Innerer Bereich wird nur angezeigt falls der Gastantrag aktiviet ist
{#IF:_SPRACHEN#} .. {#SPRACHEAKTUELL#} .. {#SPRACHEN#} .. {#/IF#}	Ersetzung durch die Sprachauswahl falls die Sprachen aktiviert sind.
{#IF:_SUCHE#}...{#/IF#}	Innerer Bereich wird nur angezeigt falls die Rolenrechte die globale Suche erlauben
{#IF:_SERVICE=.#}.. {#/IF#}	Innerer Bereich wird nur angezeigt falls der Mandant dem angegebenen Service entspricht.
{#IF:_SERVICE=.,membersList:w#}.. {#/IF#}	Innerer Bereich wird nur angezeigt falls der Mandant dem angegebenen Service entspricht und das Rollerecht vorhanden ist.
{#CONTENT#}	Der generierte Inhalt
{#SUBPAGES#} {#SUBPAGE#} {#/SUBPAGES#}	Statt oder ergänzend zu {#CONTENT#} ist es möglich, sog. "Abschnitte" zu ermöglichen. Dafür müssen im Layout Dateien mit dem Namen "sektionABSCHNITTSNAM.htmlE" vorhanden sein. In der statischen Seite bei der Auswahl des betreffenden Layouts mit Abschnitten ist es dann möglich, in die Seite beliebige Abschnitte in beliebiger Reihenfolge aufzunehmen. Die gewählten PLatzhalter werden dann innerhaln der Schleife {#SUBPAGES#}...{#/SUBPAGES#} im Platzhalter {#SUBPAGE#} engesetzt. Platzhalter für Abschnitte sind: {#TemplateParameter.NAME#} für Platzhalter, die pro Abschnitt definiert werden. in Schleife: {#TemplateElemente#}...{#/TemplateElemente#} sind folgende PLatzhalter möglich, dabei sind die Anzahl der Elemente variable in der Abschnittsdefintion der statischen Seite festlegbar: {#TemplateElement.NAME#} ein beliebiger Text-Platzhalter {#TemplateElement.NAMEDatei#} ein Dateiname-Platzhakter mit Dateiauswahl, z.B. für: <img src="files/{#TemplateElement.BildDatei#}"> {#TemplateElement.NAMEText#} mehrzeiliges Textfeld {#TemplateElement.NAMEHTML#} mehrzeiliges HTML-Textfeld {#TemplateElement.NAMEVeranstaltung.titel#} Veranstaltungs-Feld (Eingabe: Veranstaltungsauswahl, Anzeige "titel"-Feld, ggf. andere!) {#TemplateElement.NAMEArtikel.textkurz#} Artikel-Feld (Eingabe: Artikelauswahl, Anzeige "textkurz"-Feld, ggf. andere!) {#TemplateElement.NAMEPage#} Einbettung einer statische Seite (Eingabe: statische Seite, Anzeige Inhalt) {#TemplateElementNr#} die laufende Nummer (0,1,2,..) des Elements {#TemplateElementFirst#} für die Nr 0: "active", andere leer
{#SITEMAP#}	zeigt die sog. "Brotkrümelnavigationsleiste" an, <ul>{#SITEMAP#}</ul>
{#CAPTION#}	wird ersetzt durch die Überschrift der Seite. Wenn dieser Platzhalter nicht vorkommt, wird die Überschrift innerhalb des Contents ausgegeben.
{#CAPTION:H1#}	wird ersetzt durch die Überschrift der Seite. Wenn eine Überschift vorhanden ist, dann wird diese in <H1>..</H1>-Tags eingebettet.
{#IMPRESSUM#}	wird ersetzt durch den Link auf das Impressum (inkl. A-Tag)
{#IMPRESSUMLINK#}	wird ersetzt durch die Link-Url auf das Impressum (ohne A-Tag)
{#DATENSCHUTZLINK#}	wird ersetzt durch den Link auf der Datenschutzerklärung (ohne A-Tag)
{#WERBUNG#}	wird ersetzt durch den Inhalt der HTML-Vorlage "Werbung"
{#FAVICON#}	wird ersetzt durch das Fav-Icon, Standard oder falls vorhanden aus Administration/Basiskonfiguration/Dateien
{#BILDERGALERIE:1234#}	Zeigt die Bildergalerie mit der ID 1234 an
{#EXTRAINFO#}	wird ersetzt durch das Ergebnis einer GetExtraInfo()-Funktion, die in einer Extension enthalten sein muss
{#SWITCHUSER#}	wird ersetzt durch den Rollen-Test-Zurückschalt-Link (sofern Rollen-Test aktiviert)
{#SPRACHENAUSWAHL#}	wird ersetzt durch die Sprachen-Flaggen (nur bei aktivierter Mehrsprachigkeit)
{#BODYCLASSES#}	wird ersetzt durch die Klassenmarkierung des aktuellen Navigationspunktes (content, sowie der Modul- und Aktinsname): <BODY class="{#BODYCLASSES#}"> ergibt <BODY class="content members list">
{#USERNAME#}	wird ersetzt durch den aktuellen Benutzernamen
{#PAGE:id#}	wird ersetzt durch die statische Seite mit der angegebenen ID
{#LOGO:...#}	läd die angegebene Logodatei (Angabe .jpg, läd auch alterativ ein .png oder .gif)
{#GLOBAL:...#}	wird ersetzt durch den globalen Parameter, z.B. {#GLOBAL:name#}
{#LANGUAGE:...#}	wird durch das übersetzte Wort ersetzt
{#TESTSYSTEM#}	Zeigt den Status des Testsystems an (Stand der Datenbank/Dateien)
{#errormessage#}	Fehlermeldung vom Login
[vereinonline...]	bindet die Funktionen des WordPress-Plugins ein (Funktionen [vereinonline_mitglieder(ROLLE)] eigt alle angefordeten Mitglieder unabhängig von der eigenen Rolle!)
mitglied:feld, mitglied:key_..	Zeigt ein Profildaten-Feld des aktuell angemeldeten Benutzers an

Optionen:
Die Optionen, falls benötigt, stehen bei den statischen Seiten zur Auswahl bei jeder einzelnen Seite zur Auswahl. Damit sind Banner, Menüs, usf. je Seite ausblendbar.
Die Optionen müssen in der Datei "template_optionen.txt" definiert werden:

1. Parameter: ein eindeutiger Buchstabe, der dann auch bei {#OPTION:_#} verwendet wird
2. Parameter: 1=standardmäßig aktiviert, 0=standardmäßig nicht aktiviert
3. Parameter: Beschreibung


Aktivierung des Layouts:
Unter "Administration/Basiskonfiguration/Layout" das Layout auf "Individuell" stellen.

Zurücksetzen:
Falls das Template nicht funktioniert, dann kann mit folgendem Befehl auf das Standard-Modern-Umgebung zurückgestellt werden (Admin-Basiskonfiguration-Änderungsrechte erforderlich):
http://test.vereinonline.org/IhrTeam/?resetlayout

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1.8 Support

Eine Liste der häufigen Fragen und Antworten finden Sie hier (siehe "Liste der häufigen Fragen und Antworten (FAQ)"):
https://www.vereinonline.org/faq

Ein Support-Webseite finden Sie hier:
https://support.vereinonline.org/

Weitere Hilfe erhalten Sie unter
"Support-Anfragen"

Kostenpflichtigen Telefon- oder Vor-Ort-Support erhalten Sie über den Professional Service:
https://www.vereinonline.org/professionalservice

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1.9 Liste der häufigen Fragen und Antworten (FAQ)

Allgemeines

• Erste Schritte
• Zählung der Mitglieder zur Lizenzbestimmung
• Probleme beim Mail-Versand

Optische Erscheinung

• in Vereins-Webseite integrieren / als Vereins-Webseite nutzen
• Eigene Domain verwenden
• SSL-Verschlüsselung
• Google Analytics
• eigenes Impressum

Erst-Einrichtung des Systems

• Import der Teammitglieder
• Rollen anpassen
• Gruppen anpassen
• Vorlagen
• Vorlagen: Logo auf PDF-Vorlage (Rechnung, Brief, ...) einsetzen
• Optionen
• Mitglieder löschen, sperren, endgültig löschen
• Mitglieds-Felder
• Kontenrahmen
• Bankkonten anlegen
• Testzugang in einen dauerhaften Zugang wandeln
• Vertrag upgraden (Mitgliederanzahl und/oder Version)

Spenden sammeln und effizient verwalten

• Über Ihre Webseite Spenden sammeln
• Spendenquittungen ausstellen

Organisation von Veranstaltungen

• kostenpflichtige Veranstaltung - Möglichkeiten
• QRCode für die Anwesenheits-Prüfung ("Check-In") verwenden
• Befreundete Vereine am Beispiel eines Regionalkalenders
• Feiertage und Ferien automatisch im Kalender anzeigen
• Mit der Anmeldebestätigung eine Eintrittskarte versenden
• Teilnahmebescheinigungen automatisch bereitstellen

Aufgaben des Mitgliedsbetreuers

• Zugangsdaten an die Mitglieder versenden (Login und Passwort)
• Gastantrag und/oder Mitgliedsantrag einrichten und anpassen
• Dublettensuche aktivieren
• Geo-Information zu Mitgliedern speichern
• Newsletter an Mitglieder senden
• Weiteren Administrator anlegen
• BLSV-Meldungsdateien erstellen
• WJD-Schnittstelle

Aufgaben des Kassenwarts / Schatzmeisters

• Mitgliedsbeiträge anlegen und Beitragsrechnungen versenden
• Bank-Zugang: Kontoauszüge abrufen
• Bank-Zugang: (Sammel-)Lastschriften/Überweisungen übertragen
• Mahnungen versenden
• Daten auf der Rechnung sind nicht aktuell
• Eingabe von Belegen
• Zahlungsdienst "sofortueberweisung" aktivieren
• Zahlungsdienst "PayPal" aktivieren
• Festschreibung

EventOnline

• Ticket-Kauf Extrafelder festlegen
• Überlappende Veranstaltungen
• Änderungen an Rechnungen

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2 Startseite

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2.1 Elemente auf der Startseite

Auf der Startseite sehen Sie verschiedene Webparts, die der Administrator ("Admin Vorlagen: ändern"-Recht erforderlich) hinzufügen und anordnen kann.

Standardmäßig können auch externe Teilnehmer ohne Login die Startseite sehen. Dies können Sie ggf. unter der Rollendefinition (Administration->Rollen->nicht angemeldet) ändern. Externe Benutzer sehen allerdings nur diejenigen WebParts und Meldungen, die für "externe" Benutzer freigeschaltet sind:

Der Administrator hat folgende Möglichkeiten:

Feld

Beschreibung

WebPart hinzufügen Ansicht 25/25/25/25 Ansicht 60/20/20 Ansicht 50/25/25 Ansicht 40/30/30 Ansicht 40/40/20 Ansicht 30/40/30 Ansicht 25/50/25 Ansicht 20/60/20 Ansicht 80/20 Ansicht 70/30 Ansicht 60/40 Ansicht 50/50 Ansicht 40/60 Ansicht 30/70 Ansicht 20/80 Ansicht 1 Spalte

Fügt einen der folgenden WebPart hinzu: Aktuelle Informationen Kontaktformular Nächste Termine Nächste Termine mit befreundeten Vereinen Kommende Geburtstage Kommende Jubiläen Meine aktuellen Aufgaben Meine Workflows Neue Dateien in der Datenablage Neue Dateien in den Mitgliederprofilen Statusmeldungen der Mitglieder In der letzten Zeit neu aufgenommene Mitglieder Stände der Bankkonten Flexible Liste Flexible Liste Ansicht Standard-Aktion freier HTML-Inhalt FAQ-Eintrag Wechselnde Bilder (Slider) Login Mitgliederfilter Mitgliederliste Mitgliederliste (2-spaltig) Mitgliederkarte Aktionen Über das Drop-Down-Menü kann die gewünschte Spaltendarstellung ausgewählt werden.

Je WebPart können Sie wie folgt einstellen:

Feld	Beschreibung
Titel	Legt den Titel des WebParts fest
Spalte	Legt die horizontale Position des WebParts fest. "volle Breite" nutzt alle Spalten; WebParts mit dieser Einstellung kommen zuerst.
Position	Legt die vertikale Position des WebParts fest
Zeile	Ermöglicht mehrere horizontale Abschnitte (z.B. einen Bereich "volle Breite" in der vertikalen Mitte)
Parameter...	Abhängig vom WebPart (bei "Aktuelle Informationen") z.B.: "Priorität", "Maximale Anzahl Meldungen", "Anzahl Teaser-Zeichen"
Sichtbarkeit	Legt fest, wer den WebPart sehen kann. Der Benutzer "admin" sieht alle WebParts, auch die mit der Sichtbarkeit "nicht angemeldet".
Sprache	(falls Mehrsprachigkeit aktviert) Legt fest, welche Mitglieder diese Meldeung aufgrund ihrer Sprach-Einstellung sehen.
Darstellung	Legt fest, ob der Rahmen und Titel des WebParts angezeigtw erden oder nicht
CSS-Klassen	Ergänzt weitere CSS-Klassen-Attribute (ohne führendem Punkt), z.B. aus Administration/Basiskonfiguration/Layout/CSS oder auch Bootstrap-Klassen
Speichern	Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern

Hinweis:
- Im WebPart "In der letzten Zeit neu aufgenommene Mitglieder" können Sie als "Anzahl Tage" eingeben: "AKTUELLESJAHR"

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2.2 WebPart "Aktuelle Meldungen"

Im WebPart "Aktuelle Meldungen" können Sie aktuelle Informationen über Ihren Verein lesen/bereitstellen:

Link	Beschreibung
Hinzufügen	Öffnet den Dialog, um eine neue Meldung anzulegen
Ausgeblendete anzeigen	Zeigt dem Organisator auch Meldungen an, die aufgrund ihrer Gültigkeit (Datumsbereich, Rollen/Gruppen-Sichtbarkeit, intern/extern-Sichtbarkeit, maximales Alter) das normale Mitglied nicht sieht
Liste der Meldungen	Zeigt alle Meldungen zur Bearbeitung in einer Liste an. Dort können Sie z.B. auch "Meldungen per Mail versenden".
Suche	Ermöglicht eine Suche in den angezeigten Meldungen.
	Meldung bearbeiten
	Meldung kopieren
	Meldung (nach einer Sicherheitsabfrage) unwiederruflich löschen
[RSS-Feed abonnieren]	ermöglicht Ihnen, den RSS-Feed aus Veranstaltungen und News zu abonnieren (bei Bedarf auch getrennt per ?rssnews, ?rssva abonnierbar)

Beim Anlegen einer Meldung haben Sie folgende Felder zur Verfügung:

Feld	Beschreibung
Datum	Das Datum der Meldung (standardmäßig der aktuelle Tag)
Thema	Die Überschrift der Meldung. Hier sind auch HTML-Formatierungen möglich: <B>fett</B> normal <H3>Überschrift</H3>
Beschreibung	Die Meldung selbst Spezialanwendungen: Wenn Sie hier {#rss:http://...#} einen RSS-Feed angeben, dann wird immer ein zufällig ausgewählter angezeigt. Wenn Sie {#bilder#} oder {#bilder:500#} verwenden, dann werden angehängte Bilder an dieser Stelle angezeigt. Wenn Sie {#anhang1#} oder {#anhang1:bezeichnung#} verwenden, dann wird der Anhang innerhalb der Meldung angezeigt.
Anhänge	Die Möglichkeit, Anhänge hinzuzufügen. Bilder (.png/.jpg/.gif) werden direkt (verkleinert, durch einen Klick auf das verkleinerte Bild öffnet sich das Originalbild) angezeigt.
Priorität	Einstellung, wie hoch die Meldung stehen soll: hoch = oben, normal = mitte, niedrig = unten. Innerhalb der gleichen Priorität werden die Meldungen nach ihrer Eintragsreihenfolge gelistet (neuste Meldung zuerst)
Sichtbarkeit	Einstellung, wer die Meldung lesen darf: nur Team-Mitglieder mit Login nur Externe ohne Login (Rollenrecht bei "nicht angemeldet" erforderlich) alle (mit und ohne Login)
Sichtbar nur für Gruppe	Einstellung, ob die Meldung nur für die Team-Mitglieder einer Gruppe zu sehen sein soll. Standardmäßig können alle Benutzer die Meldung sehen.
Sichtbar nur für Rolle	Einstellung, ob die Meldung nur für die Team-Mitglieder einer Rolle zu sehen sein soll. Standardmäßig können alle Benutzer die Meldung sehen.
Gültig ab	Einstellung, ab wann die Meldung sichtbar sein soll. Bei einem leeren Feld wird die Nachricht ab sofort angezeigt.
Gültig bis	Einstellung, bis wann die Meldung sichtbar sein soll. Bei einem leeren Feld wird die Nachricht solange angezeigt, bis sie gelöscht wird.
Link zur Veranstaltung	Auswahl einer Veranstaltung, um einen Link zu dieser Veranstaltung in der Meldung anzuzeigen
Teaserzeichen	Falls angegeben, dann wird die Anzeige nach diese Zeichen abgebrochen und ein Link "mehr" angezeigt. Dieser Link zeigt die gesamte Meldung an.
Kategorie	Möglichkeit, die Meldungen zu kategorisieren (um dann z.B. in WebParts nur bestimmte Kategorien anzuzeigen)
Kontaktperson	Die Kontaktperson der Meldung (standardmäßig mit dem Ersteller vorbelegt)
Sprache	Die Meldung wird nur angezeigt, wenn diese Sprache aktiv ist (nur verfügbar bei aktivierter Mehrsprachigkeit)
Speichern	Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern

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2.3 Diskussionsforum

Im Navigationsbereich der Startseite haben Sie einen Link zum Diskussionsforum.
Das Diskussionsforum dient dem Austausch unter den Team-Mitgliedern zu bestimmten Themen.
Sie können bei Bedarf auch Unterforen anlegen und diese dann bestimmten Gruppen zuordnen.

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2.3.1 Übersicht

Falls in einem Forum neue Beiträge enthalten sind, ist dieses mit einem roten NEU markiert.
Sie haben folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Neues Thema verfassen	Erstellt ein neues Thema
Reihenfolge  von alt nach neu von neu nach alt	Legt die Anzeige der Reihenfolge der Themen fest
Suchen	Ermöglicht die Suche im Forum. Es werden alle Beiträge markiert und aufgeklappt/angezeigt, in denen der Suchbegriff vorkommt.
Unterforum hinzufügen	Fügt ein weiteres Unterforum hinzu. Beim ersten angelegten Unterforum werden evtl. bereits vorhandene Themen in ein zusätzlich erstelltes Unterforum "Allgemein" verschoben.
Auswahl Unterforum	Wechselt das Unterforen
Ich möchte per Mail benachrichtigt werden, wenn es neue Einträge gibt	Hier können Sie einstellen, ob Sie über neue Nachrichten in diesem Unterforum per Mail informiert werden möchten. Wenn das Forum einer Gruppe zugeordnet ist, dann bekommt das Mitglied die Benachrichtigungen nur solange, wie es Teilnehmer der Gruppe ist.
[Thema]	Öffnet die Diskussion zu diesem Thema

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2.3.2 Neues Thema verfassen und Antworten

In einer Diskussion zu einem Thema haben Sie folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Antworten	Sie können auf einen Beitrag antworten.
Bearbeiten	Sie können einen Beitrag bearbeiten (nur eigene Beiträge bzw. alle als Administrator).
Löschen	Löscht den Beitrag (nur für Administratoren)
Schließen	Schließt den Dialog (nicht bei den klassischen Layouts verfügbar)

In diesen Dialogen haben Sie folgende Felder zur Verfügung:

Feld	Beschreibung
Thema	Die Überschrift des Beitrags
Beschreibung	Der Beitrag selbst. Die Eingaben link:www.muenchen.de, link:www.muenchen.de|München, video:www.youtube.com/embed/xxxxxxx zeigt einen Link bzw. eingebettetes Video an.
Anhänge	Die Möglichkeit, Anhänge hinzuzufügen. Bilder (.png/.jpg/.gif) werden direkt angezeigt.
Unterforum	Ermöglicht dem Administrator oder gemäß Rollen anderen berechtigen Personen das Verschieben des ganzen Themas in ein anders Unterforum (Nur beim Hauptthema und nur bei aktivierten Unterforen).
Status	nur beim nachtäglichen Bearbeiten: ermöglicht es, die Diskussion auf "geschlossen" zu stellen, damit sind weitere Antworten nicht möglich. In der Übersicht werden dieser Eintrag und alle Antworten mit einem Schloß gekennzeichnet.
Speichern	Speichert die Eingaben. Wenn Bilder (.jpg) als Anhang übergeben wurden, dann besteht nach dem Speichern die Möglichkeit, diese in eine Bildergalerie zu übernehmen (ebenso beim "Bearbeiten" zur nachträglichen Übernahme der Bilder). Ansonsten wird das Fenster geschlossen.
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern

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2.3.3 Unterforum hinzufügen

Standardmäßig sehen Sie ein Forum. Bei aktivierten Unterforen können Sie mehrere Foren nutzen.
Über den Button "Unterforum hinzufügen" können Sie ein Unterforum hinzufügen. Beim ersten Unterforum werden evtl. bereits vorhandene Themen in ein zusätzlich erstelltes Unterforum "Allgemein" verschoben.
Sie haben folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Unterforum	Name des Unterforums (Sie können die Unterforen in Rubriken gruppieren, indem Sie als Name dies verwenden: Rubrikname|Forumsname)
Beschreibung	Beschreibung des Unterforums
Sichtbar nur für Gruppe	falls hier eine Gruppe gewählt wird, können nur die Gruppenteilnehmer das Unterforum sehen. Ausnahme: Diskussionsforum-Admins (Forum-Löschen-Recht erforderlich) sehen alle Unterforen.
Speichern	Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern

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2.4 Blog

Unter "Blog" ist ein Gedankenaustausch zwischen den Vereinsmitgliedern möglich.
Alle Blog-Beiträge aus den eigenen Gruppen, Aktuelle Meldungen, Bildergalerien und Shop-Artikeln werden hier, chronologisch eingeordnet, ebenfalls angezeigt.
Sie haben folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Neuen Blog-Eintrag verfassen	Öffnet den Dialog zur Erfassung eines neuen Blog-Eintrags
Suchen nach	Ermöglicht die Suche im Blog. Es werden nur die Einträge angezeigt, in denen der Suchbegriff vorkommt.
	Öffnet den Blog-Beitrag zur Bearbeitung (nur eigene Beiträge)
	Löscht den Blog-Beitrag (nur eigene Beiträge bzw. mit globalen Löschen-Recht)

Beim neuen Eintrag können Sie folgende Felder füllen:

Feld	Beschreibung
Betreff	Die Überschrift des Blog-Beitrags
Nachricht	Der Blog-Beitrag
Anhänge	Dateien, die als Anhang hinzugefügt werden sollen.
Speichern	Speichert die Eingaben

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3 Veranstaltungen

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3.1 Kalender

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3.1.1 Kalender-Ansicht

Präsentieren Sie Ihre Veranstaltungen in einem Online-Kalender!

Der Veranstaltungskalender zeigt alle Termine. Sie können je Veranstaltung die Sichtbarkeit festlegen, so dass z.B. nur interne Benutzer oder Mitglieder einer bestimmten Gruppe eine Veranstaltung sehen können. Pro Versanstaltung kann auch eingestellt werden, ob diese für externe Benutzer (ohne Login) zu sehen sein soll.

Jede Veranstaltung ist i.d.R. einer Gruppe (z.B. Arbeitskreis, einer Sportsparte bzw. Abteilung) zugeordnet.
Jeder Eintrag wird dabei in der Farbe dargestellt, die Sie in der Gruppen-Definition (unter Administration) festlegen können. In der Farblegende sind alle verwendeten Farben erläutert.
Spezielle Veranstaltungen (z.B. Highlight-Veranstaltungen) können auch eine eigene veranstaltungsspezifische Farbe erhalten.

Sofern der angemeldete Benutzer die Anmeldeliste sehen darf, wird auch gleich im Kalenderblatt die aktuell angemeldete Anzahl Teilnehmer eingeblendet.
Falls Sie zu einer Veranstaltung angemeldet sind, wird in Kalenderansicht angezeigt: "angemeldet". Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen, bei denen Sie als angemeldeter Teilnehmer Ihre Rechnung bereits bezahlt haben, ist auch diese Information für Sie direkt im Kalender zu sehen ("bezahlt").
Im Kalendereintrag wird auch (falls Sie selbst noch nicht angemeldet sind und Anmeldeschluss noch nicht vorbei) auch der Status der Anmeldeliste angezeigt ("ausgebucht" oder "noch x frei Plätze").

Feld	Beschreibung
<<	Wechselt einen Monat zurück
aktueller Monat	Wechselt zum aktuellen Monat
>>	Wechselt einen Monat nach vorne
Ansicht  Kalender Woche Kalender Monat Kalender Jahr Liste Monat Liste Jahr zukünftige Termine Ortskarte	Ermöglicht die Umschaltung in eine andere Ansicht (Kalender Woche/Monat/Jahr, Liste Monat/Jahr, zukünftige Termine) Die Ortskarte zeige eine Google-Maps-Karte aller Veranstaltungsorte an. Hinweis: Unangemeldet ist in der Liste keine Uhrzeit zu sehen.
Suche	Öffnet den Dialog zur Suche einer Veranstaltung nach Suchbegriff, optionaler Datumseinschränkung, Wochentag, Gruppeneinschränkung und definierter Extrafeld-Filter. Dort können Sie auch mehrere Veranstaltungen auf einmal löschen.
Neue Veranstaltung	Öffnet den Dialog zur Anlage einer neuen Veranstaltung (siehe: "Termin anlegen/bearbeiten") Falls Veranstaltungs-Vorlagen angelegt sind (unter Veranstaltungsdetails, Button "Aktion"), dann können Sie hier durch das Aufklappen dieses Buttons eine neue Veranstaltung auf Grundlage der Vorlage erstellen sowie über den Auswahlpunkt "Veranstaltungs-Vorlagen bearbeiten" alle Veranstaltungsvorlagen bearbeiten.
Auswahlfeld: Monat	Gibt Ihnen die Möglichkeit, direkt zu einem Monat zu springen
Auswahlfeld: Filter - Verein	zeigt nur die Veranstaltungen des ausgewählten Vereins an (wird nur angezeigt falls befreundete Vereine eingetragen sind)
Auswahlfeld: Filter - Veranstaltungsart	zeigt nur die Veranstaltungen der ausgewählten Veranstaltungsart an (wird nur angezeigt falls Veranstaltungsarten definiert, "Rahmenveranstaltung" und "Kurs" wird nicht angezeigt).
Auswahlfeld: Filter - Gruppe	zeigt nur die Veranstaltungen der ausgewählten Gruppe an (wird nur angezeigt falls Veranstaltungsgruppen vorhanden). Veranstaltungen von Untergruppen werden bei Auswahl der Hauptgruppe auch angezeigt. Der Filter sucht auch in Veranstaltungs-Extrafeldern vom Typ "Auswahl Gruppe".
[+]	Öffnet den Dialog zur Anlage einer neuen Veranstaltung (dieser Link ist nur bei der Ansicht "Kalender" bei allen Tagen zu sehen; siehe: "Termin anlegen/bearbeiten").
[ICAL Kalender abbonieren (z.B. Kalender in Outlook einbinden)]	Läd den Kalender in Outlook (generell nur extern sichtbare Termine). Wichtig für eine Aktualisierung des Kalenders ist allerdings, dass Sie nicht eine .ics-Datei herunterladen und als Kalender importieren (diese Datei enthält ja nur den aktuellen Stand), sondern den Kalender per http://test.vereinonline.org/IhrTeam/kalender.ics abonnieren (damit findet dann auch eine Aktualisierung statt).
[RSS-Feed RSS-Feed abonnieren]	Öffnet die Termine/aktuelle Meldungen als News-Feed (nur zukünftige und sichbare Termine)
[Kalenderblatt ausdrucken als HTML (als PDF) (als CSV)]	Zeigt das Kalenderblatt in einer druckoptimierten Ansicht an, ggf. als PDF oder CSV. (Das CSV enthält zusätzlich eine "Link"-Spalte.)

Bei der Veranstaltungssuche haben Sie folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Suchbegriff	Nach diesem Begriff wird in Veranstaltungen in den Feldern "Titel", "Beschreibung" und "Ort" gesucht.
Datumsbereich	Ermöglicht das Einschränken der Suche auf einen Datumsbereich- Vorausgewählt ist das aktuelle Jahr.
Gruppe	Sucht nur nach Veranstaltungen der gewählten veranstaltenden Gruppe.
Jetzt suchen	Startet die Suche
zurück zum Kalender	Welchselt zurück zum Kalender
Aktionen  Alle markierten Veranstaltungen: löschen Alle markierten Veranstaltungen: Teilnehmern eine Mail senden	Ermöglicht es, viele Veranstaltungen auf einmal zu löschen bzw. eine Mail an die Teilnehmer zu senden.

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3.1.2 Veranstaltungs-Details

Durch einen Klick auf einen Eintrag im Kalender öffnet sich ein Fenster mit den Details:

Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen (siehe unten) gilt: Ein externer Teilnehmer sieht nur die externen Kosten.

Rechts von den Details sehen sie, falls verfügbar und erst nach der Veranstaltung, Bildergalerien dieser Veranstaltungen.
Desweiteren sehen Sie, falls verfügbar, dieser Veranstaltung zugeordnete Shop-Angebote.

In diesem Fenster haben Sie - je nach Berechtigung - folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Schließen	Schließt das Fenster
Jetzt verbindlich an-/abmelden	Öffnet den An-/Abmelde-Dialog bei kostenfreien Veranstaltungen
Jetzt kostenpflichtig an-/abmelden	Öffnet den An-/Abmelde-Dialog bei kostenpflichtigen Veranstaltungen
Mail senden  Mitglieder bzw. andere Verteiler zur Veranstaltung einladen Externe Personen zur Veranstaltung einladen Mail an Teilnehmer der Veranstaltung senden (bzw. eingeladene oder nicht-teilnehmende Mitglieder) Mail/Serienbrief an Mitglieder verschicken)	Es öffnet sich ein Menü, um Personen einzuladen oder eine Informations-Mail bzw. -Serienbrief zu senden. Auf diese Art eingeladene Personen können sich direkt per Link in der Mail anmelden. Nach Anmeldeschluss ist die Einladung nicht mehr möglich, dann gibt es den weiteren Menüpunkt "Bisherige Einladungen", um die versendeten Anmeldungen zu sehen. Über diesen Menüpunkt können Sie nach det Veranstaltung auch die Nachlese versenden.
in Kalender übernehmen in eigenen Kalender (Outlook u.ä.) übernehmen in die Zwischenablage kopieren in Facebook teilen eigenen Verein bei VereinOnline übernehmen	Übernimmt den Termin in Outlook (oder andere Mail-Programme; per ICS-Datei), in die Zwischenablage, in Facebook oder in die eigene VereinOnline-Umgebung. Veranstaltung in eigenen Verein übernehmen ist nur sinnvoll, wenn der Besucher selbst Organisator von Veranstaltungen ist und einem anderen(!) Verein angehört, der ebenfalls Team-Online einsetzt. Es wird anschließend nach dem eigenen Login gefragt und (falls die Berechtigung existiert) der Termin als Verlinkung in den Kalender des eigenen Vereins eingetragen.
Drucken  Druckansicht der Webseite PDF der Veranstaltung erstellen	Druckt die Veranstaltungs-Informationen bzw. erstellt ein PDF (ggf. inkl. Serienterminen und Rahmenprogramm-Programmpunkten)
zum Kalender	Öffnet den Kalender (nur sichtbar, falls Sie auf über einen direkten Link zu dem Termin gekommen sind)
Anmeldungen (Anzahl)	Zeigt alle Personen an, die sich bereits anmeldet haben (siehe: "Anmeldeliste")
Bearbeiten	Ermöglicht das Ändern der Veranstaltung (siehe: "Termin anlegen/bearbeiten"). Wenn Sie das Datum/Zeit/Ort geändert haben, dann erscheint anschliessend ein Dialog mit der Möglichkeit, die bereits angemeldeten Personen zu informieren (Vorlage "Veranstaltungs-Verschiebung") und/oder abzumelden. Wenn Sie die Maximale Personenzahl verändert haben und bereits Personen auf der Warteliste sind, werden Sie im Anschluss an diese Tatsache erinnert und können mit einem Button direkt zur Warteliste wechseln.
Löschen	Löscht die Veranstaltung und alle Anmeldungen (siehe: "Termin löschen") Hinweis zu einer endgültigen Löschung: Alle Anmeldungen zu der Veranstaltung werden ebenfalls gelöscht! Die Veranstaltung und die Anmeldungen tauchen anschließend in den Mitgliederprofilen und den Statistiken nicht mehr auf. (siehe unten: "Veranstaltung löschen").
Neu durch Kopie ohne Verknüpfung dieser Veranstaltung ohne Verknüpfung dieser Veranstaltung / Aufgaben übernehmen mit Verknüpfung dieser Veranstaltung mit Verknüpfung dieser Veranstaltung / Aufgaben übernehmen	Erstellt eine weitere Veranstaltung, indem die geöffnete Veranstaltung kopiert wird (inkl. Anmeldeoptionen, inkl. Attachments/Veranstaltungsbild). Optional kann bei "Wiederholungen" angegeben werden, dass die Veranstaltung öfters kopiert werden soll, und zwar "Anzahl" Veranstaltungen oder "bis zum" Datum. Die Häufigkeit kann dabei in Tage- bzw. Monatsschritten angegeben werden. Der 1. neue Termin wir durch das Datum oben festgelegt, die weiteren durch die Angabe bei Wiederholungen. Eine Angabe von 5 Wiederholungen erstellt dann in Summe 6 neue Termine. Es werden maximal 100 Termine erzeugt! Zugeordnete Aufgaben sind in allen Serienterminen zu sehen. Falls zu der Veranstaltung Aufgaben definiert sind, erfolgt beim Klick auf den Button über ein Auswahlmenü die Abfrage, ob die Veranstaltungsaufgaben mitkopiert werden sollen oder nicht. Über mit/ohne Verknüpfungen legen Sie fest, ob die neue Veranstaltung nit dieser Veranstaltung bzw. Serie verknüpft werden soll. Falls die Veranstaltung zugeordnete Aufgaben enthält, können Sie über das Dropdown-Menü auswählen, ob diese mitkopiert werden sollen oder nicht. Bei einer Rahmenveranstaltung (siehe: "Rahmenveranstaltung") können Sie wählen, ob die Programmpunkte kopiert werden oder nicht.
Aktionen  als neue Veranstaltungs-Vorlage speichern Newsletter-Beitrag verfassen Aktuelles-Meldung verfassen Zugeordnete Aufgaben pflegen Gutscheincodes	Ermöglicht die Durchführung von speziellen Aktionen: als neue Veranstaltungs-Vorlage speichern Hiermit wird die aktuelle Veranstaltung als Vorlage gespeichert. Über den Button "Neue Veranstaltung" und dessen dann vorhandenem Drop-Down-Menü kann ganz einfach eine neue Veranstaltung auf Basis einer Vorlage angelegt werden. Newsletter-Beitrag verfassen Öffnet den Dialog zur Verfassung einer 'Newsletter-Meldung' mit den vorbefüllten Veranstaltungsdetails. Aktuelle Meldung verfassen Öffnet den Dialog zur Verfassung einer 'Aktuellen Meldung' mit den vorbefüllten Veranstaltungsdetails. Zugeordnete Aufgaben pflegen Hier können Aufgaben zu Veranstaltungen angelegt werden. Details sind im Modul "Aufgaben" beschrieben, hier werden abweichend die Aufgaben der Veranstaltung und nicht einem Projekt zugeordnet. Gutscheincodes Hier können Sie "Gutscheincodes" generieren. Diesen können Sie dann einzeln den gewünschten Personen mitteilen. Es gibt zwei Arten von Gutscheinen: a) Einmalige kostenfreie Anmeldung einer Veranstaltung b) Rabatt auf Veranstaltungs-Besuch (in Euro oder in Prozent) Jeder Gutscheincode kann anschließend bei einer beliebigen Veranstaltung zur kostenfreien bzw. rabattierten Anmeldung genutzt werden. Freigabe Veranstaltungen Wenn Sie die "Freigabe der Veranstaltungen"-Option aktiviert haben und der aktuelle Benutzer in der Rolle der freizugebendenen Personen (Standardeinstellung: Vorstand) ist, dann sieht kann er über diesen Menüpunkt alle aktuell freizugebende sowie die abgelehnten Veranstaltungen sehen.

Desweiteren können Sie über Links folgendes erreichen (detaillierte Beschreibung siehe weiter unten):

• Ort in Google Maps anzeigen
  
• Route von der eigenen Privatadresse zum Veranstaltungsort anzeigen
  
• Route von der eigenen Geschäftsadresse zum Veranstaltungsort anzeigen
  
• E-Mail an den Verantwortlichen (=Kontakt) senden
  
• Informationen zur veranstaltenden Gruppe aufrufen (Leiter, nächste Termine, Rückblicke, ..)
  
• Jetzt an-/abmelden

Falls es sich bei diesem Termin um einen Serientermin handelt, dann können Sie über "Barbeiten" auch die Felder aller Serientermine bearbeiten (nur gleiche Inhalte werden angezeigt) und unter "Löschen" auch die ganze Serie löschen.

Durch einen Klick auf "E-Mail an den Verantwortlichen (=Kontakt) senden" öffnet sich folgender Dialog:

Feld	Beschreibung
Betreff	Der Betreff der Anfrage
Text	Die Anfrage selbst
SPAM-Schutz-Abfrage	Damit nicht automatische Tools von Hackern diese Funktion missbrauchen, um E-Mails zu versenden, muss hier als Sicherheit manuell der angezeigte Code eingegeben werden.
Nachricht senden	Sendet die Nachricht an den oder die Verantwortlichen der Veranstaltung

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3.1.3 Gruppen-Ansicht

Links im Navigationsmenü sind alle Hauptgruppen aufgelistet. Durch einen Klick auf einen Gruppennamen bekommen Sie in diese Übersicht.
Sollte die Hauptgruppe weitere Untergruppen besitzen, dann können Sie zwischen der Hauptgruppe und den Untergruppe über ein Register hier umschalten.

• Register "Über uns / Aktuelles"
  Sie sehen eine Selbstdarstellung der Gruppe (falls vorhanden) und aktuelle Gruppenmeldungen (falls vorhanden)
  
  
• Register "Nächste Termine"
  Sie sehen die nächsten Termine (inkl. der Aktionen "Kasse" und "Aufgaben" falls Sie eine entsprechende Berechtigung haben). Hier können Sie auch einen ICAL-Kalender und einen RSS-Feed mit den Gruppen-Terminen abonnieren.
  
  
• Register "Gruppen-Blog"
  Sie haben Sie Möglichkeit, mit anderen Gruppenteilnehmern eine Diskussion zu führen.
  
  
• Register "Rückblick"
  Sie sehen die Rückblicke
  
  
• Register "Gruppenteilnehmer"
  Sie sehen die Teilnehmer (getrennt nach Mitgliedern und externen Kontakten) der Gruppe (nur sichtbar wenn Mitglieder-Leserecht; es werden keine Mitglieder der Gruppe zugeordneten versteckten Rollen angezeigt)
  
  
• Register "Kontakt"
  Sie sehen die Leiter der Gruppe (nur wenn Mitglieder-Leserecht)
  
  
• Register "Datenablage"
  Sie sehen einen Button, um die Datenablage der Gruppe zu öffnen (nur wenn entsprechendes Zugriffsrecht)
  
  
• Register "Aktuelle Abstimmungen"
  Sie sehen aktuelle Termin-Abstimmungen, die Bezug zur Gruppe haben (siehe "Abstimmungen (Terminfindung, Umfragen, Wahlen, ...)")
  
  
• Register "Funktionen für Gruppenleiter/Organisatoren"
  Gruppenleiter haben ergänzende Möglichkeiten für die Verwaltung ihrer Gruppe.
  

Gruppenleiter haben auf dieser Seite weitere Buttons (auch sichtbar für Administratoren mit entsprechenden Rechten):

Feld	Beschreibung
Gruppen-Veranstaltungen  Neue Veranstaltung anlegen Neue Termin-Abstimmung im Team finden	Der Gruppenleiter kann mit dieser Funktion eine neue Veranstaltung anlegen. Die Gruppe ist dabei vorselektiert. Gruppenleiter und Organisatoren können mit diesem Button einem Link zu Doodle folgen, um eine Termin abzustimmen
Abstimmungen  ...	Aktuell laufende und auch abgeschlossene Abstimmungen
Gruppen-Teilnehmer  Teilnehmerliste bearbeiten Mail an Teilnehmer Gesendete Elemente	Der Gruppenleiter kann mit dieser Funktion eine E-Mail an seine Gruppenteilnehmer senden (auch ohne ein allgemeines Mail-senden-Recht) Der Gruppenleiter kann die bereits an diese Gruppe gesendeten Elemnte (Mails, Seriebbriefe) sehen. Der Gruppenleiter kann hiermit seine Gruppenteilnehmerliste pflegen
Gruppen-Finanzen  Beleg einreichen Budget Mitgliedsbeiträge	Der Gruppenleiter kann hiermit nach der Veranstaltung die Abrechnung erstellen Der Gruppenleiter kann den Budgetstand der Gruppe sehen Liste der Mitgliedsbeitrags-Zuordnungen der Gruppen-Teilnehmer
Gruppen-Infos  Aktuelle Meldung hinzufügen Neuer Newsletter-Beitrag Bearbeiten: SEITENNAME	Fügt eine aktuelle Meldung (wie auf der Startseite) hinzu, welche der Gruppe zugeordnet ist und unter "Aktuelles" (und auch auf der Startseite) zu sehen ist. Fügt einen Newsletter-Beitrag hinzu. Öffnet eine HTML-Seite mit der Selbstdarstellung der Gruppe. Diese HTML-Seite muss zuvor vom Administrator unter Administration/Vorlagen/PDF/statische Seiten angelegt und der Gruppe zugeordnet worden sein
Benachrichtigungen festlegen	Hier kann jeder Gruppenleiter für sich selbst festlegen, welche E-Mails er bekommen möchte.
Nachricht an Gruppenteilnehmer versenden	Hier kann der Gruppenleiter eine Nachricht über verschiedenen Kanäle an die Gruppenteilnehmer senden: - senden per E-Mail an alle Gruppenteilnehmer - senden per App-Nachricht an alle Gruppenteilnehmer (nur Betreff) - speichern im Gruppen-Blog - speichern als Aktuelle Meldung der Gruppe - speichern als Newsletter-Beitrag

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3.1.4 Veranstaltungsort auf Karte anzeigen

Wenn Sie eine Veranstaltung öffnen, dann sehen Sie unter dem Ort einige Google-Links.

Über den Link "Ort in Google Maps anzeigen" können Sie den geografischen Punkt der Veranstaltung auf der Karte anzeigen (sofern das Ort-Feld der Veranstaltung eine passende Ortsbeschreibung enthält).

Falls Sie angemeldet sind, dann können Sie sich über die Links "Route von Privatadresse" bzw. "Route von Geschäftsadresse" die Entfernung zwischen Ihren persönlichen Adressen, wie Sie in Ihrem Profil gespeichert haben, und dem Ort der Veranstaltung anzeigen lassen.

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3.2 Veranstaltungen verwalten

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3.2.1 Veranstaltung anlegen/bearbeiten

Über das [+]-Zeichen im Kalender können Sie neue Veranstaltungen anlegen.
Desweiteren Können Sie über den Button "Neu durch Kopie" eine neue Veranstaltung erstellen, indem Sie eine bestehende Veranstaltung kopieren.

Tragen Sie Veranstaltungen in den Online-Kalender ein. Geben Sie den Titel, eine Beschreibung, das Datum, die Zeit, den Ort, Kontaktinformationen und weitere Details Ihrer Veranstaltung ein. Die Veranstaltung ist anschließend unmittelbar in Ihrem Online-Kalender zu sehen. Dieser Online-Kalender ist von allen Ihren Team-Mitgliedern einsehbar. Sie können ergänzend den Kalender in Ihre öffentlichen Webseiten einbinden. So können alle Besucher Ihrer Webseite übersichtlich Ihre Veranstaltungen sehen.

Folgende Felder stehen zur Verfügung (Hinweis: die Felder können in der Administration mit Standardwerten belegt, ausgeblendet, als Pflichtfeld markiert und mit weiteren Feldern ergänzt werden):

Register "Allgemeine Daten"

Feld	Beschreibung
Datum	Datum der Veranstaltung Über den Link "Serientermin" können Sie die Angabe der Wiederholungen einblenden. Dabei können Sie angegeben, dass die Veranstaltung öfters angelegt werden soll, und zwar "Anzahl" Veranstaltungen oder "bis zum" Datum. Die Häufigkeit kann dabei in Tage- bzw. Monats- bzw. Wochen-Schritten angegeben werden. Der 1. neue Termin wir durch das Datum oben festgelegt, die weiteren durch die Angabe bei Wiederholungen. Eine Angabe von 5 Wiederholungen erstellt dann in Summe 6 neue Termine. Es werden maximal 100 Termine erzeugt, die Attachments aber nur beim 1. Termin hochgeladen! Die Serientermine sind anschließend verbunden, so dass ein gemeinsames Bearbeiten, Löschen und Mail versenden an einzelne oder alle möglich ist. Spezialfall: 1,2,4 als Häufigkeit legt einen Serien-Termin mit den Tages-Abständen 1,2,4,1,2,4,... an. Speziell: Sie können nach(!) dem Datum einen beliebigen Text eingeben. Dies ist wichtig, wenn das exakte Datum noch nicht feststeht. Dieser Text wird dann in der Listenansicht anstelle des Datums angezeigt (z.B. aus "01.07.2012 im Juni" wird "im Juni"). Zugeordnete Aufgaben sind in allen Serienterminen zu sehen.
Titel	Titel der Veranstaltung. Spezialfall: #http://www.vereinonline.org/NAMEDESVEREINS/?veranstaltung=VERANSTALTUNGID verlinkt die Veranstaltung zu der Veranstaltung mit der ID VERANSTALTUNGID bei einem anderen Verein.
Ort	Ort der Veranstaltung. Hinweis 1: Es wird ergänzend ein Google-Maps-Link erzeugt. Die Adresse wird wie eingegeben an Google Maps übergeben. Ausnahme: Eingabe enthält ein :-Zeichen. Dann wird nur der Teil nach dem :-Zeichen an Google Maps übergeben (Beispiel: aus "Raum 123: Sonnenstrasse 123, München" wird an Google übergeben "Sonnenstrasse 123, München"). Hinweis 2: Unter Administraion/Optionen können Sie dieses Feld umschalten in ein selbstlernendes Dropdown-Feld, womit Sie dann unter den bereits vorhandenen Orten einen auswählen oder einen neuen Ort anlegen können. In diesem Fall sehen Sie auch die Möglichkeit einen Dialog zu öffnen, mit dem Sie die vorhandenen Orte gesammelt bearbeiten können.
Zeit	Zeitangabe (standardmäßig: 19 Uhr) Empfohlenes Format, damit der Outlook-Export funktioniert: 19:00-23:00 (oder: 19:00 bis 23:00)
Anzahl Tage	Anzahl der Tage (standardmäßig: 1, minimal: 1)
Raumbuchung	(falls in der Platzbuchung die Plätze für die Verwendung in Veranstaltungen angelegt wurden) Lässt Sie einen Raum buchen unter Angabe eines Platzes, der Ab- und Bis-Uhrzeit und der Angabe ob die Buchung im Namen auf die Veranstaltung oder den Kontakt gebucht werden soll.
[Raum-Verfügbarkeit prüfen]	Prüft, ob der gewählte Raum zur gewählten Zeit frei ist.
Raum buchen  buchen auf Veranstaltung buchen auf Kontakt	Bei angelegten Plätzen im Modul "Platzbuchungen", die als Räume für Veranstaltungen markiert sind, ist die Buchung eines Raumes (bzw. auch mehrerer Räume) für eine Veranstaltung möglich. Diese Buchungen sind dann auch unter dem Modul "Platzbuchungen" als gebucht zu sehen. Je nach Auswahl "Raum ist der Veranstaltung fest zugeordnet" oder "Veranstaltungs-Anmelder kann diesen Raum buchen" dient die Raumbuchung einem anderen Zweck: entweder fest für Veranstaltung gebucht, oder als Anmeldeoption für einen Teilnehmer.
[Raum-Verfügbarkeit prüfen]	Prüft, ob der Raum am Termin frei ist, bei Serienterminen an allen Terminen.
Beschreibung	Ausführliche Beschreibung der Veranstaltung. Es können die Platzhalter %anrede%, ... %anrede:X/X% und %geschlecht:X/X% verwendet werden.
Speichern	Speichert die Eingaben aus allen Registern. Wenn notwendige Pflichtfelder nicht gefüllt wurden, zeigt das System (ohne die Eingabe zuvor zu speichern) den Dialog mit einer entsprechenden Meldung wieder an.
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern

Register "Details"

Feld	Beschreibung
Veranstaltende Gruppe	Veranstaltende Gruppe (Handball, Fussball, ...) - die Gruppen sind unter Administration->Gruppen frei definierbar (hier werden nur die als Veranstaltungsgruppe markierten Gruppen angezeigt). Die Zuordnung zu einer Gruppe eröffnet die folgenden Möglichkeiten: - einheitliche farbliche Markierung der Veranstaltungen einer Gruppe im Kalender - Filtermöglichkeit im Kalender - Einschränkung der Scíchtbarkeit auf diese Gruppe - Einschränkung der Anmeldemöglichkeit auf diese Gruppe - Erinnerungsmail an alle Mitglieder der Gruppe senden - Auswertung der Aktivitäten einer Gruppe (Anzahl Veranstaltungen, Anzahl Anmeldungen) - Organisationsrechte für Gruppenleiter für Veranstaltungen dieser Gruppe
Veranstaltungsart	- öffentliche Veranstaltung - interne Veranstaltung - Rahmenveranstaltung - mit Unter-Programmpunkten (siehe: "Rahmenveranstaltung anlegen") - Kurs - mit mehreren Terminen und Anmeldung nur am 1. Termin (siehe "Kurs anlegen") (weitere Arten sind in der Basiskonfiguration einstellbar) Hinweis: Dies hat keine Auswirkung auf die Anmeldung. Die Veranstaltungen sind im Kalender nach der Art filterbar!
Sichtbarkeit	legt fest, wer die Veranstaltung sehen darf - intern (mit Details) und extern (mit Details) - intern (mit Details) und extern (ohne Details) - nur intern - nur für Veranstaltergruppe (mit Details) - nur für Veranstaltergruppe (mit Details) und intern (ohne Details) - nur für Veranstaltergruppe (mit Details) und intern/extern (ohne Details) - nur für Veranstaltergruppe und eingeladene Personen (mit Details) - verstecken (nur für Organisatoren sichtbar) - nur für 'Kontakt' sichtbar (nur die unter 'Kontakt' eingetragene Person sieht die Veranstaltung) Hinweise: - falls "nur für Veranstaltergruppe" gewählt wird, aber keine Veranstaltungsgruppe angegeben ist, dann ist die Veranstaltung immer sichtbar - auch Untergruppenmitglieder können die Veranstaltungen der Hauptgruppe sehen
Anhänge	Die Möglichkeit, Anhänge hinzuzufügen. Bilder (png,jpg,gif) werden in den Veranstaltungsansicht später direkt angezeigt, andere Dateien als Link.
Veranstaltungs-Bild	Die Möglichkeit, ein Veranstaltungs-Bild hinzuzufügen. Sie können hier auch ein Bild aus "Administration/Basiskonfiguration/Dateien" auswählen.
Erinnerung 1	wieviele Tage zuvor wird die Erinnerungsmail 1 verschickt
Erinnerung 1 an	wer erhält die Erinnerungsmail 1: - alle angemeldeten Personen + alle Team-Mitglieder der veranstaltenden Gruppe + alle eingeladenen Personen - alle angemeldeten Personen + alle Team-Mitglieder der veranstaltenden Gruppe - alle angemeldeten Personen + alle eingeladenen Personen - alle angemeldeten Personen - alle Teilnehmer der veranstaltenden Gruppe + alle nicht angemeldeten eingeladenen Personen - alle Teilnehmer der veranstaltenden Gruppe - alle nicht angemeldeten eingeladenen Personen - alle Mitglieder + alle Teilnehmer der veranstaltenden Gruppe - alle Mitglieder - alle nicht angemeldeten Mitglieder - alle nicht angemeldeten Personen der veranstaltenden Gruppe - alle externen Kontakte - alle Mitglieder und alle externen Kontakte - keiner Anmerkung: abgemeldete Benutzer erhalten keine Mail. Hinweis: Über den Link "Empfängerliste" können Sie sehen, wer diese Mail erhalten wird.
Erinnerung 2	wieviele Tage zuvor wird die Erinnerungsmail 2 verschickt
Erinnerung 2 an	wer erhält die Erinnerungsmail 2: - alle angemeldeten Personen + alle Team-Mitglieder der veranstaltenden Gruppe + alle eingeladenen Personen - alle angemeldeten Personen + alle Team-Mitglieder der veranstaltenden Gruppe - alle angemeldeten Personen + alle eingeladenen Personen - alle angemeldeten Personen - alle Team-Mitglieder der veranstaltenden Gruppe + alle nicht angemeldeten eingeladenen Personen - alle Team-Mitglieder der veranstaltenden Gruppe - alle nicht angemeldeten eingeladenen Personen - alle Mitglieder - alle nicht angemeldeten Mitglieder - alle nicht angemeldeten Personen der veranstaltenden Gruppe - alle externen Kontakte - alle Mitglieder und alle externen Kontakte - keiner Anmerkung: abgemeldete Benutzer erhalten keine Mail. Hinweis: Über den Link "Empfängerliste" können Sie sehen, wer diese Mail erhalten wird.
Vordergrundfarbe	sollte standardmäßig nicht eingestellt werden, sondern nur zur Markierung von Highlight-Veranstaltungen (ansonsten werden die Farben benutzt, die in der Gruppendefinition unter Administration->Gruppen festgelegt sind, verwendet). Zur Eingabe der Farbe können Sie entweder den Hex-Farbcode eingeben oder über das Icon recht neben dem Eingabefeld den Farb-Dialog öffnen.
Hintergrundfarbe	sollte standardmäßig nicht eingestellt werden, sondern nur zur Markierung von Highlight-Veranstaltungen (ansonsten werden die Farben benutzt, die in der Gruppendefinition unter Administration->Gruppen festgelegt sind, verwendet). Zur Eingabe der Farbe können Sie entweder den Hex-Farbcode eingeben oder über das Icon recht neben dem Eingabefeld den Farb-Dialog öffnen.
Speichern	Speichert die Eingaben aus allen Registern
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern

Register "Anmeldung"

Feld	Beschreibung
Wer kann sich anmelden	Hier stellen Sie ein, wer sich anmelden kann: - öffentlich (intern und extern) - öffentlich (intern und extern) ohne Begleitung - öffentlich (intern mit Begleitung und extern ohne Begleitung) - halböffentlich (intern und andere Vereine)* - halböffentlich (intern und andere Vereine) ohne Begleitung* - halböffentlich (intern mit Begleitung und andere Vereine ohne Begleitung)* - nur intern (mit Login) - nur intern (mit Login) ohne Begleitung - nur für Veranstaltungsgruppe (mit Login) - nur für Veranstaltungsgruppe (mit Login) ohne Begleitung - nur für Veranstaltungsgruppe+Untergruppen (mit Login) - nur für Veranstaltungsgruppe+Untergruppen (mit Login) ohne Begleitung - nur externe Anmeldung möglich - nur externe Anmeldung möglich ohne Begleitung - nur eingeladene Personen - keine Anmeldung möglich * nur verfügbar wenn befreundete Vereine eingetragen sind
Maximale Begleiter pro Teilnehmer	Hiermit können Sie die Anzahl der Begleiter begrenzen. Keine Eingabe bedeutet eine unbeschränkte Begleiteranzahl
Maximale Personenanzahl	Maximale Personenzahl. Nachdem sich die hier definierte Anzahl angemeldet hat, stehen weitere Anmeldungen auf der Warteliste bzw. werden je nach Wartelisteneinstellung abgelehnt. Ohne Eingabe ist die Anzahl unbeschränkt.
Anmeldeschluss	Ab diesem Datum ist keine Anmeldung mehr möglich. Ohne Eingabe gilt hier das Veranstaltungsdatum
Abmeldeschluss	Ab diesem Datum ist keine Abmeldung mehr möglich. Ohne Eingabe gilt hier der Anmeldeschluss bzw. das Veranstaltungsdatum
Bestätigungsmail	Legt fest, ob der Teilnehmer eine Mail mit der Anmeldebestätigung und falls kostenpflichtg der Rechnung erhält
Anmeldungen sichtbar	Ermöglicht eine öffentliche/interne Liste der Teilnehmer in den Veranstaltungsdetails: "Folgende Teilnehmer haben ihre Anmeldung sichtbar angekündigt: ...". Je nach Einstellung ist es auch möglich, dass sich anmeldende Teilnehmer selbst entscheidet, ob er sichtbar sein möchte oder nicht! Auswahlmöglichkeiten: - nur für Organisatoren in der Anmeldeliste - nur für angemeldete Teilnehmer - für interne Mitglieder sichtbar in den Veranstaltungsdetails - für interne Mitglieder sichtbar in den Veranstaltungsdetails (als Option bei der Anmeldung) - öffentlich sichtbar den Veranstaltungsdetails - öffentlich sichtbar in den Veranstaltungsdetails (als Option bei der Anmeldung)
Warteliste	Einstellung, ob die Warteliste manuell zu pflegen ist (durch den Organisator), automatisch funktioniert (bei Abmeldung einer Person rückt die nächste Person automatisch nach) oder keine Warteliste existiert "alle Anmeldungen zunächst auf Warteliste setzen" setzt die Anmeldungen zunächst auf die Warteliste.
Zugriffschutz	Zusätzlichen Benutzern den Zugriff auf die Anmeldeliste gewähren (s.u.)
Ergänzende Felder ...	Anmeldefelder für die Veranstaltung hinzufügen (z.B. Auswahlfeld "Fleisch/Fisch/Vegetarisch"). Spezialfälle: a) Feldname endet auf _begleitung: Wird bei Anmeldungen nur für Begleiter abgefragt b) Feldname endet auf _einmal: Wird bei Anmeldungen nicht für Begleiter abgefragt c) Feldname endet auf _extern: Wird nur bei externen Teilnehmern abgefragt c) Feldname endet auf _intern: Wird nur bei internen Teilnehmern abgefragt d) Feldname endet auf _admin: Wird bei Anmeldungen NICHT abgefragt e) Feldname "geburtstag" wird aus Mitgliederdatensatz vorbefüllt und ist dann nicht änderbar. Hier können auch Felder angelegt werden, welche zu den Kosten der Veranstaltung dazukommen. Variante 1) Auswahlfeld (normal oder Mehrfachauswahl) auf Basis einer festen Liste: Extrafeld vom Typ "Auswahl", Feldname muss mit "kosten" beginnen, z.B. "kostenEssen" Die Optionen des Auswahlfeldes dann so definieren: Fleisch (12 Euro) Fisch (10 Euro) Vegetarisch (8 Euro) Spezialfälle: - enthält die Kostenauswahl "all inkl.", dann sind bei Rahmenveranstaltungen für den Hauptanmelder alle Kosten von Programmpunkten ohne Berechnung. - Auswahl (radio): Ênthält der Ausdruck [max: 10] oder [max:LABEL1=max1,LABEL2=max2,..], dann legen Sie damit die maximale Teilnehmerzahl der Option fest. Variante 2) Auswahlfeld auf Basis einer flexiblen Liste (keine Mehrfachauswahl!), inkl. der Möglichkeit für datumsabhängige Kosten (z.B. für Frühbucher-Rabatt): Extrafeld vom Typ "Liste xxx", Feldname muss mit "kosten" beginnen, z.B. "kostenExtra" Diese Liste muss dann so definiert sein: a) Wenn es eine zeitliche Beschränkung einzelner Einträge geben soll, dann müssen die Datumsfelder mit den Feldtypen "Datum gültig ab" und "Datum gültig bis" markiert sein. b) Der anzuzeigende Bezeichner muss den Feldnamen "name" besitzen c) Das Kostenfeld muss den Feldnamen "kosten" besitzen d) Ein optionales Feld mit dem Namen "maxteilnehmer" definiert die maximale Teilnehmerzahl dieser Option (auch 0 erlaubt) e) Ein optionales Feld mit dem Namen "rabatt" legt einen Kostenabzug bei der Auswahl dieser Option fest (gilt nur bei Anmeldung als angemeldeter Nutzer). f) Ein optionales Feld mit dem Namen "alter" legt die Altersbeschränkung fest (z.B. -12 oder 6-17 oder 18-). g) Ein optionales Feld mit dem Namen "rolle" legt die Rolle fest, die ein Anmelder haben muss. Leer bedeutet "muss externer Teilnehmer sein". h) Ein optionales Feld mit dem Namen "freierteilnehmer" bedeutet, dass der X-te Teilnehmer kostenfrei teilnimmt (Eingabe: 5 bedeutet dass der 5. Teilnehmer kostenfrei teilnimmt) g) Ein optionales Feld mit dem Namen "intern" legt fest, dass die Option nur für Personen mit Login (="ja") gilt oder nur für externe (leer). Variante 3) Textfeld Der Feldname muss mit "kosten" beginnen. Damit ist eine freie Eingabe (z.B. als Spende) möglich
Vorschau Anmeldung	Zeigt den Anmelde-Dialog an zur Überprüfung der Einstellungen (Hinweis: Auswirkung von Felderänderungen innerhalb der Veranstaltung sind erst nach deren Speicherung zu sehen; Extrafelder sind sofort zu sehen)
Kosten für Team-Mitglieder	Kosten für interne Teilnehmer (mit Login)
Kosten für Begleiter	Kosten für Begleitung eines internen Teilnehmers
Kosten für externe Teilnehmer	Kosten für externe Teilnehmer (bzw. interne Teilnehmer, bei denen alle zugeordnete Rollen den Eintrag "Kosten" auf "extern" stehen haben).
Ausnahmen	Hiermit können Sie Ausnahmen-Kosten hinzufügen für: 1. Begleiter: der 1. Begleiter von internen Teilnehmern Begleiter (eines externen Teilnehmers) Begleitung Kind interner Teilnehmer Begleitung Kind externer Teilnehmer Rolle xxx: Rollenmitglied der Rolle xxx Gruppe xxx: Gruppenmitglied der Gruppe xxx alle befreundeten Vereine VEREINSNAME: befreundeter Verein VEREINSNAME (ebenso für Begleiter): befreundeter Verein Hinweise: Die Ausnahmen betreffen nur die internen Teilnehmer. Wenn eine Ausnahmebedingung zutrifft, dann werden die zugeordneten Kosten übernommen und die weitere Liste nicht beachtet.
Zahlungsweise	Auswahl der zulässigen Bezahlungsformen: - per Bankeinzug - per Überweisung - ggf. falls konfiguriert per Zahlungsdienstleister (z.B. sofortueberweisung.de, PayPal) - in bar. Wenn Sie alle Bezahlarten löschen dann wird der Standard gesetzt.
Speichern	Speichert die Eingaben aus allen Registern
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern

Bei einem Klick auf den Button "Anmeldeliste: Zugriffsschutz" öffnet sich folgender Dialog:

Feld	Beschreibung
erlaubten Benutzer hinzufügen	Fügt eine Auswahlliste hinzu, um eine Rolle oder Gruppe oder Benutzer auswählen, die bei dieser Veranstaltung zusätzlich(!) auf die Anmeldeliste zugriff hat. Die Auswahl "Alle angemeldeten Teilnehmer" ermöglicht es ZUSAÄTZLICH allen angemeldeten Benutzern, die Anmeldeliste zu sehen.
	Löscht die Auswahlliste links daneben
Übernehmen	Übernimmt die Eingaben und schließt das Fenster
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern

Register "Kontakt"

Feld	Beschreibung
Kontakt	Auswahl der verantwortlichen Person (Mitglied oder externer Kontakt). Deren Daten werden in die nachfolgenden Felder übernommen und können dort ggf. angepasst werden. Vorausgewählt ist der aktuelle Benutzer.
Kontakt-Name	Verantwortliche Person.
Kontakt-E-Mail	E-Mail-Adresse der verantwortlichen Person. Diese wird nicht(!) öffentlich genannt und kann per Dialog kontaktiert werden (E-Mail-Adresse wird nicht öffentlich gezeigt). Es können mehrere durch Semikolon oder Komma getrennt eingegeben werden.
Telefon	Telefonnummer der verantwortliche Person
Fax	Fax der verantwortlichen Person (wichtig i.d.R. bei Antwortfax)
Straße	Telefonnummer der verantwortlichen Person (wichtig i.d.R. bei Antwortfax)
Ort	PLZ und Ort der verantwortlichen Person (wichtig i.d.R. bei Antwortfax)
Info-Mail	Option, dass bei jeder Anmeldung bzw. bei jeder Anmeldung eines externen Teilnehmers der Verantwortliche per Mail (alle E-Mails die zuvor angegeben wurden) informiert wird - sofort oder gesammt am kommenden Morgen.
Speichern	Speichert die Eingaben aus allen Registern
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern

Register "Nachlese"

Feld	Beschreibung
Nachlese	Nachlese, die (falls eingegeben) nach der Veranstaltung anstelle der Beschreibung angezeigt wird. Ebenso wird diese Nachlese unter dem Menüpunkt "Nachlese" aller Rückblicke mit Bildern angezeigt (wenn hier eine Nachlese eingegeben wurde, dann wird auch nur diese angezeigt, und NICHT die Nachlesen aus den Bildergalerien).
Bilder hochladen ist möglich	Aktiviert die Möglichkeit, Bilder zu dieser Veranstaltung in die Bildergalerie zu laden
[Bilderupload]	Wechselt zum Upload von Bildern zu dieser Veranstaltung

Register "Sonstiges"

Feld	Beschreibung
interne Notizen	Notizen, die nur für organisatorische Tätigkeiten relevant sind. Kann nur im Bearbeiten-Modus gelesen werden.
Extrafelder	Extrafelder, die für alle Veranstaltungen angelegt wurden (Administration, Basiskonfiguration, Extrafelder, Veranstaltung)

Nach dem Klick auf Speichern wird die Veranstaltung gespeichert, falls alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden. Ansonsten wird der Dialog, ohne die Daten zu speichern, unter Markierung der Pflichtfelder erneut angezeigt.

Nach einer Veränderung wird geprüft, ob Datum, Zeit oder Ort sich geändert haben.
Sie haben dann die Möglichkeit, die angemeldeten Teilnehmer darüber autonatisch zu informieren.
Der Button "Änderung jetzt speichern" speichert auch erst dann die Änderung, der Button "Änderung verwerfen" verwirft die Änderung.

Nach dem Anlegen sehen Sie die Detailansicht der Veranstaltung.

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3.2.2 Rahmenveranstaltung anlegen

Eine Rahmenveranstaltung enthält mehrere Programmpunkte.

Beispiel: Seminarwochenende
enthält z.B.
- Betriebsbesichtigungen
- Seminar 1
- Seminar 2
- Seminar 2
- Abendprogramm
- Frühstücksbrunch

Bei der Anmeldung kann sich der Teilnehmer dann gleich zu den einzelnen Programmpunkten anmelden.
Auch dür die Begleiter können die Programmpunkte jeweils getrennt ausgewählt werden.

Jeder Programmpunkt kann optional Kosten, eine maximale Teilnehmerzahlen u.ä. enthalten.

Die Anlage einer Rahmenveranstaltung funktioniert so:
1. Veranstaltung anlegen mit der Veranstaltungart "Rahmenveranstaltung"
2. Veranstaltung speichern
3. Veranstaltung bearbeiten und im neuen Register "Programmpunkte" die einzelnen Programmpunkte anlegen und jeweils speichern.

Unter Adminstration/Optionen sind folgende Einstellungen möglich:

• im Register "Veranstaltungen / Anmeldungen / Anmeldungen allgemein" in Feld "zeitliche Überlappung" können Sie festlegen, ob sich überlappende Programmpunkte gleichzeitig gebucht werden können.
  
• im Register "Veranstaltungen / Kalender-Optionen" im Abschnitt "Rahmenveranstaltungen" können Detaileinstellungen getroffen werden.
  

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3.2.3 Kurs anlegen

Ein Kurs enthält mehrere Termine, die Anmeldung ist aber nur am 1. Tag möglich.
Eine Abmeldung für einzelne Tage ist auch an den Folgetagen möglich.
Eine Abmeldung am 1. Tag enthalt die Frage: nur dieser Termin / oder alle Termine.

Die Anlage eines Kurses funktioniert so:
1. Veranstaltung anlegen mit der Veranstaltungart "Kurs" und(!) den Serienterminen (beim Feld "Datum")
2. Veranstaltung speichern

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3.2.4 Veranstaltung löschen

Über den Button "Löschen" in den Veranstaltungsdetails öffnen Sie folgenden Dialog (nur sinnvolle Optionen werden im konkreten Fall angezeigt):

Feld	Beschreibung
alle Teilnehmer informieren	Alle bereits angemeldeten Teilnehmer erhalten eine E-Mail, dass die Veranstaltung abgesagt wurde
eingeladene Personen informieren	Alle eingeladenen Personen erhalten eine E-Mail, dass die Veranstaltung abgesagt wurde
kostenpflichtige Anmeldungen, die bereits eine Rechnung bekommen haben: Gutschriften erstellen und Teilnehmern zusenden	Die Teilnehmer erhalten eine Gutschrift über bereits zugestellte Rechnungen
Veranstaltung endgültig löschen	Falls markiert: Die Veranstaltung wird unwiderruflich aus dem Kalender gelöscht Falls nicht markiert: Die Veranstaltung wird als "ABGESAGT: " markiert, die angemeldeten Teilnehmer werden auf den Status "abgemeldet" gesetzt, die Erinnerungen werden entfernt, und die weitere Anmeldemöglichkeit wird deaktiviert.
OK	Führt die beschrieben Aktionen durch
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne Aktion

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3.2.5 Abstimmungen (Terminfindung, Umfragen, Wahlen, ...)

Über die "Abstimmung" kann eine Gruppe oder Rolle über einen konkreten Termin (oder auch andere Themen, wie Orte, Personen, usw.) abstimmen.

Feld	Beschreibung
Neue Abstimmung starten	Legt eine neue Abstimmung an (erlaubt für Personen, die Veranstaltungen anlegen dürfen, sowie für Gruppenleiter). Nach dem Speichern gelangen Sie in den Abstimmungsdialog, in dem Sie auch gleich die berechtigten Mitglieder einladen können.
[Name]	Öffnet die konkrete Abstimmung. Die Abstimmung sieht derenige, der 1) die Abstimmung angelegt hat oder 2) derjenige, der in einer Gruppe/Rolle ist, welche in der Abstimmung festgelegt wurde.
	Öffnet die Abstimmung zum Bearbeiten
	Löscht die gesamt Abstimmung
[Kopie]	Erstellt eine neue Abstimmung als Kopie
[Anzahl der Teilnehmer]	Zeigt eine Liste der Abstimmungsteilnehmer an (auch bei geheimen Abstimmungen - natürlich ohne die Eingaben)

Termin abstimmen

Zum Abstimmen klicken Sie auf einen Namen. Nun haben Sie folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Auswalfelder	Geben Sie Ihren Status zu den jeweiligen Abstimmungsoptionen an
Ich möchte per Mail über weitere Abstimmungen informiert werden	Wenn Sie diesen Haken setzen dann bekommen Sie bei jeder nachfolgenden Abstimmung eine Mail geschickt.
Meine Abstimmung speichern	Speichert Ihre Eingaben und schließt das Fenster.
Mail mit Einladung zur Abstimmung an Mitglieder senden	(Nur falls noch kein Ergebnis festgelegt) Öffnet den Mail-Dialog, um eine Abstimmungs-Einladungs-Mail an gewünschte Empfänger zu senden. Die in der Abstimmung gewählte Ziel-Gruppe/-Rolle/-Veranstaltung ist dabei vorselektiert.
Drucken/Export Abstimmungen  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Druckt bzw. exportiert die Abstimmungen als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei
Abbrechen	Schließt die Abstimmung ohne die Eingaben zu speichern (offene Abstimmung)
Schließen	Schließt die Abstimmung (abgeschlossene Abstimmung)
[als Ergebnis übernehmen]	nur für offene Abstimmung. Darf nur der Organisator. Übernimmt die Alternative als Ergebnis und stellt die Abstimmung auf "abgesclossen".
[Ergebnis verwerfen]	nur für abgeschlossene Abstimmung; Verwirft das Ergebnis und stellt die Abstimmung auf "offen" zurück.
Veranstaltung erstellen	nur für abgeschlossene Abstimmung; Legt mit Ergebnis-Datum eine Veranstaltung an (ggf. aus Vorlage) und ermöglicht die Übernahme der Abstimmenden in die Anmeldeliste.

Abstimmung anlegen/bearbeiten

Beim Neuanlegen und beim Bearbeiten einer Abstimmung haben Sie folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Titel	Der Titel der Abstimmung (Pflichtfeld)
Beschreibung	Beschreibung der Abstimmung
Art der Abstimmung	Sie können eine Art wählen: - normale Abstimmungen (Teilnehmer sehen alle Abstimmungen) - normale Abstimmungen (Teilnehmer sehen alle Abstimmungen) - nur einmalige Abstimmung möglich - normale Abstimmungen (nur Administrator sieht alle Abstimmungen) - normale Abstimmungen (nur Administrator sieht alle Abstimmungen) - nur einmalige Abstimmung möglich - anonyme Abstimmung (Teilnehmer/Administratoren sehen die einzelnen Abstimmungen nicht) - anonyme Abstimmung (Teilnehmer/Administratoren sehen die einzelnen Abstimmungen nicht) - nur einmalige Abstimmung möglich
Abstimmung endet am	falls angegeben, ist eine Abstimmung nur bis zu diesem Datum möglich
Administrator	nur dieser Benutzer kann die Abstimmung bearbeiten
Optionen	Optionen: Abstimmsdetails erst nach der Festlegung des Ergebnisses/nach dem Ende-Datum anzeigen (nicht schon nach der eigenen Abstimmung)
Alternativen/Fragen	Liste der Tabelle mit den Alternativen/Fragen Alternative/Frage: Die Frage, z.B. ein Datumswert, oder auch Texte wie "Soll Max Kassenprüfen werden", oder "Wer soll Kassenprüfer werden" Auswahl-Art: Die Art der Antwort: Auswahl-Liste / Bewertung / Freitext-Antwort mögliche Antworten (kommagetrennt): betrifft Auswahl-Liste, Beispiele: "Ja,Nein,Vielleicht" oder "Max,Hans,Susanne"
Auswahlwerte	Abstimmmöglichkeit je Alternative, z.B. "Ja", "Vielleicht" oder "Nein" Ein ";" wird bei der Anzeige zu einem ",".
Abstimmberechtigung für Gruppe	Legt fest, dass alle Gruppenmitglieder abstimmen dürfen
Abstimmberechtigung für Rolle	Legt fest, dass alle Rollenmitglieder abstimmen dürfen
Abstimmberechtigung für Veranstaltungs-Teilnehmer	Legt fest, dass alle Teilnehmer der gewählten Veranstaltungs abstimmen dürfen
Abstimmung nur mit spezieller Url mit Zugangscode möglich	Damit ist es möglich, dass nur in einer Online-Sitzug anwesende Teilnehmer abstimmen können (denen dann erst während der Sitzung der Link mitgeteilt wird). Den Link kann nur der Ersteller der Abstimmung in der Abstimmung sehen! Die Teilnehmer müssen am System angemeldet sein und mit der obigen Berechtigung freigeschaltet sein.
Speichern	Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern

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3.3 Mails senden

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3.3.1 Mitglieder und andere Verteiler einladen

Sie können einen bestehenden Verteiler (Rolle, Gruppe usf.) einladen.
Klicken Sie dazu in der Veranstaltung auf den Button "Mail senden / Team-Mitglieder bzw. andere Verteiler zur Veranstaltung einladen".
Hier erhalten alle beteiligten Team-Mitglieder eine Einladungsmail. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn es z.B. eine Gruppe "Freunde" gibt und dieser Verteiler für diesen Zwecke benutzt werden soll.
Bereits angemeldete Personen bekommen keine Einladung.

Feld	Beschreibung
Absender	Auswahl, wer der Absender sein soll. Nur auswählbar, wenn die angemeldete Person das "Mail senden als Stellvertreter"-Recht besitzt. Ansonsten wird der Absender und ggf. die Reply-To-Adresse angezeigt, die das System verwendet. Je nach eingestellter Gruppe und Optionen wird dabei als Absender die Gruppen-E-Mail-Adresse verwendet.
Empfänger-Verteiler	Die gewünschte Verteilergruppe, Auswahl der Team-Mitglieder nach Rollen, Gruppen usf. (siehe Team-Mitglieder, Mail verschicken) Hier ist zudem die Möglichkeit gegeben, die Teilnehmerlisten einer anderen Veranstaltung als Empfänger auszuwählen.
Mail-Betreff/Nachrichtentext	Ermöglicht die Anpassung der Standard-Mail (nur falls keine Mehrsprachigkeit aktiviert!)
Anmerkungen	interne Anmerkungen
Verzögert senden	Legt die Einladungs-Mail in den Postausgang und sendet sie erst zum angebenen Zeitpunkt.
Vorschau der Empfänger	Zeigt zur Prüfung eine Liste der Empfänger an, an welche die Einladung gehen würde
Jetzt einladen	Verschickt die Einladungsmail. Alle Personen auf dem Verteiler erhalten eine Mail mit einem Link, mit dem sie sich direkt (ohne Login!) anmelden können
Abbrechen	Schließt das Fenster
Zurück	Wechselt zurück zu Veranstaltung
Bisherige Einladugen	zeigt alle bisherigen Einladungen dieser Veranstaltung an. Dort können Sie Einladungen auch löschen - das ist für den erneuten Versand an bereits eingeladene Teilnehmer notwendig!

Hinweis: Einladungen von Veranstaltungen vor mehr als 6 Monaten werden automatisch gelöscht!

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3.3.2 Externe Personen einladen

Sie können zu einer Veranstaltung externe Freunde einladen.
Gehen Sie dazu auf eine Veranstaltung und wählen Sie den Button "Mail senden / Externe Personen zur Veranstaltung einladen".
Sie können nun das Formular ausfüllen (Anrede, Vorname, Name, Firma, E-Mail und Anmerkungen) und auf den Button "Jetzt einladen" klicken.
Der Text der Mail ist unter Administration/Vorlagen fest definiert.

Feld	Beschreibung
Absender	Auswahl, wer der Absender sein soll. Nur auswählbar, wenn die angemeldete Person das "Mail senden als Stellvertreter"-Recht besitzt. Ansonsten wird der Absender und ggf. die Reply-To-Adresse angezeigt, die das System verwendet. Je nach eingestellter Gruppe und Optionen wird dabei als Absender die Gruppen-E-Mail-Adresse verwendet.
Anrede	Herr oder Frau
Vorname	Der Vorname des Einzuladenden
Name	Der Nachname des Einzuladenden
Firma	Die Firma des Einzuladenden
E-Mail	Die E-Mail-Adresse - an diese wird die Einladung verschickt
Anmerkungen	interne Anmerkungen
Jetzt einladen	Verschickt die Einladungsmail. Ihr Freund erhält eine Mail mit einem persönlichen Link, mit dem er sich direkt (ohne Login!) zu Veranstaltung anmelden kann
Abbrechen	Schließt das Fenster
Zurück	Wechselt zurück zu Veranstaltung
Bisherige Einladugen	zeigt alle bisherigen Einladungen dieser Veranstaltung an. Dort können Sie Einladungen auch löschen - das ist für den erneuten Versand an bereits eingeladene Teilnehmer notwendig!

Ihr Freund erhält dann eine E-Mail mit einem Anmelde-Link.
Über diesen Link kann er sich anmelden (auch gültig bei internen Veranstaltungen).
Dieser Link ist nur einmalig verwendbar.

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3.3.3 Mail an Teilnehmer senden

In vielen Fällen möchten Sie Informationen über die Veranstaltung per Mail versenden.
Klicken Sie dazu auf die Veranstaltung und anschließend auf den Button "Mail senden".
Es öffnet sich ein Menü mit folgenden Möglichkeiten:

• Mitglieder bzw. andere Verteiler zur Veranstaltung einladen
  
• Externe Personen zur Veranstaltung einladen
  
• Mail an Teilnehmer der Veranstaltung senden (bzw. eingeladene oder nicht-teilnehmende Mitglieder)
  
• Mail/Serienbrief an Mitglieder verschicken

Sie können eine Mail an alle angemeldeten Teilnehmer einer Veranstaltung senden:

Klicken Sie dazu auf die Veranstaltung und anschließend auf den Button "Mail senden / Mail an Teilnehmer der Veranstaltung senden (..)".
Daraufhin öffnet sich der folgende Dialog:

Feld	Beschreibung
Absender	Auswahl, wer der Absender sein soll. Nur auswählbar, wenn die angemeldete Person das "Mail senden als Stellvertreter"-Recht besitzt. Alternativ ist über das Feld "bzw. an folgende E-Mail-Adresse" auch eine abweichende Absende-E-Mail-Adresse wählbar. Ansonsten wird der Absender und ggf. die Reply-To-Adresse angezeigt, die das System verwendet. Je nach eingestellter Gruppe und Optionen wird dabei als Absender die Gruppen-E-Mail-Adresse verwendet.
Empfänger	Auswahl, wer die Mail bekommen soll. Auswahl: - alle zur Veranstaltung ... am ... angemeldeten internen Teilnehmer - alle zur Veranstaltung ... am ... angemeldeten externen Teilnehmer - alle eingeladenen Team-Mitglieder - alle Team-Mitglieder, die sich NICHT an der Veranstaltung angemeldet haben - alle eingeladenen Team-Mitglieder, die sich NICHT an der Veranstaltung angemeldet haben - alle Teilnehmer von der Gruppe '...', die sich NICHT an der Veranstaltung angemeldet haben
Einschränkungen	Über den Link "anzeigen" können Sie eine Feldliste alle Anmeldungs-Extrafelder öffnen (falls vorhanden). Wenn Sie hier Eingaben tätigen, dann erhalten nur Personen die E-Mail, welche diese Option gewählt haben (Beispiel: Essen: "Fleisch").
Betreff	Der Betreff der Nachricht
Nachricht	Der Nachrichtentext
Attachments	Individuelle Anhänge. Standardmäßig werden die Anhänge als Link verschickt (der Empfänger bekommt einen Internet-Link zugeschickt). Wenn Sie den Haken entfernen, dann wird das Attachment als normaler Anhang zugestellt (erhöhte Datenmenge! - maximal 20 MB in Summe erlaubt!). Nach den drei neuen Attachments werden die bei der Veranstaltung bereits hinzugefügten Veranstaltungs-Attachments angezeigt und können mit einer Checkbox in die Mail übernommen werden.
Antwortfax und Veranstaltungsauswahl	fügt nach jedem PDF ein Antwortfax ein (bzw. nur bei Empfängern, die "nur per Post" eingestellt haben). Die Veranstaltungszuordnung ermöglicht die Übernahmen von Veranstaltungsdaten in das Antwortfax (Datum, Titel, Kontakt, Kosten, Anmeldeoptionen). Die Option "Empfänger in Einladungsliste aufnehmen (nur bei Mail)" ermöglicht die Aufnahme der Empfänger in die Einladungsliste der Veranstaltung. Dei Versendeart kann die Empfängeerliste auf noch nicht-eingeladene Personen einschränken.
Signatur	Text, der unter den Attachment-Links verschickt wird (bzw. der Platzhalter {#signatur#} wird ersetzt)
Verzögert senden	Legt die Mail in den Postausgang und sendet sie erst zum angebenen Zeitpunkt. Vor dem Versandzeitpunkt können die Mails unter "Gesendete Elemente" noch gelöscht werden.
Zurück	Wechselt zurück zur Veranstaltung
Schließen	Schließt das Fenster
Mail jetzt senden	Absenden starten
Empfänger-Liste	Liste aller Empfänger anzeigen
Test an eigene E-Mail	Testmail an eigene hinterlegte E-Mail-Adresse senden
Bereits verschickte Mails	Mails anzeigen, die bereits an Teilnehmer dieser Veranstaltung verschickt wurden (auch automatische Erinnerungen!)

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3.3.4 Mail/Serienbrief an Team-Mitglieder verschicken

Sie können ein Mail an sonstige Team-Mitglieder senden, und damit auch Team-Mitglieder erreichen, die noch nicht angemeldet sind.

Daraufhin öffnet sich der "Mail/Serienbrief versenden"-Dialog (siehe: "Mail/Serienbrief versenden").

Die Veranstaltung ist dabei bereits vorausgewählt.

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3.4 Anmelden

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3.4.1 Zu Veranstaltungen anmelden

Ihre Team-Mitglieder, sowie je nach Einstellung auch ein externer Besucher, können sich online zu Veranstaltungen anmelden.

Die Vorteile:

• Sie kennen die genauen Teilnehmerzahlen und können somit den Raum und ggf. Catering passend planen.
  
• Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen wird auch gleich bei der Anmeldung die Rechnung erstellt und dem Anmelder zugestellt. Das sorgt für eine zeitnahe Einnahme der Kosten.
  
• Am Jahresende besitzen Sie wertvolle Statistiken über Ihre Veranstaltungs- und Anmeldezahlen.

Anmeldung zu Veranstaltungen

Ihre Team-Mitglieder können sich online anmelden (passwortgeschützt).
Öffnen Sie dazu eine Veranstaltung und klicken Sie auf "Jetzt an-/abmelden".

Es erscheint das Anmeldefenster.
Hier können Sie Begleiter und eine Anmerkung eingeben.

Feld	Beschreibung
Mitglied	als Anzeige: Ihr Name
Status	als Anzeige: Ihr Anmeldestatus (wird nur angezeigt für angemeldete Personen)
Ich möchte mich	anmelden oder abmelden ("abmelden" wird nur angezeigt, wenn "Abmelden" in einer Rolle des Benutzers erlaubt ist - es gibt Vereine, die von Ihren Mitgliedern ein aktives Abmelden von Veranstaltungen einfordern)
Extrafelder...	Eingabefelder aller Anmeldungs-Extrafelder. Allgemeinen Extrafelder für alle Veranstaltungen: Angelegt unter Administration/Basiskonfiguration/Extrafelder Extrafelder speziell für diese Veranstaltung: Veranstaltung bearbeiten, Register "Anmeldung", Button "Ergänzende Felder nur für die Anmeldungen dieser Veranstaltung hinzufügen".
Begleitung	Hier können Sie Begleiter hinzufügen (nur angezeigt, wenn Begleiter in der Veranstaltung zugelassen sind). Firmenname wird automatisch übernommen. Vorname und Nachname müssen ausgefüllt werden.
Anmerkungen	Hier können Sie Anmerkungen an den Veranstalter eingeben
für alle anderen Mitglieder sichtbarer Kommentar	Möglichkeit anderen Teilnehmern etwas mitzuteilen (z.B. "ich habe 2 Plätze im Auto frei")
Jetzt verbindlich an/abmelden	Meldet Sie an bzw. ab (ggf. "Jetzt verbindlich anmelden", falls abmelden nicht möglich ist)

Nach den Klick auf "Jetzt an-/abmelden" erscheint die Bestätigung

Nun haben Sie folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Schließen	Schließt das Fenster (falls Anmeldung in Popup-Dialog erfolgt ist)
Zur Startseite	Wechselt zur Startseite (falls Anmeldung in Browser-Hauptseite erfolgt ist)
in eigenen Kalender (z.B. Outlook oder Apple Kalender) übernehmen	Übernimmt den Termin in Outlook (per ICS-Datei)

Sie erhalten eine Bestätigungsmail mit Ihrer Anmeldung.
Darin ist auch ein Link zur Änderung / Abmeldung enthalten (falls Sie dazu das Recht haben).

Unter dem Register "Mein Profil" unter dem Navigationspunkt "Meine Termine" können Sie alle Veranstaltungen sehen, zu denen Sie sich angemeldet haben.
Auch im Kalenderblatt ist bei Ihren Veranstaltungen ein angemeldet eingeblendet.

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3.4.2 Anmeldung externer Teilnehmer

Bei Veranstaltungen können sich auch externe Teilnehmer (ohne Login) anmelden - falls die Rollen (Administration/Rollen/Rolle "nicht angemeldet"/Rollenrecht "Veranstaltung anmelden = anmelden") und die Veranstaltung (Veranstaltungsdefinition: "Wer kann sich anmelden? = extern") dies zulassen:

Zunächst muss ein nicht-angemeldeter Besucher auswählen, ob er ein Mitglied oder ein externer Teilnehmer ist.

Feld	Beschreibung
ich habe eine Login-Kennung	Weiter mit dem oben beschriebenen Verfahren (unter zusätzlicher Angabe des Logins und des Passwortes), siehe "Zu Termine anmelden"
ich bin ein externer Teilnehmer ohne Login-Kennung	Weiter mit dem nachfolgend beschriebenen Verfahren

Nach der Auswahl "ohne Login" erscheint folgende Seite:

Feld	Beschreibung
Anrede	Herr oder Frau
Titel	Der Titel des externen Teilnehmers
Vorname	Der Vorname des externen Teilnehmers (Pflichtfeld)
Nachname	Der Nachname des externen Teilnehmers (Pflichtfeld)
Firmenname	Die Firma des externen Teilnehmers (insbes. relevant für die Rechnung bei kostenpflichtigen Veranstaltungen)
Straße	Die Strasse des Teilnehmers (insbes. relevant für die Rechnung bei kostenpflichtigen Veranstaltungen)
Ort	Die PLZ und der Ort des Teilnehmers (insbes. relevant für die Rechnung bei kostenpflichtigen Veranstaltungen)
Telefon-/Mobilnummer	Die Telefon- bzw. Mobilnummer des externen Teilnehmers
E-Mail	Die E-Mail-Adresse des externen Teilnehmers (Pflichtfeld)
Extrafelder...	Eingabefelder aller Anmeldungs-Extrafelder. Allgemeinen Extrafelder für alle Veranstaltungen: Angelegt unter Administration/Basiskonfiguration/Extrafelder Extrafelder speziell für diese Veranstaltung: Veranstaltung bearbeiten, Register "Anmeldung", Button "Ergänzende Felder nur für die Anmeldungen dieser Veranstaltung
Begleiter	Hier können Sie Begleiter hinzufügen (falls dies in der Veranstaltung zugelassen ist; Firmenname wird automatisch übernommen). Vorname und Nachname müssen ausgefüllt werden.
Anmerkungen	Hier können Sie Anmerkungen an den Veranstalter eingeben
SPAM-Schutz-Abfrage	Damit nicht automatische Tools von Hackern diese Funktion missbrauchen, um E-Mails zu versenden, muss hier als Sicherheit manuell der angezeigte Code eingegeben werden.
Datenschutz	Einwilligung zum Datenschutz
Zurück	Zurück zum vorhergehenden Schritt
Jetzt verbindlich/kostenpflichtig anmelden	Anmeldung durchführen. Bei einer kostenpflichtigen Veranstaltung wird anschließend die Bezahlinformationen abgefragt.

Hinweis: Weitere Pflichtfelder sind unter den Administration-Optionen einstellbar

Nach den Klick auf "Jetzt an-/abmelden" erscheint die Bestätigung

Nun haben Sie folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Schließen	Schließt das Fenster
in eigenen Kalender (z.B. Outlook oder Apple Kalender) übernehmen	Übernimmt den Termin in Outlook (per ICS-Datei)

Sie erhalten eine Bestätigungsmail mit Ihrer Anmeldung. Darin ist auch ein Link zur Änderung / Abmeldung enthalten.

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3.4.3 Kostenpflichtige Veranstaltungen

Kostenpflichtige Veranstaltungen haben Eintragungen unter "Kosten" (siehe "Termin anlegen/bearbeiten").

Nach dem Klick auf "Jetzt an/abmelden" kommt ein ähnlicher Dialog wie oben beschrieben. Die Kosten sind hier ergänzend erwähnt. Zudem heisst der Button "Jetzt kostenflichtig anmelden".

Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen kommt als weiterer Schritt die Abfrage nach der Bezahlart:

Feld	Beschreibung
Rechnungsadresse - Firma - Name - Straße - Ort - E-Mail	Die gewünschte Rechnungsadresse. Es wird standardmäßig die als Rechnungsadresse eingestellte Adresse angezeigt - über das Dropdown-Feld oberhalb können Sie auf die anderen gespeicherten Adressen umschalten.
Bezahlungsart	per Bankeinzug Es muss der Kontoinhaber, die IBAN (wird sofort auf Korrektheit geprüft, Eingabe ist Pflicht), die BIC und Bank (werden aus der IBAN berechnet) eingegeben werden. Der Verein bucht den Betrag dann vom Konto ab. (falls aktiviert) per Rechnung Es muss der Kontoinhaber, die Kontonummer, die Bank und die Bankleitzahl eingegeben werden. Der Verein bucht den Betrag dann vom Konto ab. (falls aktiviert) per Sofortueberweisung.de Der Anmelder kann den Betrag über sofoertueberweisung.de sofort von seinem Girokonto überweisen (falls aktiviert) per Paypal Der Anmelder kann den Betrag sofort über Paypal (z.B. per Kreditkarte) bezahlen (falls aktiviert)
Zurück	Zurück zum vorhergehenden Schritt
Weiter	Zum nächsten Schritt

Nach dem Klick auf "Weiter" können Sie alle Daten nochmal prüfen und die Anmeldung abschließen:

Feld	Beschreibung
Anmerkung	Anmerkung an die Rechnungsstellung
Zurück	Zurück zum vorhergehenden Schritt
kostenpflichtige Anmeldung jetzt durchführen	Erstellt die Buchung (per Bankeinzug und per Rechnung)
kostenpflichtige Anmeldung und Bezahlung jetzt durchführen	Erstellt die Buchung und startet den Bezahlprozeß (falls Zahlungsdienstleister sofoertueberweisung.de oder Paypal gewählt)

Falls sofoertueberweisung.de oder Paypal gewählt wurde, werden nun zunächst Eingaben für den Bezahlprozeß abgefragt.

Anschließend bekommen Sie direkt die Rechnung zum Download angeboten. Diese wird Ihnen auch per Mail zugestellt.

Feld	Beschreibung
[Rechnungsnummer]	Öffnet die Rechnung als PDF
Schließen	Schließt das Fenster
in eigenen Kalender (z.B. Outlook oder Apple Kalender) übernehmen	Übernimmt den Termin in Outlook (per ICS-Datei)

Hinweise:

• Am Ende der Anmeldung haben Sie - falls vorhanden - auch die Möglichkeit, der Veranstaltung zugeordnete Shop-Angebote zu kaufen.
  
• Bei einer Abmeldung (falls per Rollenrecht erlaubt - nur bis zum definierten Abmeldeschluß möglich) wird eine Gutschrift erstellt.
  
• Unter dem Register "Mein Profil" unter dem Navigationspunkt "Meine Rechnungen" können Sie alle Ihre Rechnungen sehen, die für Sie erstellt wurden.
  
• Unter "Meine Termine" haben Sie jederzeit einen Überblick über Ihre Anmeldungen. Dort können Sie auch einen ICAL-Kalender Ihrer Termine abonnieren: "ICAL Kalender meiner angemeldeten Termine abonnieren (z.B. Kalender in Outlook einbinden)"
  
• Falls die max. Teilnehmerzahl erreicht ist landen Sie auf der Warteliste. Bei einer kostenpflichtigen Veranstaltung müssen der Zahlungsdaten bereits eingegeben werden, die aber erst beim Nachrücken benutzt werden.

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3.4.4 Abmelden

Falls Sie sich angemeldet haben und doch nicht erscheinen können, dann haben Sie bis zum Abmeldeschluß die Möglichkeit, sich wieder abzumelden.
Der Abmeldeschluß ist in der Veranstaltung angegeben - falls nicht definiert dann ist es der Veranstaltungstermin.

Gehen Sie dazu auf die Veranstaltung und wählen Sie "Jetzt an-/abmelden".

Sie haben nun folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Jetzt Abmelden	Hiermit melden Sie sich ab. Bei bereits erstellten Rechnungen erhalten Sie eine Gutschrift über den bereits in Rechnung gestellten Betrag.
Begleiter ändern / Anmerkung senden	Hier können Sie Begleiter hinzufügen und/oder entfernen oder auch eine Anmerkung zur Veranstaltung senden (Beispiel: "ich kann 5 Personen mitnehmen"). Bei einer Kostenänderung wird eine Differenz-Rechnung erstellt.
Zurück	Wechselt zurück zur Veranstaltung
[Rechnung]	Download der Rechnung
[SEPA-Mandat]	Download des SEPA-Mandats

Abmeldung:

Feld	Beschreibung
Grund für Abmeldung	Geben Sie hier den Grund Ihrer Abmeldung ein. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld für Mitglieder und wird bei externen Teilnehmern nicht angezeigt.
Jetzt abmelden	Führt die Abmeldung durch. Bei einer kostenpflichtigen Veranstaltung erhalten Sie eine Gutschrift zum Download und per Mail.

Anmeldung ändern / Anmerkung senden:

Feld	Beschreibung
Extrafelder..	Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre individuell ausgewählten Extrafelder zu ändern.
Begleiter	Hier können Sie Begleiter anpassen
Anmerkungen	Hier können Sie Anmerkungen an den Veranstalter anpassen
Speichern	Speichert die Eingaben. Ggf. wird eine neue Rechnung erstellt und zugestellt.
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern

Hinweis: Die Möglichkeit des Abmeldens besteht nur bis zum Abmeldeschluss bzw. falls dieser nicht festgelegt wurde bis zum Anmeldeschluss bzw. zum Tag der Veranstaltung, nicht später. Bei Kursen ist es nur am 1. Kurstag möglich, sich für den gesamten Kurs abzumelden (bei Auswahl "für den gesamten Kurs (und ggf. Gutschrift der Kosten)").

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3.5 Anmeldungen verwalten

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3.5.1 Anmeldeliste

Auf der Anmeldeliste sehen Sie, falls Sie die Berechtigung dazu haben, alle angemeldeten Personen.

Klicken Sie dazu auf die Veranstaltung und anschließend auf den Button "Anmeldungen".

Die Anmeldeliste wird gemäß der unterschiedlichen Anmelde-Status-Werte in Registern dargestellt (nur vorhandene Zustände sind als Register sichtbar):

• angemeldete Personen: Diese Personen haben sich angemeldet
  
• abgemeldete Personen: Diese Personen haben sich (wieder) abgemeldet
  
• nicht erschienene Personen: Status wird nach der Veranstaltung vom Organisator vergeben
  
• Warteliste: Diese Personen haben sich angemeldet, aber die maximale Anzahl der Personen war bereits erreicht
  
• keine Rückmeldung: Eingeladene Personen ohne Rückmeldung

Manche Vereine möchten protokollieren, welche Teilnehmer auch wirklich gekommen sind. Hierzu gibt es zwei Verfahren:

Variante 1:
Sie markieren nach der Veranstaltung alle nicht erschienenen Teilnehmer mit "[nicht erschienen]".

Variante 2:
Sie markieren beim Eintreffen bei der Veranstaltung alle erschienenen Teilnehmer mit "[anwesend]".
Nach der Veranstaltung können Sie dann mit dem Button "Alle NICHT auf 'anwesend' gesetzte Teilnehmer als 'nicht erschienen' markieren" dann den Status "nicht erschienen" geben.

Grün markierte Zeilen sind bezahlte Anmeldungen.

Feld	Beschreibung
Zurück	Wechselt zurück zur Veranstaltung
Export der Anmeldungsliste Sortiert nach Anmeldezeitpunkt Sortiert nach Nachname Konfigurierbarer Export Alle Team-Mitglieder die NICHT teilnehmen Namensschilder: [Einsteckschilder (Avery Zweckform LR4726)] Namensschilder: Selbstklebende Namens-Etiketten (Avery Zweckform L4784)]	Sortiert nach Anmeldezeitpunkt Sortiert nach Nachname Hiermit exportieren Sie die Liste als Excel-Datei, die Sortierung ist wählbar nach Anmeldezeitpunkt bzw. Nachname. In der Exportliste steht auch der Anmeldezeitpunkt. Konfigurierbarer Export Ermöglicht Ihnen die freie Wahl der Spalten, der Sortierung und des Exportformats. Über die Speicherung als Favorit können Sie einen selbst gestalteten Export direkt in dieses Menü einblenden und allen Veranstaltungsorganisatoren zur Verfügung stellen. Alle Mitglieder die NICHT teilnehmen Ermöglicht ein Anschreiben zur Einladung der noch fehlenden Vereinsmitglieder. Namensschilder: ... Der Export der Namensschilder als PDF ermöglicht den Druck auf Namensschilder-Etiketten. Die Definition der verschiedenen Namensschilder-Formate können Sie unter Administration/Vorlagen/PDF ergänzen. Wenn in der Anmeldeliste bestimmte Personen markiert sind, dann werden nur für diese Namensschilder erstellt.
Person manuell anmelden eine Person manuell anmelden mehrere Personen manuell anmelden	Hiermit können Sie ein Mitglied bzw. mehrere Team-Mitglieder manuell hinzufügen. Es wird eine Anmeldebestätigung an den Teilnehmer mit ggf. der Rechnung verschickt. siehe "Personen manuell anmelden" und siehe "mehrere Personenen manuell anmelden"
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei
Aktionen  alle markierten Personen: anwesend alle markierten Personen: abmelden alle markierten Personen: anmelden alle markierten Personen: auf Warteliste alle markierten Personen: auf Liste alle markierten Personen: nicht erschienen alle markierten Personen: löschen alle markierten Personen: Optionen anpassen alle markierten Personen: Rechnungen erstellen/anpassen alle markierten Personen: Anmeldebestätigung senden alle markierten Personen: als externen Kontakt speichern (nur nicht zugeordnete) alle markierten Personen: veranstaltende Gruppe zuweisen alle markierten Personen: Mail senden Angemeldete Mitglieder auf Karte anzeigen Anmeldungen importieren	alle markierten Personen: anwesend / abmelden / auf Warteliste / auf Liste / nicht erschienen Hiermit ändern Sie den Status aller markierter Personen. Es wird ggf. eine Benachrichtigungsmail inkl. ggf. eine Korrektur-Rechnung verschickt. Es werden ggf. Gutschriften bzw. Rechnungen erstellt und zugestellt. Die Statuserte "anwesend" und "nicht erschienen" sind nur bei vergangenen Veranstaltungen möglich. ".. auf Warteliste" löst NICHT den automatischen Nachrück-Mechanismus aus. alle markierten Personen: löschen Hiermit löschen Sie alle markierten Personen von der Anmeldeliste. Es öffnet sich ein Dialog in dem Sie auswählen können, ob die Teilnahmer eine Abmeldebestätigungsmail und ggf. eine Gutschrift erhalten sollen. alle markierten Personen: Optionen anpassen Hiermit können Sie Anmelde-Optionen aller markieren Personen ändern. alle markierten Personen: Rechnungen erstellen/anpassen Hiermit wird geprüft, ob alle Teilnehmer eine Rechnung über den aktuell gültigen Beitrag erhalten haben und das Ergebnis der Prüfung wird angezeigt - danach können Sie direkt Differenzrechnungen für von Ihnen konkret ausgewählte Benutzer erstellen. Notwendig z.B. nach einer Kostenänderung oder bei der Administrations-Einstellung, Rechnungen erst später manuell zu versenden. alle markierten Personen: Anmeldebestätigung senden Hiermit können Sie die Anmeldebestätigung erneut oder auch erstmanlig versenden. alle markierte Personen: als externen Kontakt speichern (nur nicht zugeordnete) Übernimmt externe Teilnehmer als externe Kontakte. alle markierte Personen: veranstaltende Gruppe zuweisen (nur falls "veranstaltende Gruppe" in Veranstaltung gesetzt) Nimmt bei allen gewählten Teilnehmern in die veranstaltende Gruppe als Gruppenteilnehmer auf. alle markierten Personen: Mail verschicken Hiermit können Sie eine Mail an alle markieren Personen versenden. Die Auswahl einer Mail-Vorlage ist möglich. Angemeldete Mitglieder auf Karte anzeigen Zeigt alle Teilnehmer auf einer Google-Maps-Karte Anmeldungen importieren Der Import ermöglicht ein Einlesen einer Excel/CSV-Datei mit manuell erfassten Anmeldungen.
Kasse	Zeigt eine GuV-Auswertung aller zur Veranstaltung gehörenden Belege an und ermöglicht damit eine finanzielle Auswertung (Buchführung-Lese-Recht erforderlich). Auch zu sehen ist die Auftrennung in bezahlte und unbezahlte Rechnungen.
Alle NICHT auf 'anwesend' gesetzte Teilnehmer als 'nicht erschienen' markieren	Die "Anwesend"-Markierung dient primär während der Veranstaltung, anwesende Personen zu identifizieren. Für die Statistiken sind die nicht-erschienen Personen relevant. Mit Hilfe dieses Buttons können automatisch die nicht-anwesenden in die nicht-erschienenen gewandelt werden. (der Button wird nur angezeigt wenn 'abwesend'-Markierungen vorhanden sind.
alle Teilnehmer nur anwesend markierte Teilnehmer nicht anwesend markierte Teilnehmer	Filter bei der Liste der angemeldeten Personen (nur zu sehen falls der Veranstaltungstag erreicht ist)
interne und externe Teilnehmer nur interne Teilnehmer nur externe Teilnehmer	Filter der Teilnehmer-Art
	Öffnet ein Fenster zur Bearbeitung der Anmeldung (Mitgliedsauswahl oder externe Daten, Begleiter, Anmerkung, Bezahlt-Status). Hier sehen Sie auch alle Rechnungen und können ggf. manuell eine Rechnung auslösen. Beim Setzen des Bezahlt-Hakens wird zudem auch die Rechnung in den Status "bezahlt" gesetzt. Hier können Sie auch Autowert-Extrafelder manuell bearbeiten. Siehe "Anmeldung bearbeiten"
	Löschen einer Anmeldung. Es öffnet sich ein Dialog in dem Sie auswählen können, ob der Teilnahmer eine Abmeldebestätigungsmail und ggf. eine Gutschrift erhalten soll. Hinweis: Die Anmeldung taucht anschließend im Mitgliederprofil und den Statistiken nicht mehr auf.
Alle  alle alle bezahlten alle nicht bezahlten alle ohne Rechnung	Ermöglicht die Markierung aller Anmeldungen, aller bezahlten Anmeldungen oder alle nicht bezahlten Anmeldungen (nicht bezahlt: Rechnung existiert und diese ist nicht bezahlt)
Tätigkeit melden	Falls die Veranstaltungen ein Extrafeld vom Typ "Auswahl Projekte" haben, dann können berechtige Mitglieder hier Statusmeldugen der Projekte abgeben.
[zuordnen]	Ermöglicht das Überführen einer externen Anmeldung in die Team-Mitglieder-Liste oder Externe-Kontakte-Liste (Link in Rolle-Spalte). Dieser (und nur dieser) Anmeldeeintrag wird nach dem Speichern durch das neue interne Team-Mitglied / externem Kontakt ersetzt.
[Abmelden]	Meldet die Person, z.B. nach einer persönlichen Absage per Telefon oder E-Mail, ab. Es öffnet sich ein Dialog in dem Sie auswählen können, ob der Teilnahmer eine Abmeldebestätigungsmail und ggf. eine Gutschrift (nur bei einer Abmeldung vor dem Abmeldeschluß!) erhalten soll. Beim Typ "Kurs" werden beim Klick in der 1. Veranstaltung alle Kurstage auf "Angemeldet" gesetzt.
[Anmelden]	Meldet die abgemeldete Person wieder an
[auf Warteliste]	Verschiebt die Person auf die Warteliste. Es wird ggf. eine Gutschrift erstellt und zugestellt.
[auf Liste]	Verschiebt die Person von der Warteliste auf die Teilnehmerliste. Es wird ggf. eine Rechnung erstellt und zugestellt. Beim Typ "Kurs" werden beim Klick in der 1. Veranstaltung alle Kurstage auf "Anwesend" gesetzt.
[Nicht erschienen]	Markiert, dass diese Person ohne Abmeldung nicht erschienen ist (erst nach der Veranstaltung möglich). Wenn es sich um eine Anmeldung mit Begleitern handelt, kann die Anzahl der nicht erschienen Personen eingegeben werden.
[anwesend]	Markiert die Person als anwesend (nur zu sehen falls der Veranstaltungstag erreicht ist)
[nicht anwesend]	Markiert die Person als anwesend (nur zu sehen falls der Veranstaltungstag erreicht ist)
	Zeigt das Änderungs-Protokoll der Anmeldung
Extrafelder	Extrafelder vom Typ "Textfeld", "Textfeld Zahl" und "Auswahl (Dropdown)" können direkt bearbeitet werden (Anmeldungs-Änderungsrecht erforderlich)

Hinweise:

• Die Spalten "Kontakt" und die Extrafelder sehen nur Personen, die das Rollen-Recht "Anmeldungen ändern" besitzen.
  
• Die Markierung "gelöschtes Mitglied" sehen nur Personen, die das Rollen-Recht "Anmeldungen ändern" besitzen.
  
• Sind Extrafelder ("Auswahlfeld", "Auswahlfeld mehrfach", "Auswahl (Radio-Button)" oder andere "Liste") mit der Anmeldung verknüpft, ist unter der Anmeldeliste eine kleine Auswertung zu sehen (z.B. 10x Fleisch, 8x Fisch, 2x Vegetarisch) - das Recht "Anmeldungen ändern" ist dafür erforderlich. Auch die Anrede (Geschlecht) wird ausgewertet.

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3.5.2 Personen manuell anmelden

Als Organisator oder Vorstand können Sie Personen manuell auf die Anmeldeliste hinzufügen. Öffnen Sie dazu die Anmeldeliste und wählen Sie "Person manuell anmelden".

Feld	Beschreibung
interner Teilnehmer / externer Kontakt - Mitglied - Adressauswahl	öffnet die Auswahlbox für die manuelle Anmeldung eines internen Teilnehmers. Auswahl eines Mitglieds. Wenn das Mitglied sich schon auf der Teilnehmerliste befindet, wird dies gemeldet und nicht erneut hinzugefügt. Über die Adressauswahl können Sie auswählen, ob die private oder welche geschäftliche Adresse für die Rechnung verwendet wird
externer Teilnehmer - Anrede - Vorname - Nachname - Speichern als	Der Name des externen Teilnehmers "Speichern als" legt fest, ob der externe Teilnehmer nur in der Anmeldeliste oder auch als Mitglied oder externer Kontakt gespeichert wird
Rechnungs- und Kontaktdaten - Firma - Straße - PLZ und Ort - Telefonnummer - E-Mail	Legt die Rechnungsadresse fest bzw. die E-Mail für die Anmeldebestätigung
Serientermine	Falls es sich um eine Terminserie handelt, können Sie hier den Teilnehmer zu mehr als zu einem Termin anmelden.
Begleiter	Hier können Sie Begleiter hinzufügen
Anmerkungen	Hier können Sie Anmerkungen an den Veranstalter eingeben
Status	Hier können Sie den zukünftigen Status festlegen: angemeldet (=Standard) abgemeldet nicht erschienen (ohne Abmeldung!) auf Warteliste (max. Teilnehmer erreicht) keine Rückmeldung (obwohl Anmeldepflicht)
Anmeldebestätigung	Hiermit legen Sie fest, ob die Person eine Anmeldebestätigung und falls kostenpflichtig der Rechnung per E-Mail bekommt.
Kostenfrei anmelden	Hiermit legen Sie fest, ob die Person bei einer kostenpflichtigen Veranstaltung eine Rechnung bekommt (Standard) oder nicht. Diesen Status können Sie später ggf. pr Button "Markierung 'kostenfrei' entfernen" entfernen (ANmeldung bearbeiten).
Bezahlart	Auswahl der Bezahlart per Überweisung per Bankeinzug (hier eingeben): es erscheinen weitere Felder! per Bar-Rechnung wie im Profil eingestellt (nur interner Teilnehmer)
Sprache	Sprache für die Anmeldebestätigung (bei externen Teilnehmern).
Gutscheincode	Verrechnung des Gutscheins mit der Rechnung (nur bei sofort ausgestellter Rechnung!)
Extrafelder	Hier können Sie die Extrafelder des Teilnehmers füllen.
Speichern	Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern

Hinweise:

• Es wird eine Anmeldebestätigung mit ggf. einer Rechnung verschickt.
  
• Auf diesem Weg können Sie Personen auch anmelden, wenn der Anmeldeschluss oder die maximale Personenzahl bereits überschritten/erreicht ist - dies wird nicht geprüft.

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3.5.3 mehrere Personenen manuell anmelden

Feld	Beschreibung
Auswahl der Team-Mitglieder	Auswahl aller internen Personen (Mitglieder-Liste) Auswahl aller externen Kontakte Auswahl nach Rolle Auswahl nach Gruppen Auswahl einzelne Mitglieder / externe Kontakte Auswahl externe Empfänger Filter Veranstaltungs-Teilnehmer: Übernahme der Teilnehmer einer anderen Veranstaltung
Anmeldebestäting	Markieren Sie dieses Auswahlfeld, wenn Sie eine Anmeldebestätigung per Mail senden möchten
Kostenfrei anmelden	Hiermit legen Sie fest, ob die Personen bei einer kostenpflichtigen Veranstaltung eine Rechnung bekommen (Standard) oder nicht.
Vorschau	Zeigt die Personen an, welche angemeldet würden. Die Vorschau muss auch Sicherheitsgründen immer ausgeführt werden, bevor die finale Anmeldung mögloch ist.
Jetzt anmelden	Führt die Anmeldung aller ausgewählten Personen durch. Bereits angemeldete Mitglieder werden NICHT erneut angemeldet. Erst nach der "Vorschau" sichtbar!
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern

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3.5.4 Anmeldung bearbeiten

Als Organisator können Sie Anmeldungen bearbeiten. Klicken Sie dazu in der Anmeldeliste auf das Bearbeiten-Icon.


Register "Anmeldedaten"

Feld	Beschreibung
Extrafelder	Hier können Sie Inhalte der Extrafelder (falls vorhanden) anpassen.
Begleiter	Hier können Sie Begleiter anpassen. Es wird ggf. eine Differenz-Rechnung erstellt und zugestellt.
Anmerkungen	Hier können Sie Anmerkungen an den Veranstalter anpassen
Interne Anmerkungen	Interne Anmerkungen des Veranstalters, die der Teilnehmer nicht sieht
Bezahlt	Markiert die Anmeldung als Bezahlt. Die Person ist dann auf der Anmeldeliste grün markiert. Der Bezahltstatus wird durch die Zahlungsdienstleister (sofortueberweisung.de, Paypal) nach erfolgreicher Bezahlung automatisch auf grün gesetzt! Wenn in der Kasse der Schatzmeister die zugeordnete Rechnung auf bezahlt setzt, wird ebenfalls dieser Anmeldeeintrag auf bezahlt gesetzt. (nur für Schatzmeister sichtbar - für die Sichtbarkeit dieses Feldes ist das Kasse-Bearbeiten-Recht erforderlich) Das manuelle Setzen des Hakens hier setzt die Rechnung auf den Status "bezahlt" - eine Änderung der Bezahlart o.ä. erfolgt nicht!
Neue Anmeldebestätigung senden	Sendet bei Speichern eine neue Anmeldebestätigung
ggf. Rechnung anpassen	Erstellt eine Differenz-Rechnung durch, falls sich ein Änderungbedarf ergibt (weitere/weniger Begleiter, andere Anmeldeoptionen) mit oder ohne Mail an den Teilnehmer: [ ] Differenzrechnung erstellen und per Mail versenden (falls Änderungssbedarf) [ ] Differenzrechnung erstellen (keine Mail, falls Änderungssbedarf)
Kostenfrei anmelden	Anpassung der Einstellung "kostenfrei anmelden" (die per "Person manuell anmelden" erfolgt ist)
Speichern	Speichert die Eingaben. Ggf. wird eine neue Rechnung erstellt und zugestellt.
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern

Register "Rechnungs-Info"

Feld	Beschreibung
Bereits erstellte Rechnungen	Hier sehen Sie die Liste der bereits erstellten Rechnungen und deren Bezahltstatus. Solange eine Rechnung nicht bezahlt ist, sehen Sie einen Link um die Rechnung verändern zu können (z.B. die Bezahlart).
Rechnung über .. Euro generieren	Falls eine Differenz zwischen den bereits in Rechnung gestellten Betrag und der aktuell gültige Betrag festgestellt wird, könnnen Sie über diesen Button eine Differenz-Rechnung ausstellen und zusenden lassen
Bezahldetails	Hier können Sie die Bezahldetails bearbeiten, wie Sie in der Anmeldung angegeben wurden

Register "Anmeldebestätigung"

Feld	Beschreibung
Anmeldebestätigung erneut senden	Sendet erneut die Mail mit der Anmeldebestätigung (z.B. auf direkte Anfrage des Empfängers)
PDF Eintrittskarte	Öffnet die Eintrittskarte (falls für diese Veranstaltung definiert!)
Anmelde-Visitenkarte	Öffnet die Seite wie Sie z.B. durch den QR-Code am Namensschild angezeigt wird
anderes Mitglied zuordnen	Ermöglicht es, ein anderes Mitglied auszuwählen und der Anmeldung zuzuordnen.

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3.6 Export/Import

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3.6.1 Export

Sie können alle Veranstaltungsdaten exportieren.

Sie haben folgende Auswahlmöglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Auswahl der Spalten	Export alle Daten (Gesamt-Export) Export alle Daten (Gesamt-Export) inkl. Anmeldungen Export alle Daten (Gesamt-Export) inkl. Anmeldungen, Abmeldungen, Warteliste, ... Eigene Auswahl der Spalten (es wird eine Liste der Felder angezeigt, die Sie per ">" einzeln oder ">>" alle übernehmen können. "<" bzw. "<<" löscht die Einträge ggf. wieder.
Veranstaltungen	Auswahl der zu exportierenden Veranstaltungen: alle Veranstaltungen nur zukünftige Veranstaltungen nur Veranstaltungen im Bereich ab Datum ... bis ... Datum auswählen
Kopfzeile	Kopfzeile lesbar (für die manuelle Weiterverarbeitung) Kopfzeile passend für den Import - damit Änderungen wieder importiert werden können bitte als 1. Spalte die ID exportieren!
Bitte geben Sie zur Sicherheit Ihr Login-Passwort ein	Sicherheitskontrolle, damit nicht eine fremde Person bei offenem Account schnell alle Daten entwenden kann
Jetzt als .csv exportieren Jetzt anzeigen Jetzt drucken Jetzt als Excel exportieren Jetzt als .csv exportieren Jetzt als .pdf (hoch) exportieren Jetzt als .pdf (quer) exportieren	Startet den Export

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3.6.2 Import

Über eine Excel/CSV-Datei können Sie Veranstaltungsdaten importieren.

Zum Import von Veranstaltungsdaten gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1:
Öffnen Sie folgende Import-Datei: Import.csv
Füllen Sie alle relevanten Spalten ab Zeile 2 aus (Beschreibung der Felder). Die 1. Zeile muss unverändert bestehen bleiben. Spalten dürfen gelöscht werden.
Speichern Sie die Datei ab.

Schritt 2:
Wählen Sie die gespeicherte Excel- bzw. CSV-Datei aus.

Schritt 3:
Klicken Sie auf "Jetzt importieren".
Anschließend wird diese Datei eingelesen und eine Liste aller Spalten angezeigt. Nach der Zuordnung zu Ziel-Feldern und einem Klick auf "Jetzt importieren" startet der Import.


Hinweise:
Zum Ändern bereits vorhandener Daten können Sie wie folgt vorgehen:

• Export der Daten mit der Option "Export alle Daten (Gesamt-Export; Kopfzeile passend für Import)"
  
• Gewünschte Anpassung durchführen und Datei speichern. Die 1. Spalte "id" muss dabei erhalten bleiben. Andere Spalten dürfen gelöscht werden.
  
• Import dieser Datei auf dieser Seite. Durch die Angabe der id wird ein Update durchgeführt, keine Neuanlage.
  
• Extrafelder vom Typ "Mehrfachauswahl": Trennzeichen beim Import ist das |, keine Leerzeichen vor oder nach dem |
  
• Über das Import-Feld "serienveranstaltungid" können Bezüge (Serientermine, RV-Programmpunkte) importiert werden.

Beim Import von neuen Veranstaltungsdatensätzen werden bei fehlenden Feldern die Standard-Vorbelegungen aus der Basiskonfiguration berücksichtigt.

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3.7 Statistiken

Über die Veranstaltung-Statistiken erhalten Sie einen Überblick (standardmäßig 1.1. bis 31.12.; über Stichtags-Eingabe abweichend analysierbar):

Veranstaltungen:
Anzahl der Veranstaltungen pro Jahr und Gruppe
Beim Klick auf eine Zahl erhalten Sie eine Liste der betreffenden Veranstaltungen und die jeweilige Teilnehmerzahl.

Feld	Beschreibung
Stichtag	Wählt den ersten Tag der jährlichen Auswertung aus
[Anzahl]	Zeigt an, wieviele Veranstaltungen welche Gruppe in welchem Jahr durchgeführt hat. Durch einen Klick auf die Anzahl erhalten Sie eine Liste der Veranstaltungen mit den Anmelde-Kennzahlen.

Anmeldungen:
Anzahl der Anmeldungen pro Jahr und Gruppe
Beim Klick auf eine Zahl erhalten Sie eine Liste der betreffenden Personen und die jeweilige Anzahl an Teilnahmen (gruppiert nach wenig, mittel, viel - aufgeteilt nach 1/3, 2/3, 3/3).
Zudem erfolgt eine Auswertung, in welcher Altergruppe (standardmäßig: <=17, -40, über 40; einstellbar unter den Optionen "Wachstum Altersgrenzen") die Aktivitäten stattfinden. Damit ist es möglich, junge engagierte Team-Mitglieder zu identifizieren.

Feld	Beschreibung
Stichtag	Wählt den ersten Tag der jährlichen Auswertung aus
>	Aktualisiert die Ansicht
Typ	Wählt einen Anmelde-Status aus - alle - angemeldet - abgemeldet - nicht erschienen - auf Warteliste - keine Rückmeldung
Gesamtliste	Zeige alle Anmeldung in einer Liste an
[Anzahl]	Zeigt an, wieviele Anmeldungen welche Gruppe in welchem Jahr erreicht hat. Durch einen Klick auf die Anzahl erhalten Sie eine Liste der Anmeldungen mit den Anmelde-Kennzahlen, sowie eine Alters-Aktivitäts-Auswertung.

externe Teilnehmer
Wertet die externen Teilnehmer der Veranstaltungen aus und ermöglicht es, diese als externe Kontakte aufzunehmen (ggf. unter Zuordnung einer Gruppe).

Feld	Beschreibung
Anonymisieren (nur Veranstaltungen älter als 30 Tage)	entfernt Datenschutz-konform die personenbezogenen Daten
Konvertieren zu externen Kontakten	erstellt aus den externen Teilnehmern (d.h. nur auf Anmeldeliste gespeichert) externe Kontakte (z.B. für erneute Einladungsmails)
Aufnahme in Gruppe	Setzt beim Erstellen der externen Kontakte die hier angegebene Gruppe

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3.8 Liste der häufigen Fragen und Antworten (FAQ)

Organisation von Veranstaltungen

• kostenpflichtige Veranstaltung - Möglichkeiten
• QRCode für die Anwesenheits-Prüfung ("Check-In") verwenden
• Befreundete Vereine am Beispiel eines Regionalkalenders
• Feiertage und Ferien automatisch im Kalender anzeigen
• Mit der Anmeldebestätigung eine Eintrittskarte versenden
• Teilnahmebescheinigungen automatisch bereitstellen

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4 Bildergalerie

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4.1 Bildergalerie anzeigen

In der Bildergalerie können Sie Bilder von vergangenen Veranstaltungen ansehen und hochladen.

Klicken Sie auf den Register "Bilder" und Sie sehen alle vorhandenen Bildergalerien.

Feld	Beschreibung
[Klick auf Bild]	Öffnet die Bilderansicht
[Nachlese]	zeigt die Nachlese an, sofern eingegeben
	Öffnet die Bildergalerie zum Bearbeiten
	Löscht die gesamt Bildergalerie
	Herunterladen aller Bilder in einer Zip-Datei

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4.2 Hochladen von Bildern

Sie können Bilder vergangener Veranstaltungen online ablegen. Klicken Sie hierzu auf "Bilder hochladen".

Feld	Beschreibung
Veranstaltung	Eine Veranstaltung (nur zurückliegende Veranstaltungen der letzten Monate auswählbar - in den Optionen umnstellbar!)
Datei	Die .jpg-Bilddatei oder .zip-Datei. Es ist eine Multi-Dateiauswahl und auch ein Drag-und-Drop auf den Auswahlbereich möglich.
allgemeine Sichtbarkeit	nur intern: nur mit Login sichtbar intern und extern: auch ohne Login sichtbar
allg. Bildunterschrift	Bildunterschrift, die für alle Bilder gesetzt wird. Sie haben nach dem Upload (über Bearbeiten) die Möglichkeit, eine Bildunterschrift pro Bild festzulegen.
Nachlese	Sie können einen Text als Nachlese-Bericht verfassen
Speichern	Läd die Bilder hoch und erzeugt eine Bildergalerie. Wiederholtes Hochladen fügt die Bilder immer hinzu, vorhandene Bilder werden dabei nicht gelöscht. Nach dem Hochladen werden die Bilder ggf. gedreht und auf eine maximale Kantenlänge von 640 Pixel verkleinert, so dass ein performantes Betrachten möglich ist und der Speicherplatz nicht zu schnell belegt wird.

Auf der Hochladen-Seite können Sie ein kleines kostenloses Software-Tool herunterladen, das die Bilder vor dem Hochladen verkleinert. Dies hilft, dass der Hochlade-Vorgang schneller abläuft.

Bitte wählen Sie eine Veranstaltung und geben Sie eine Datei bzw. mehrere Dateien an. Bei der Datei muss es sich um eine JPEG-Datei (.jpg oder .jpeg) oder eine zip-Datei (.zip) handeln, die JPEG-Bilder (.jpg oder .jpeg) enthält.
Hinweis: Wenn Sie den Upload beschleunigen möchten, dann verkleinern Sie die Bilder vorher auf eine Kantenlänge von 640 Pixel! (Download Programm zum Verkleinern der Bilder)
Maximal können mit einem Upload 50MBytes hochgeladen werden (maximal 20 Dateien mit je maximal 128MBytes).
Die Bilder werden nach dem Upload auf die maximale Kantenlänge von 640 Pixel verkleinert.

Nach dem Hochladen haben Sie diese Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Weitere Bilder zu gleicher Veranstaltung hinzufügen	Wechselt zum Hochladen-Dialog (gleiche Veranstaltung)
Weitere Bilder zu anderer Veranstaltung hinzufügen	Wechselt zum Hochladen-Dialog (andere Veranstaltung)
zur Übersicht	Wechelt zur Bildergalerie

Hinweis: Unter dem Navigations-Menü "Meine Bilder" sehen Sie eine Liste der Galerien, die Sie selbst hochgeladen haben. Dort haben Sie auch die Möglichkeit, Galerien zu bearbeiten (einzelne Bilder löschen, Titelbil festlegen, Sichtbarkeit festlegen, Nachlese baarbeiten) und wieder zu löschen.

Unter dem Register "Mein Profil" unter dem Navigationspunkt "Meine Bilder" können Sie alle Galerien sehen, die Sie hochgeladen haben.

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4.3 Bildergalerie verwalten

Als Administrator können Sie auch Bildergalerien anderer Team-Mitglieder bearbeiten und löschen.

Beim Bearbeiten haben Sie folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Veranstaltung	Sie können die zugeordnete Veranstaltung ändern (nur zurückliegende Veranstaltungen auswählbar)
allgemeine Sichtbarkeit	Sie können die globale Sichtbarkeit ändern: nur intern: nur mit Login sichtbar intern und extern: auch ohne Login sichtbar
Bilder	Sie können je Bild folgendes angeben: eine Bildunterschift (ggf. mehrzeilig) eine abweichende Sichtbarkeit angeben: nur intern: dieses Bild ist nur mit Login sichtbar intern und extern: dieses Bild ist auch ohne Login sichtbar ausblenden: dieses Bild wird nie angezeigt Bild final löschen: dieses Bild wird beim Speichern gelöscht als Titelbild: setzt dieses Bild als Titelbild (standard: das 1. Bild, dieses ist ggf. auch öffentlich als Titelbild sichtbar) Die Position des Bildes ändern
Nachlese	Sie können den Nachlese-Bericht ändern
Speichern	Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern

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5 Online-Shop

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5.1 Bestellung durchführen

Im Online-Shop können Sie Artikel vom Verein kaufen (üblicherweise T-Shirts, Pins, Bierküge, Tickets, ...).

Über die Artikelsuche kann der Nutzer einen Artikel suchen.

Falls Sie in den Artikeln Kategorien gewählt haben, dann müssen Sie als allerersten Schritt eine Kategorie auswählen (auf der Shop-Startseite und auch links im Navigationsmenü).

Klicken Sie dabei bei den gewünschten Artikelen auf den Button "In den Warenkorb legen", um ein Stück zu bestellen.
Alternativ können Sie zuvor die Anzahl eingeben und/oder eine Detailauswahl (z.B. TShirt-Größe) auswählen und auf den Button "In den Warenkorb legen" klicken.
Über den Link "Details" können Sie evtl. ergänzende Details zu der gewählten Option anzeigen (Beschreibung, Foto, ...).

Feld	Beschreibung
Auswahl	Nur bei Artikeln mit Unterartikeln: Wählen Sie z.B. beim Artikel "T-Shirt" die Größe aus ("S", "M", "L")
[Details zu dieser Auswahl]	Rufen Sie Detailinformationen zum Unterartikel ab
Anzahl	Legen Sie fest, wieviele Artikel Sie kaufen möchten.
In den Warenkorb legen	Legen Sie den Artikel in den Warenkorb. Falls kein Artikel gewählt ist, dann wird 1 gewählt.

Anschließend liegen alle Artikel im Warenkorb.

Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
	Löscht den Artikel aus dem Warenkorb
zur Kasse >>	Startet den Bestellvorgang
Warenkorb löschen	Löscht alle Artikel aus dem Warenkorb
Manueller Kauf des Warenkorbs (für Admin)	Startet den "manuellen Kauf" (für eine andere Person) mit der aktuellen Warenkorb-Befüllung. Dieser Button ist nur mit dem Recht "Online-Shop verwalten = ändern/+" sichtbar.

Beim Klick auf "zur Kasse" starten Sie den Kauf-Prozeß:

Feld	Beschreibung
Rechnungsadresse - Firma - Name - Straße - Ort - E-Mail	Die gewünschte Rechnungsadresse. Es wird standardmäßig die als Rechnungsadresse eingestellte Adresse angezeigt - über das Dropdown-Feld oberhalb können Sie auf die anderen gespeicherten Adressen umschalten.
Lieferadresse	Bei Bedarf können Sie eine abweichende Lieferadresse eingeben.
Bezahlungsart	per Bankeinzug Es muss der Kontoinhaber, die IBAN (wird sofort auf Korrektheit geprüft, Eingabe ist Pflicht), die BIC und Bank (werden aus der IBAN berechnet) eingegeben werden. Der Verein bucht den Betrag dann vom Konto ab. (falls aktiviert) per Rechnung Es muss der Kontoinhaber, die Kontonummer, die Bank und die Bankleitzahl eingegeben werden. Der Verein bucht den Betrag dann vom Konto ab. (falls aktiviert) per Sofortueberweisung.de Der Anmelder kann den Betrag über sofoertueberweisung.de sofort von seinem Girokonto überweisen (falls aktiviert) per Paypal Der Anmelder kann den Betrag sofort über Paypal (z.B. per Kreditkarte) bezahlen (falls aktiviert)
Zurück	Zurück zum vorhergehenden Schritt
Weiter	Zum nächsten Schritt

Nach dem Klick auf "Weiter" können Sie alle Daten nochmal prüfen und den Kauf abschließen:

Feld	Beschreibung
Anmerkung	Anmerkung an die Rechnungsstellung
Zurück	Zurück zum vorhergehenden Schritt
kostenpflichtige Bestellung jetzt durchführen	Erstellt die Buchung (per Bankeinzug und per Rechnung)
kostenpflichtige Bestellung und Bezahlung jetzt durchführen	Erstellt die Buchung und startet den Bezahlprozeß (falls Zahlungsdienstleister sofoertueberweisung.de oder Paypal gewählt)

Hinweise:
- Die Bezahldetails müssen nicht eingegeben werden, wenn Sie ausschließlich kostenlose Artikel bestellt haben.
- Bei zugeordneten Veranstaltungen, bei denen der aktuelle Benutzer noch nicht angemeldet ist, hat er die Möglichkeit, sich per Checkbox gleich anzumelden.

Am Ende bekommen Sie unmittelbar die Rechnung zum Download angeboten sowie per E-Mail zugeschickt.

Unter dem Register "Mein Profil" unter dem Navigationspunkt "Meine Rechnungen" können Sie alle Ihre Rechnungen sehen, die für Sie erstellt wurden.
Auch im Shop können Sie unter "Meine Bestellungen" alle Ihre Rechnungen sehen, die für Sie erstellt wurden.

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5.2 Spenden-Formular

Über den Link http://test.vereinonline.org/IhrTeam/?spenden öffnet sich ein Spendenformular, über dieses Personen einen beliebigen Betrag spenden können.

Feld	Beschreibung
Ich möchte folgenden Betrag spenden	Eingabe des Spendenbetrags. Es können auch bestimmte Beträge (z.B. 20 Euro, 50 Euro, 100 Euro) vorgegeben sein.
Spendenaktion	(optional) Wenn Spendenaktionen definiert sind, werden diejenigen im aktuellen Zeitraum hier zur Auswahl angezeigt. Mit Spendenaktionen können Sie dem Spender die Möglichkeit geben, für eine bestimmte Aktion zu spenden.
Weiter	Zum nächsten Schritt

Der Verarbeitungsablauf ist dem normalen Shop-Einkauf sehr ähnlich.

Beim Klick auf "Weiter" starten Sie den Bezahl-Prozeß:

Feld	Beschreibung
Spenderadresse - Firma - Name - Straße - Ort - E-Mail	Die gewünschte Rechnungsadresse. Es wird standardmäßig die als Rechnungsadresse eingestellte Adresse angezeigt - über das Dropdown-Feld oberhalb können Sie auf die anderen gespeicherten Adressen umschalten.
Bezahlungsart	per Bankeinzug Es muss der Kontoinhaber, die IBAN (wird sofort auf Korrektheit geprüft, Eingabe ist Pflicht), die BIC und Bank (werden aus der IBAN berechnet) eingegeben werden. Der Verein bucht den Betrag dann vom Konto ab. (falls aktiviert) per Rechnung Es muss der Kontoinhaber, die Kontonummer, die Bank und die Bankleitzahl eingegeben werden. Der Verein bucht den Betrag dann vom Konto ab. (falls aktiviert) per Sofortueberweisung.de Der Anmelder kann den Betrag über sofoertueberweisung.de sofort von seinem Girokonto überweisen (falls aktiviert) per Paypal Der Anmelder kann den Betrag sofort über Paypal (z.B. per Kreditkarte) bezahlen (falls aktiviert)
Zurück	Zurück zum vorhergehenden Schritt
Weiter	Zum nächsten Schritt

Nach dem Klick auf "Weiter" können Sie alle Daten nochmal prüfen und die Spende abschließen:

Feld	Beschreibung
Anmerkung	Anmerkung an die Rechnungsstellung
Zurück	Zurück zum vorhergehenden Schritt
Spende jetzt durchführen	Erstellt die Buchung (per Bankeinzug und per Rechnung)
Spende und Bezahlung jetzt durchführen	Erstellt die Buchung und startet den Bezahlprozeß (falls Zahlungsdienstleister sofoertueberweisung.de oder Paypal gewählt)

Hinweis:
Durch die Url ?spenden&betrag=10 wird die 10-Euro-Auswahl vorausgewählt.

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5.3 Verwalten

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5.3.1 Artikel verwalten

Über Verwalten->Artikel können Sie die Artikel verwalten.

Die beiden Register "Aktuelle Artikel" und "Ausverkaufte Artikel" trennen die Artikel, die noch verfügbar sind (Anzahl der verkauften < Anzahl der verfügbaren Artikel) und die ausverkauft sind. Im Register "alle" sind alle Artikel zu sehen.

Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Neuen Artikel hinzufügen Neuen Artikel hinzufügen Artikel exportieren (xls) Artikel exportieren (csv für Re-Import) Artikel importieren Artikel-Nummern generieren Alle Artikel löschen Gutscheincodes	Öffnet den Dialog zur Eingabe eines neuen Artikels. Über "Artikel exportieren" können Sie eine Excel-Artikelliste exportieren. Über ".. für Re-Import" exportieren Sie eine Liste, die nach Änderungen auch wieder einfach importiert werden kann (in der Spalte "id" steht dazu die interne ID des Artikels - ein Import der "di" gefolgt von "-delete", also z.B. "123-delete" löscht den Artikel). Über "Artikel importieren" können Sie eine CSV/Excel-Artikelliste importieren (falls mit "id", dann auch verändern). Über "Artikel-Nummern generieren" erstellt nach den Artikelnummern-Format (Optionen) für jeden Artikel ohne Artikelnummer eine Artikelnummer (Menüpunkt nur sichtbar wenn Option gesetzt und Artikel ohne Artikelnummer vorhanden) Über "Alle Artikel löschen" können Sie (nach Rückfrage) wirklich ALLE Artikel löschen. Die Rechnungen bleiben erhalten, die Zuordnung zum Artikel in der Rechnungsposition wird entfernt. Über "Gutscheincodes" können Sie Gutscheincodes eines bestimmten Wertes generieren, die dann bei einem oder mehreren (bis der Wert aufgebraucht ist) Einkäufen verwendet werden können. Der Admin kann hier auch manuelle zu einzelnen Gutscheinen zuordnen, um den Überblick zu behalten, wer welchen Gutschein bekommen hat.
Manuellen Kauf hinzufügen	Öffnet den Dialog zur Eingabe eines manuellen Kaufes durch eine andere Person (Mitglied oder externe Person). Der aktuelle Warenkorb wird dabei als Vorbelegung übernommen. siehe "Manuellen Kauf hinzufügen"
PDF Artikelliste"	Erstellt aus den Artikeln ein PDF gemäß dem gewählten Preis. Nur ARtikel mir Preisangabe in die Liste werden aufgenommen.
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei (inkl. Extrafelder)
Suche	Ermöglicht die Suche nach Artikeln (Filter), Suche nach Name oder Artikelnummer möglich.
Filter	Zeigt die Filter, wie unter Administrationen/Optionen definiert, an.
Jetzt suchen	Startet die Suche
[Text]	Zeigt die Artikel-Details an, siehe "Artikel-Details"
[Anzahl gekauft]	Zeigt eine Liste der Einkäufe an. Hier können Sie auch Einkäufe manuell hinzufügen, siehe "Artikel-Details"
[Anzahl verkauft]	Zeigt eine Liste der Käufer an. Hier können Sie auch Käufer manuell hinzufügen und/oder eine Mail an alle Käufer senden, siehe "Artikel-Details"
	Anzahl noch verfügbar: Möglichkeit, einen Inventarbestand einzugeben. Es ein Inventar-Lieferschein (einer pro Tag) erstellt, welcher die Korrektur nachvollziehbar enthält. Falls Sie mehrere Lagerorte verwenden, können Sie den Bestand pro Lagerort korrigieren.
	Preis: In der Artikelliste ist die direkte Preis-Anpassung möglich.
	Öffnet den Artikel zum Bearbeiten
	Löscht den Artikel (nach einer Sicherheitsrückfrage)

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5.3.2 Artikel hinzufügen/bearbeiten

Klicken Sie auf den Button "Neuen Artikel hinzufügen", um einen neuen Artikel anzulegen.
Klicken Sie auf das Icon "Bearbeiten", um einen Artikel zu bearbeiten.

Register "Hauptdaten"

Feld	Beschreibung
Titel	Der kurze Titel des Artikels - nach dem Artikelnummer (zuerst!) und dem Titel (als zweites!) werden die Produkte später in der Liste sortiert.
Beschreibung	Eine Beschreibung des Artikels (wird standardmäßig nicht in die Rechnung übernommen, über Administration/Optionen anpassbar!)
Bild 1...3	Bilder des Artikels Hinweis: Es können auch andere Dateien (.pdf, .docx, ...) hochgeladen werden, diese werden dann als Download-Icon angezeigt. Wenn unter Administration/Basiskonfiguration/Dateien eine gleichnamige Datei (inkl. dem Zeitstempel, bpw. "20150625124500_") mit der zusätzlichen Endung .png liegt, dann wird diese als Icon verwendet!
Artikelnummer	Artikel-Identifikations-Code (optional, für Ihre interne Bearbeitung) - nach der Artikelnummer (zuerst!) und dem Titel (als zweites!) werden die Produkte später in der Liste sortiert
Speichern	Speichert den neuen Artikel
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne den Artikel zu speichern

Register "Bestellung"

Feld	Beschreibung
Preis für Käufer mit Login	Preis inkl. MwSt für Team-Mitglieder (Der Preis kann auch 0 sein; falls nur kostenlose Produkte gekauft werden, dann wird keine Rechnung sondern ein Lieferschein erstellt)
Preis für Käufer ohne Login	Preis inkl. MwSt für externe Personen (nur relevant falls Sichtbarkeit intern und extern; der Preis kann auch 0 sein; falls nur kostenlose Produkte gekauft werden, dann wird keine Rechnung sondern ein Lieferschein erstellt)
!	Extrafelder, die mit "preis" beginnen (und damit weitere Preis-Optionen darstellen), werden an dieser Stelle dargestellt
Ausnahme hinzufügen	Festlegung von abweichenden Preisen für spezielle Gruppen/Rollen. Der erste Treffer bei einem Käufer wird verwendet.
Anfangsbestand	Anzahl der in Summe ursprünglich gekauften Artikel. Verkaufte Artikel sind hier nicht zu berücksichtigen. Bei Anzahl=0 erfolgt folgende Anzeige: "Nur zur Information, kein Kauf möglich" und es ist keine Bestellung möglich. Über "manuellen Kauf" ist ein Verkauf möglich. Wenn Unterartikel vorhanden sind, dann zählt der Anfangsbestand zu den Unterartikeln (in Summe dürfen dann nur die hier angeg. Anzahl an Unterartikel gekauftn werden)..
minimale Bestellmenge	Legt fest, dass eine bestimmte Mindestmenge bestellt werden muss (optional)
maximale Bestellmenge	Legt fest, dass eine bestimmte Maximalmenge bestellt werden darf (optional)
Wer kann den Artikel kaufen?	- nur intern: nur Team-Mitglieder mit Login können den Artikel kaufen - intern und extern: auch Personen ohne Login können den Artikel kaufen (Voraussetzung: die Rolle "nicht angemeldet" hat das Recht, Artikel zu kaufen) - nur Verwaltung: Der Artikel ist nur für die Verwaltung für "Manuellen Kauf hinzufügen" sichtbar.
Lieferant	Verweis auf ein Mitglied oder einen externen Kontakt, welcher den Hauptlieferanten darstelltt. Für den Lieferanten gibt es ein Suchfeld in der Artikelliste und bei den Vormerkungen.
MwSt	MwSt in Prozent
Preise+MwSt auch in Unterartikeln aktualisieren	nur bei Hauptartikel mit Unterartikeln: übernimmt die eingebenen Preise und den MwSt-Satz in alle Unterartikel
Bestellart	Left fest, ob der Artikel sofort geliefert (und automatisch eine Rechnung erstellt) wird, oder ob es sich bei der Bestellung nur um eine Vorbestellung handelt (die können später unter "Vormerkungen" über den Button "Rechnungen für markierte Artikel generieren" manuell erstellt werden).
Bestellinfo an folgende E-Mail	Sendet bei jeder Bestellung eine Mail an die hier angegebenen Emailadressen (kommagetrennte Liste).
folgende Dateien liefern	Sendet den Personen, welche diesen Artikel bestellt haben, die Datei zu (z.B. kostenpflichtiges PDF).
Zahlungsweise	Legt fest, auf welche Weise der Artikel bezahlt werden kann. Wenn mehrere Artikel verschiedenen Typs gekauft werden, dann ist nur die Schnittmenge aller Zahlungsweise zugelassen.
Speichern	Speichert den neuen Artikel
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne den Artikel zu speichern

Register "Weitere Optionen"

Feld	Beschreibung
Kategorie	Kategorie, nach der die Artikel dann gefiltert aufgerufen werden können (optional, selbstlernendes Feld)
zugeordnete Gruppe	assoziierte Gruppe (optional) - die Rechnung wird mit der Gruppe verknüpft.
zugeordnete Veranstaltung	assoziierte Veranstaltung (optional) - die Rechnung wird mit der Veranstaltung verknüpft.
Hauptartikel	legt den zugehörigen Hauptartikel (z.B. "T-Shirt") fest, wenn es sich bei dem aktuellen Artikel um einen Unterartikel (z.B. "TShirt Größe S") handelt. Bei der Bestellung wird anschließend nur der Hauptartikel angezeigt, und ein Unterartikel kann per Dropdown-Feld ausgewählt werden.
abweichender Titel	Falls in diesem Feld ein Text steht, dann wird dieser auf der Rechnung verwendet, ansonsten das Feld "Titel"
Gewicht (in kg)	Gibt das Gewicht eines Artikels an, damit ggf. gewichtsspezifische Versandkosten berechnet werden können.
abweichendes Buchungskonto	Standardmäßig ist in den Admin-Optionen festgelegt, auf welches Buchungskonto die Shopkäufe gebucht werden. Hier können Sie für einzelne Artikel Abweichungen angeben.
abweichendes Forderungskonto	Standardmäßig ist in den Admin-Optionen festgelegt, auf welches Forderungskonto die Shopkäufe gebucht werden. Hier können Sie für einzelne Artikel Abweichungen angeben.
Artikel gültig ab	Legt fest, ab wann der Artikel angeboten wird. Keine Angabe legt fest, dass der Artikel sofort angezeigt wird.
Artikel gültig bis	Legt fest, bis wann der Artikel angeboten wird. Keine Angabe legt fest, dass der Artikel unbefristet angezeigt wird.
Speichern	Speichert den neuen Artikel
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne den Artikel zu speichern

Register "Sonstiges"

Feld	Beschreibung
Extrafelder..	Weitere indivuelle Felder
Speichern	Speichert den neuen Artikel
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne den Artikel zu speichern

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5.3.3 Artikel-Details

Bei einem Klick auf die Spalte "Text" bekommen Sie eine schnelle Übersicht über die Details:

Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:


Register "Hauptdaten"

Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Schließen	Schließt das Fenster
Bearbeiten	Öffnet den Artikel im Bearbeiten-Modus, siehe "Artikel hinzufügen/bearbeiten"
Kopieren	Erstellt eine Kopie des Artikels und öffnet diese im Bearbeiten-Modus. (Es wird ggf. automatisch eine neue Artikelnummer generiert.)
Käufer manuell hinzufügen	Ermöglicht das manuelle Hinzufügen eines Käufers. Es wird eine Rechnung generiert und verschickt. siehe "Manuellen Kauf hinzufügen"
Mail an Käufer senden	Ermöglicht das Senden einer Mail an alle Käufer dieses Artikels, siehe "Mail an Käufer eines Artikels senden"
Klick auf Bild	Öffnet das Bild

Register "Gekaufte Artikel"

Zeigt den aktuellen Lagerbestand und eine Liste der Einkäufe an.

Dieses Register öffnet sich auf durch einen Klick in der Artikelübersicht auf die Zahl in der Spalte "Anzahl gekauft".

Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Schließen	Schließt das Fenster
Umlagerung	Mit diesem Button können Sie eine Verschiebung von Artikeln zwischen den einzelnen Lagern buchen
Zugang buchen (Bestellung eingetroffen)	Mit diesem Button können Sie einen Zugang von Artikeln in das gewählte Lager buchen
Abgang buchen	Mit diesem Button können Sie einen Abgang von Artikeln aus dem gewählten Lager buchen

Register "Verkaufte Artikel"

Leigt eine Liste der Käufer an. Hier können Sie auch Käufer manuell hinzufügen und/oder eine Mail an alle Käufer senden.

Dieses Register öffnet sich auf durch einen Klick in der Artikelübersicht auf die Zahl in der Spalte "Anzahl verkauft".

Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Schließen	Schließt das Fenster
Kauf manuell hinzufügen	Ermöglicht das manuelle Hinzufügen eines Käufers. Es wird eine Rechnung generiert und verschickt. siehe "Manuellen Kauf hinzufügen"
Mail an Käufer senden	Ermöglicht das Senden einer Mail an alle Käufer. siehe "Mail an Käufer eines Artikels senden"
Rechnungen für markierte Artikel generieren	Erstellt für vorbestellte Artikel die Rechnung (diese bekommt den Status "unverschickt" und muss manuell verschickt werden).
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren. Im Export ist auch die Rechnungsadresse ergänzend enthalten.
[Käufer]	Öffnet das Mitglied (falls interner Käufer)
[Details]	Öffnet die Buchung (Rechnung). Dort können Sie die Buchung bearbeiten, löschen und das PDF anzeigen.

Als zweite Tabelle sehen Sie alle Vormerkungen:

Feld	Beschreibung
Rechnungen für markierte Artikel generieren und versenden	Erzeugt und versendet Rechnungen der markierten Vormerkungen
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Hiermit können Sie die Vormerkungsliste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren. Im Export ist auch die Rechnungsadresse ergänzend enthalten.

Register "Verlauf"

Zeigt eine Liste der Zu- und Abgänge an.

Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Schließen	Schließt das Fenster
[Rechnungsnummer]	Öffnet die Rechnung/den Lieferschein als PDF

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5.3.4 Manuellen Kauf hinzufügen

Um als Admin für einen anderen Käufer einen Kauf hinzuzufügen, klicken Sie auf "Manuellen Kauf hinzufügen" (auf der Shop-Haupt-Seite und unter Shop/Verwalten/Artikel) und gehen anschliessend wie folgt vor:

Feld	Beschreibung
Mitglied / externer Kontakt	Wählen Sie ein Mitglied bzw. einen externer Kontakt als Käufer aus. Ein Mitglied ohne Strasse/Ort wird nachfolgend abgelehnt! - Mitglied - Adressauswahl (Wählen Sie aus, welche Adresse verwendet werden soll. Vorauswahl gemäß Profileinstellung.)
externer Käufer	Geben Sie die Daten eines externen Käufers ein (Name oder Firma ist Pflichtfeld): - Anrede, Titel, Vorname, Nachname - Firma - Straße - PLZ, Ort, Land - E-Mail - und dieser Gruppe zuordnen Über "Käufer als externen Kontakt speichern" können Sie angeben, dass dieser Empfänger als externer Kontakt gespeichert werden soll (Sie können zudem die Gruppen-Zuordnung angeben).
allen Gruppen-Teilnehmern	Geben Sie alternativ eine Gruppe an, alle Gruppenteilnehmer bekommen die Artikel verkauft. - Gruppe
Preisauswahl	bestimmt, ob der externe oder interne Preis der Artikel verwendet wird (Voreinstellung je nach Auswahl des Käufers zuvor!). Falls Shop-Extrafelder mit dem Feldnamen "preis_..." vorhanden sind, dann können auch diese Preise ausgeählt werden. Wenn der interne Preis null ist, dann wird der externe verwendet.
Anzahl	Anzahl der Artikel. Es werden auch ausverkaufte Artikel angezeigt (anhand des Bestands erkennbar und grau dargestellt!). Rechts neben dem Artikel können Sie einen Individualbetrag (in Euro, z.B. 3,50) oder einen Rabatt-Prozent-Wert (z.B. 15%) eingeben.
Rechnungsdatum	Setzt das Rechnungs-Datum
Ware verschickt am	Setzt das Verschickt-Datum
Leistung am	Setzt den Leistungszeitraum
Anmerkung	Anmerkung (in der Rechnung)
Kaufbestätigung: per Mail versenden	Legt fest, ob eine Mail mit der Rechnung verschickt wird. Wenn ja, dann wird die Rechnung auf "offen" gestellt, wenn nein auf "unverschickt".
Versandkosten	Auswahl, ob normale Versandkosten, Abholkosten (ggf. auch mit Auswahl) oder keine Versandkosten berechnet werden.
Bezahlart	Wählen Sie die Bezahlart des Käufers aus. Bei der Auswahl "Bankeinzug" können Sie die Bankdaten (IBAN u.a.) eingeben. per Überweisung per Bankeinzug (hier eingeben): es erscheinen weitere Felder! per Bar-Rechnung wie im Profil eingestellt (nur interner Teilnehmer)
Speichern	Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Ausbuchen (ohne Berechnung, nur Lieferschein)	Erzeigt eine Buchung OHNE Beträge, d.h. die Artikel werden ohne Berechnung ausgebucht. Anschließend ist der Lieferschein ausdruckbar.
nur Vormerkung	erstellt nur einen Eintrag in die Vormerkungsliste
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern

Der Käufer bekommt eine Rechnung zugeschickt.

Nach dem Erstellen des Kaufs haben Sie folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Schließen	Schließt das Fenster
Rechnung anzeigen	Öffnet die Rechnung als PDF
Lieferschein anzeigen	Öffnet den Lieferschein zur Rechnung als PDF
Betrag in bar erhalten	Markiert die Rechnung als bar-bezahlt (nur bei Bar-Rechnung)

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5.3.5 Mail an Käufer eines Artikels senden

Mit dem Button "Mail an Käufer senden" können Sie eine Mail an alle Käufer eines Artikels senden,

Durch diesen Butotn ffnet sich der "Mail/Serienbrief versenden"-Dialog (siehe: "Mail/Serienbrief versenden").

Die Käufer sind alle im Feld "Auswahl einzelne Mitglieder / externe Kontakt" eingetragen.

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5.3.6 Verkaufte Tickets

nur EventOnline:

Beim Verwalten der Artikel ist es möglich, das Feld "Anzahl Ticketcodes liefern" und "Tickets Rollen" zu befüllen.
Dies bedeutet, dass je verkauftem Artikel, die einen Ticket für den Event darstellen, nach dem Kauf ein Benutzerlogin erstellt wird.
Nach dem Kauf werden optional die Namen der Teilnehmer abgefragt. Dies ist z.B. wichtig für den Druck von Namensschildern.
Die Namen und weiteren Profildaten können aber auch vom Teilnehmer selbst im Profil geändert und erweitert werden.

Mit der Rechnung erhält der Käufer das Login (bzw. eine Liste der Logins) mit dem jeweiligen Passwort zugeschickt.

Der Teilnehmer kann sich damit anmelden und hat die Rechte der Rolle "Teilnehmer" (als Standard, bzw. die Rollen, die kommagetrennt unter "Tickets Rollen" angegeben wurden).
Darüber können Sie steuern, wann der Teilnehmer die Veranstaltungen sehen und wann er sich anmelden kann.

Über "Tickets->Verwalten->Liste der Tickets" können Sie sehen, zu welcher Betellung welche Tickets gehören!

Feld	Beschreibung
[Rechnung]	Öffnet die Rechnung
[Teilnehner]	Öffnet den erstellen Teilnehmer
Käufer  markierte Käufer: Zugangsdaten der markierten Teilnehmer erneut an Käufer senden markierte Käufer: Zugangsdaten aller seiner Teilnehmer erneut an Käufer senden markierte Käufer: Rechnung erneut an Käufer senden markierte Käufer: Info-Mail an Käufer senden	Zugangdaten / Rechnung / Info-Mail versenden
Teinehmer  markierte Logins: Zugangsdaten an Teilnehmer senden markierte Logins: Info-Mail an Teilnehmer senden markierte Logins: E-Mail des Käufers in den Teilnehmer übernehmen	Zugangdaten versenden / Info-Mail versenden / E-Mail übernehmen

Hinweis:
Wenn der Artikel Extrafelder vom Typ "Datum gültig ab" und/oder "Datum gültig bis" enthält, dann können Sie darüber einschränken, in welchem Zeitraum der Teilnehmer Programmbuchungen vornehmen kann!

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5.3.7 Bestellungen verwalten

Über Verwalten->Bestellungen können Sie die Bestellungen verwalten.

Sie sehen eine Liste von allen Rechnungen, sortiert nach dem Status:

• Offene Rechnungen: Noch nicht bezahlte Rechnungen
  
• In Bezahlung: Rechnungen, bei denen die Bezahlung eingeleitet wurde (z.B. Bankeinzug, Kreditkartenzahlung).
  
• Bezahlte Rechnungen: Rechnungen, bei denen das Geld eingetroffen ist.

Weitere Details sind im Abschnitt "Kasse" beschrieben.

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5.3.8 Vormerkungen

In der Liste der Vormerkungen sehen Sie alle Bestellungen von vorgemerkten Artikel-Bestellungen (im Artikel: Bestellart = auf Vormerkungsliste).

Diese Artikel wurden dem Besteller noch nicht berechnet. Hier können Sie die Rechnungsstellung auslösen.

Feld	Beschreibung
markierte Vormerkungen Rechnungen generieren und versenden markierte Vormerkungen: Rechnungen generieren und versenden markierte Vormerkungen: Rechnungen generieren und NICHT versenden markierte Vormerkungen: Angebote generieren und NICHT versenden markierte Vormerkungen: löschen	Erstellt je Mitglied eine Rechnung mit alle dem Mitglied zugeordneten markieren Artikeln. Bei "NICHT versenden" hat die Rechnung anschließend den Status "unverschickt" und muss noch aus der Kasse heraus (bzw. dem Navigationspunkt im Online-Shop: Verwalten/Bestellungen) verschickt werden. "markierte Vormerkungen löschen" löscht alle markierten Vormerkungen (anschließend können Sie bei Bedarf die von der Löschung betroffenen Besteller per Mail informieren).
markierte Vormerkungen: Mail senden	Sendet eine Mail an alle markierten potentiellen Käufer
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren. Im Export ist auch die Rechnungsadresse ergänzend enthalten. Die Bezahldetails und die Extrafelder werden beim Export in eigenen Spalten ausgegeben.
	Öffnet die Vormerkung zur Bearbeitung
	Löscht die Vormerkung

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5.3.9 Lagerorte

Über den Lagerorten können Sie mehrere Lager für Ihre Artikel verwalten.

In der Hauptansicht sehen Sie den Lagerbestand des ausgewählten Lagers und Sie haben Sie folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Lagerort: ..	Umschaltemöglichkeit zwischen verschiedenen Layerorten. Das "Hauptlager" ist das erste, immer vorhandene Lager". Über "Lagerorte verwalten" und "Lagerort hinzufügen" können Sie Lagerorte anlegen, bearbeiten und löschen. Ein Lagerort besteht aus: - einem Namen - einer Adresse (optional; relevant für Lieferscheine an diesen Lagerort) - abweichende Versandkosten (falls Artikel aus diesem Lager bestellt werden. Die Artikel aus dem Lager werden verwendet, wenn das Hauptlager keinen Bestand mehr aufweist)
Umlagerung	Mit diesem Button können Sie eine Verschiebung von Artikeln zwischen den einzelnen Lagern buchen
Zugang buchen (Bestellung eingetroffen)	Mit diesem Button können Sie einen Zugang von Artikeln in das gewählte Lager buchen
Abgang buchen	Mit diesem Button können Sie einen Abgang von Artikeln aus dem gewählten Lager buchen
als Inventurbestand übernehmen	Übernimmt den eingegebenen Wert als Inventurbestand
[Stift]	Inventur: Korektur der Anzahl durch einen Differenz-Buchung
[Artikel]	Öffnet die Details des Artikels inkl. der Anzeige der gekauften und verkauften Positionen
[Verlauf]	Öffnet den Buchungsverlauf. Dort sind auch die Lieferscheine erneut abrufbar

Lagerorte verwalten

Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Lagerort hinzufügen	Öffnet den Dialiog, um einen Lagerort hinzuzufügen. Ein Lagerort besteht aus einem Namen und optional aus einer Adresse (relevant für Lieferscheine an diesen Lagerort).
[Lagerort]	Öffnet den Lagerort
	Mit diesem Icon können Sie einen Lagerort bearbeiten (nicht bei Hauptlager)
	Mit diesem Icon können Sie einen Lagerort löschen (nicht bei Hauptlager)

Umlagerung

Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
von Lager	Legt fest aus welchem Lager die Artikel verlegt werden sollen
nach Lager	Legt fest zu welchem Lager die Artikel verlegt werden sollen
Zweck	Legt den Grund fest (optional)
Artikel	Legt die umzulagernden Artikel fest. Ein optional angegebener Preis ist für eine spätere Rechnungsstellung relevant.
Speichrn	Speichert die Daten und schließt das Fenster
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne die Daten zu speichern

Nach der Umlagerung haben Sie folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
PDF Lieferschein	Download des Lieferscheins an das Ziel-Lager
zur Übersicht	zurück zur Lager-Übersicht

Zugang/Abgang buchen

Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Datum	Datu des Zugangs
Lager	Legt fest in welches Lager die Artikel gebucht werden sollen
Zweck	Legt den Grund fest (optional)
Lieferant/Empfänger	Legt den Lieferanten (bei Zugang) bzw. Empfänger (bei Abgang) für den Lieferschein bzw. die Buchung fest (optional)
Artikel	Legt die umzulagernden Artikel fest. Ein optional angegebener Preis ist für eine spätere Rechnungsstellung relevant.
Speichrn	Speichert die Daten und schließt das Fenster
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne die Daten zu speichern

Nach einem Abgang haben Sie folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
PDF Lieferschein	Download des Lieferscheins an den Empfänger
zur Übersicht	zurück zur Lager-Übersicht

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5.3.10 Statistiken

In der Online-Shop-Statistik sehen Sie:

• nach Käufer: welches Mitglied hat wieviele Artikel zu welcher Gesamtsumme gekauft hat
  
• nach Artikel: welche Artikel wurden wie oft verkauft
  
• nach Kategorie: welche Artikel-Kateorien wurden wie oft verkauft

Ebenso sind die Lagerbestände zu sehen. Wenn ein Extrafeld "eknettogesamt" oder "eknetto" im Artikel definiert ist, dann sehen Sie auch den jeweiligen Lagerwert.

Ein Klick auf Anzahl oder Betrag öffnet die Details.

Feld	Beschreibung
Datumsauswahl	Filter auf einen Datumsbereich
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei
alle markierten Artike/Kategorien: Käufer eine Mail schreiben	Öffnet den Mail/Serienbrief senden-Dialog und übernimmt alle Käufer als Empfänger
[Mitglied]	Öffnet das Mitglied
[Artikel]	Öffnet den Artikel
[Anzahl, Betrag]	Zeit die zugehörigen Käufe an

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5.4 Spendenportal

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5.4.1 Spenden-Liste

Über Spendenportal->Spenden-Liste können Sie die Spenden verwalten.

Sie sehen eine Liste von allen Rechnungen, sortiert nach dem Status:

• Offene Rechnungen: Noch nicht bezahlte Spenden
  
• In Bezahlung: Spenden, bei denen die Bezahlung eingeleitet wurde (z.B. Bankeinzug, Kreditkartenzahlung).
  
• Bezahlte Rechnungen: Spenden, bei denen das Geld eingetroffen ist.

Weitere Details sind im Abschnitt "Kasse" beschrieben.

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5.4.2 Spenden-Aktionen

Über die Spenden-Aktionen können Sie zeitlich befristete Aktionen anlegen und anschließend deren Erfolg auswerten.

Feld	Beschreibung
Neue Spenden-Aktion hinzufügen	Legt eine neue Aktion an
Name	Der Name der Aktion. Ein Klick auf den Namen öffnet die Aktion.
öffentlich sichtbar ab	(optional) bei der Auswahl "Jetzt Spenden" wird diese Spendenaktion erst ab zu diesem Datum angezeigt. Wenn lerr, dann wird die Aktion auch schon ab sofort angezeigt.
öffentlich sichtbar bis	(optional) bei der Auswahl "Jetzt Spenden" wird diese Spendenaktion nur bis zu diesem Datum angezeigt. Wenn lerr, dann wird die Aktion auf Dauer angezeigt.
abweichendes Buchungskonto	Standardmäßig ist in den Admin-Optionen festgelegt, auf welches Buchungskonto die Spendenbeiträge gebucht werden. Hier können Sie für einzelne Spendenaktionen Abweichungen angeben.
abweichendes Forderungskonto	Standardmäßig ist in den Admin-Optionen festgelegt, auf welches Forderungskonto die Spendenbeiträge gebucht werden. Hier können Sie für einzelne Spendenaktionen Abweichungen angeben.
Zahlungsweise	Auswahl der Bezahl-Möglichkeiten
Vereinskonto bei Überweisung	Wählt das Konto aus, das auf der Rechnung für die Überweisung durch den Zahlungsempfänger genannt wird. "Standard" ist die Angabe aus Administration/Optionen, die weiteren Konten sind die Konten aus Kasse/Bankkonten.
Spenden-Ziel	Bei der Definition eines Spenden-Ziels wird ein Spenden-Barometer angezeigt, das die Erfüllung visualisiert.
Bearbeiten	Öffnet den Bearbeiten-Dialog
Löschen	Löscht die Spendenaktion. Sollten bereits Spenden zu dieser Aktion eingegangen sein, erfolgt zunächst eine Rückfrage. Anschließend wird die Spendenaktion gelöscht und die Zuordnung aus den Rechnungen entfernt (die Rechnungen selbst bleiben erhalten).

Eine Spendenaktion

Durch den Klick auf einen Namen öffnen Sie die Spendenaktion.
Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Zurück zur Liste aller Spendenaktionen	Wechselt zurück zur Liste aller Spendenaktionen
Aktualisieren	Aktualisiert die Ansicht

Register "Übersicht"
Übersicht mit Kennzahlen-Berechnung.

Register "Ansprache-Verteilerliste"
Alle der Spendenaktion zugeordneten Kontakte.

Feld	Beschreibung
Kontakte hinzufügen	Öffnet den Dialog, um Kontakte hinzuzufügen. Wählen Sie eine Rolle, Gruppe oder alter Spendenaktion aus und klicken Sie auf "Jetzt Kontakte hinzufügen".
Mail versenden	Öffnet den Mail-Senden-Dialog mit der ausgewählten Spendenaktion

Register "Spendeneinnahmen"
Alle der Spendenaktion zugeordneten Spenden (=Einnahmen).

Register "Spendenauswerten"
Alle der Spendenaktion zugeordneten Spenden, sortiert nach häufigsten Spendern (=Einnahmen).

Feld	Beschreibung
Neue Spende erstellen	Öffnet den Dialog, um eine Spende manuell zu erfassen und automatisch der Spendenaktion zuzuweisen.

Register "Ausgaben"
Alle der Spendenaktion zugeordneten Rechnungen.

Feld	Beschreibung
Ausgaben eingeben	Öffnet den Dialog, um die Ausgaben zu erfassen und automatisch der Spendenaktion zuzuweisen.

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5.4.3 Liste der häufigen Fragen und Antworten (FAQ)

Spenden sammeln und effizient verwalten

• Über Ihre Webseite Spenden sammeln
• Spendenquittungen ausstellen

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6 Mitglieder

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6.1 Team-Mitglieder suchen

Über die Funktion "Team-Mitglieder suchen" können Sie gezielt nach Team-Mitgliedern suchen.

Sie können einen Teil des Vornamens, des Nachnamens, des Firmennamens oder Suchwörter eingeben (Felder, in denen gesucht wird, sind unter den Optionen konfigurierbar - die Felder nach denen gesucht wird sind über dem Feld genannt). Außerdem können Sie die Suche mit einem Filter nach Rolle, Gruppe (und ggf. Untergruppe), Branche, Geschlecht und Status einschränken (Filter jeweils nur falls sinnvoll verfügbar. Der Status für die Suche nach gelöschten und gesperrten Team-Mitglieder ist nur verfügbar wenn der angemeldete Besucher das "alles lesen"- oder "ändern"-Recht besitzt).

Nach einem Klick auf den Button "Jetzt suchen" oder die ENTER-Taste erhalten Sie die Ergebnisliste.

Sie können je nach Berechtigung bestimmte Aktionen bei einer Person durchführen:

Feld	Beschreibung
Teil vom Vornamen oder Nachname oder Firma oder Suchwörter	Hier geben Sie den Suchbegriff ein. Es sind mehrere Begriffe oder zusammenhänge Begriffe mit "..." möglich. ß/ss wird als gleichwerig gesucht.
Rolle, Gruppe, Branche, Geschlecht, Status	Filter-Möglichkeiten Hinweis: Personen mit den Rollenrechten "lesen alles" oder "ändern" können mit dem Filter "Status" nach gelöschten oder gesperrten Team-Mitgliedern suchen. Für andere Personen ist dieser Filter nicht sichtbar.
Jetzt suchen Jetzt suchen: Team-Mitgliedern Jetzt suchen: Team-Mitgliedern (gelöscht) Jetzt suchen: externen Kontakten Jetzt suchen: alle Suchprofil öffnen... Suchprofil speichern unter...	Startet die Suche unter den Mitgliedern, externen Kontakten oder allen. In externen Kontakten kann nur gesucht werden, wenn das Recht, externe Kontakte lesen zu dürfen, existiert. Versteckte Rollen sind nicht suchbar für Personen ohne Mitglieder-Änderungsrecht. Die Auswahl "Team-Mitgliedern (gelöscht)" ist nur für die Mitgliederverwaltung verfügbar (angemeldete Person muss das Rollenrecht "Mitglieder löschen" besitzt). Das Suchprofil kann nur bei der eingestellten "komplexen Suche" gespeichert und wieder geladen werden.
Aktionen  Alle markierten Einträge: auf Karte anzeigen Alle markierten Einträge: Löschen Alle markierten Einträge: Sperren Alle markierten Einträge: Endgültig löschen Alle markierten Einträge: Reaktivieren Alle markierten Einträge: Anonymisieren Alle markierten Einträge: Mail/Serienbrief versenden Alle markierten Einträge: Zugangsdaten erstellen/versenden (Login und Passwort) Alle markierten Einträge: Reaktivieren/Konvertieren in "Externe Kontakte" Alle markierten Einträge: Dubletten suchen Alle markierten Einträge: Geodaten neu berechnen Alle markierten Einträge: fehlende Geodaten neu berechnen Alle markierten Einträge: Exportieren Alle markierten Einträge: Rollen/Gruppen/Beiträge zuweisen Extrafeldinhalte setzen/löschen Alle markierten Einträge: PDF Mitgliedsausweis erstellen Alle markierten Einträge: PDF Mitgliedsdaten erstellen Ganze Liste: Export als PDF Ganze Liste: Export als CSV	Führt die gewählte Aktion für alle markieren bzw. alle Einträge der Trefferliste aus: Alle markierten Einträge: auf Karte anzeigen Zeigt den Wohnort aller Mitglieder mit gespeicherter Geo-Position auf einer Deutschlandkarte (nur bei aktivierter Geo-Option). Alle markierten Einträge: Löschen Alle markieren Team-Mitglieder löschen (Mitglieder bekommen den Status "gelöscht"). Alle markierten Einträge: Sperren Alle markieren Team-Mitglieder sperren (Mitglieder bekommen den Status "gesperrt"). Alle markierten Einträge: Endgültig löschen (nur gelöschte/gesperrte Mitglieder: Alle markieren Team-Mitglieder endgültig löschen (Mitglieder sind in der Datenbank nicht mehr enthalten!). Alle markierten Einträge: Reaktivieren (nur gelöschte/gesperrte Mitglieder: Alle markieren Team-Mitglieder reaktivieren. Alle markierten Einträge: Anonymisieren (nur gelöschte/gesperrte Mitglieder: Entfernt alle personenbezogenen Inhalte. Alle markierten Einträge: Mail/Serienbrief versenden Es kann, falls vorhanden, im zweiten Schritt eine Mail-Vorlage ausgewählt werden. Eine Mail an alle markieren Team-Mitglieder senden. Alle markierten Einträge: Zugangsdaten erstellen/versenden (Login und Passwort) Öffnet den Dialog um direkt Zugangsdaten zu versenden (Mailvorlage: Zugangsdaten). Auch eine PDF-Erstellung mit einem Passwort-Anschreiben ist möglich. Alle markierten Einträge: Konvertieren in 'Externe Kontakte' Konvertiert die markierten Mitglieder in externe Personen (Rollenzuordnung, Beitragszuordnungen usf. werden gelöscht). Alle markierten Einträge: Dubletten suchen Zeigt gefunden Dubletten aller markierten Mitglieder an (nur bei aktivierter Dublettensuche unter Administration/Optionen). Alle markierten Einträge: Geodaten neu berechnen Berechnet den Längengrad/Breitengrad der Adressen neu (nur bei aktivierter Geo-Option, siehe FAQ). Alle markierten Einträge: fehlende Geodaten neu berechnen Berechnet den Längengrad/Breitengrad der Adressen neu, die noch keine Geo-Daten gesetzt haben (nur bei aktivierter Geo-Option). Alle markierten Einträge: Exportieren Öffnet den Exportieren-Dialog mit den gewählten Mitgliedern. Alle markierten Einträge: Rollen/Gruppen/Beiträge zuweisen, Extrafeldinhalte setzen/löschen Öffnet einen Dialog, der folgendens ermöglicht, den ausgewählten Mitgliedern - bestimmte Rollen/Gruppen/Beiträge zuweisen/entfernen (bei Beiträgen ist auch das "gültig ab"-Datum setzbar) - bestimmmte Extrafelder zu setzen/löschen - Bemerkung bei gewählten Mitgliedern ergänzen - E-Mail-Weiterleitungen zu erstellen (falls Domain definiert) - Mitgliedsnummern setzen - Mitgliedsfelder setzen ("Aufnahme Vereinsmitglied", "Anrede") - Firmen-Mitglied/Ansprechpartner generieren Alle markierten Einträge: PDF Mitgliedsausweis/Mitgliedsdaten erstellen Erstellt ein PDF mit den gewählten Mitgliedern. Ganze Liste: Export als PDF Export der Gesamtliste als PDF Ganze Liste: Export als CSV Export der Gesamtliste als CSV. Die Mitglieds-Fotos werden nicht exportiert.
	Öffnet den Dialog zum Bearbeiten
	Markiert den Benutzer als gelöscht (Mitglied bekommt den Status "gelöscht"). Das Mitglied kann sich anschließend nicht mehr anmelden, bekommt keine Mails mehr und auch keine Beitrge in Rechnung gestellt. Mitgliederverwalter (Löschen-Recht erforderlich) finden das gelöschte Mitglied unter der Suche nach dem Status="gelöscht".
	Sperrt den Benutzer (Mitglied bekommt den Status "gesperrt"). Das Mitglied kann sich anschließend nicht mehr anmelden, bekommt keine Mails mehr und auch keine Beitrge in Rechnung gestellt. Mitgliederverwalter (Löschen-Recht erforderlich) finden das gesperrte Mitglied unter der Suche nach dem Status="gesperrt".
	Mail an diesen Benutzer senden
	Ändert die aktuellen Rollen des angemeldeten Benutzers für Tests der Benutzerrechte. Unter dem Logout gibt es anschließend einen Link zur Zurückwechseln
	Zeigt das Änderungsprotokoll des Benutzers an
[Endgültig löschen]	nur bei gelöschten/gesperten Mitglieder: Löscht das Mitglied endgültig ohne Möglichkeit, es wiederherzustellen. Empfehlendwert nur bei Testbenutzern oder ähnlich. Gekündigte Mitglieder sollten in der gelöschten Liste verbleiben, damit die Mitgliederstatistiken korrekt angezeigt werden können.
[Reaktivieren]	nur bei gelöschten/gesperten Mitglieder: reaktiviert das Mitglied (gelöscht/gesperrt-Status wird entfernt).

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6.2 Ein Team-Mitglied anzeigen

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6.2.1 Team-Mitglied-Details

Nach der Mitgliedersuche öffnen Sie durch den Klick auf ein Mitglied ein Fenster mit den Details.

Je nach Berechtigung sehen Sie alle Daten oder nur freigegebene Daten:

• die persönlichen Daten (alle freigegebenen Daten bzw. für den Administrator alle Daten) und das Foto (beim Klick auf das Foto haben Admins die Möglichkeit, das Foto zu drehen und das kleingerechnete Foto neu zu erstellen)
  
• die Statusmeldungen, die das Mitglied unter "Mein Profil" eingegeben hat.
  
• die zugeordneten Rollen, direkte und indirekte (falls vorhanden). Falls berechtigt, können Sie hier für dieses Mitglied auch die über den Link "Rechte auf Basis dieser Rollen" analysieren.
  
• die zugeordneten Gruppen, direkte und indirekte
  
• die angemeldeten Veranstaltungen (mit Link zu einem PDF mit allen Veranstaltungen)
  
• die erstellten Rechnungen, Spenden und ggf. Angebote
  
• die zugeordneten Aufgaben
  
• alle Mails aus dem Mail-Archiv (referenziert über die zugeordneten E-Mail-Adressen)
  
• die gesendeten Elemente (nur direkt gesendete Elemente)
  
• alle gefunden Dubletten (nur bei aktivierter Dublettensuche unter Administration/Optionen). Bei den Dubletten ist auch der "Aktion"-Button getrennt verfügbar!
  
• alle Einwilligzungen des Mitglieds (DSGVO). Sie können auch manuelle Eiwilligungen hinzufügen (z.B. per Telefon erhaltene Einwilligungen)
  
• alle Daten des Mitglieds (DSGVO Auskunftsgründen, nur für den "admin" sichtbar)
  

Je nach Berechtigung können Sie folgende Aktionen ausführen

Feld	Beschreibung
Schließen	Schließt das Fenster
Bearbeiten	Öffnet den Bearbeiten-Modus
Aktionen  Löschen Sperren Kopie erstellen Reaktivieren Druckansicht anzeigen vCard herunterladen Log anzeigen Zugangsdaten erstellen/versenden Erhöhte Sicherheit deaktivieren Mail/Serienbrief an Mitglied senden Mail-Adresse zuordnen Mail 'Begrüßungsmail' versenden Mail 'Aufnahme-Bestätigung' versenden Mail 'Kündigungs-Bestätigung' versenden Mail 'Mitgliedsbescheinigung' versenden Mail 'Mitgliedsdaten' versenden Mail 'SEPA-Mandat' versenden Rechnung an Mitglied erstellen Spende von Mitglied erfassen	Sie können auf dem Mitglied, je nach Rollen-Berechtigung, folgende Aktionen ausführen: Löschen Markiert den Benutzer als gelöscht (Mitglied bekommt den Status "gelöscht"). Das Mitglied kann sich anschließend nicht mehr anmelden, bekommt keine Mails mehr und auch keine Beitrge in Rechnung gestellt. Sperren Sperrt den Benutzer (Mitglied bekommt den Status "gesperrt"). Das Mitglied kann sich anschließend nicht mehr anmelden, bekommt keine Mails mehr und auch keine Beitrge in Rechnung gestellt. Kopie erstellen Öffnet den Benutzer, um eine Kopie zu erstellen Druckansicht Zeigt eine Druckansicht an vCard herunterladen Ermöglicht das Speichern in einer eigenen Adressverwaltung (z.B. Import in Outlook) Log anzeigen Zeigt das Protokoll der protokollierten Aktionen des Benutzers an (sieht nur der Administrator). Zugangsdaten erstellen/versenden Sendet diesem Mitglied neue Zugangsdaten Erhöhte Sicherheit deaktivieren Deaktiviert die Zwei-Faktor-Authentifizierung für dieses Mitglied Mail-Adresse zuordnen nur mit zugeordneter Domain und E-Mail-Aktivierung: Öffnet das Mail-Anlegen/Bearbeiten-Fenster des gerade angelegten Mitglieds Mails senden Öffnet den Mail-Senden-Dialog mit diversen Vorlagen, um diesem Mitglied eine Mail zu senden Rechnung an Mitglied erstellen Öffnet den Rechnung-Erstellen-Dialog mit diesem ausgewähltem Mitglied Spende an Mitglied erfassen Öffnet den Spenden-Erfassen-Dialog mit diesem ausgewähltem Mitglied
PDF  PDF 'Gastantrag' erstellen PDF 'Mitgliedsantrag' erstellen PDF 'Mitgliedsausweis' erstellen PDF 'Mitgliedsdaten' erstellen PDF 'SEPA-Mandat' erstellen	Generiert die individuellen PDFs
Mail an Mitglied	Ermöglicht das Senden einer Mail über ein Web-Formular an das Mitglied (die Mailadresse des Empfänger-Mitglieds wird dabei nicht angezeigt)

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6.2.2 Mail an Mitglied

Um an ein Mitglied eine Mail zu schreiben öffnet sich folgendes Fenster:

Feld	Beschreibung
Absender	Name des Absenders
Ihre E-Mail-Adresse	E_Mail-Adresse des Absender
Betreff	Der Betreff der Nachricht
Text	der Text der Nachricht
Anhänge	Die Möglichkeit, Anhänge hinzuzufügen
SPAM-Schutz-Abfrage	Damit nicht automatische Tools von Hackern diese Funktion missbrauchen, um E-Mails zu versenden, muss hier als Sicherheit manuell der angezeigte Code eingegeben werden (nur extern)
Nachricht senden	Sendet die Nachricht an die Kontaktperson der Veranstaltung
Abbrechen	Schließt das Fenster, ohne die Mail zu senden
Zurück	Wechselt zurück zum Mitglied, ohne die Mail zu senden

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6.2.3 Neues Mitglied anlegen und bearbeiten

Um ein Mitglied anzulegen klicken Sie in der Navigationsleiste auf "Neues Mitglied hinzufügen".
Wenn Sie Firmenmitglieder aktiviert haben, dann erscheint zunächst die Abfrage, ob Sie ein natürliches Mitglied oder ein Firmenmitglied anlegen wollen.
Ein Firmenmitglied kann mehrere Ansprechpartner haben, diese können Sie später im Firmenmitglied hinzufügen (bei deren Anlage wird der Firmenname und die Adresse übernommen und kann ggf. verändert werden)
Um Dubletten zu vermeiden, können Sie in der Mitgliederliste zunächst nach bestehenden ähnlichen Team-Mitgliedern suchen:

Um ein Mitglied zu bearbeiten können Sie wie folgt vorgehen:

• Suche Sie das Mitglied per Mitgliedersuche.
  
• Klicken Sie auf das Icon "[Bearbeiten]"
  
• Führen Sie die Änderungen durch
  
• Klicken Sie auf Speichern
  

Jede Änderung wird im Protokoll gespeichert. Im Profil selbst ist das letzte Änderungsdatum und die ändernde Person zu sehen.

Feld	Beschreibung
Vorname / Nachname / Firma / Geburtstag	Vorname bzw. Nachname bzw. Firma bzw. Geburtstag des neuen Mitglieds - es wird nach Ähnlichkeit (NICHT: Gleichheit) gesucht
Prüfen, ob Mitglied bereits existiert >>	Nach Ähnlichkeit suchen und ggf. Liste der bestehenden Team-Mitglieder anzeigen
Weiter ohne Prüfung >>	Suche überspringen

Nach der Prüfung kann es sein, dass ähnliche Team-Mitglieder gefunden werden.

Feld	Beschreibung
Neues Mitglied "..." anlegen	Das neu anzulegende Mitglied ist nicht in der Liste, also neu anlegen
[Bearbeiten]	Das gefundene Mitglied zur Bearbeitung öffnen

Füllen Sie alle gewünschten Felder aus (Hinweis: die Felder können in der Administration mit Standardwerten belegt, ausgeblendet oder als Pflichtfeld markiert oder auf nicht änderbar gestellt werden).

Register "Hauptdaten"

Feld	Beschreibung
Anrede	Die Anrede des Mitglieds
Titel	Der Titel (z.B. "Dr.") des Mitglieds
Vorname	Der Vorname des Mitglieds
Nachname	Der Nachname des Mitglieds
Sprache	Die ausgewählte Sprache des Mitglieds (nur falls Sprachen aktiviert)
Mitgliedsnummer	Die Vereins-Mitgliedsnummer. Wenn ein Format für eine Mitgliedsnummer (z.B. V### für V001, V002, ...) unter "Administration/Basiskonfiguration/Felder Mitglieder" definiert ist, und die Mitgliedsnummer des zu bearbeitenden Mitglieds noch leer ist, dann wird unter der Mitgliedsnummer die nächste folgende angezeigt und diese kann durch einen Klick übernommen werden. Beim Speichern wird die Mitgliedsnummer auf Eindeutigkeit geprüft.
Funktion	Die Funktion im Verein (z.B. Schatzmeister)
Sichtbarkeit	die Sichtbarkeit des Profils (nur bei aktivierter Option, standardmäßig sind alle Mitglieder für alle anderen Mitglieder sichtbar)
Foto	Ein Foto des Mitglieds. Wenn kein Foto eingestellt ist, dann wird ein schwarzer Platzhalter angezeigt. Das Foto wird auf eine Kantenlänge von 1024 Pixel verkleinert und ggf. gedreht. Über den Link "Bild bearbeiten (Ausschnitt,Drehen)" können Sie das Bild drehen bzw. einen Ausschnitt des Bildes auswählen und beim Speichern den Rest abschneiden.
Freie Suchwörter	Suchwörter, unter denen das Mitglied gefunden werden möchte
E-Mail an	Einstellung, ob die Mails an die private oder geschäftliche E-Mail-Adresse geschickt werden sollen. "Keine E-Mails" bedeutet, dass diesem Mitglied keine Mails zugestellt werden. privat geschäftlich
Nachricht an App	Einstellung, ob Nachrichten auch an die VereinOnline-App des Nutzers geschickt werden, falls der Benutzer die App aktiviert und mit diesem Profil verbunden hat. nein ja
Post an	Einstellung, ob die Post an die private oder geschäftliche Adresse (=Firmenadresse), das Firmenpostfach oder die Rechnungsadresse (falls sichtbar) geschickt werden sollen. "Keine Post" bedeutet, dass für dieses Mitglied keine Serienbriefe erstellt werden. privat geschäftlich (an Firmenadresse) geschäftlich (an Firmenpostfach) geschäftlich (an Rechnungsadresse)
Rechnung an	Einstellung, ob die Rechnungen an die private, geschäftliche Adresse (=Firmenadresse), das Firmenpostfach oder die Rechnungsadresse (falls sichtbar) geschickt werden sollen privat geschäftlich (an Firmenadresse) geschäftlich (an Firmenpostfach) geschäftlich (an Rechnungsadresse)
Ansprache	Einstellung, ob das Mitglied per Du oder per Sie angesprochen werden möchte per Du per Sie
Speichern	Speichert die Eingaben aus allen Registern
Abbrechen	Schließt das Febster ohne die Daten zu speichern

Register "Privat"

Feld	Beschreibung
c/o	private Adresse, c/o-Feld
Straße	private Adresse, Straße und Hausnummer
PLZ, Ort, Land	private Adresse (PLZ, Ort, Land), Postleitzahl füllt automatisch den Ort aus bzw. schlägt eine Liste vor (falls mehrere Namen vorhanden sind).
Telefon	private Adresse, Telefonnummer
Fax	private Adresse, Fax
Mobil	private Adresse, Mobil-Telefonnummer
E-Mail	private E-Mail-Adresse (ggf. ;-getrennt mehrere)
Homepage	private Homepage
Familienstand	Familienstand
Freigabe	Freigabe dieser Daten: - nur Verwaltung (Mitgliedsverwalter) - andere Team-Mitglieder (interne Personen mit gesetztem Feld "Aufnahme Vereinsmitglied") - für alle Nutzer mit Login (alle internen Personen) - öffenlich (auch nicht angemeldete Personen; muss zentral freigeschaltet sein) - spezielle Einstellung... (individuelle Freigabeeinstellung für Adress/Telefon/Mobil/E-Mail/Homepage-Feldern)
Speichern	Speichert die Eingaben aus allen Registern
Abbrechen	Schließt das Febster ohne die Daten zu speichern

Register "Firma"

Feld	Beschreibung
Name der Firma	geschäftliche Adresse, Firmenname
c/o	geschäftliche Adresse, c/o-Feld
[private Adresse kopieren]	Kopiert die private Adresse als Firmen-Adresse (Hinweis: besser ist es, Adressen nur in einem der Felder zu erfassen und die Einstellung "Post an" und "Rechnung an" korrekt zu setzen!)
[Firmendaten aus anderem Profil übernehmen]	Es kann eine Firma ausgewählt werden, deren Adresse dann in den neuen Datensatz kopiert(!) wird.
Straße	geschäftliche Adresse, Straße und Hausnummer
PLZ, Ort, Land	geschäftliche Adresse (PLZ, Ort, Land), Postleitzahl füllt automatisch den Ort aus bzw. schlägt eine Liste vor (falls mehrere Namen vorhanden sind).
Postfach	geschäftliche Adresse, Postfach
PLZ, Ort, Land Postfach	geschäftliche Adresse (PLZ, Ort, Land), Postleitzahl des Postfachs füllt automatisch den Ort aus bzw. schlägt eine Liste vor (falls mehrere Namen vorhanden sind).
Telefon	geschäftliche Adresse, Telefonnummer
Fax	geschäftliche Adresse, Fax
Mobil	geschäftliche Adresse, Mobil-Telefonnummer
E-Mail	geschäftliche E-Mail-Adresse (ggf. ;-getrennt mehrere)
Homepage	geschäftliche Homepage
Freigabe	Freigabe dieser Daten: - nur Verwaltung (Mitgliedsverwalter) - andere Team-Mitglieder (interne Personen mit gesetztem Feld "Aufnahme Vereinsmitglied") - für alle Nutzer mit Login (alle internen Personen) - öffenlich (auch nicht angemeldete Personen; muss zentral freigeschaltet sein) - spezielle Einstellung... (individuelle Freigabeeinstellung für Adress/Telefon/Mobil/E-Mail/Homepage-Feldern)
[Firmen-Adresse kopieren]	Kopiert die Firmen-Adresse als Rechnungsadresse-Adresse (Hinweis: besser ist es, Adressen nur in einem der Felder zu erfassen und die Einstellung "Post an" und "Rechnung an" korrekt zu setzen!)
Rechnungsadresse Name der Firma	ggf. abweichende Rechnungsadresse, Firmenname
Rechnungsadresse c/o	ggf. abweichende Rechnungsadresse, c/o-Feld
Rechnungsadresse Straße	ggf. abweichende Rechnungsadresse, Straße
Rechnungsadresse PLZ, Ort, Land	ggf. abweichende Rechnungsadresse (PLZ, Ort, Land), Postleitzahl, füllt automatisch den Ort aus
Rechnungsadresse E-Mail	Wenn hier eine E-Mail-Adresse angegeben ist, dann wird diese beim Versand einer Rechnung verwendet
Branche	Branchen-Angabe. Hier werden alle bisher vergebenen Branchen angezeigt; weitere Branchen können über den Eintrag "<neuen Eintrag hinzufügen>" und das dann eingeblendete Textfeld hinzugefügt werden.
Berufsstatus	Berufsstatus des Mitglieds
Berufsfunktion	Funktion des Mitglieds in seiner Firma
Mitarbeiter	Anzahl der Mitarbeiter
Umsatz	Umsatz-Bereich
Beschreibung Geschäft	Firmendarstellung
Speichern	Speichert die Eingaben aus allen Registern
Abbrechen	Schließt das Febster ohne die Daten zu speichern

Register "Persönliche Daten"

Feld	Beschreibung
Einzugsermächtigung	Angabe, ob eine Einzugsermächtigung vorliegt
Kontoinhaber	Der Name des Kontoinhabers.
IBAN	Die Kontonummer (international) - Es findet nach Eingabe und Speichern eine Prüfung statt. Die BIC, KontoNr, BLZ und Bankname wird berechnet.
BIC	Die Bankkennung (international) - Es findet beim Speichern eine Prüfung statt. Darunter wird informativ die Gläubiger-ID des Vereins und die Mandatsreferenz des Mitglied angegeben
Bank	Der Bankname
abweichende Mandats-Referenz	Die individuelle SEPA-Mandats-Referenz, wenn nicht ausgefüllt wird diese gemäß Administration/Optionen/Allgemein mit den angegebenen Platzhaltern automatisch bestimmt.
Mandats-Datum	Das Datum des SEPA-Mandats, wenn nicht ausgefüllt wird das jeweilige Rechnungsdatum verwendet.
Geburtstag	Der Geburtstag des Mitglieds. Es kann auch ein Datum ohne Jahreszahl eingegeben werden. Das Alter wird direkt errechnet und angezeigt (natürlich nur mit Jahresangabe möglich). Es ist eine Eingabe ohne Jahreszahl möglich (es wird dann intern das Jahr 1900 gespeichert, aber nicht angezeigt).
Geburtsname	Der Geburtsname des Mitglieds
Geburtsort	Der Geburtsort des Mitglieds
Staatsangehörigkeit	Die Staatsangehörigkeit des Mitglieds
Freigabe	Freigabe dieser Daten: - nur Verwaltung (Mitgliedsverwalter) - andere Team-Mitglieder (angemeldete Personen mit gesetztem Feld "Aufnahme Vereinsmitglied") - für alle Nutzer mit Login (alle angemeldeten Personen) - öffenlich (auch nicht angemeldete Personen; muss zentral freigeschaltet sein)
Speichern	Speichert die Eingaben aus allen Registern
Abbrechen	Schließt das Febster ohne die Daten zu speichern

Hinweis:
Bei allen Adressen (PLZ,Ort,Land) können Sie bei Bedarf eine Länderliste hinterlegen.
Falls eine Datei mit dem Namen "laenderliste.txt" unter Administration/Basiskonfiguration/Dateien abgelegt wird, wird deren Inhalt (je Land eine Zeile, oder Land<TAB>Beschreibung) als Land-Auswahlliste dargestellt. Als Übersetzung können Dateien mit dem Namen laenderliste_XX.txt (XX steht für en,fr,..) mit Inhaltszeilen "D<TAB>Germany" u.ä. vorhanden sein. Zusätzlich gibt es beim Export dann auch die Spalten "Privat Land Name" und "Firma Land Name".

Register "Login"

Feld	Beschreibung
Login	Benutzer-Login, mit dem sich das Mitglied anmelden kann
Passwort	Benutzer-Passwort. Dieses kann nie ausgelesen, sondern später nur neu gesetzt werden. Es wird die Passwort-Qualität bewertet angezeigt.
Kontensperre	Zuviele Login-Fehlversuche sperren den Zugriff komplett. Der Zugriff kann hierüber weider aktiviert werden.
Aufnahme als Interessent	Datum, an dem eine Person sein erstes Interesse bekundet hat (z.B. gesetzt durch den Gastantrag).
Aufnahme als Gast	Datum, an dem eine Person sich per Gastantrag angemeldet hat (z.B. gesetzt durch den Gastantrag).
Aufnahme als Vereinsmitglied	Datum, an dem eine Person Mitglied wurde (z.B. gesetzt durch den Mitgliedsantrag, oder durch Vorstandsbeschluß).
Gekündigt zum	Datum, zu dem ein Mitglied gekündigt hat, z.B. den 31.12.2019. Am Tag nach diesem Datum wird das Mitglied automatisch gelöscht (Anmelden ist nicht mehr möglich, bekommt keine Mail mehr, und auch keine Mitgliedsbeiträge mehr in Rechnung gestellt.). Beim automatischen Löschen wrden Beitragszahler entfernt, damit diese weierhin einen Beitrag abgerechnet bekommen.
Austrittsgrund	Grund des Austritts
Bemerkung	Nichtöffentliche Anmerkung zum Mitglied - das Mitglied sieht diese nicht unter "Mein Profil"
Signatur	ggf. abweichende Mail-Signatur des Mitglieds (Feld nur sichtbar für Personen mit Mail-senden-Recht)
Speichern	Speichert die Eingaben aus allen Registern
Abbrechen	Schließt das Febster ohne die Daten zu speichern

Register "Zuordnungen"

Feld	Beschreibung
Rollen	Dem Mitglied zugeordnete Rollen (Berechtigungen). Diese Zuordnung hier ist identisch wie unter Administration/Rollen. Wenn eine andere Rolle in dieser Rolle enthalten ist, dann erscheint hier die Anzeige "(ist man indirekt auch durch: ...)".
Gruppen	Dem Mitglied zugeordnete Gruppen (Informationsverteiler). Diese Zuordnung hier ist identisch wie unter Administration/Gruppen. Wenn eine andere Rolle in dieser Gruppe enthalten ist, dann erscheint hier die Anzeige "(es sind indirekt folgende Rolleninhaber Mitglied: ...)". Untergruppen werden eingerückt dargestellt. Wenn es Mitgliedsbeiträge gibt, welche eine Gruppe als "Gruppen-Eintrittsdatum" ausgewählt hat, dann ist hier bei dieser Gruppe das Eintrittsfeld für dieses Mitglied setzbar (relevant für anteilige Beiträge beim Eintritt innerhalb eines Abrechnungszeitraums).
Beiträge	Dem Mitglied zugeordnete Beiträge. Falls es mehr als 10 Beiträge gibt, werden hier nur die zugeordneten Beiträge angezeigt und die Zurodnuzng erfolgt in einem eigenen Dialog. Ansonsten bekommen Mitglieder (Feld "Aufnahme Kitglied" gesetzt) nur Beiträge vom Typ "Mitgliedsbeitrag" zu sehen. Anzahl: Anzahl der Beiträge, in der Regel: 1 gültig ab (optional, nur für Spezialfälle wichtig!): Datum, zu dem der Beitrag das erste Mal abgerechnet werden soll, z.B. 1.1.2011 gültig bis (optional, nur für Spezialfälle wichtig!): Datum, zu dem der Beitrag das letzte Mal abgerechnet werden soll, überlicherweise zunächst leer (d.h. erstmal dauerhaft) erstellt bis (i.d.R. NIE AUSFÜLLEN!): Datum, bis zu dem bereits Beitrags-Rechnungen erstellt wurden. Diess Feld wird automatisch durch den Abrechnungsprozess gefüllt. Eine manuelle Eingabe ist nicht erforderlich (bzw. nur, wenn etwas schief gelaufen ist). Anmerkung (optional) Detailinformation für diese Zuordnung, wird auf Rechnung übernommen!
Beitragszahler	Gibt an, dass ein anderes Mitglied den Beitrag bezahlt. Typischerweise ist das bei Familienmitgliedern (z.B. Kindern) so, deren Beitragszahlungen das Hauptmitglied übernimmt. Beim Hauptmitglied werden hier stattdessen alle zugeordneten Familienmitgliedern angezeigt. Nicht bei Firmen-Ansprechpertnern verfügbar.
Speichern	Speichert die Eingaben aus allen Registern
Abbrechen	Schließt das Febster ohne die Daten zu speichern

Register "Sonstiges"

Feld	Beschreibung
Dateien	Möglichkeit, Dateien beim Mitglied abzulegen (unterschriebener Aufnahmeantrag, unterschriebene Einzugsermächtigung, ...). Standardmäßig nicht vom Mitglied selbst zu sehen.
Adresstyp	Gibt an, ob es sich um ein "normales Mitglied" (=Standard), ein Firmenmitglied (über Admin/Basiskonfig/Optionen aktivierbar - ein Firmenmitglied kann mehrere Ansprechpartner haben) oder eine "externe Person" (kein Mitglied, sondern auf der Liste "Externe Kontakte") handelt. Wenn ein externer Kontakt nachträglich zu einem Mitglied umgestellt wird, bekommt es automatisch die nächste Mitgliedsnummer zugeteilt (falls eine Regel eingestellt ist).
zugeordnete Firma	nur bei einem Firmen-Ansprechpartner: Zuordnung zur Firma festlegen
Extra-Felder	Vereins-individuelle Extrafelder
Speichern	Speichert die Eingaben aus allen Registern
Abbrechen	Schließt das Febster ohne die Daten zu speichern

Klicken Sie anschließend auf "Speichern".

Nach dem Klick auf Speichern wird das Mitglied gespeichert, falls alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden. Ansonsten wird der Dialog, ohne die Daten zu speichern, unter Markierung der Pflichtfelder erneut angezeigt.

Nach dem Speichern haben Sie unmittelbar diverse Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Begrüßungsmail versenden	Nachdem Sie ein Mitglied bearbeitet haben und dabei das Feld "Aufnahme Vereinsmitglied" erstmals gesetzt haben, erscheint nach dem Bearbeiten der Button "Begrüßungsmail versenden" (falls eine Begrüßungvorlage in den Optionen festgelegt ist).
Aufnahme-Bestätigung versenden	Nachdem Sie ein Mitglied bearbeitet haben und dabei das Feld "Aufnahme Vereinsmitglied" erstmals gesetzt haben, erscheint nach dem Bearbeiten der Button "Aufnahme-Bestätigung versenden".
Kündigungs-Bestätigung versenden	Nachdem Sie ein Mitglied bearbeitet haben und dabei das Feld "Kündigungs-Bestätigung versenden" erstmals gesetzt haben, erscheint nach dem Bearbeiten der Button "Kündigungs-Bestätigung versenden".
andere Mail versenden	Mit diesem Button können Sie eine beleibige Mail/PDF-Vorlage wählen und dem Mitglied senden.
Login (ggf.) und Kennwort neu generieren und versenden	Erstellt ein eindeutiges Login und Passwort und sendet dieses dem Mitglied zu (Umlaute werden ersetzt). Wenn Sie das Feld "Aufnahme Vereinsmitglied" gesetzt haben, erscheint nach dem Anlegen der Button "Aufnahme-Bestätigung versenden".
Mail-Adresse zuordnen	nur mit zugeordneter Domain und E-Mail-Aktivierung: Öffnet das Mail-Anlegen/Bearbeiten-Fenster des gerade angelegten Mitglieds
Aktionen  ...	Sie können nach dem Anlegen des Mitglied Aktionen ausführen (siehe Mitglied-Details)
PDF  ...	Sie können nach dem Anlegen des Mitglied PDFs erstellen (siehe Mitglied-Details)

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6.2.4 Team-Mitglieder löschen und sperren

Sie können Team-Mitglieder löschen oder vorübergehend sperren.
Klicken Sie dazu in der Ergebnisliste auf [Löschen] oder [Sperren].
Gelöschte oder gesperrte Team-Mitglieder tauchen nicht mehr in der Ergebnisliste auf und können sich auch nicht mehr einloggen.

Sie können gelöschte oder gesperrte Team-Mitglieder über den Filter "Status:" in der Suche finden (Hinweis: Diesen Filter sehen nur diejenigen Personen, die alles lesen dürfen!).

Bei der Suche nach gelöschten oder gesperrten Team-Mitgliedern haben Sie in der Ergebnisliste die Möglichkeit, diese Einträge endgültig zu löschen: Aber Vorsicht - diese Personen werden dann auch aus allen Rollen und Gruppen gelöscht. In Anmeldelisten bleiben diese Personen als externe Teilnehmer erhalten (Anrede,Titel,Vorname,Nachname,Firma,E-Mail wird übernommen bleibt erhalten, damit wird die Anmeldeungstatistik nicht verfälscht).

Mit der Berechtigungsstufe "Löschen" haben Sie auch die Möglichkeit, das Änderungsprotokoll anzusehen, klicken Sie dazu in der Ergebnisliste auf den Link [Log].

Hinweis: Der Benutzer mit dem Login "admin" ist nicht löschbar. Dieser dient als Hauptadministrator, da für ihn automatisch unabhängig von seiner Rollenzugehörigkeit alle Rechte gelten und somit auch in Fehlersituationen sehr hilfreich ist.

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6.3 Externe Kontakte

Externe Kontakte sind Adressen, an Sie die Mails, Serienbriefe und Rechnungen schreiben können.

Externe Kontakte haben folgende Felder nicht:
Mitgliedsnummer, Suchwörter, Geburtsname, Staatsangehörigkeit, Freigabe, Login/Passwort, Aufnahme Interessent/Gast/Vereinsmitglied, Gekündigt zum, Signatur, Beitragszahler, keine Beitäge und keine Rollenzuordnung.

Über "Mitglieder -> Mitgliedersuche -> Aktion 'Alle markierten Einträge: Konvertieren in Externe Kontakte'" können Sie bestehende Einträge in der Mitgliederdatenbank, bei denen es sich faktisch NICHT um Mitglieder handelt, in die Liste der externen Personen überführen. Die Beitrags- und Rollenzuordnungen (sowie Vereinsdaten, Foto, Suchwörter, Geburtsdaten, Login, Zugehörigkeiten) werden dabei gelöscht.

Feld	Beschreibung
Suchbegriff	Eingabe eines Suchbegriffs (sucht in: Vorname, Nachname, Firma, Funktion, E-Mail)
Gruppe	Filter nach einer Gruppe
Jetzt suchen nach gelöschten Kontakten	Startet die Suche Ggf. nur nach gelöschen Kontakten (i.d.R. diejenigen, welche die Einwilligung noch nicht erteilt haben)
Externen Kontakt hinzufügen	Hiermit können Sie einen neuen Kontakt anlegen. Nach der Eingabe haben Sie die Möglichkeit, über den Button "per Double-Opt-In Einwilligung einholen" den Kontakt als gelöscht zu markieren und die EInwilligungsmail zu senden - der Klick in der Mail durch den Empfänger reaktiviert den Kontakt und gibt ihn dadurch zur Verwendung frei. Beim Wandeln in ein Mitglied bekommt dieses Mitglied die Standard-Rollen/Gruppen gesetzt.
Aktionen  Export von allen/beliebigen Kontakt-Feldern Import von Excel/CSV-Dateien Markierte Kontakte: Mail senden Markierte Kontakte: Mail senden (Datenschutz-Einwilligung einholen) Markierte Kontakte: Löschen Markierte Kontakte: in Mitglieder wandeln	Export von allen/beliebigen Kontakt-Feldern bzw. Import von Excel/CSV-Dateien. Beim Import darf entweder die Spalte "mitgliedstyp" nicht vorhanden oder muss mit einem Wert "Externer Kontakt" belegt sein. Senden einer Mail an die markierten externen Kontakte bzw. das Löschen von mehreren markierten Kontakten bzw. in Mitglieder wandeln. Über "Datenschutz-Einwilligung einholen" senden Sie eine Mail an den Kontakt mit der Bitte, die E-Mail-Adresse zur Anschreiben verwenden zu dürfen. Der Kontakt wird durch diese Funktion auch zunächst als gelöscht markiert und erst durch den Klick in der Mail durch den Empfänger reaktiviert.
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei
Mitglieder (..) anzeigen und anschließend ggf. zu externen Kontakte wandeln	Zeigt alle Mitglieder ohne Mitgliedsnummer, Login, Aufnahme Vereinsmitglied, Rolle und Beitrag an und ermöglicht anschließend die Konvertierung in externe Kontakte.
	Ermöglicht das Bearbeiten des externen Kontakts
	Löscht den externen Kontakt

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6.4 Mails / Serienbriefe

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6.4.1 Mail/Serienbrief versenden

Sie können an Ihre Team-Mitglieder zielgenau E-Mails oder Serienbriefe versenden, ausgewählt nach Rollen und Gruppen.

Wichtig: Jeder Empfänger bekommt eine E-Mail nur einmal, auch wenn er in mehreren Rollen bzw. Gruppen ist!

Versenden Sie über die Plattform aktuelle Informationen oder regelmäßige Info-Mails an Ihre Team-Mitglieder.

Sie können die E-Mail an folgende Empfänger senden:

• an alle internen Personen (Mitglieder-Liste)
  
• an alle externen Kontakte
  
• an eine oder mehrere Rollen (z.B. Gäste, Team-Mitglieder, Vorstände)
  
• an eine oder mehrere Gruppen (z.B. Basketball, Handball, ... - diese Gruppen sind frei definierbar), oder auch "(ohne direkte Gruppenzuordnung)"
  
• an eine bestimmte Profil-Sprache
  
• an nur ein Geschlecht
  
• an nur die App-Nutzer
  
• an nur bestimmte Empfänger (standard/per Post, standard/per Mail, nur per Post, nur per Mail)
  
• an ein bestimmtes Alter
  
• an einen bestimmten Status (gelöscht, gesperrt, nut Mitglieder, ...)
  
• an Personen mit einer Einzugsermächtigung (nur vorhanden / nur nicht vorhanden)
  
• an Personen mit Mail (nur vorhanden / nur nicht vorhanden)
  
• an Personen mit Beitragszahler-Einstellung: nur Fremdzahler (ein Beitragszahler ist eingestellt) / nur Selbstzahler (es ist KEIN Beitragszahler eingestellt)
  
• an Personen die im Online-Shop schon etwas gekauft haben bzw. noch nie etwas gekauft hhaben
  
• an Personen die mit nur bestätigten E-Mail-Adressen / nur nicht-bestätigten E-Mail-Adressen (Einwilligungen)
  
• an Personen mit einer bestimmten Mitgliedsbeitrags-Zuordnung (auch "freie Abfrage" möglich, z.B.: *Tennis*)
  
• an Personen mit einer bestimmten letzten Profiländerung
  
• an Personen mit einer bestimmten letzten Anmeldung
  
• an Personen mit einer bestimmten Aufnahmedatum (bzw. <, >, <>, auch =Jahreszahl möglich, auch Bereiche: "=0, >=1.10.2019")
  
• an Personen mit einer bestimmten Grkündigtdatum (bzw. <, >, <>, auch =Jahreszahl möglich!)
  
• an Personen mit bestimmten offenen Rechnungen
  
• an Personen mit bestimmen PLZ-Bereichen
  
• an Personen mit bestimmen Mitgliedsnummern
  
• an Personen eines bestimmten Adresstyps (Mitglieder, externe Kontakte, ...)
  
• an Personen mit bestimmen Geo-Daten (bzw. max. Entfernung per Luftlinie zu bestimmter Position)
  
• an Personen mit bestimmten Werten in den Extrafeldern
  
• an ganz bestimmte, einzeln ausgewählte Team-Mitglieder (per Suchdialog)
  
• an externe Personen (Mailadresse oder Name <Mailadresse> oder Anrede Vorname Name | Strasse | PLZ Ort <Mailadresse> oder Firma, Anrede Vorname Name | Strasse | PLZ Ort <Mailadresse> eingeben; hier ist auch cc:.. und bcc:.. möglich)
  

Es stehen in mehreren Registern folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Feld	Beschreibung
Mail jetzt senden Mail jetzt senden Test an eigene E-Mail Mail/Serienbrief als Entwurf speichern Mail/Serienbrief als Vorlage speichern	Absenden starten. Bei Mails an "alle" kommt eine Nachfrage, ob das wirklich stattfinden soll. per Dropdown-Menü zusätzlich: Test an eigene E-Mail: Test an eigene hinterlegte E-Mail-Adresse senden Mail als Entwurf speichern: zur späteren einmaligen Verwendung (Abfrage eines Ablageordners zur Strukturierung) Mail als Vorlage speichern: zur späteren häufigeren Verwendung (Abfrage eines Ablageordners zur Strukturierung)
Online als Brief versenden  Vorlage PDF Mail (mit Logos) Vorlage PDF Brief (ohne Logos für Logopapier)	Verschickt, nach Registrierung, das generierte PDF als Online-Brief über den Kuvert-und-Versand-Dienstleister EMailBrief.de
Empfänger-Liste	Liste aller Empfänger anzeigen, die aufgrund der aktuellen Empfängerauswahl eine Mail bzw. einen Brief erhalten würden.
PDF erstellen  Vorlage PDF Mail (mit Logos) Vorlage PDF Brief (ohne Logos für Logopapier) Adress-Etiketten: Universal Etiketten (Avery Zweckform 3477)	Download eines PDFs zur Versendung von Briefen (mit der Mail- oder Brief-Vorlage). Die Vorlagen können unter "Administration->Vorlagen bearbeitet werden). Bei der PDF-Erstellung werden (soweit möglich) fast alle Formatierungen übernommen. Die Anhänge (nur .PDF, .JPG, .GIF, .PNG) werden nach jedem Mitglied eingebunden, um einen Seriendruck zu vereinfachen. Falls kein Empfänger gewählt wurde, wird ein neutrales Dokument erstellt. Falls das PDF zu groß würde, werden mehrere PDFs erstellt. Die PDFs sind nach Postleitzahl sortiert (z.B. zur kostengünstigen Versendung als InfoBrief). Der Menüpunkt "Adress-Etiketten" ermöglicht den Ausdruck auf Klebeetiketten-Papier (Anpassung der Formate in der Adress-Edikett-Vorlage möglich). Das "Verzögert senden am"-Datum legt das Datum auf dem PDF fest.
PDF archivieren  Vorlage PDF Mail (mit Logos) Vorlage PDF Brief (ohne Logos für Logopapier) Adress-Etiketten: Universal Etiketten (Avery Zweckform 3477)	Speichern eines PDFs im Archiv (zu finden unter "Mitglieder / Mail/Serienbrief verschicken / Gesendete Elemente").
Empfänger	Auswahl, wer die Mail bekommen soll (siehe Liste zuvor)
[Person hinzufügen]	Öffnet einen Dialog zur Eingabe der Daten für einen externen Kontakt
CC und BCC	Falls in den Admin-Optionen aktiviert. Dabei ist dann die Auswahl: - Jede Mail mit echtem CC/BCC senden (CC/BCC-Empfänger bekommen jede einzelne Mail als Kopie) - Eine Kopie als zusätzliche Mail senden (CC/BCC-Empfänger bekommen nur eine zusätzliche Mail als Kopie)
Betreff	Der Betreff der Nachricht (darf nicht leer sein)
Nachricht	Der Nachrichtentext. Darf Formatierungen (und für das PDF-Erstellen auch PDF-Befehle, wie z.B. |Image) enthalten. Über das "Image"-Icon können Bilder direkt eingefügt werden (Ablage: im zentralen Dateiarchiv im Unterordner "mailattachments"). Es können Abschitte markiert werden, die nur in der Mail {#MAIL#}nur in Mail{#/MAIL#} bzw. im PDF {#PDF#}nur im PDF{#/PDF#} enthalten sein sollen.
Absender / Antwort An	Hier kann der Absender gewählt werden, wenn man das Rollenrecht "Senden als Stellvertreter" besitzt. Bei der Wahl eines anderen Absenders wird auch dessen Signatur, falls vorhanden, übernommen. Ebenso kann eine beliebige E-Mail-Adresse als Reply-To-Absender und (beim Setzen des Hakens) diese auch als primärer Absender gewählt werden.
Signatur	Text, der unter den Attachment-Links verschickt wird (bzw. der Platzhalter {#signatur#} wird ersetzt). Es können Abschitte markiert werden, die nur in der Mail {#MAIL#}nur in Mail{#/MAIL#} bzw. im PDF {#PDF#}nur im PDF{#/PDF#} enthalten sein sollen.
Anhänge	Datei-Anhänge. Es ist eine Multi-Dateiauswahl und auch ein Drag-und-Drop auf den Auswahlbereich möglich. Über "Dateien aus Datenablage verwenden" können Sie Dateien aus der Datenablage direkt auswählen. Standardmäßig werden die Anhänge als Link verschickt (der Empfänger bekommt einen Internet-Link zugeschickt). Wenn Sie den Haken entfernen, dann wird das Attachment als normaler Anhang zugestellt (erhöhte Datenmenge! - maximal 20 MB in Summe erlaubt!). Wenn der Dialog mit nur einem Mitglied geöffnet wird, dann werden als Anhänge vorgeschlagen: unverschickte/offene Rechnungen / Mitglieds-Dateien
alle unverschickten Rechnungen des Empfängers alle offenen Rechnungen des Empfängers	Hängt die Rechnungen des Empfängers an die Mail an.
Antwortfax und Veranstaltungsauswahl	Fügt nach jedem PDF bzw. jeder Mail ein Antwortfax an. Auswahlmöglichkeiten: - leer: kein Antwortfax - an Mitglieder mit der Einstellung: Einladungen nur per Post - an alle Die Veranstaltungszuordnung ermöglicht die Übernahmen von Veranstaltungsdaten in das Antwortfax (Datum, Titel, Kontakt, Kosten, Anmeldeoptionen).
Empfänger in Einladungsliste aufnehmen (nur bei Mail)	Diese Option ermöglicht die Aufnahme der Empfänger in die Einladungsliste der Veranstaltung. Die Versendeart kann die Empfängeerliste auf noch nicht-eingeladene Personen einschränken.
Verzögert versenden am	Legt die fertigen Mails in den Postausgang. Das System versendet die Mail zeitverzögert am eingestelltem Datum. Wichtig: Die Gruppen/Rollenzuordnung wird beim Ablegen bestimmt.
Priorität	Ermöglicht es, die Mail mit einer Markierung "Priorität hoch" zu versenden.
Sprache der Platzhalter	Legt fest, in welcher Sprache die Platzhalter %anrede% u.ä. ersetzt werden.

Hinweise:

• Beim Mail-Senden werden Zeilen, die mit einem |-Zeichen beginnen, entfernt (damit sind PDF-Befehle in den Mail-Vorlagen möglich).
  
• Gruppenleiter dürfen bei Veranstaltungs-Mails auch an externe Kontakte senden - selbst ohne Leserecht für externe Kontakte.
  
• Beim Versand einer Mail an eine Newsletter-Gruppe wird am Ende ein Link zur Abmeldung ergänzt: "Abmelden von Gruppe: ..."

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6.4.2 Platzhalter

Im Nachrichtentext sowie im Betreff sind folgende Platzhalter zugelassen:

%nachname%
wird ersetzt durch:
NACHNAME

%vorname%
wird ersetzt durch:
VORNAME

%anrede%
wird ersetzt durch:
%anredeformal% bei externen Anmeldungen / bei eigenen Team-Mitgliedern (Anrede per Sie)
%anredeinformal% bei eigenen Team-Mitgliedern (Ansprache per Du)

%anredeformal%
wird ersetzt durch:
falls Anrede=Herr: Sehr geehrter Herr NACHNAME (ggf. mit Titel)
falls Anrede=Frau: Sehr geehrte Frau NACHNAME (ggf. mit Titel)
sonst: Sehr geehrte Damen und Herren

%anredeinformal%
wird ersetzt durch:
falls Anrede=Herr: Lieber VORNAME
falls Anrede=Frau: Liebe VORNAME
sonst: Hallo VORNAME

%anrede:AAA/BBB/CCC%
wird ersetzt durch:
falls Ansprache per Du: AAA
falls Anrede per Sie: BBB
falls Anrede=Familie: CCC
z.B.: %anrede:Du/Sie% %anrede:Dir/Ihnen%

%geschlecht:M/F%
wird ersetzt durch die geschlechtsspezifische Formulierung, z.B. %geschlecht:Teilnehmer/Teilnehmerin%


Alle Mitgliederfelder (z.B. {#mitglied:vorname#} {#mitglied:nachname#}, ..., nicht möglich: userpwd)
(Liste der Felder)

Spezielle Mitgliedsfelder (Jahr ist selbstverständlich variabel):
{#mitglied:mitgliedsbeitrag2016#}, {#mitglied:mitgliedsbeitragbezahlt2016#}, {#mitglied:mitgliedsbeitragoffen2016#}

Das Antwortfax wird, falls ausgewählt, nach jedem oder nur nach Empfängern, die den Postweg bevorzugen, eingefügt.
Dafür wird die PDF-Vorlage "Antwortfax" verwendet.
Gültige Platzhalter sind alle Mitgliederfelder ({#vorname#} {#nachname#}, ...) sowie {#veranstaltung:DATUM#},{#veranstaltung:WOCHENTAG#},{#veranstaltung:TITEL#},{#veranstaltung:ORT#},{#veranstaltung:ZEIT#},{#veranstaltung:BESCHREIBUNG#},{#veranstaltung:ID#},{#veranstaltung:ANMELDESCHLUSS#},{#veranstaltung:KONTAKT#},{#veranstaltung:KONTAKTEMAIL#},{#veranstaltung:KONTAKTTELEFON#},
{#veranstaltung:key_FELDNAME#}
Die zugeordnete Veranstaltung kann über ein Dropdown-Feld ausgewählt werden.

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6.4.3 Entwürfe und Vorlagen

Mails und PDFs, die erst später verschickt werden sollen, können zwischenzeitlich als Entwurf oder Vorlage gespeichert werden.

Entwurf:
Ein Entwurf wird beim Versenden gelöscht.

Vorlage:
Eine Vorlage wird beim Versenden nicht gelöscht.

Feld	Beschreibung
Jetzt suchen	Ermöglicht die Suche nach einer Vorlage (erst ab 5 Ablageordner sichtbar)
Alle markierten Einträge löschen	Löscht die markieren Beiträge
[Betreff]	Öffnet den Bearbeiten- und Senden-Modus
	Löscht den Entwurf bzw. die Vorlage
	Öffnet den Bearbeiten-Modus. Hier haben Sie ein Feld "Ablageordner", der es ermöglicht, die Entwürfe und Vorlagen zu strukturieren.
	Öffnet den Entwurf bzw. die Vorlage, um sie zu Versenden
	Eingabe einer Bemerkung bzw. Umbenennung eines Ablageordners
	Aufklappen und zuklappen der Ablageordner (ab 5 Ablageordner sind diese standardmäßig geschlossen)

Hinweis:
Beim Speichern einer Vorlage/Entwurf überschreibt standardmäßig nur jeder seine eigene Vorlage/Entwurf (umstellbar unter Admin/Optionen).

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6.4.4 Gesendete Elemente

Die Liste der gesendeten Elemente zeigt alle bisherigen Mails und PDFs an, die gesendet bzw. archiviert wurden.

Es werden immer nur 100 Einträe angezeigt, eine Umschaltung der Seiten für die Anzeige von weiteren Elementen ist per << 1 2 3 .. > möglich.

Feld	Beschreibung
Filter Art	Meine gesendeten Elemente: alle bisher vom aktuell angemeldeten Benutzer aus verschickten Mails und archivierten Briefe Alle gesendeten Elemente: alle bisher verschickten Mails und archivierten Briefe Gesendete Einladungen: Alle Einladungsmails
Filter Art	leer: alle Elemente Alle Mails: nur Mails Alle individuellen Mails: Mails unabhängig von Veranstaltungen Alle Veranstaltungs-Mails: alle Mails mit Bezug auf Veranstaltungen Alle PDFs: alle Serienbriefe
Filter Jahr	Ermöglicht die Filterung nach Jahren
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei
	Als zu versendende Mail neu öffnen
	archivierten Serienbrief löschen (nur für Serienbriefe verfügbar)

Nach dem Öffnen einer Mail haben Sie folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Schließen	Schließt das Fenster
Download als .eml	Stellt einen Download als .eml-Datei zur Verfügung
[Alle Empfänger anzeigen]	Zeigt alle Empfänger namentlich an

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6.4.5 Postausgang

Der Postausgang ist ein Zwischenspeicher für zu versendende Mails.
Je nach Einstellung wird er für Mails mit echten Attachments (Standard), immer oder nie verwendet.

Die Mails spätestens nach 30 Minuten verschickt, mit Ausnahme, dass Sie ein "verzögert senden"-Datum angegeben haben.

Noch nicht versendete Mails können noch gelöscht werden.

Es werden immer nur 100 Einträe angezeigt, eine Umschaltung der Seiten für die Anzeige von weiteren Elementen ist per << 1 2 3 .. > möglich.

Feld	Beschreibung
Alle markierten Mails löschen	Löscht alle markierten Mails. Dies ist nur möglich für noch nicht verschickte Mails.
[Details]	Zeigt den Inhalt der Nachricht inkl. Attachments an

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6.4.6 Mail-Archiv

Im Mail-Archiv sind alle gesendeten Mails einzeln enthalten (aktiv ab 08/2016).

Feld	Beschreibung
Jahr/Monat Suche nach	Suchkriterien
Jetzt suchen	Startet die Suche
Markierte Mails im Archiv löschen	Löscht alle markierten Mails (nicht möglich für ausgelagert-archivierte Mails)
Markierte Mails herunterladen	Läd alle markierten Mails als .mbox-Datei (nicht möglich für archivierte Mails)

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6.4.7 Bounce-Management

Unter "Bounce-Management" versteht man die Auswertung von Mail-Rückläufern (wg. falscher E-Mail-Adresse, Postfach voll usf.).

Um diese Funktion zu sehen und zu verwenden müssen Sie diese erst aktivieren:
Administration / Basiskonfiguration / Optionen, Register "Mail versenden": "Unzustellbare Mails an = VereinOnline-Dienst".

Anschliessend versendete Mails verwenden ein VereinOnline-Postfach von uns als Bounce-Empfänger.

Diese Mails werten wir automatisch aus uns stellen Ihnen 6 Monate lang eine Zusammenfassung zur Verfügung.

Feld	Beschreibung
Alle markierten Rückläufer löschen	Löscht alle markieren Rückläufer
[Mitglied]	Öffnet das zugeordnete Mitglied mit der E-Mail-Adresse
	Löscht den Eintrag unwiderruflich

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6.5 Geburtstage

Wer hat als nächster Geburtstag?

Die Funktion "Geburtstage" zeigt Ihnen:

• Die kommenden 12 Geburtstage
  
• alle kommenden Geburtstage
  
• alle Geburtstage im Jahresverlauf
  
• alle Geburtstage sortiert nach Alter

Gekündigte und gesperrte Mitglieder sowie externe Kontakte werden nicht angezeigt.

In diesen Funktionen haben Sie folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Filter nach Rolle Filter nach Gruppe Filter nach Art	Filtert die Geburtstage nach Rolle und/oder Gruppe und/oder alle/runde Geburtstage
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei
Jahr	Ermöglich die Auswahl des Jahres (im Register "Jahresverlauf")
Markiere Mitglieder: Mail/Serienbrief verschicken	Wechselt zum Mail-Dialog mit den vorausgewählten Mitgliedern (im Register "Jahresverlauf")

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6.6 Newsletter

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6.6.1 Newsletter gestalten/senden

Mit der Funktion "Newsletter" ist es möglich, regelmäßig die Mitglieder über Neuigkeiten per Mail zu informieren.
Im Newsletter sind auch typischerweise (über Admin-Optionen deaktivierbar!) folgende Inhalte enthalten:

• Alle extern sichtbaren Termine des Kalenders des entsprechenden Monats / Periode
  
• Alle neuen Mitglieder
  
• Alle neuen Gäste

Dabei ist es auch optional möglich, dass Arbeitskreisleiter, Organisatoren bzw. auch Mitglieder selbst Beiträge bereitstellen, z.B. Veranstaltungs-Ankündigungen, Rückblicke, Wissenswertes, Aufnahmen neuer Mitglieder usf.

Je nach den vorhandenen Rollenrechten sind folgene Funktionen möglich:


Neuen Newsletter-Beitrag melden

Hier können Ihre Gruppenleiter, Organisatoren und ggf. auch Mitglieder neue Beiträge melden. Eine Meldung besteht aus einem Empfängerkreis (intern+extern oder nur intern), einer Rubrik (in den Admin-Optionen einstellbar, einem Thema, einem Datum, einer Beschreibung, ggf. Anhängen und einem Verantwortlichen. Nach dem Klick auf "Absenden" wird dieser Beitrag in den Newsletter eingestellt und kann vom Redakteur korrigiert, auf später verschoben oder ignoriert werden.

Wenn Sie das Recht haben, auf der Startseite auch Meldungen anzulegen, dann können Sie im Newsletter-Dialog über einen Haken bei "zusätzlich in Kopie öffentlich als 'Aktuelle Meldung' auf der Startseite speichern" bestimmen, dass zusätzlich eine gleichlautende Startseite-Meldung erstellt wird (als Kopie).

Feld	Beschreibung
Empfängerkreis	Legt fest, ob diesen Beitrag nur interne Personen (Mitglieder, mit Login) oder auch externe Personen (externe Kontakte) zu sehe bekommen.
Rubrik	Die Rubrik. Diese können Sie unter Administration/Optionen einstellen
Thema	Der Titel des Beitrags
Datum	Das Datum des Beitrag. Dies ist Freitextfeld, so dass auch "Dezember" o.ä. möglich ist
Beschreibung	Der Beitrag
Anhänge	Bilder oder Dateien
Verantwortlich	Die verantwortliche Person
Ergänzender Online-Artikel	Wenn hier ein Text eingegeben wird, dann enthält der Newsletter einen "mehr"-Link und der Leser gerät durch den Klick auf eine Webseite mit diesem ergänzenden Artikel.
Sprache	Legt die Sprache des Beitrags fest. Nur Empfänger mit dieser Spracheinstellung erhalten diesen Beitrag
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Verwendete sind mit dem Newsletter verlinkt und können nicht verändert werden. Diese werden auch bei "Nochmal senden" benutzt.

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	Öffnet den Beitrag zum Bearbeiten
	Löscht den Beitrag (nach Rückfrage)
[[auf Startseite]]	Öffnet den Dialog, um eine "Aktuelle Meldung" aus dem Beitrag zu generieren

Vorschau des Newsletters

Zeigt den Newsletter an, wie er versendet werden würde. Unter Administration/Optionen können Sie einige Einstellungen für die Darstellung des Newsletters vornehmen (ob z.B. neue Mitglieder aufgelistet werden)
Die Vorlage können Sie unter Administration->Vorlagen->HTML, Register "Newsletter" konfigureren.


Vorschau des Newsletters mit direkter Bearbeiten-Möglichkeit

Zeigt den Newsletter an, und zeigt darin auch Buttons zum direkten Verändern an: Neuen Eintrag hinzufügen, Testmail senden, Reihenfolge ändern (nach oben, nach unten), Bearbeiten, Zurückstellen für nächsten Newsletter, Ignorieren, einzelne Veranstaltungen ausblenden

Feld	Beschreibung
Aktualisieren	Aktualisiert die Ansicht
neuer Eintrag	Öffnet den Dialog "Neuen Newsletter-Beitrag melden"
Testmail	Versendet eine Testmail an eine einzugebende E-Mail-Adresse
Bearbeiten	Öffnet den Dialog zum Bearbeiten des Beitrags
Zurückstellen für nächsten Newsletter	Gibt dem Beitrag den Status "Zurückgestellt" (ist zu finden in der Liste aller Beiträge)
Ignorieren	Gibt dem Beitrag den Status "Ignoriert" (ist zu finden in der Liste aller Beiträge)
nach oben	Ändert die Reihenfolge innerhalb der Rubrik
nach unten	Ändert die Reihenfolge innerhalb der Rubrik
Meldungsart	Ändert die optische Darstellung der Meldung (Position der Bilder)
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Zeigt alle bisher verschickten Newsletter an. Über die Aktion "nicht öffentlich/öffentlich" können Sie festlegen, ob der Newsletter öffentlich zu sehen sein soll. Die öffenlichen Newsletter können über den Link "http://test.vereinonline.org/IhrTeam/?newsletterliste" auf Ihrer Webseite per IFRAME eingebunden werden. WICHTIG: Standardmäßig wird im Archiv nur der Newsletter mit den Beiträgen an "alle Mitglieder und alle externen Kontakte" (also die öffentlichen Beiträge) abgelegt. Wenn Sie alle Beiträge, also auch die internen Beiträge nur an Mitglieder im Archiv haben möchten, dann müssen Sie dies VOR dem Absenden des Newsletters unter Administration/Optionen umstellen!

Feld	Beschreibung
Beitrag verfassen	Wechselt zu "Neuen Newsletter-Beitrag melden"
[Betreff]	Öffnet den Newsletter
[Status]	Setzt den Newsletter auf öffentlich / nicht öffentlich
	Ermöglicht es, den Newsletter in seiner archivierten Form erneut zu versenden
	Newsletter aus dieser Liste ausblenden (nicht zurück-änderbar!)
[Link zu den öffentlichen Newslettern]	Öffnet eine Webseite mit allen öffentlichen Newslettern (z.B. zum Einbinden als IFRAME auf Ihrer Webseite)

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6.6.2 Double-Opt-In

Damit sich externe Personen z.B. auf der Webseite zum Newsletter anmelden können, steht folgende Seite parat:
http://test.vereinonline.org/IhrTeam/?subscribe

Personen, die sich darüber anmelden, erhalten zunächst eine Bestätigungsmail mit einem Bestätigungslink geschickt.

Erst wenn der Link in der Mail angeklickt wird, dann (und erst dann) wird dieser Kontakt als "externer Kontakt" eingetragen.

Die Abmeldung erfolgt analog.


Hinweis

Standardmäßig ist in den Optionen die Gruppe "Newsletter" als Subscriber-Gruppe angelegt.
Durch den Double-Opt-In gerät die Person als externer Kontakt in diese Gruppe, durch den Unsubscribe wird die entfernt.
Der Unsubscribe löscht den externen Kontakt, wenn er keine weiteren Abhängigkeiten wie z.B. Veranstaltungsanmeldungen/Rechnungen aufweist.

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6.7 Mitgliedsbeiträge

Unter dem Menüpunkt "Mitglieder > Mitgliedsbeiträge" können Sie jegliche regelmäßigen Beiträge anlegen, beispielsweise den Mitglieds-Jahresbeitrag.
Auch einmalige Beiträge sind mit dem gleichen Mechanismus möglich.

Das Standard-Vorgehen besteht dabei aus den folgenden Schritten:


1. Anlage aller Mitgliedsbeitrags-Arten

Legen Sie unter "Mitgliedsbeiträge festlegen" die Beiträge selbst an (z.B. „Jahresbeitrag“ = 100 Euro, „Abteilung Tennis“ = 80 Euro).Falls diese regelmäßig erhoben werden sollen dann geben auch eine Frequenz in Monaten (z.B. jährlich = alle 12 Monate) an.
Die wichtigen auszufüllenden Felder sind:

• Titel des Beitrags (Beispiel: Jahresmitgliedsbeitrag)
  
• Betrag (Beispiel: 160)
  
• Frequenz "alle X Monate" (Beispiel: 12)

Einmalige Beiträge
Lassen Sie das Feld "Frequenz" leer.

Altersabhängige Beiträge
Auch altersabhängige Beiträge sind möglich. Dabei legen Sie zunächst pro Altersbereich einen Beitrag an (z.B. "Grundbeitrag Kind", "Grundbeitrag Jugendlicher", "Grundbeitrag Erwachsener") und füllen die Felder im Register "Optionen":
a) einen Altersbereich (z.B. drei Beiträge, Angabe jeweils "-12", "13-17", "18-" ) und
b) einen gleichen Beitragsgruppen-Namen (z.B. "Grundbeitrag").
Die Mitglieder weisen Sie dann später nicht einem konkreten Beitrag, sondern der Beitragsgruppen zu. Das System verwendet dann während bei der Beitragsbestimmung immer den passenden Beitrag abhängig vom Alter des Mitglieds (unter Administration/Optionen/Mitglieder/Mitgliedbeiträge ist einstellbar, wann die Altersberechnung durchgeführt wird).
Damit dies alles funktioniert ist folgendes zu beachten:

• Alle beteiligten Mitglieder benötigen ein korrekt gesetztes Geburtsdatum
  
• In den Beiträgen muss die Alters-Definition exakt so erfolgen:
  
  • -17 für bis 17 Jahre
    
  • 18-40 für ab 18 bis 40 Jahre
    
  • 41- für ab 41 Jahre
    

Abweichender erster Beitrag
Auch abweichende Beiträge im ersten und letzten Mitgliedsjahr sind möglich. Zahlen Ihre Mitglieder nur den halben Beitrag, wenn sie ab Juli Mitglied werden? Das ist kein Problem. Auch quartals- oder monats- oder tagesgenaue Abrechnungen sind möglich. Bei den monats- und quartalsbasierten Beiträgen können Sie noch zwischen „angefangene“ und „vollständige“ Monate/Quartale unterscheiden: Tritt ein Mitglied am 15. Oktober bei, dann kann es je nach Einstellung 3/12 (3 angefangene Monate) oder 2/12 (2 vollständige Monate) bezahlen. Festlegen können Sie dies im Register „Optionen“ unter „Erstes Jahr“ und „Letztes Jahr“.
Wichtig: Bei der nachfolgenden Mitglied-Beitrags-Zuordnung müssen Sie dann als "gültig ab" den eigentlichen Beginn Ihres Beitrags angeben (z.B. "1.1.2020"). Das Aufnahme-Datum des Mitglieds müssen Sie unter "Aufnahme Vereinsmitglied" im Mitgliedsprofil hinterlegen. Fällt bei der Beitragsberechnung das Aufnahme-Datum innerhalb des Abrechnungszeitraums, dann wird der Beitrag gemäß der eingestellten Regel nur teilweise berechnet.
Sonderfall Gruppeneintritt: In der Beitragsdefintion können Sie eine Gruppe zuordnen (im Register "Optionen" das Feld "basiert auf Gruppen-Eintrittsdatum"). Dann kann bei der Gruppenzuordnung im Mitglied der Gruppeneintritt festgelegt und damit als Basis für die anteilige Beitragsberechnung genutzt werden.

Weitere Optionen
Über das „gültig ab“ und „gültig bis“-Feld im Beitrag können Sie festlegen, wann diese Beitrag überhaupt in Rechnung gestellt wird (z.B. können Sie einen alten Beitrag im System belassen und „gültig bis“ auf „31.12.2015“ stellen). Über die Option „Zeitpunkt Abrechnung“ können Sie bestimmen, wann im Abrechnungszeitraum der Beitrag berechnet werden soll (Standard: am Beginn). Über weitere Optionen können Sie abweichende Buchungskonten und weiteres pro Beitrag festlegen.


2. Zuordnung der Mitglieder

Anschließend müssen Sie die Mitglieder dem Beitrag zuordnen. Das können Sie auf zwei verschiedene Arten erreichen:

• In der Beitragsdefinition: Klicken Sie in der Beitragsliste auf 0 Mitglieder
  
• In der Mitgliederverwaltung: Wenn Sie in der Mitgliedssuche ein Mitglied suchen und bearbeiten, können Sie im Register "Zuordnungen" dem Mitglied einen Beitrag zuordnen.

Dabei geben Sie bei der Beitragszuordnung unter Anzahl eine „1“ ein, d.h. der Beitrag wird einmal zugeordnet (in Spezialfällen können auch andere Werte sinnvoll sein). Die Felder „gültig ab“ und „gültig bis“ lassen Sie leer, diese werden auch nur in Spezialfällen benötigt (siehe unten). Das Feld „erstellt bis“ lassen Sie immer leer, denn in diesem Feld merkt sich das System von selbst, bis zu welchem Datum dieser Beitrag für dieses Mitglied bereits abgerechnet wurde.

Damit wird nach der Ersteinrichtung die Mitgliedsbeitragserhebung zum Kinderspiel: Sie müssen neuen Mitgliedern lediglich den korrekten Beitrag zuweisen, alles weitere erledigt das System (fast) von selbst.

Auch Familienbeiträge sind möglich: Sie können im Profil bei einem Mitglied (z.B. einem Kind) einstellen, dass der Vater der Beitragszahler ist. Dann werden dem Vater auch alle Beiträge des Kindes (bzw. aller Kinder) in Rechnung gestellt.

Über das „gültig ab“ und „gültig bis“-Feld in der Beitragszuordnung können Sie einschränken, wann dieser Beitrag diesem Mitglied in Rechnung gestellt wird (z.B. können Sie durch „gültig ab = 1.5.2020“ festlegen, dass der Beitrag erst ab diesem Datum diesem Mitglied in Rechnung gestellt wird.). Wenn "gültig ab" leer lassen, dann gilt der 1.1. des aktuellen Jahres.

Natürlich sind auch 3-, 4- oder andere Monats-Frequenzen oder auch Abrechnungszeiträume abweichend vom Kalenderjahr möglich. Dafür können Sie in der Beitragszuordnung das Feld „gültig ab“ auf den 1.4.2020 stellen. Das System verwendet dann den Abrechnungszeitraum 1.4.2020 bis 31.3.2021 und trägt bei der Rechnungserstellung den 31.3.2021 bei „erstellt bis“ ein.

Alle diese Einstellungen müssen Sie in den nächsten Jahren nicht anpassen, es sei denn am Status der Mitgliedschaft ändert sich etwas!


3. Anstehende Mitgliedsbeiträge: Kontrolle

Nach der Zuordnung können Sie über „Mitglieder / Mitgliedsbeiträge / anstehende Mitgliedsbeiträge“ sehen, welches Mitglied welche Beiträge in Rechnung gestellt bekommen soll.

Hier sehen Sie alle Beiträge, die zum angegebenen Stichtag berechnet würden.
Wenn hier Korrekturen notwendig erscheinen, dann können Sie diese unter der Beitragsdefinition oder Mitgliederzuordnung noch durchführen, diese Liste ist nur eine Vorschau.

Sind dem Mitglied mehrere Beiträge zugewiesen, dann erhält es eine Rechnung mit allen fällig zu berechnenden Beiträgen (Ausnahme: Sind in den Beiträgen unterschiedliche Vereins-Bankkonten zugewiesen (z.B. 1x Hauptverein und 1x Sportsparte Tennis), dann erhält das Mitglied je eine Rechnung pro Vereinskonto, was ja auch für die Überweisung auf verschiedene Vereins-Bankkonten bzw. für den Bankeinzug auf verschiedene Vereins-Bankkonten nötig ist).


4. Mitgliedsbeitrags-Rechnungen erstellen

Wenn die anstehenden Beiträge passen, dann können Sie aus diesen nun reale Rechnungen erstellen.

Führen Sie dazu im Menüpunkt "anstehende Mitgliedsbeiträge" folgendes durch:

• Markieren Sie alle Mitglieder, für die Sie die Beitragsrechnung erstellen wollen (oder klicken Sie in der Kopfzeile der Liste auf "Alle").
• Klicken Sie auf den Button "Rechnungen aus Beiträgen generieren". Das System erstellt nun die Beitragsrechnungen.

Hinweis: Anschließend sind diese Mitglieder NICHT MEHR in der Liste der anstehenden Beiträge enthalten. Das ist ja auch gut so, denn die Rechnungen wurden ja bereits erstellt.
Wenn hier trotzdem (und gerade beim 1. Mal) etwas schief gelaufen ist, dann können Sie das korrigieren, indem Sie die unverschickten Rechnungen (Rechnung markieren und Aktion "Buchungen final löschen" wählen).

Beim erstellen der Rechnungen setzt das System nun selbst das Feld "erstellt bis" in den beteiligten Beiträgen. Bei einmaligen Beiträgen (ohne Frequenz) wird die Beitragszuordnung zum Mitglied automatisch entfernt.

Wenn nach den ersten Durchläufen alles passt, können Sie diesen Erstellungsschritt sogar automatisieren, so dass dies täglich automatisch erfolgt (Administration / Optionen / Register "Mitglieder" / Abschnitt „Automatischer Versand von E-Mails“).


5. Rechnung versenden

Nach der Erstellung der Mitgliedsbeitragsrechnungen befinden sich die Buchungsdatensätze im Modul „Kasse“ bei "Rechnungen unverschickt".
Diese können Sie nochmal kontrollieren und anschließend folgende Aktionen durchführen:

Markieren Sie alle Rechnungen, die Sie per Mail verschicken möchten (oder klicken Sie auf "Alle") und wählen Sie dann einer der folgenden Aktionen:

• Button "Gesamt-PDF": Damit können Sie einen Rechnungen-Serienbrief-PDF erstellen, ausdrucken und selbst per Brief versenden. Damit auch hier die betreffenden Rechnungen den Status "offen" bekommen, wählen Sie nach dem Verschicken noch den Menüpunkt "Markierte Buchungen per Brief verschickt" (klappen Sie dazu den Button "Rechnungen jetzt per Mail versenden" mit dem Dropdown-Pfeil daneben auf!).
• Button "Online als Brief versenden": Rechnungen an Dienstsleister "EMailBrief" übergeben und den Post-Versand durchführen lassen.
• Button "Rechnungen jetzt per Mail versenden": Rechnungen als PDF im Mail-Anhang versenden (Mailvorlage: Administration/Vorlagen/Mail/Kasse).
• Button "Rechnungen nur auf den Status 'offen' setzen": Setzt den Status auf offen (z.B. ohne Versand, oder nach Brief-Versand)

Die betreffenden Rechnungen befinden sich anschließend im Status "Offene Rechnungen". Ausnahme:Wenn beim Mitglied keine Mailadresse hinterlegt ist und Sie diese per Mail verschicken wollten, dann verbleibt diese Rechnung im Status "unverschickt".



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6.7.1 Mitgliedsbeiträge festlegen

Das Programm unterstützt Sie bei der Rechnungsstellung von Beiträgen.
Dabei werden regelmäßige Beiträge (wie z.B. Mitgliedsgebühr, alle 12 Monate) und einmalige Beiträge (z.B. Seminar) unterstützt.

Über "Mitgliedsbeiträge festlegen" können Sie die Beiträge verwalten. Dabei handelt es sich um eine grundsätzliche Liste, welche Beiträge vom Verein erhoben werden (z.B. Jahresbeitrag, Beitrag für einen speziellen Ausflug, ...).

Die in diesem Dialog angezeigten Jahreseinnahmen sind grob geschätzte Einnahmen. Die exakten prognostizierten Einnahmen sehen Sie unter Mitgliedsbeiträge/Auswertungen/voraussichtliche Einnahmen.

Durch einen Klick auf "Beiträge festlegen" sehen Sie alle bereits angelegten Beiträge.

Feld	Beschreibung
Hinzufügen	Legt einen neuen Beitrag an (siehe unten)
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Ermöglicht den Ausdruck einer Beitrags-Liste inklusive der zugeordneten Mitglieder.
Drucken/Export Mitgliederzuordnung  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Exportiert die zugeordneten Mitglieder.
Weiter zu den anstehenden Mitgliedsbeiträgen	Wechselt zu "Anstehende Mitgliedsbeiträge"
Hilfe	Öffnet die FAQ zu den Mitgliedbeiträgen
[In Liste suchen]	Ermöglicht die Einschränkung der Beiträge über einen Suchbegriff (nur zu sehen wenn mehr als 10 Beiträge angelegt sind)
	Bearbeitet den Mitgliedsbeitrag
	Löscht den Mitgliedsbeitrag
[x Team-Mitglieder]	Ermöglicht die Zuordnung von Mitgliedern zum Mitgliedsbeitrag

Sie können über den Button "Hinzufügen" einen neuen Beitrag hinzufügen bzw bearbeiten:

Feld	Beschreibung
Titel	Kurzer Beschreibungstext (darf kein , enthalten, darf nur einmal vorkommen!)
Beschreibung	Längerer Beschreibungstext Spezialfall: {#Liste:beitragszahler#} erstellt eine Liste aller Familienmitglieder.
Beitragsart	fester Mitgliedsbeitrag: Ein Beitrag ist die Zahlung VON EINEM MITGLIED. Der Beitrag ist für alle zugeordneten Mitglieder gleich invidueller Beitrag: der Beitrag kann für jedes Mitglied unterschiedlich sein. Bitte das Feld "Betrag" hier leer lassen und im Feld "Anzahl" in der Beitragszuordnung bei den einzelnen Mitgliedern den Euro-Betrag eingeben. fester Dauerauftrag: Ein Dauerauftrag ist die Zahlung AN DAS MITGLIED. Der Betrag ist für alle zugeordneten Mitglieder gleich invidueller Dauerauftrag: der Betrag kann für jedes Mitglied unterschiedlich sein. Bitte das Feld "Betrag" hier leer lassen und im Feld "Anzahl" in der Beitragszuordnung bei den einzelnen Mitgliedern den Euro-Betrag eingeben.
Betrag	Beitragssatz (kann in speziellen Fällen auch negativ sein, dies hat dann eine Gutschrift zur Folge!)
MwSt	MwSt-Prozentsatz des Beitrags
Alle X Monate	Frequenz z.B. "12" für jährlich, "6" für halbjährliche Beiträge leer für einmalige Beiträge
Alter	(optional) Dieser Beitrag ist nur für eine bestimmte Altersgruppe gültig Zwingend notwendiges Format (auch kommagetrennt mehrere Altersbereiche möglich): -17, 18-, 18-40 Beispiel: -17 (für Minderjährige); 18-65 (für normale Team-Mitglieder); 66- (für Senioren); 0 (für Team-Mitglieder ohne angegebenes Geburtsdatum)
Beitragsgruppe	(optional, selbstlernendes Feld) Für die Gruppierung von Beiträgen. So können Sie z.B. verschiedene Beiträge je Alter festlegen. Sie geben dann bei jedem Beitrag z.B. die Beitragsgruppe "Jahresbeitrag" an. Einem Mitglied weisen Sie dann die Beitragsgruppe "Jahresbeitrag" zu und es wird dann der je Alter gültige Beitrag verwendet (optional). Hinweis: Die Beitragsgruppen haben mit den Gruppen, die Sie unter Administration festlegen, nichts zu tun! Für diese Funktionalität ist ein korrekt gesetztes Geburtsdatum eine zwingende Voraussetzung! Über den Link "Direkt zugeordnete der Beitragsgruppe zuweisen" können direkt zugewiesene Beiträge der Beitragsgruppe zugeordnet werden.
gültig ab Datum	(optional, nur in Spezialfällen wichtig!) Der Beitrag ist erst ab diesem Datum gültig
gültig bis Datum	(optional, nur in Spezialfällen wichtig!) Der Beitrag ist nur bis zu diesem Datum gültig
erster Beitrag	Legt fest, wie der erster Beitrag berechnet wird: - Beitrag beginnt ab 1.1. bzw. "gültig ab" bei der Beitragszuordnung beim Mitglied - 1. Beitrag anteilig gemäß Datum "Aufnahme Vereinsmitglied" je Mitgliedstag - 1. Beitrag anteilig gemäß Datum "Aufnahme Vereinsmitglied" je vollständigem Mitglieds-Monat/Quartal/Halbjahr - 1. Beitrag anteilig gemäß Datum "Aufnahme Vereinsmitglied" je begonnenem Mitglieds-Monat/Quartal/Halbjahr
letzter Beitrag	Legt fest, wie der letzte Beitrag berechnet wird: - voller Beitrag über gesamten Zeitraum (bspw. voller Jahresbeitrag) - letzter Beitrag anteilig gemäß Datum "Gekündigt zum" je Mitgliedstag - letzter Beitrag anteilig gemäß Datum "Gekündigt zum" je vollständigem Mitglieds-Monat
basiert auf Gruppen-Eintrittsdatum	Legt eine Gruppe fest, in der das Gruppen-Eintrittsdatum für ein Mitglied als Beginn des Beitrags gewertet (relevant für anteilige Beiträge beim Eintritt innerhalb eines Abrechnungszeitraums). Erstellte Rechnungen bekommen diese Gruppe als Gruppenzuordnung.
Zeitpunkt Abrechnung	Hiermit können Sie angeben, ob der Beitrag am Anfang (=Standard), in der Mitte, am Ende des Abrechnungszeitraums oder Beginn abzgl. Fälligkeitszeitraum fällig ist, d.h. die Rechnungsstellung erfolgt.
abweichendes Buchungskonto	Standardmäßig ist in den Admin-Optionen festgelegt, auf welches Buchungskonto die Mitgliedsbeiträge gebucht werden. Hier können Sie für einzelne Beiträge Abweichungen angeben.
abweichendes Forderungskonto	Standardmäßig ist in den Admin-Optionen festgelegt, auf welches Forderungskonto die Mitgliedsbeiträge gebucht werden. Hier können Sie für einzelne Beiträge Abweichungen angeben.
Vereinskonto bei Überweisung	Wählt das Konto aus, das auf der Rechnung für die Überweisung durch den Zahlungsempfänger genannt wird. "Standard" ist die Angabe aus Administration/Optionen, die weiteren Konten sind die Konten aus Kasse/Bankkonten.
Spendenaktion	Gibt an, dass die generiete Buchung eine Spendenaktion zugeordnet bekommt
Art der Buchung	Gibt an, welche Buchungart (Mitgliedsbeitrag, Spende, ..) die generiete Buchung bekommt (Standard: Mitgliedsbeitrag)
Verwendungszweck	Legt einen Verwendungszweck fest (Standard: Art der Buchung) Platzhalter: {#mitglied:mitgliedsnummer#} %name% %monat% %jahr% %stichtag% %stichtag:m%, %stichtag:d% %stichtag:Y-m%
abweichender Abrechnungszeitraum	Legt den Text fest, der anstatt dem berechneten Abrechnungszeitraum in die Rechnung übernommen wird
Speichern	Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern
Kopie des Beitrags erstellen  Kopie erstellen Kopie erstellen (mit allen zugeordneten Mitgliedern)	Erzeugt eine Kopie des Beitrags und kopiert beim 2. Menüpunkt auch alle Beitrag-Mitglied-Zuordnungen

Die Beitragsberechnung ermöglicht flexible Szenarien:

1. Über die Option "Bestimmung Mitgliedsalter" (zu finden unter Administration,Basiskonfiguration,Optionen,Register "Mitglieder") gibt es die Option "tagesgenaue Abrechnung". Damit können Beitragswechsel zum Geburtstag taggenau berechnet werden (Beitrag bis zum Geburtstag anteilig der Jugend-Beitrag, anteilig ab dem Geburtstag der Erwachsenen-Beitrag).

2. In Kombination mit der Einstellung im Beitrag "erster Beitrag" und "letzter Beitrag" sind auch anteilige Beiträge bei verkürzten Abrechnungszeiten durch Angaben in den Feldern "gültig ab" und "gültig bis" möglich. Wenn bei "erster Beitrag" und "letzter Beitrag" nicht der Standardeintrag (jeweils die erste Option) gewählt ist, wir{#mitglied:mitgliedsnummer#}{#mitglied:mitgliedsnummer#}d der Abrechnungszeitraum nun gemäß "gültig ab" und "gültig bis" verkürzt und der Beitrag nur anteilig berechnet.

Die beiden vorgenannten anteiligen Berechnungsarten sind auch in Kombination möglich.

Der aktuelle Gültigkeitsbereich eines Beitrags wird wie folgt bestimmt:

• Angabe des Zeitraums bei der Beitrags-Mitglieder-Zuordnung
  
• Wenn diese leer ist gilt die Angabe des Zeitraums bei der Beitrags-Definition
  
• Wenn auch diese leer ist gilt der 1.1. des aktuellen Jahres bis zum nächsten Beitragsende nach dem Stichtag

Aus dem aktuellen Gültigkeitsbereich werden anschließend die anstehenden Abrechnungszeiträume ermittelt, indem dieser Gültigkeitsbereich gemäß der Angabe in "Frequenz" in entsprechende Monatsbereiche ("Abrechnungszeiträume") zerlegt wird.

• Für bereits in Rechnung gestellt Beiträge (erkennbar im Feld "erstellt bis" in der Beitrags-Mitglieder-Zuordnung) werden natürlich keine neuen Rechnungspositionen erstellt.
  
• Falls es sich gemäß den obigen Regeln um einen verkürzten Abrechnungszeitraum handelt, wird der anteilige Beitrag in Rechnung gestellt.
  
• Standardmäßig wird ansonsten immer der volle Beitrag für den Abrechnungszeitraum in Rechnung gestellt.

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6.7.2 Beitrag den Mitgliedern zuordnen

Unter "Beiträge festlegen" können Sie über den Link "x Team-Mitglieder" die Beiträge den Team-Mitgliedern zuordnen (Dazu ist das Recht "Mitgliederdaten ändern" erforderlich).

Nach einem Klick auf "x Team-Mitglieder" sehen Sie eine Liste aller Team-Mitglieder.

Diese Liste ist sortiert nach:

• zugeordnete aktive Mitglieder
  
• zugeordnete und gelöschte/gesperrte Mitglieder
  
• nicht zugeordnete aktive Mitglieder

Hier können Sie folgendes eintragen:

Feld	Beschreibung
Rolle	Einschränkung der Team-Mitglieder auf eine bestimmte Rolle
Gruppe	Einschränkung der Team-Mitglieder auf eine bestimmte Gruppe
Anzahl	Anzahl der Beiträge, in der Regel: 1 (auch 0 ist möglich, wenn der Beitrag ohne Kosten auf der Rechnung erscheinen soll!)
gültig ab Datum (optional)	Datum, zu dem der Beitrag das erste Mal abgerechnet werden soll, z.B. 1.1.2013
gültig bis Datum (optional)	Datum, zu dem der Beitrag das letzte Mal abgerechnet werden soll, überlicherweise zunächst leer (d.h. erstmal dauerhaft)
erstellt bis (nicht ausfüllen!)	Datum, bis zu dem bereits Beitrags-Rechnungen erstellt wurden. Diess Feld wird automatisch durch den Abrechnungsprozess gefüllt. Eine manuelle Eingabe ist nicht erforderlich (bzw. nur, wenn etwas schief gelaufen ist). Durch das Löschen der LETZTEN Beitragsrechnung wird das "erstellt-bis"-Datum passend zurückgesetzt.
Anmerkung (optional)	Detailinformation für diese Zuordnung, wird auf Rechnung übernommen!
Gruppe (optional)	Zugeordnete Gruppe der späteren Beitragsrechnung (standardmäßig ausgeblendet)
[Setze alle]	Ermöglicht das Setzen eines Wertes in allen Zeilen dieser Spalte.
Speichern (ohne schließen)	Speichert die Eingaben, ohne das Fenster zu schließen
Schließen	Schließt das Fenster (ohne die Eingaben zu speichern)

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6.7.3 Anstehende Mitgliedsbeiträge

Aus den Beitragsfestlegungen ergeben sich konkrete Zahlungstermine.

Die Liste "anstehende Beiträge" zeigt alle Zahlungstermine, die sich aus der Beitragsfestlegung und der Mitgliederzuordnung ergeben.
Aus diesen Zahlungsterminen lassen sich nun Beitragsrechnungen erstellen.

Gehen Sie wie folgt vor:

• Passen Sie ggf. den Stichtag an und klicken Sie auf den Button "Aktualisieren". Der Stichtag ist der Tag, zu dem die Beiträge berechnet werden.
  
• Markieren Sie alle Rechnungen, die Sie erstellen wollen (oder klicken Sie auf "Alle")
  
• Klicken Sie auf den Button "Rechnungen aus Beiträgen generieren". Nun werden zum angegebenen Stichtag die Rechnungen generiert und das Datum "erstellt bis" in der Mitgliederzuordnung (Beiträge beim Mitglied) gesetzt. Dies bedeutet, dass dieser Beitrag zu diesem Zeitraum für das Mitglied nicht erneut in Rechnung gestellt wird.

Feld	Beschreibung
Rechnungen aus Beiträgen generieren	Erstellt aus den aktuellen Beiträgen, vor denen Sie einen Haken gesetzt haben, je Mitglied eine Rechnung.
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei
Zur Liste der Beiträge	Wechselt zu "Mitgliedsbeiträge festlegen"
Hilfe	Öffnet die FAQ zu den Mitgliedbeiträgen
Rolle	Filtert nach Rollen-Mitglieder
Gruppe	Filtert nach Gruppen-Teilnehmern
Stichtag	Datum für die Beitragsermittlung (Standard: aktuelles Datum)
Rechnungsdatum	Datum für die Rechnungsstellung (Standard: aktuelles Datum)
Filter Frequenz	Ermöglicht die Auswahl von Beiträgen mit einer einer einheitlichen Frequenz
>>	Aktualisiert die Liste nach einer Stichtags-Änderung
[Mitglied]	Öffnet das Mitglied

Hinweis: Wenn im Laufe des Jahres neue Team-Mitglieder dazukommen, können Sie den vorgenannten Prozess erneut durchlaufen, ohne dass bereits erstellte Beitragsrechnungen nochmal erstellt werden. Da das vergangene Erstellen im Feld "erstellt bis" festgehalten ist, sorgt genau diese Tatsache dafür, dass keine erneute Berechung für diese Mitglieder bis zu diesem Datum erfolgen.

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6.7.4 Erstellte Rechnungen

Aus den anstehenden Beiträgen sind nun anstehende Rechnungen geworden. Diese können Sie sich durch einen Klick auf die Rechnungsnummer als PDF öffnen:

Diese Rechnungen haben nun noch den Status "unverschickte Rechnungen", d.h. diese sind noch nicht verschickt.

Sie haben nun folgende Möglichkeiten:

1. Rechnungen ausdrucken
Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Markieren Sie alle Rechnungen, die Sie versenden wollen (oder klicken Sie auf "Alle")
  
• Klicken Sie auf "Gesamt-PDF", um ein PDF mit allen Rechnungen zu erstellen (Auswahl ob Mail- oder Brief-Vorlage verwendet wird)
  
• Klicken Sie auf "Rechnungen per Brief verschickt" (zu finden im Dropdown unter "Rechnungen jetzt per Mail versenden"), um den Status der markieren Rechnungen auf "offene Rechnung" zustellen

2. Rechnungen per E-Mail versenden
Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Markieren Sie alle Rechnungen, die Sie versenden wollen (oder klicken Sie auf "Alle")
  
• Klicken Sie auf "Rechnungen jetzt per Mail versenden". Dies verschickt die markieren Rechnungen per Mail und setzt den Status auf "offene Rechnung".

Rechnungen, die per Bankeinzug zu zahlen sind, müssen Sie nun vom Konto der Team-Mitglieder abbuchen.
Weitere Details sind im Abschnitt "Kasse" beschrieben.

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6.7.5 Auswertungen

Sie erhalten folgende Antworten:

• bereits in Rechnung gestellt
  Wieviele Beiträge haben Sie in den letzten Jahren und in diesem Jahr schon erhalten?
  Hier können Sie auch Spendenquittungen erstellen.
  
  
• noch nicht in Rechnung gestellt
  Wieviele Beiträge sind Sie in diesem Jahr noch offen?
  
  
• voraussichtliche Einnahmen
  Wieveiele Beiträge werden Sie in den nächsten Jahren voraussichtlich erhalten?
  
  
• Beitragskontrollen
  Welche Team-Mitglieder sind Beitragszahler für andere Mitglieder (z.B. bei Familien)?
  Welchen Team-Mitgliedern sind mehrere Beiträge mit mehr als einem aktuell gültigem Beitrag zugeordnet?
  Welchen Team-Mitgliedern ist kein Beitrag zugeordnet?
  
  
• Statistik
  Auswertungen der Beitrags-Rechnungen

Feld	Beschreibung
Datumsauswahl	Schränkt die Anzeige auf den ausgewählten Zeitraum ein
Datums-Grundlage	Legt fegt, ob das Datum des Rechnungsstellung oder des Bankeinzugs verwendet werden soll
Filter Bezahltstatus	Legt fest, ob alle, alle bezahlten oder alle unbezahlten Rechnungen zu sehen sind
Gruppe	Zeigt nur Rechnungen der gewählten gruppe an
PDF-Spendenquittungen	Erstellt eine Spendenquittung für alle markierten Empfänger (nur im Register der bereits erhaltenen Einnahmen)
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei. Teilweise sind im Export mehr Spalten enthalten als in der Anzeige.

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6.8 Export/Import

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6.8.1 Export

Sie können alle Mitgliederdaten exportieren, um z.B. Serienbriefe oder Etiketten oder Namensschilder außerhalb des Systems zu erstellen.

Sie haben folgende Auswahlmöglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Auswahl der zu exportierenden Daten	Schränken Sie die Auswahl des Exports ein: Rollen Gruppen Filter (Geschlecht, Zustellart, Alter, Status, Profiländerung) Wenn Sie kein Leserecht auf externe Kontakte besitzen, dann können Sie diese auch nicht exportieren.
Auswahl der Spalten	Export der Adressen (alle Adressen sind gemäß Wunsch-Ziel privat/geschäftlich ausgewählt - passend für einen Serienbrief) Export alle Daten (Gesamt-Export) Eigene Auswahl der Spalten (es wird eine Liste der Felder angezeigt, die Sie per ">" einzeln oder ">>" alle übernehmen können. "<" bzw. "<<" löscht die Einträge ggf. wieder.
Kopfzeile	Kopfzeile lesbar (für die manuelle Weiterverarbeitung) Kopfzeile passend für den Import - damit Änderungen wieder importiert werden können bitte als 1. Spalte die ID exportieren!
Sicherheitsabfrage	Bitte geben Sie zur Sicherheit Ihr Login-Passwort ein, damit nicht eine fremde Person bei offenem Account schnell alle Daten entwenden kann
Jetzt als .csv exportieren  jetzt anzeigen jetzt drucken jetzt als Excel exportieren jetzt als .csv exportieren jetzt als .pdf (hoch) exportieren jetzt als .pdf (quer) exportieren jetzt als.xml exportieren Exportprfil öffnen Exportprofil speichern unter...	Startet den Export, bzw. speichert die Auswahl als Exportprofil bzw. öffnet ein gespeichertes Exportprofil

Geben Sie (aus Sicherheitsgründen) Ihr Passwort ein und klicken Sie auf "Jetzt als ... exportieren".
Standardmäßig erhalten Sie die Gesamtliste als CSV-Datei (zum Beispiel zum Öffnen per Excel).

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6.8.2 Import

Über eine Excel/CSV-Datei können Sie Mitgliederdaten importieren.

Zum Import von Team-Mitgliedern gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1:
Öffnen Sie folgende Import-Datei: Import.csv
Füllen Sie alle relevanten Spalten ab Zeile 2 aus (Beschreibung der Felder). Die 1. Zeile muss unverändert bestehen bleiben. Spalten dürfen gelöscht werden.
Speichern Sie die Datei ab.
Hinweis: Die Spalten "rollen", "gruppen", "beitraege" dürfen mehrfach enthalten sein, andere Spalten nicht.

Schritt 2:
Wählen Sie die gespeicherte Excel- bzw. CSV-Datei aus.
Hinweis: Es ist auch der Import einer .vcf-Datei (Visitenkarten) möglich, die Felder werden daraus übernommen.

Schritt 3:
Klicken Sie auf "Jetzt importieren".
Anschließend wird diese Datei eingelesen und eine Liste aller Spalten angezeigt. Nach der Zuordnung zu Ziel-Feldern und einem Klick auf "Jetzt importieren" startet der Import.

Hinweise:
Zum Ändern bereits vorhandener Daten können Sie wie folgt vorgehen:

• Export der Daten mit der Option "Export alle Daten (Gesamt-Export; Kopfzeile passend für Import)"
  
• Gewünschte Anpassung durchführen und Datei speichern. Die 1. Spalte "id" muss dabei erhalten bleiben. Andere Spalten dürfen gelöscht werden.
  
• Import dieser Datei auf dieser Seite. Durch die Angabe der id wird ein Update durchgeführt, keine Neuanlage.
  
• Exrrafelder vom Typ "Mehrfachauswahl": Trennzeichen beim Import ist das |, keine Leerzeichen vor oder nach dem |
  
• Mitgliedsnummern werden generiert (sofern die Standard-Einstellung #- oder ?-Zeichen enthält) bzw. auf Eindeutigkeit geprüft.
  
• Rollen/Gruppen/Beiträge werden durch die Angaben ersetzt
  
• Rollen/Gruppen/Beiträge können auch nur hinzugefügt werden, dann ist ein + voranzustellen, Bsp: +Jahresbeitrag (ansonsten werden die Daten genau so gesetzt und andere Zuordnungen gelöscht)
  
• Eine Zuordnung zu einer Gruppe ist möglich per Kofzeile "Gruppe:GRUPPENNAME" und einer 1 als Wert.
  
• Beiträge können auch mit einer Anzahl und gleich 1 eingestellt werden, dann ist ANZAHL* voranzustellen: 2*Seminarbeitrag
  
• Beitragszuordnungen können auch mit Datumswerten importiert werden (gültig ab / gültig bis / erstellt bis): Jahresbeitrag[1.1.2016 / 31.12.2018 / 31.12.2017]
  
• Es werden keine als Standard-Vorgaben definierte Rollen/Gruppen/Beiträge angelegt, diese sind explizit in der Import-Datei vorzugeben.
  
• Es werden die Inhalte der Auswahlfelder auf korrekte Eingaben geprüft (z.B. Post an = "geschäftlich (an Firmenadresse)")
  
• Die Anrede wird unscharf zu "Herr", "Frau", "Familie" importiert.
  
• Spalte "hauptmitglied" kann enthalen: "vorname nachmane" oder "nachname, vorname", oder id
  
• Es kann auch die Spalte "geloescht" importiert werden: 0=normal, 1=geloescht, 2=gesperrt
  
• "emailgp", "postgp", "rechnunggp" erlauben auch "Privat" und "Geschäftlich"
  
• Datumsangaben Jahr<AktJahr: +=1900
  
• Import Firmen-Mitglieder, weitere Ansprechpartner per: anrede2, titel2, vorname2, nachname2 usw. (nur bei Neu-Import!)
  
• Format: ANSI/IDO-8859-1 (NICHT UTF-8/Unicode)

Beim Import von neuen Mitgliederdatensätzen werden bei fehlenden Feldern die Standard-Vorbelegungen aus der Basiskonfiguration berücksichtigt.
Aus der Anrede "Herrn" wird "Herr".

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6.9 Statistiken

Unter den Statistiken haben Sie als Administrator Möglichkeit, Ihre Mitgliederstruktur auszuwerten.

Eintritte
Liste aller Team-Mitglieder:

• Sortiert nach Aufnahme Vereinsmitglied
  
• Sortiert nach Aufnahme Gast
  
• aktuelle Gästeliste (Feld "Aufnahme Vereinsmitglied" ist noch leer, Feld "Aufnahme Gast" ist gefüllt)
  
• aktuelle Interessentenliste (Feld "Aufnahme Vereinsmitglied" ist noch leer, Feld "Aufnahme Gast" ist noch leer, Feld "Aufnahme Interessent" ist gefüllt)
  
• Angehörigkeitsdauer
  
• Jubiläen des aktuellen Jahres, bzw. gemäß Jahr-Auswahl (standardmäßig in 5-Jahres-Schritten der Mitgliedschaft; über die Optionen sind andere Schritte einstellbar, z.B. 5,20,25,50)

Feld	Beschreibung
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren.
Mail an markierte Team-Mitglieder versenden	Öffnet den "Mail senden"-Dialog unter der Vorauswahl der markierten Team-Mitglieder
[Mitglied]	Öffnet das Mitglied

Austritte
Liste aller Team-Mitglieder sortiert nach:

• Aktiv aber gekündigt
  
• Gekündigt
  
• gelöscht am
  
• gesperrt am

Feld	Beschreibung
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren.
Mitglied kündigen	Öffnet einen Dialog, der eine schnelle Kündigung ds Mitglieds, ggf. inkl. Familienmitglieder, erlaubt.
Markierte Mitglieder anonymisieren	Anonymisiert, d.h. macht die Daten unkenntlich, alle markierten Mitglieder (Vorgabe DSGVO)
Filter Austrittsgrund	Ermöglicht eine Analyse nach Austrittsgrund
[Mitglied]	Öffnet das Mitglied

Wachstum
Zeigt die Entwicklung der Mitgliederzahlen an, auf Wunsch auch nach Geschlechtern gefiltert (gemäß "Anrede"-Feld")
Unter der Tabelle ist eine grafische Darstellung des Wachstums (absolut und relativ).

Über "Download" am Ende jeder Zeile können Sie eine sog. "Mitgliedermeldungsdatei" im XML-Format für den Sportbund generieren.
Unter Administration/Optionen sind hierfür Einstellungsmöglichkeiten vorhanden. Bei weiteren Anpassungswünschen bitte melden!

Feld	Beschreibung
Auswahl	Einschränkung der Auswertung nach bestimmten Rollen, Gruppen oder Filterkriterien
Stichtag	Angabe, zu welchem Tag die Daten berechnet werden
Filter und Stichtag aktualisieren	Aktualisiert die Werte
[Zahl]	Abruf der Mitglieder-Namen zum Stand und Möglichkeit zum Export dieser Mitglieder-Liste
[Download]	Download einer Meldedatei. Das Inhaltsformat kann unter Administration/Optionen angepasst werden.
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren

Alter
Grafische Darstellung der Altersstruktur inkl. des Durchschnitts.
Möglichkeit der Filterung nach Rolle / Gruppe / Geschlecht.
Möglichkeit der Matrixdarstellung mit den Spalten Rolle / Gruppe.

Feld	Beschreibung
Darstellung	Umschaltung zwischen grafischer und tabellarischer Darstellung
Auswahl	Auswahl der zu analyierenden Daten
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei (inkl. Extrafelder)
Rolle	Einschränkung der Auswertung nach einer Rolle
Gruppe	Einschränkung der Auswertung nach einer Gruppe
Geschlecht	Einschränkung der Auswertung nach einem Geschlecht

Rollen
Darstellung aller Team-Mitglieder und deren Rollenzuordnung in einer Matrix.
Falls der aktuelle Benutzer das Recht besitzt, Rollenzuordnungen zu ändern, können Änderungen direkt vorgenommen werden.

Feld	Beschreibung
Speichern	Speichert die Änderungen
Auswahl-Checkbox	Setzt bzw. entfernt die Rollen-Zugehörigkeit

Gruppen
Darstellung aller Team-Mitglieder und deren Gruppenzuordnung in einer Matrix.
Es besteht die Möglichkeit, nach Rollen zu Filtern.
Falls der aktuelle Benutzer das Recht besitzt, Gruppenzuordnung zu ändern, können Änderungen direkt vorgenommen werden.

Feld	Beschreibung
Speichern	Speichert die Änderungen
Rolle	Einschränkung der Auswertung nach einer Rolle
Auswahl-Checkbox	Setzt bzw. entfernt die Gruppen-Zugehörigkeit

Aktivität
Darstellung der Aktivität von Team-Mitgliedern unter Auflistung von:

• Name des Mitglieds
  
• 1. Veranstaltung besucht am
  
• letzte Veranstaltung besucht am
  
• aktueller Status (Mitglied seit, Gast seit, ..)
  
• letzte Aktion im Intranet
  
• letzte Profil-Aktualisierung
  
• Anzahl besuchter Veranstaltungen (und Anzahl abgemeldeter und Anzahl nicht erschienener Veranstaltungen)
  
• Anzahl besuchter Veranstaltungen seit 1 Jahr (und Anzahl abgemeldeter und Anzahl nicht erschienener Veranstaltungen)
  
• Anzahl besuchter Veranstaltungen im aktuellen Jahr (und Anzahl abgemeldeter und Anzahl nicht erschienener Veranstaltungen)
  
• nur Veranstaltungen der ausgewählten Gruppe

Feld	Beschreibung
Rolle	Einschränkung der Auswertung nach einer Rolle
Gruppe	Einschränkung der Auswertung nach einer Gruppe
Filter	Einschränkung der Auswertung auf eine bestimmte Anzahl Veranstaltungen
Ansicht	Umstaltung der Ansicht auf eine Matrixdarstellung der Veranstaltungen
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren. Im Export ist auch die Rechnungsadresse ergänzend enthalten.
Mail an markierte Mitglieder versenden	Öffnet den Mail-Dialog um den markierten Mitgliedern eine Mail zu senden

Geschlecht u.a.
Grafische Darstellung der Geschlechtsstruktur.
Möglichkeit der Filterung nach Rolle / Gruppe / Alter.
Es können die Felder "Geschlecht", "Berufsstatus" und "Berufsfunktion" dargestellt werden.

Feld	Beschreibung
Rolle	Einschränkung der Auswertung nach einer Rolle
Gruppe	Einschränkung der Auswertung nach einer Gruppe
Alter	Einschränkung der Auswertung nach einer bestimmten Altersgruppe
Feld	Auswahl des auszuwertenden Feldes (Geschlecht, Berufsstatus, Berufsfunktion, Staatsangehörigkeit)
Mitglieder	Auswahl von Berechnungs-Stichtagen
Art	Auswahl ob Kuchen- oder Balkendiagramm

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6.10 Liste der häufigen Fragen und Antworten (FAQ)

Aufgaben des Mitgliedsbetreuers

• Zugangsdaten an die Mitglieder versenden (Login und Passwort)
• Gastantrag und/oder Mitgliedsantrag einrichten und anpassen
• Dublettensuche aktivieren
• Geo-Information zu Mitgliedern speichern
• Newsletter an Mitglieder senden
• Weiteren Administrator anlegen
• BLSV-Meldungsdateien erstellen
• WJD-Schnittstelle

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7 Mein Profil

Durch einen Klick auf "Mein Profil" können Sie in der Übersicht alle Ihre Informationen verwalten:
- Kalender der kommenden Monate zeigt alle Anmeldungen und Einladungen
- Gruppen-Zugriff auf denen Ihnen zugeordneten Gruppen (Termine, Blog, Teilnehmer, usw.)
- Profil-Daten bearbeiten
- VereinOnline-App freischalten und anbinden
- Anzeige der Rechnungen, Teilnahmebescheinigungen, usw.
- Meine Mails
- "QR-Code für Vor-Ort-Anmeldungen": Damit sind Anmeldungen bei Veranstaltungen möglich, siehe Leitfaden: QR-Codes zur Veranstaltungsanmeldung einsetzen

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7.1 Stammdaten

Jeder Benutzer kann sein Profil selbst verwalten.

Lassen Sie Ihre Team-Mitglieder selbst ihr Profil aktualisieren - so sind die Adressen immer aktuell.

Feld	Beschreibung
Speichern	Speichert die Eingaben aus allen Registern
Druckansicht	Öffnet eine Druckansicht für den einfachen Ausdruck aller Daten
Mitglied werden	Wird für Nicht-Team-Mitglieder angezeigt, wenn in den Optionen aktiviert (ggf. mit Bedingung)
Gast werden	Wird für Gäste angezeigt, wenn in den Optionen aktiviert (ggf. mit Bedingung)
Sicherheit erhöhen	Aktiviert die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Bei aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung reicht es beim Anmelden nicht aus, den Benutzernamen und das Passwort einzugeben. Es ist die Eingabe einer weiteren 6-stelligen Zahl erforderlich, die sich alle paar Sekunden ändert. Mit Hilfe der App "Google Authenticator" können nur Sie diese Zahl ermitteln und korrekt eingeben, es sind also zwei Faktoren für das Anmelden notwendig: Passwort und Einmalzahl.
Erhöhte Sicherheit deaktivieren	Deaktiviert die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Dabei ist die (letztmalige) Eingabe eines Sicherheitscodes notwednig.^
VereinOnline-App ...	Aktiviert die VereinOnline-App bzw. ermöglicht die Verwaltung der VereinOnline-App

Feld	Beschreibung
Anrede	Die Anrede des Mitglieds
Titel	Der Titel (z.B. "Dr.") des Mitglieds
Vorname	Der Vorname des Mitglieds
Nachname	Der Nachname des Mitglieds
Sprache	Die ausgewählte Sprache des Mitglieds (nur falls Sprachen aktiviert)
Mitgliedsnummer	Die Vereins-Mitgliedsnummer
Funktion	Die Funktion im Verein (z.B. Schatzmeister)
Foto	Ein Foto des Mitglieds. Das Foto wird auf eine Kantenlänge von 1024 Pixel verkleinert und ggf. gedreht. Über den Link "Bild bearbeiten (Ausschnitt,Drehen)" können Sie das Bild drehen bzw. einen Ausschnitt des Bildes auswählen und beim Speichern den Rest abschneiden.
Freie Suchwörter	Suchwörter, unter denen das Mitglied gefunden werden möchte
E-Mail an	Einstellung, ob die Mails an die private oder geschäftliche E-Mail-Adresse geschickt werden sollen. "Keine E-Mails" bedeutet, dass diesem Mitglied keine Mails zugestellt werden. privat geschäftlich
Nachricht an App	Einstellung, ob Nachrichten auch an die VereinOnline-App des Nutzers geschickt werden, falls der Benutzer die App aktiviert und mit diesem Profil verbunden hat. nein ja
Post an	Einstellung, ob die Post an die private oder geschäftliche Adresse (=Firmenadresse), das Firmenpostfach oder die Rechnungsadresse (falls sichtbar) geschickt werden sollen. "Keine Post" bedeutet, dass für dieses Mitglied keine Serienbriefe erstellt werden. privat geschäftlich (an Firmenadresse) geschäftlich (an Firmenpostfach) geschäftlich (an Rechnungsadresse)
Rechnung an	Einstellung, ob die Rechnungen an die private, geschäftliche Adresse (=Firmenadresse), das Firmenpostfach oder die Rechnungsadresse (falls sichtbar) geschickt werden sollen privat geschäftlich (an Firmenadresse) geschäftlich (an Firmenpostfach) geschäftlich (an Rechnungsadresse)
Ansprache	Einstellung, ob das Mitglied per Du oder per Sie angesprochen werden möchte per Du per Sie

Feld	Beschreibung
Privat c/o	private Adresse, c/o-Feld
Privat Straße	private Adresse, Straße und Hausnummer
Privat PLZ, Ort, Land	private Adresse (PLZ, Ort, Land), Postleitzahl füllt automatisch den Ort aus bzw. schlägt eine Liste vor (falls mehrere Namen vorhanden sind).
Privat Telefon	private Adresse, Telefonnummer
Privat Fax	private Adresse, Fax
Privat Mobil	private Adresse, Mobil-Telefonnummer
Privat E-Mail	private E-Mail-Adresse (ggf. ;-getrennt mehrere)
Privat Homepage	private Homepage
Familienstand	Familienstand
Privat Freigabe	Freigabe dieser Daten: - nur Verwaltung (Mitgliedsverwalter) - andere Team-Mitglieder (Personen mit gesetztem Feld "Aufnahme Vereinsmitglied") - für alle Nutzer mit Login (alle angemeldeten Personen) - öffenlich (auch externe Personen; muss zentral freigeschaltet sein) - spezielle Einstellung... (individuelle Freigabeeinstellung für Adress/Telefon/Mobil/E-Mail/Homepage-Feldern)

Feld	Beschreibung
Name der Firma	geschäftliche Adresse, Firmenname
Firma c/o	geschäftliche Adresse, c/o-Feld
Firma Straße	geschäftliche Adresse, Straße und Hausnummer
Firma PLZ, Ort, Land	geschäftliche Adresse (PLZ, Ort, Land), Postleitzahl, füllt automatisch den Ort aus
Firma Postfach	geschäftliche Adresse, Postfach
Firma PLZ Postfach, Ort Postfach, Land Postfach	geschäftliche Adresse (PLZ, Ort, Land) des Postfachs
Firma Telefon	geschäftliche Adresse, Telefonnummer
Firma Fax	geschäftliche Adresse, Fax
Firma Mobil	geschäftliche Adresse, Mobil-Telefonnummer
Firma E-Mail	geschäftliche E-Mail-Adresse (ggf. ;-getrennt mehrere)
Firma Homepage	geschäftliche Homepage
Firma Freigabe	Freigabe dieser Daten: - nur Verwaltung (Mitgliedsverwalter) - andere Team-Mitglieder (angemeldete Personen mit gesetztem Feld "Aufnahme Vereinsmitglied") - für alle Nutzer mit Login (alle angemeldeten Personen) - öffenlich (auch nicht angemeldete Personen; muss zentral freigeschaltet sein) - spezielle Einstellung... (individuelle Freigabeeinstellung für Adress/Telefon/Mobil/E-Mail/Homepage-Feldern)
Rechnung Name der Firma	ggf. abweichende Rechnungsadresse, Firmenname
Rechnung c/o	ggf. abweichende Rechnungsadresse, c/o-Feld
Rechnung Straße	ggf. abweichende Rechnungsadresse, Straße
Rechnung PLZ, Ort, Land	ggf. abweichende Rechnungsadresse (PLZ, Ort, Land), Postleitzahl, füllt automatisch den Ort aus
Rechnung E-Mail	Wenn hier eine E-Mail-Adresse angegeben ist, dann wird diese beim Versand einer Rechnung verwendet
Branche	Branchen-Angabe
Berufsstatus	Berufsstatus des Mitglieds
Berufsfunktion	Funktion des Mitglieds in seiner Firma
Mitarbeiter	Anzahl der Mitarbeiter
Umsatz	Umsatz-Bereich
Beschreibung Geschäft	Firmendarstellung

Feld	Beschreibung
Einzugsermächtigung	Der Benutzer erteilt eine Einzugsermächtigung. Das SEPA-Mandant kann als PDF abgerufen werden.
Kontoinhaber	Der Kontoinhaber
IBAN	Die SEPA-Kontonummer - Es findet nach Eingabe und Speichern eine Prüfung statt. Die BIC und Bankname werden berechnet.
BIC	Die SEPA-Bankkennung - Es findet beim Speichern eine Prüfung statt. Darunter wird informativ die Gläubiger-ID des Vereins und die Mandatsreferenz des Mitglied angegeben
Bank	Der Bankname
Geburtstag	Der Geburtstag des Mitglieds. Das Alter wird direkt errechnet und angezeigt.
Geburtsname	Der Geburtsname des Mitglieds
Geburtsort	Der Geburtsort des Mitglieds
Staatsangehörigkeit	Die Staatsangehörigkeit des Mitglieds
Freigabe	Freigabe dieser Daten (nur Verwaltung, andere Team-Mitglieder, öffentlich)

Feld	Beschreibung
Login	Benutzer-Login, mit dem er sich anmelden kann
altes Passwort neues Passwort neues Passwort wiederholen	Benutzer-Passwort ändern. Zur Sicherheit muss das alte eingegeben werden. Es wird die Passwort-Qualität bewertet angezeigt.
Aufnahme als Interessent	Datum, an dem das Mitglied sein erstes Interesse bekundet hat
Aufnahme als Gast	Datum, an dem das Mitglied sich per Gastantrag angemeldet hat
Aufnahme als Vereinsmitglied	Datum, an dem das Mitglied Vereinsmitglied wurde. Dieses Feld hat an manchen Stellen inhaltliche Relevanz.
Gekündigt zum	Datum, an dem das Mitglied gekündigt hat. Am Tag nach diesem Datum wird das Mitglied automatisch gesperrt.
Signatur	ggf. abweichende Mail-Signatur des Mitglieds (Feld nur sichtbar, wenn das Mitglied das Recht besitzt, Mails zu verschicken)

Feld	Beschreibung
Interessen	Das Mitglied kann seine eigenen Interessen kundtun, von welchen Informationsverteilern er Mails bekommen möchte.

Hinweise:

• Welche Felder Pflichtfelder sind, nicht zu sehen oder nicht bearbeitbar sind, kann vom Administrator festgelegt werden.
  
• Alle Änderungen werden protokolliert.
  
• Alle Pflichtfelder (sofern vorhanden) sind mit einem roten Stern gekennzeichnet. Bei fehlender Eingabe erfolgt ein Hinweis und eine stärkere Markierung. Solange nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt sind werden keine Eingaben gespeichert!
  
• Wenn es für den Benutzer sichtbare Beiträge gibt, dann werden diese im Register "Beiträge" angezeigt.
  
• Wenn es für den Benutzer sichtbare Extrafelder gibt, dann werden diese im Register "Sonstiges" angezeigt.
  
• Wenn es für den Benutzer Datensätze aus flexiblen Listen gibt, dann werden diese im Register "Listen" sowie in der Navigation angezeigt.

Nach dem Speichern haben Sie folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
zur Startseite	wechselt zur Startseite
Profil erneut anzeigen	zeigt das Profil erneut an

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7.2 VereinOnline-App

Unter diesem Menüpunkt können Sie die VereinOnline-App aktivieren und verwalten.

Feld	Beschreibung
Beschreibung der App	Link zu https://vereinonline.org/app
VereinOnline-App jetzt aktivieren und mit diesem Profil verknüpfen und kostenlos verwenden	Legt einen App-Login an und verbindet diesen mit diesem VereinOnline-Profil

Beim Anlegen des App-Logins werden Sie gefragt:

Feld

Beschreibung

Auswahl

Ich habe noch keinen Zugang zur VereinOnline-App und möchte einen neuen App-Login erstellen Als weiteren Schritt geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, an den die Zugangsdaten geschickt werden. Diese E-Mail ist an der App-Login. Ich habe bereits einen App-Login zur VereinOnline-App und möchte diesen VereinOnline-Zugang hinzufügen Als weiteren Schritt geben Sie Ihre App-Zugangsdatnen ein (Login und Passwort), dann wird dieses Profil mit Ihrem bestehenden App-Login verbunden.

Nach der Aktivierung haben Sie hier folgende Möglichkeiten:

Register "Meine Nachrichten"

Feld	Beschreibung
Nachricht senden	Öffnet den Dialog um eine neue Nachricht zu senden
[Sender]	Öffnet den Chat

Register "Meine Freunde"

Feld	Beschreibung
extenen Freund einladen	Öffnet den Dialog um einen Freund einzuladen. Sie können mit ihm Nachrichten austauschen, sobald er Ihrer Einladung zugestimmt hat.
[Sender]	Öffnet den Chat

Register "Meine Gruppen"

Feld	Beschreibung
Gruppe hizufügen	Ermöglicht das Anlegen einer Gruppe
[Nachrichten]	Öffnet den Gruppen-Chat
	Ermöglicht das Bearbeiten der Gruppe (Name der Gruppe, Liste der Freunde)
	Ermöglicht das Löschen der Gruppe

Register "Mein App-Profil"

Feld	Beschreibung
Speichern	Speichert die Änderungen
Anrede	Anrede
Titel	Titel
Vorname	Vorname
Nachname	Nachname
App-Nachrichten an	bestimmt, wohin Nachrichten an die App geschickt werden sollen: - nur an App - an App und an private E-Mail-Adresse - an App und an geschäftliche E-Mail-Adresse
Profil-Foto	Foto
Telefon	private Telefonnummer
Mobil	private Mobilnummer
E-Mail	private E-Mail-Adresse
Telefon	geschäftliche Telefonnummer
Mobil	geschäftliche ate Mobilnummer
E-Mail	geschäftliche E-Mail-Adresse
Meine Kenntnisse	Meine Experten-Kenntnisse (öffentlich!)
PLZ Ort, Strasse	Meine Experten-Adresse (öffentlich!)
Login	Mein Login (nicht änderbar)
neues Passwort (optional)	(optional) Hier kann ein neues Passwort vergeben werden. minimale Passwort-Anforderung: mindestens 8 Zeichen, 3 aus 4 Zeichenarten: Kleinbuchstaben, Großbuchstaben, Ziffern, Sonderzeichen. sehr starkes Passwort: mindestens 8 Zeichen / mindestens 1 Buchstabe und 1 Zahl / 2 Sonderzeichen

Register "Meine VereinOnline-Zugänge"

Feld	Beschreibung
VereinOnline-Zugang hinzufügen	Legt einen neuen Zugang an. Dazu müssen Sie folgendes eingeben: VereinOnline-Url VereinOnline-Login VereinOnline-Passwort
	Löscht einen VereinOnline-Zugang

Register "Mein QR-Code"

Mit diesem QR-Code können sich andere App-Nutzer leicht mir Ihnen befreunden (in der App: Nachrichten > Alle Nachrichten > Freund einladen > "Scan QR Code als Freund").
Dieser eigene QR Code ist auch in der App abrufbar unter: Nachrichten > Mehr > "Mein QR Code"


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7.3 Mein Postfach

Hinweis:
Das interne Postfach muss zunächst unter Administration/Optionen zentral für das ganze System aktiviert sein! Diese Funktion wird primär dann aktiviert, wenn es viele Mitglieder ohne E-Mail-Adresse gibt oder eine interne Kommunikation im Verein gewünscht ist.

Unter "Mein Postfach" wird das interne Postfach des Benutzers angezeigt. Der Benutzer bekommt seine Mails in dieses Postfach, wenn er in seinem Profil unter "E-Mail an" die Einstellung "ins interne Postfach" gewählt hat.

Im Postausgang sind Mails des Benutzers zu sehen, die er abgeschickt hat und die an interne Postfächer (und nur an diese) geschickt wuirden.

Es kann (vom VereinOnline-Support) eine zentrales "echtes" EMail-POP-Postfach angebunden werden, welches dann regelmäßig (alle 5 Minuten) ausgelesen und die enthaltenenen "echten" E-Mails dem entsprechenden Login ("meier@xxxverein.de" an Login "meier") ins interne Postfach zugestellt werden.
Über den Button "Mails jetzt neu empfangen (automatisch alle 5 Minuten)" kann man das Einlesen auch manuell anstossen.

Mögliche Aktionen in einer Nachricht:

Feld	Beschreibung
Antworten	Öffnet das Mail-Senden-Fenster mit einer Vorbefüllung zum Zweck des Antwortens an den Absender
Allen antworten	Öffnet das Mail-Senden-Fenster mit einer Vorbefüllung zum Zweck des Antwortens an den Absender und aller Empfänger
Weiterleiten	Öffnet das Mail-Senden-Fenster mit einer Vorbefüllung zum Zweck der Weiterleitung
Schließen	Schließt die Nachricht.
Ungelesen setzen	Schließt die Nachricht und setzt sie auf den Status ungelesen.
Gelöscht setzen	Schließt die Nachricht und setzt sie auf den Status gelöscht.

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7.4 Mein Status

Unter "Mein Status" haben alle Benutzer die Möglichkeit, Statusmeldungen inkl. Anhängen abzugeben.

Feld	Beschreibung
Betreff	Der Betreff der Statusmeldung
Nachricht	Die Statusmeldung
Anhänge	Die Möglichkeit, Anhänge hinzuzufügen. Bilder (.png/.jpg/.gif) werden direkt (verkleinert, durch einen Klick auf das verkleinerte Bild öffnet sich das Originalbild) angezeigt.
Speichern	Speichert die Statusmeldung
	Ermöglicht das nachträgliche Bearbeiten der Statusmeldung
	Löscht die Statusmeldung

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7.5 Meine Interessen

Jeder Benutzer kann zu bestimmten, festlegbaren Gruppen sein Interesse selbst festlegen. So erreichen ihn nur die jeweiligen Gruppen-E-Mails, die ihn interessieren.
Und die Vereinsverwaltung sieht auch die Interessen der Benutzer und kann Information zielgenau verteilen.

Vorteile:

• Die Benutzer erhalten nur die Informationen, die sie auch interessieren (Erinnerungen zu Veranstaltungen sowie speziellen Mails von den Gruppenleitern)
  
• Der Verein bekommt einen Überblick über die Interessen

Hinweis: Der Benutzer kann diese Funktion für alle Gruppen nutzen, welche die Option "ein Mitglied kann sich selbst zu dieser Gruppe hinzufügen/entfernen ("Meine Interessen")" gesetzt haben. Den Haken setzen bzw. entfernen ist gleichbedeutend mit dem Hinzufügen/Löschen von Benutzern bei der Gruppenverwaltung.

Feld	Beschreibung
Checkbox	Legt fest, ob ein Interesse an der Gruppe besteht
	Zeigt die Gruppen-Ansicht an, siehe "Gruppen-Ansicht"
Speichern	Speichert die Änderungen
[Gruppen-Blog]	Linkzum Gruppen-Blog
[Kalender meiner Gruppen abonnieren (z.B. Kalender in Outlook einbinden)]	Der Benutzer kann einen individuellen Kalender mit seinen Gruppenterminen abonnieren.

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7.6 Meine ...

Das System kann viele weitere Mitglieds-spezifische Informationen anzeigen:

• Meine Mitgliedsbescheinigung
  
• Meine Teilnahmebescheinigungen
  
• Liste xxx: dem Benutzer zugeordnete Datensätze aus den flexiblen Listen, welche die Berechtigung "Zugriffsrecht je Rolle + Benutzer eigene Datensätze" haben (Bearbeiten/Export/Import/*Löschen nicht möglich)
  
• Meine Termine: Anzeige aller eigenen Anmeldungen
  
• Meine Bilder: Anzeige aller vom Mitglied hochgeladenen Bildergalerien
  
• Meine Rechnungen: Anzeige aller Rechnungen, die das Mitglied betreffen. Unter "Meine Rechnungen" können Sie die an Sie gestellten Rechnungen nochmal abrufen. Zeigt auch alle Rechnungen des Beitragszahlers.
  Solange die Rechnung im Status offen ist, können Sie - falls für Ihren Verein aktiviert - hier die sofortige Bezahlung per "Sofortüberweisung" oder "PayPal" anstoßen (bei Veranstaltungs-Rechnungen nur, wenn diese Zahlungsart in der Veranstaltung erlaubt ist).
  
• Meine Spendenquittungen: Anzeige aller bezahlter Spendenquittungen, die das Mitglied betreffen
  
• Meine Aufgaben
  
• Meine Tätigkeitsmeldungen
  
• Meine Support-Anfragen: Anzeige aller zur Beantwortung anstehenden Fehler/Wünsch (Anzeige inkl. deren Anzahl)
  

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8 Datenablage

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8.1 Dateiablage

In der Dateiablage ist Platz für die strukturierte Ablage von Dateien (Vereins-Dokumente wie Protokolle oder Planungsdateien) sowie für Wikis (Dokumentation von Wissen).
Dabei ist einstellbar, ob die Informationen passwortgeschützt oder öffentlich zu sehen sind.

Sie können für jede Gruppe eine Dateiablage aktivieren (unter Administration->Gruppen).

Auf der Startseite der Datenablage kann der angemeldete Benutzer nach allen Dateien in allen Datenablagen suchen, die er lesen darf.
Über die "Kacheln" kann er direkt zu den einzelnen Datenablagen, für die er lesenberechtigt ist, navigieren. Die Kacheln der Datenablagen haben die Farben wir unter Administration/Gruppen definiert.

Feld	Beschreibung
Aktualisieren	Aktualisiert die Ansicht
Ansicht  Liste (aufsteigend sortiert A..Z) Liste (absteigend sortiert A..Z) Liste (aufsteigend sortiert Datum) Liste (absteigend sortiert Datum) Bilder (aufsteigend sortiert) Bilder (absteigend sortiert)	Zeigt die Dateien als Liste- oder Bilder-Ansicht an. Beid er Sortierung können Sie zwischen "aufsteigend" (=A..Z) und "absteigend" (=Z..A) wählen.
Ordner  Neuen Ordner anlegen Ordner löschen Ordner umbenennen/verschieben Benachrichtigung einstellen Berechtigungen einstellen Download alle Dateien als .zip	Neuen Ordner anlegen: Öffnet ein Fenster zum Anlegen eines neuen Verzeichnisses Ordner löschen: Löscht den aktuellen Ordner (nicht möglich für Startseite oder wenn Ordner nicht leer ist) Ordner umbenennen/verschieben: Öffnet ein Fenster zum Umbenennen/Verschieben des Ordners. Benachrichtigungen: Ermöglicht die Aktivierung von Benachrichtigungs-E-Mails, die Sie erhalten, nachdem ein Upload in diesem Verzeichnis erfolgt. Sie können zwischen einer sofortigen oder einmal täglichen Benachrichtigung wählen, und auch ob es nur für den betreffenden Ordner oder auch inklusiv der Unterordner gelten soll. Beim Vollzugriff-Recht auf die Datenablage können Sie auch die Berechtigungen anderer Personen hinzufügen und löschen. Berechtigungen: Ermöglicht die Berechtigung einzelner Ordner (inkl. deren Unterordner) für bestimmte Rollen und/oder Gruppen - nur in Premium- und Plus-Version verfügbar. Download alle Dateien als .zip: ist nur beim Rollenrecht "Datenablage: Dateiablage = Vollzugriff" möglich.
Sichtbarkeit  Umschalten auf öffentlich Sichtbarkeit Standard (nur intern) Sichtbarkeit Standard (wie Elternordner) Setzen auf nur intern (Standard) Setzen auf öffentlich Sichtbarkeit öffentlich Umschalten auf nur intern (Standard) Umschalten auf Standard (wie Elternordner) Sichtbarkeit intern Umschalten auf öffentlich Umschalten auf Standard (wie Elternordner)	Ermöglicht die Umschaltung zwischen der internen Sichtbarkeit (nur angemeldete Benutzer haben Zugriff auf die Daten) und der öffentlichen Sichtbarkeit (Für alle Benutzer aus dem Web zugreifbar). Wenn die Rolle "Nicht angemeldet" das Rollenrecht "Dateiablage: lesen" besitzt, dann sind diese freigegebenen Ordner auf über das System im Menü zu sehen, andern falls nur über die angezeigte Url.
Wiki-Seite anlegen	Erstellt aus dem Ordner ein Wiki (siehe unten)
Dateien/Inhalte suchen	Sucht im aktuellen Verzeichnis und Unterverzeichnissen nach Dateinamen bzw. in Wiki-Seiten auch im Inhalt
DMS  aktivieren	Aktiviert die DMS-Funktionalität (revisionssicheres Ablegen, Vorversionen bleiben nach Löschen oder Überschreiben immer erhalten) - nur ein Feature der PLUS-Version!
DMS  Gelöschte Dateien anzeigen Änderungsprotokoll	nur DMS-Modus: Zeigt Gelöschte Dateien in diesem Verzeichnis bzw. das Änderungsprotokoll des Verzeichnisses an.
Weitere Datei hinzufügen	Ermöglicht es, gleich mehrere Dateien hochzuladen. Jeder Klick auf diesen Button erzeugt ein neues Dateifeld.
neue Dateien hochladen	Öffnet den Dialog zur Auswahl einer Datei auf der lokalen Festplatte zum Upload
[Neue Dateien hochladen]	Öffnet den Bereich zum Upload neuer Dateien. Das Verschieben von Dateien in andere Ordner ist per Drag-and-Drop (Dateiname packen und auf Ordner fallenlassen) möglich.
[Zip-Dateien sofort nach dem Upload entpacken und die Zip-Datei löschen]	Falls beim Upload eine oder mehrere Zip-Dateien enthalten sind, werden diese sofort nach dem Upload entpackt und die zip-Datei selbst nicht gespeichert. Unterordner in zip-Dateien werden nicht berücksichtigt.
Upload jetzt durchführen	Startet den Upload
[Verzeichnisname]	Wechselt in das Verzeichnis
[Dateiname]	Wählt eine Datei aus. Es ist eine Multi-Dateiauswahl und auch ein Drag-und-Drop auf den Auswahlbereich möglich. Nur Dateien mit in Summe maximal 10 MB können hochgeladen werden.
	Öffnet einen Dialog zum Durchführen der folgenden Aktionen: - Umbenennen der Datei - Verschieben/Kopieren der Datei, ggf. in eine andere Datenablage - Anmerkungen zur Datei bzw. Datei bearbeiten (.htm- und .html-Dateien)
	Löscht die Datei
	Zeigt eine Vorschau der Datei an
	Entpackt die zip-Datei und legt alle enthaltenen Dateien im gleichen Ordner ab (wird nur bei zip-Dateien angezeigt)
[Anmerkung]	Zeigt die Anmerkung an, die unter "Bearbeiten" eingegeben wurde.

Dateien hochladen
Um eine Datei hochzuladen, gehen Sie wie folgt vor:

• Wählen Sie im linken Baum ein Verzeichnis aus (oder erstellen Sie ein neues per "Neuer Ordner")
  
• Wählen Sie "Durchsuchen" und wählen Sie eine Datei aus
  
• Klicken Sie auf "Upload jetzt durchführen"

Hinweis: Dateien, die mit einem "." beginnen, können nicht hochgeladen werden.

Zugriffsmechanismen

Über die Rollen sowie über die Gruppenverwaltung können Sie detailliert festlegen, wer Dateien lesen, wer Dateien ablegen und wer Dateien löschen darf.
Eine Dateiablage kann für jede Gruppe in der Gruppenverwaltung aktiviert werden. Dabei wird die Zugriffsmöglichkeit und Beschränkung für jede Gruppe gemäß einer der folgenden Varianten festgelegt:

• Variante 1: Die Zugehörigkeit des Benutzers zu den Rollen sowie Rollendefinition bestimmen den Zugriff für das Mitglied (ggf. lesen, ggf. speichern, ggf. löschen). Diese Variante legt pauschal fest, was ein Mitglied darf (z.B. ein Vorstand hat mehr Rechte als ein normales Mitglied). Eine gruppenspezifische Festlegung ist mit Rollen nicht möglich.
  
  
• Variante 2: Der Zugriff ist für das Mitglied gemäß seiner Gruppenzugehörigkeit zu der betreffenden Gruppe festgelegt
  (ggf. lesen, ggf. speichern, ggf. löschen). Diese Variante steuert je Gruppe, ob der Benutzer die die Dateien sehen darf oder nicht. Es wird pro Gruppe im Detail unterschieden, ob a) die Gruppenteilnehmer nur Lesen und die Gruppenleiter ändern dürfen oder b) ob die Gruppenteilnehmer sowie die Gruppenleiter ändern dürfen oder c) ob die Dateien nur für die Gruppenleiter sichtbar sind.
  
  
• Sichtbarkeit: Sie können für jeden Ordner einstellen, ob der Inhalt nur den per Gruppendefinition festgelegten Team-Mitgliedern (=intern, ist Standard) oder für alle Benutzer im Internet (=öffentlich) zugänglich gemacht werden sollen.

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8.2 Wikis

Sie können auch sehr einfach aus der Dateiablage ein Wiki machen!
Klicken Sie dazu einmalig in einem Verzeichnis auf "Wiki-Seite anlegen", schreiben Sie etwas Text, und klicken Sie auf "Speichern".

Aus dem Verzeichnis ist nun ein Wiki geworden.
Was heisst das nun?

Das heisst, dass Sie zukünftig Text direkt in die Seite schreiben können. Wählen Sie dazu "Wiki-Seite bearbeiten", ändern Sie den Text, und klicken Sie auf "Speichern".

Damit der Text nicht zu lange und unübersichtlich wird, können Sie kinderleicht Unterseiten anlegen.
Schreiben Sie dazu in Ihren Text Wörter mit [[...]], also zum Beispiel [[weitere Informationen]].

Wenn Sie als Link eine Grafikfatei verwenden wollen (Grafik abgelegt unter Administration/Basiskonfiguration/Dateien), dann schreiben Sie [[weitere Informationen:grafik.png]].:

Nach dem Speichern sehen Sie, dass aus diesem Wort ein Link geworden ist.


Wenn Sie auf dieses Wort klicken, dann kommt eine neue Seite mit "(nicht angelegt)".


Per {{dateiname}} können Sie auf Dateien im gleichen Verzeichnis verweisen bzw. per {{verzeichnis}} auf ein Unterverzeichnis bzw. per {{*}} die ganze Dateiliste (ohne die Wiki-HTML-Seiten) einblenden.

Klicken Sie hier nun auf "Wiki-Seite bearbeiten" und geben Sie die Detailinformationen ein. Klicken Sie anschließend auf "Speichern". Zur Wiki-Hauptseite kommen Sie immer mit dem Button "Zur Wiki-Hauptseite".

Auf diese Weise können Sie ein ganzes Netz von verketteten Informationen anlegen.
Das ist dann ein Wiki!


Alle Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Speichern	Beendet den Bearbeiten-Modus und speichert die Änderungen
Zurück ohne speichern	Beendet den Bearbeiten-Modus, ohne die Änderungen zu speichern
Wiki-Seite bearbeiten	Bearbeitet die aktuelle Wiki-Seite
Wiki-Seite löschen	Löscht die aktuelle Wiki-Seite (im Bearbeiten-Modus!)
Zur Wiki-Hauptseite	Wechselt zurück zur Wiki-Hauptseite (enspricht index)
Dateiliste bearbeiten	Wechselt in den Datei-Modus
Wiki anzeigen	Wechselt in den Wiki-Modus
Dateien/Inhalte suchen	Sucht im aktuellen Verzeichnis und Unterverzeichnissen nach Dateinamen bzw. in Wiki-Seiten auch im Inhalt
PDF erstellen	Erstellt aus der aktuellen Wiki-Seite ein PDF

Hinweise

In den Wikis können die Platzhalter, die in den statischen Seiten beschrieben sind, verwendet werden.
Die Wikiseite standard legt den Inhalt von neuen Wikiseiten fest (als Vorlage).

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8.3 Listen

Listen sind Tabellen, die Datensätze aufnehmen können. Die "Typen" legen die Felder fest. Verwendbar sind diese z.B. für Inventurlisten usf.
Der Administrator kann im Modul "Adminstration" festlegen, welche Listen in der Dateiablage sichtbar sind.
Die Rollendefinition sowie die Listendefintion legt fest, wer die Listen wo sehen und verändern darf.
Ebenso ist sind hier die Listen-Ansichten zu sehen (sofern für eine eigene Rolle oder Gruppe freigeschaltet.

Feld	Beschreibung
Datensatz hinzufügen CSV-Datei oder Excel-Datei importieren Alle markierten Datensätze kopieren Alle markierten Datensätze in Liste '...' kopieren Alle markierten Datensätze in Liste '...' verschieben	Legt einen neuen Datensatz an bzw. öffnet den Dialog zum Import vom Daten aus einer CSV-/Excel-Datei. Bei der Auswahl "CSV-/Excel-Datei" öffnet sich ein Dialog zur Dateiauswahl einer .csv, .xls, .xlsx-Datei; anschließend wird diese Datei eingelesen und eine Liste aller Spalten angezeigt. Nach der Zuordnung zu Ziel-Feldern und einem Klick auf "Jetzt importieren" startet der Import. "kopieren" kopiert die markierten Datensätze in die gleiche Liste oder eine andere Liste, die auf dem gleichen Typ basiert. "verschieben" verschiebt die Datensätze in einer andere Liste, die auf dem gleichen Typ basiert.
Bearbeiten	Öffnet den mehrzeiligen Bearbeitungsmodus (nicht verfügbar wenn ein abweichendes Formular für die Liste definiert wurde).
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei. Wenn Datensätze gefiltert oder gesucht wurden, dann werden nur diese Datensätze exportiert.
Löschen  Alle markierten Datensätze löschen Alle löschen	Löscht alle Datensätze, bzw. die Datensätze, bei denen der Haken gesetzt wurde
Suche	Sucht in allen Datensätzen nach dem eingegebenen Suchbegriff und zeigt nur diese Datensätze an
	Öffnet den Datensatz zur Bearbeitung (ab 10 Spalten ist die Aktion links zu sehen!)
	Löscht den Datensatz (ab 10 Spalten ist die Aktion links zu sehen!)

Bei den Typen "referenzierte Liste", "Auswahl Dropdown", "Auswahl mehrfach", "Auswahl selbstlernend", "Auswahl radio" und "Auswahl Checkbox" können Sie über das kleine Dreieck in der Headerzeile eine Filter ein- unn ausschalten. Der Filter erscheint dann unter der Headerzeile und ermöglicht die Filterung der Zeilen auf die Datensätze mit dem gewählten Wert.

Durch einen Klick in den Header können Sie die Liste nach dieser Spalte sortieren.

Über den Button "Datensatz hinzufügen" können berechtigte Benutzer neue Datensätze anlegen:

Feld	Beschreibung
Felder..	Alle flexiblen Felder, so wie sie in der Typ-Definition angelegt wurden
Speichern	Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern

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8.4 Workflows bedienen

Workflows sind Anträge, an denen verschiedene Personen beteiligt sind. Klassisches Beispiel in Unternehmen sind Urlaubsanträge, die ein Mitarbeiter stellt und die von einem Vorgesetzten zugestimmt oder abgelehnt (=Freigabe) werden.

Ein Workflow basiert auf einer Flexiblen Liste, in der die Daten gespeichert werden.

Es gibt auf der Seite verschiedene Listen:

• Von mir aktuell zu bearbeitende Workflows '...': Hier sind vom angemeldeten Benutzer Freigaben durchzuführen.
  
• Von mir gestartete Workflows '...': Workflow-Datensätze, die der angemeldete Benutzer gestartet hat
  
• Mich betreffende Workflows: Workflow-Datensätze, die der angemeldete Benutzer früher oder apäter eine Aktion hat (aktuell nicht unbedingt zu bearbeiten)
  
• Alle Workflows '...': Liste aller Workflow-Datensätze (von "normalen" Benutzer i.d.R. nicht zu sehen)

Je nach eigenem Rollenrecht und der Konfiguration des Workflows sind bestimmte Aktionen möglich:

Feld	Beschreibung
Neuen Workflow starten	Öffnet das Workflow-Formular zum Anlegen eines neuen Workflow-Datensatzes (Starten eines Workflows). Mit Freigaberechten können Sie ggf. als ersten Schritt einen abweichenden Antragsteller auswählen.
Suche	Suchfeld
Jetzt suchen	Startet die Suche (sucht in allen angezeigtem Feldern)
Mail an markierte Antragsteller senden	Ermöglicht es, eine Mail an die markierten Antragssteller zu senden (inkl. Vorlagenauswahl).
	Zeigt die Daten des Workflow-Datensatzes an. Wenn für den angemeldeten Benutzer Freigaben durchzuführen sind, dann ist das in dieser Ansicht möglich.
	Zeigt das Protokoll des Workflow-Datensatzes an

Nach "Öffnen" haben Sie folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
AKTION...	Freigabe/Ablehnuns-Aktion. Der angemeldete Benutzer ist in einer Rolle, welche bei dem Workflow im aktuellen Status eine Aktion durchführen darf. Durch das Klicken auf den Button ändert sich der Status des Workflows. Die möglichen Aktionen sind unter Administration/Flexible Listen/Workflows/Zustandsregeln angelegt.
Nur Speichern	Speichert die Eingaben ohne eine Freigabe durchzuführen. Dieser Button ist sichtbar, wenn der angemeldete Benutzer auf mind. einem Feld ein Änderungsrecht besitzt (definiert im zugeordnetem Formular)
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern
PDF erstellen	Erstellt aus dem angezeigten Formular ein PDF

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9 Platzbuchung

Die Platzbuchung ermöglicht die Buchung von Tennisplätzen, Räumen, Yachten oder anderen Einheiten durch ihre Mitglieder.

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9.1 Buchen von Plätzen

Zum Buchen eines Platzes öffnen Sie eine der Ansichten:

• Tagenansicht (alle Plätze zu sehen)
  
• Wochen-/Monats-Ansicht

Zum Buchen klicken Sie auf einen freien Platz (grün).

"Nicht grüne" Plätze sind nicht buchbar, entweder weil bereits belegt oder die Buchbarkeit nur bestimmten Gruppen erlaubt ist.
Mit der blauen Markierung sehen Sie Ihre eigenen Buchungen.
Mit der roten Markierung sehen Sie fremde Buchungen.

Feld	Beschreibung
<	Tage/Woche/Jahr zurück
Datumsauswahl	Wechselt zum angegebenen Datum
>	Tage/Woche/Jahr voraus
Manuelle Buchung hinzufügen	Wenn Sie das Recht haben, die Buchungen anzulegen, dann können Sie einen zeitlich frei wählbaren manuellen Eintrag in die Buchung eines Platzes für eine beliebige Person vornehmen. Auch Serienbuchungen sind möglich. Die Kosten können Sie explizit angeben, eine spätere KOstenabrechnung erfolgt nicht.
PDF-Ausdruck	(nur in Wochenansicht) Erstellt ein PDF der Ansicht zum Ausdruck und Aushang am Platz.
Platz-Information	Zeigt weitere Details zu diesem Platz an
Person setzen	Wenn Sie das Recht haben, die Buchungen zu verändern, dann können Sie in der Tagesansicht auch die Person wechseln und für diese Person dann Buchungen durchzuführen..
Klick auf Buchungsbereich	Reserviert den Platz bzw. (falls erlaubt) entfernt die Reservierung
[+]	Öffnet den Veranstaltung-Neuanlage-Dialog mit diesem Platz als ausgewählten Raum

Unter "Meine Buchungen" sehen Sie Ihre eigenen Buchungen.
Solange die Rechnung noch nicht erstellt wurde, können Sie diese löschen. Der Platz ist dann wieder freigegeben.

Hinweis zur Anzeige:

• ?action=platzbuchung_uebersicht&filterplaetze=ID1,ID2 zeigt nur die angegeben Plätze an
  
• ?action=platzbuchung_uebersicht&filtergruppe=GRUPPENID zeigt nur die Plätze der zugeordneten Gruppe an
  
• ?action=platzbuchung_uebersicht&filterliste=LISTID zeigt nur die Plätze der zugeordneten Buchungsgruppe an

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9.2 Anlegen von Plätzen

Über "Verwalten / Plätze" können Sie Plätze anlegen, bearbeiten und löschen.

Feld	Beschreibung
Neuen Platz hinzufügen	Öffnet das Formular zum Anlegen eines Platzes
	Öffnet einen Platz zum Bearbeiteb
	Löscht einen Platz unwiderruflich

Folgende Felder stehen Ihnen je Platz zur Verfügung:

Feld	Beschreibung
Name	Der Name des Platzes, z.B. "Tennishalle 1 Platz 5"
Zeiträume	Buchbare Zeiträume pro Tag, je Zeitraum eine Zeile: zum Beispiel: 08:00-12:00 13:00-15:00 15:30-17:30 Hinter der Zeit können folgende Ergänzungen angegeben werden: Wochentag, Wochentagsbereich Datumsbereich #Kommentar 2T-7T (nur 2-7 Tage voraus buchbar, auch 4T- und -16T) GRUPPE:gruppenname (nur für diese Gruppe buchbar, wenn Gruppe mit Leerzeichen: "GRUPPE:XX XX XX") zum Beispiel: 08:00-09:00 09:00-10:00 Mo 10:00-11:00 Sa-So #nur am Wochenende 11:00-12:00 Sa-Di,Mi 11:00-12:00 9.3.*-15.3.* 12:00-13:00 Di 9.3.*-15.3.* 13:00-14:00 Di 9.3.*-15.3.* 14:00-15:00 -15T 15:00-16:00 2T-15T GRUPPE:Tennis
Zugeordnete Gruppe	Zugeordnete Gruppes
Buchbar	Legt fest, ob dieser Raum in diesem Modul von Mitgliedern (alle Mitglieder oder nur zugeordnete Gruppenteilnehmer) gebucht und/oder aus Veranstaltungen (als Raum) gebucht werden kann.
Gesperrt-Zeiten	Legt fest, an welchen Tagen (Datum oder Datums-Bereich) der Platz nicht gebucht werden kann. Es kann ein Grund angegeben werden, der dann im Buchungskalender angezeigt wird, zum Beispiel: 01.11.2016-29.2.2017 Winter Es ist auch * statt dem Jahr möflich, !... ist die Negierung
Kostenart	Left fest, welche Kosten-Berechnungsmethode verwendet wird.
Kosten	Die konkreten Kosten. Die Bedeutung und die Syntax ergibt sich durch die Kostenart. "pro Platz-Buchung": Angabe des Betrags Beispiel: 10 "pro Stunde": Angabe des Betrags Beispiel: 10 "Staffelpreise pro Tag": Angabe Betrag(ab Stundenzahl), ... Beispiel: 12, 30(3), 50(8) bedeutet: 12 Euro pro Stunde, 30 Euro ab 3 Stunden, 50 Euro ab 8 Stunden Rabatt an bestimmten Tagen: kosten, Wochentag1: kosten, Wochentag2+Wochentag3+...: kosten, ... Beispiel: 20, Fr: 25, Sa+So: 15
Rabatt-Angaben	Möglichkeit, bei Komplettbuchung an zusammenhängende Tagen einen speziellen Preis zu berechnen. Format 1: Wochentag[Anzahltage]: Kosten Format 2: Datum[Anzahltage]: Kosten [Anzahltage] kann für einen Tag auch weggelassen werden. Beispiel: Eingabe für Komplettbuchung Wochenende (d.h. alle Stunden müssen gebucht sein, bitte keine 'sofortige Abrechnung' einstellen!): Sa[2]: 180
Abrechnungsart	Legt fest, ob die Kosten manuell, sofort bei Buchung, erst am Ende des Tages (fasst dann ggf. mehrer Buchungen zusammen) oder "für Buchungen am heutigen Tag sofort / für Buchungen von zukünftigen Tagen einmal am Tag" als Mischform berechnet werden.
Freigabe erforderlich von	Legt fest, ob und wenn ja von wem eine Platzbuhung erst freigegeben werden muss
abweichendes Buchungskonto abweichendes Forderungskonto abweichende MwSt	Ermöglicht die Angabe abweichender Buchführungsangaben für die Rechnung.
abweichende Farben: - freier Platz - meine Buchungen - belegter Platz	Legt abweichende farbliche Darstellung dieses Platzes fest.

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9.3 Weitere Felder bei der Buchung abfragen / unterschiedliche Kosten

Bei der Buchung eines Platzes durch ein Mitglied bzw. externe Person können über einen Dialog weitere Felder abgefragt werden.

Unter "Administration/Optionen/Weitere Module/Platzbuchung" können Sie über die Option "Buchungsdialog" auswählen:

• direkt durch den Klick auf den freien Platz
• mit Dialog zur Erfassung von Anmerkungen
• mit Dialog zur Erfassung der Ende-Zeit
• mit Dialog zur Erfassung der Ende-Zeit und von Anmerkungen

Wenn Ihnen diese Möglichkeiten nicht ausreichen, dann können Sie einen umfangreichen Dialog definieren.
Damit können Sie erreichen:
- Unterschiedliche Buchungsarten
- je Buchungsart legen Sie fest: Bezeichner, verschiedene Kosten (intern/extern, je nach Uhrzeit/Tag/Rolle), usw.

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1:
Legen Sie eine Flexible Liste an. Legen Sie dazu zuerst unter "Administration/Flexible Listen" einen neuen Typ an, z.B. "Platzbuchung", mit folgenden Feldern:

Feldname	Typ	Bedeutung
name	Textfeld	Bezeichnung der Auswahl, z.B. "Doppel". Wenn der Name mit "Dauer" beginnt (z.B. "Dauerbuchung"), generiert das System eine Buchung bis Jahresende.
buchungsart	Auswahl Dropdown	optional: Einzelbuchung Dauerbuchung "Dauer..." Legt fest, dass der Platz bis zum Ende der Saison gebucht wird
spieler	Textfeld	optional: relevant, falls Sie die Anzahl der Spieler (z.B. "2" oder "4") z.B. für ein Tennisspiel erfassen wollen. Der Buchende muss dann bei der Auswahl dieser Buchungsart in dieser Anzahl die Namen der Spieler angeben.
dauer	Textfeld	optional: relevant, falls Sie eine maximale Dauer der Nutzung festlegen wollen, z.B. "3" für 3 Stunden
kosten_intern	Textfeld	optional: dies definiert die Kosten für ein Mitglied (mit Login)
kosten_extern	Textfeld	optional: dies definiert die Kosten für eine externe Person (ohne Login)
kosten_zeit_HH1-HH2	Textfeld	optional: dies definiert die Kosten für den angegebenen Uhrzeit-Bereich, z.B. kosten_zeit_10-16
kosten_zeit_we_HH1-HH2	Textfeld	optional: dies definiert die Kosten für den angegebenen Uhrzeit-Bereich am Wochenende, z.B. kosten_zeit_we_10-16
kosten_zeit_TAG_HH1-HH2	Textfeld	optional: dies definiert die Kosten für den angegebenen Tag (Mo,Di,...) und Uhrzeit-Bereich, z.B. kosten_zeit_sa_10-16
kosten_zeit_TAG1-TAG2_HH1-HH2	Textfeld	optional: dies definiert die Kosten für den angegebenen Tag-Bereich (Mo-Mi, Sa-So,...) und angegebenen Uhrzeit-Bereich am Wochenende, z.B. kosten_zeit_mo-fr_10-16
rabatt_zeit_HH1-HH2	Textfeld	optional: Legt fest, welcher Rabatt in der Zeit berechnet wird, z.B. 20% oder 10 Euro
rabatt_rolle_ROLLENNAME	Textfeld	optional: Legt fest, welcher Rabatt der Rolle berechnet wird, z.B. 20% oder 10 Euro
rabatt_stdzuvor_STD	Textfeld	optional: Legt fest, welcher Rabatt ab "STD" Stunden vor dem Termin berechnet wird.z.B. rabatt_stdzuvor_2=15. Mehrere Angaben addieren sich gegebenenfalls (rabatt_stdzuvor_5 und rabatt_stdzuvor_2).
rolle	Auswahl mehrfach	optional: Legt fest, welche Rollen diese Buchungsart nutzen dürfen. "externe Nutzer"/"nicht angemeldet" bedeutet nicht-angemeldete Person. [=ansprechpartner] ermöglich die Auswahl von Ansprechpartnern.
preisanzeige	Auswahl Dropdown	optional: "intern" oder "extern". Legt fest, dass diese Buchungsart als Standard-Preisanzeige in der PLatzanzeige genutzt wird.
mwst	Textfeld	optional: Legt die zu verwendende MwSt bei diesem Buchungsart fest
info	Textfeld	optional: legt den Infotext fest, der bei Auswahl dieser Buchungsart dem Buchenden angezeigt wird.
anmerkungen	Auswahl Dropdown	optional: wenn "nein" gewählt, dann wird das "Anmerkungen"-Feld nicht angezeigt
zustimmung	Textfeld mehrzeilig	optional: Wenn dieses Textfeld vorhanden, dann wird der Text angezeigt und der Nutzer muss per Checbox zustimmen
extrafelder	Textfeld	optional: es werden die darin genannten kommagetrennten Extrafelder abgefragt

Schritt 2:
Legen Sie anschließend unter "Administration/Flexible Listen" einen neue Liste, z.B. "Platzbuchung Tennis", basierend auf dem zuvor definierten Typ an.
Füllen Sie diese Liste mit Inhalten:

Name	Preis tagsüber	Preis abends	MwSt	Spieler	Rolle
Tennis Einzel	12	16	19	2	Mitglied,Verwaltung
Tennis Doppel	18	28	19	4	Mitglied,Verwaltung
Tennis Dauerbuchung	200	300	19	1	Mitglied,Verwaltung
Tennistrainer	0	0	7	10	Verwaltung

Schritt 3:
Anschließend müssen Sie diese Liste mit einem oder mehreren Plätzen verbinden.
Dies erreichen Sie wie folgt:

a) unter Administration/Basiskonfiguration/Extrafelder, "Plätze" legen Sie folgendes Extrafeld an:
Beschreibung: "Buchungstyp" (o.ä.)
Feldname: "belegungstyp" (muss genau so heissen)
Typ: "Flexible Liste"

b) unter "Administration/Optionen/Weitere Module/Platzbuchung" wählen Sie über die Option "Buchungsdialog" eine Einstellung "mit Dialog.." aus.

c) unter Platzbuchung/Verwalten/Plätze öffnen Sie der Reihe nach die Plätze, denen Sie diese Buchungsarten zuordnen wollen.
Wählen Sie im Register "Sonstiges" im Feld "Buchungstyp" den Name der Flexiblen Liste aus, die Sie zuordnen wollen.

Wenn ein Buchener dann auf einen Platz/Uhrzeit klickt, öffnet sich der Dialog, in dem dann die Buchungsart u.ä. ausgewählt werden kann.

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9.4 Verwalten von Buchungen

Über "Verwalten / Buchungen" können Sie Platz-Buchungen der Mitglieder verwalten.

Hier haben Sie folgende Mögliochkeiten:

Feld	Beschreibung
Markierte Buchungen/Positionen abrechnen	Erstellt Rechnungen für die markierten Buchungen (nur diejenigen mit hinterlegten Kosten). Diese befinden sich dann im Status "unverschickt" und werden nicht automatisch verschickt!
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei
> Vorjahr Aktuelles Jahr Nachfolgejahr	Datumsauswahl. Der Button aktualisiert die Ansicht nach einer Änderung des Datumsbereichs bzw. wählt ein Vor-/Nachfolgejahr aus.
abweichende individuelle Kosten	Ermöglicht die Eingabe von speziellen Kosten für die ausgewählten Buchungen (z.B. Paketpreis, Rabatt)
Filter Rechnungen	Ermöglicht die Einschränkung auf Buchungen mit Rechnungen / mit bezahlten Rechnungen
Aktionen  alle markierten Einträge löschen	Ermöglicht da Löschen mehrerer Buchungen
	Ermöglicht die Bearbeitung der Buchung. Dies ist nur für noch nicht abgerechnete Buchungen möglich!
	Löscht die Buchung. Dies ist nur für noch nicht abgerechnete Buchungen möglich!
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei
Datumbereich	Reduziert die Ansicht auf ein bestimmtes Jahr bzw. Datumsabschnitt

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9.5 Statistik

Die Platzbuchungsstatistik zeigt die gebuchten Stunden und den Umsatz pro Monat und Platz an.

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10 Aufgaben

Die Aufgabenverwaltung ermöglicht ein kleines Projektmanagement.

Aufgaben sind entweder einem Projekt oder eine Veranstaltung (über den Button "Aufgaben" bei einer Veranstaltung) zugeordnet.

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10.1 Meine Aufgaben

Unter dem Navigationspunkt "Meine Aufgaben" kann ein Mitglied die ihm (per Ressourcen-Zuordnung oder als "Bearbeiter") zuordneten Aufgaben sehen und Statusmeldungen abgeben.

Standardmäßig sind nur aktuelle Aufgaben gemäß Start/Ende-Datum sichtbar (in den Optionen umstellbar).
Untergeordnete Aufgaben erben die Start/Ende-Werte der übergeordneten Aufgabe falls diese Werte nicht gesetzt sind.

Angezeigt werden nur Aufgaben, deren Startdatum erreicht ist und deren Status nicht "fertig" ist.
Das Endedatum wird in roter Schrift dargestellt, wenn es in der Vergangenheit liegt.

Feld	Beschreibung
[Status melden]	Statusmeldung abgeben
[Aufgabe]	Aufgabe öffnen
[Mitglied]	öffnet das Mitglied
[verwalten]	Statusmeldungen verwalten (nur mit erweiteren Rechten)

Statusmeldung abgeben

Feld	Beschreibung
Datum	das Datum der Statusmeldung
Stunden	die Anzahl der Stunden, auch mit Kommastellen möglich
Aufgabe ist angenommen (andere Mitglieder sehen diese Aufgabe nicht mehr)	Hiermit nehmen Sie die Aufgabe an und werden auch bei der Aufgabe als "aktueller Bearbeiter" eingetragen. Andere Mitglieder sehen diese Aufgabe unter "Meine Aufgaben" nicht mehr.
Aufgabe ist abgelehnt (Anmerkung Pflichteingabe - andere Mitglieder sehen diese Aufgabe wieder)	Hiermit lehnen Sie die Aufgabe ab, andere Mitglieder sehen sie Aufgabe wieder.
Aufgabe ist abgeschlossen (keine weitere Stundeneingabe mehr möglich)	Hiermit können Sie markieren, dass die Aufgabe abgeschlossen ist. Sie verschwindet damit auch aus der Liste Ihrer Aktionen.
Anmerkung	eine Anmerkung
Speichern	Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern

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10.2 Projekte verwalten

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10.2.1 Projekte verwalten

Projekte ermöglichen Ihnen, "Aufgaben" zu definieren und diese Aufgaben in Projekten zu organisieren.

Zudem können Sie in Veranstaltungen zu dieser Veranstaltung gehörende Aufgaben anlegen und analog wie hier beschrieben verwalten.

Unter "Verwaltung / Projekte" sehen Sie alle Ihre Projekte.

Feld	Beschreibung
Neues Projekt anlegen	Legt einen neues Projekte an
	Öffnet die Projekteigenschaften zum Bearbeiten
	Löscht das Projekt und alle zugeordneten Aufgaben/Meldungen!

Neues Projekt anlegen/bearbeiten

Feld	Beschreibung
Projektname	Der Names des Projekts (z.B. "Messe-Auftritt")
zugeordnete Gruppe	Eine zugeodnete Gruppe. Wenn eine Person das Rollenrecht "Aufgaben verwalten: eig. Gruppen" besitzt, dann kann es die Aufgaben von Projekte, in deren zugeordneter Gruppen sie ist, verwalten. Bei der Erstellung einer neuen Aufgabe wird eine Liste alle Gruppenteilnehmer angezeigt, um diese Aufgabe schnell einer bestimmten Person der Gruppe zuordnen zu können.
Speichern	Speichert die Eingaben

Nach dem Speichern sehen Sie das Projekt in der Navigationsleiste links unter der Überschrift "Projekte".
Dort können Sie dem Projekt nun Aufgaben zuordnen.

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10.2.2 technischen Ressourcen verwalten

Unter "Verwaltung / technische Ressourcen" sehen Sie alle Ihre Ressourcen. Dabei handelt es sich um alle Geräte wie z.B. "Beamer" oder "Kleinlaster". Die Ressourcen können später den Aufgaben zugeordnet werden.

Mitglieder als Personen brauchen nicht als Ressource in diesem Sinne angelegt werden.

Feld	Beschreibung
Hinzufügen	Legt eine neue technischen Ressource an
	Öffnet die Ressourceneigenschaften zum Bearbeiten
	Löscht die technischen Ressource

Neue technischen Ressource anlegen bzw. technischen Ressource bearbeiten

Feld	Beschreibung
Name	Der Names der technischen Ressource (z.B. "Beamer")
Anzahl	Anzahl, wie oft die Ressouce zur Verfügung steht (z.B. "1")
Speichern	Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern

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10.3 Aufgaben verwalten

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10.3.1 Aufgaben verwalten

In der Navigation links sehen Sie unter "Projekt" alle Ihre angelegten Projekte.
Wenn Sie auf einen Projektnamen klicken, dann öffnet sich eine Liste aller zugeordneten Aufgaben.
Wenn Sie auf (Veranstaltungen) klicken, dann wird dies durch einen Liste aller Veranstaltungen mit zugeordneten Aufgaben ersetzt, über die Sie dann die Aufgaben dieser Veranstaltung anzeigen können.

Unter den Aufgaben sehen Sie ein Gantt-Diagramm.
Dazu folgende Hinweise:
Rote Gantt-Balken bedeuten ein fehlendes Start-Datum (kein Ende-Datum: Aufwand/5 Tage ab heute, ansonsten Ende-Datum minus Aufwand/5 Tage)
Bei fehlenden Ende-Datum-Werten nimmt das System den Aufwand (8 Stunden pro Tag) bzw. bei fehlendem Aufwand 5 Tage an.

Feld	Beschreibung
Neue Aufgabe anlegen Aufgaben importieren	Legt eine neue Aufgabe an - alternativ können Sie eine neue Aufgabe in der letzten Zeile direkt eingeben. Über "Aufgaben importieren" können Sie Excel-Dateien mit den genannten Spalten einlesen.
Aktionen  markierte Aufgaben: individuelle Mail senden markierte Aufgaben: Erinnerung senden markierte Aufgaben: kopieren/verschieben markierte Aufgaben: löschen markierte Aufgaben: Priorität 'hoch' setzen markierte Aufgaben: Priorität 'normal' setzen markierte Aufgaben: Priorität 'niedrig' setzen markierte Aufgaben: Status 'anstehend' setzen markierte Aufgaben: Jahr um eins erhöhen	individuelle Mail senden: Öffnet den Mail-Senden-Dialog, bei dem bereits alle Mitglieder gewählt sind, die den markieren Aufgaben zugeordnet sind (als Ressource und als aktueller Bearbeiter). Erinnerung senden: Sendet an alle Mitglieder, die den markieren Aufgaben zugeordnet sind, die Aufgaben-Erinnerungs-Mail. kopieren/verschieben: Ermöglicht das Kopieren/Verschieben der gewählten Aufgaben in ein anderes Projekt bzw. eine andere Veranstaltung. Die Ressourcen werden kopiert. Die Ressourcen-Extrafelder (Anzulegen unter "Administration/Flexible Listen/Typen bearbeiten/Extrafelder für jeden Aufgaben-Ressourcen-Datensatz") können neu angelegt werden. löschen: Löscht die markierten Aufgaben. Priorität '..' setzen: setzt die Priorität der markierten Aufgaben. Status '..' setzen: Ändert den Status der markierten Aufgaben. Jahr um eins erhöhen: Verschiebt die Aufgabe um 1 Jahr
Ansicht  nach Aufgaben nach Aufgaben (nur nicht abgeschlossene) nach Personen nach Aufgabennamen	Umschaltung der Darstellung (nach Aufgaben: Standard, nach Personen: aufgelöst und sortiert nach Mitglieder-Ressourcen)
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei Der Export enthält mehr Spalten als angezeigt werden.
Projekt-Tätigkeiten	Öffnet die Projekt-Tätigkeiten-Statistik speziell für dieses Projekt und zählt nur die Stunden für dieses Projekt. siehe "Mitglieder-Tätigkeiten"
[Aufgabentitel]	Öffnet die Aufgabeeigenschaften zum Bearbeiten
[Resourcen hinzufügen]	Öffnet die Ressource-Zuordnung. Ressourcen sind Mitglieder, Mitgliedergruppen oder technische Ressourcen. Die Mitglieder(gruppen), die Sie hier angeben, können später unter "Meine Aufgaben" die Durchführung melden.
[Ist-Aufwand]	Öffnet die Liste der gemeldeten Stunden (Statusprotokoll)
	Öffnet die Aufgabeeigenschaften zum Bearbeiten
	Löscht die Aufgabe (nach Rückfrage)
	Zeigt das Protokoll der eingegebenen Statusmeldungen an
	Speichert die direkt in der Zeile eingegebene Aufgabe
Drag & Drop	Sie können Aufgaben (den Namen) per Drag & Drop auf "Übergeordnete Aufgabe" bzw. "Vorgänger" einer anderen Aufgabe ziehen, diese werden dann entsprechend verknüpft.

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10.3.2 Aufgabe anlegen/bearbeiten

Register "Allgemein"

Feld	Beschreibung
Name	Die kurze Beschreibung der Aufgabe (Pflichtfeld)
Beschreibung	Die lange Beschreibung der Aufgabe
Start-Datum	Datum, an dem frühestens mit der Aufgabe begonnen werden sollte
Ende-Datum	Datum, an dem spätestens die Aufgabe abgeschlossen sein sollte
geplanter Aufwand (Std.)	planerischer Aufwand
Speichern	Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern

Register "Details"

Feld	Beschreibung
aktueller Bearbeiter	Mitglied, dem diese Aufgabe aktuell zugeordnet ist (auch gesetzt wenn das Mitglied auf "annehmen" geklick hat). Die hier angegebene Person sieht diese Aufgabe auch unter "Meine Aufgaben".
Priorität	Die Prioriät: hoch, normal, niedrig
Übergeordnete Aufgabe	(optional) Hier können Sie eine Aufgabe angeben, die der aktuellen Aufgabe übergeordnet ist
Vorgänger	(optional) Hier können Sie eine Aufgabe angeben, die der Vorgänger der aktuellen Aufgabe ist
Status	Hier können Sie den Status der Aufgabe angeben: anstehend, angenommen (jemand hat die Verantwortung übernommen), in Arbeit (es wurde begonnen), pausiert (es kann aus irgendeinem Grund aktuell nicht weitergearbeitet werden: Urlaub, Warten auf jemand anderen, ...), fertig
Fertig (in %)	Fertigstellungsgrad
Erinnerungsmail	Legen Sie fest, ob und wieviele Tage vor dem Endtermin eine Mail an alle Personen-Ressourcen und an den Bearbeiter gesendet wird (nur wenn Fertigstellungsgrad < 100%).

Register "Abrechnung"

Feld	Beschreibung
Stundensatz-Art	Legtfest, ob der Stundenatz im Mitglied oder in der Aufgabe festgelegt wird
Stundensatz	Stundensatz in Euro für die Rechnungs-/Gutschrift-Erstellung (siehe unten)
Fahrtwegsatz pro km	Legt die Erstattungskosten pro Kilometer fest. Bei der Statusmeldung kann der Nutzer dann eine Kilometer-Anzahl melden. Diese wird bei der Abrechnung mit diesem Fahrtwegsatz multipliziert.
Abrechnungsbasis	Abrechnung gemäß abgerechneter Stunden oder gemäß geplanter Aufwand, bzw. Ausweisung als Ehrenamtsspende gemäß abgerechneter Stunden oder gemäß geplanter Aufwand. Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl: - Abrechnung (Ist-Aufwand) - Abrechnung (geplanter Aufwand) - Spende Ehrenamtstätigkeit (Ist-Aufwand) - Spende Ehrenamtstätigkeit (geplanter Aufwand) - Spende Trainertätigkeiten (Ist-Aufwand) - Spende Trainertätigkeiten (geplanter Aufwand)
Freigabe erforderlich von	Eine Stundenmeldung muss erst von der angegebenen Rolle / Gruppe freigegeben werden. Die Rolleninhaber/Gruppenleiter bekommen dann eine Mail geschickt. Offene Freigaben sind auch im Naviationsmenü unter "Aufgaben/Auswertung" zu finden.
Speichern	Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern

Register "Zuordnung"

Feld	Beschreibung
Projekt	das zugeordnete Projekt
Veranstaltung	die zugeordnete Veranstaltung
Speichern	Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern

Register "Ressourcen" (nur beim Anlegen einer Aufgabe)

Feld	Beschreibung
Gruppe	Zuordnung der neuen Aufgabe zu Gruppen. Alle Gruppenmitglieder sehen diese Aufgabe dann direkt untetr "Meine Aufgaben".
Mitglieder	Direkt Zuordnung der neuen Aufgabe an bis zu 6 Mitglieder. Diese Mitglieder sehen diese Aufgabe dann direkt untetr "Meine Aufgaben". Weitere Mitglieder können Sie bei Bedarf nachträglich über "Ressourcen hinzufügen" ergänzen.
Speichern	Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern

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10.3.3 Ressource-Zuordnung

Ressourcen sind Mitglieder, Mitgliedergruppen oder technische Ressourcen. Die Mitglieder(gruppen), die Sie hier angeben, können später unter "Meine Aufgaben" die Durchführung melden.

Feld	Beschreibung
Schließen	Schließt das Fenster
Hinzufügen Mitglied	Öffnet einen Dialog, der es Ihnen ermöglicht, ein Mitglied oder externen Kontakt zur Ressourcen-Liste hinzuzufügen
Hinzufügen Gruppe	Öffnet einen Dialog, der es Ihnen ermöglicht, ein Gruppe (als Gruppe oder alle Gruppenmitglieder als Einzelpersonen) zur Ressourcen-Liste hinzuzufügen
Hinzufügen technische Ressource	Öffnet einen Dialog, der es Ihnen ermöglicht, eine Ressource zur Ressourcen-Liste hinzuzufügen
Alle EInträge löschen	Löscht alle Ressoucen-Einträge
	Löscht die Ressourcen-Zuordnung

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10.3.4 Statusprotokoll

Im Statusprotokoll sind alle Meldungen der Mitglieder zu einer Aufgabe verzeichnet.

Feld	Beschreibung
Schließen	Schließt das Fenster
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren.
	Öffnet die Statusmeldungseigenschaften zum Bearbeiten
	Löscht die Statusmeldung
	Speichert die neue Statusmeldungs-Zeile

Statusmeldung hinzufügen / bearbeiten

Feld	Beschreibung
Mitglied	das Mitglied, das die Arbeit erledigt hat
Datum	das Datum der Statusmeldung
Stunden	die Anzahl der Stunden, auch mit Kommastellen möglich
Fahrtweg [km]	Die gefahrenen Kilometer für die Erstattung (nur falls in der Aufgabe ein Fahrwegsatz definiert ist)
Status	der neue Status der Aufgabe: Wenn Aufgabe=anstehend und es wird ein Protokolleontrag für eine Person mit "angenommen" erzeugt, dann wird diese Person und der Status auch in die Aufgabe selbst eingetragen.
Anmerkung	eine Anmerkung
Speichern	Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern

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10.3.5 Mitglieder-Tätigkeiten

Unter dem Navigationspunkt "Mitglieder-Tätigkeiten" sehen Sie eine Liste aller Mitarbeiter, die Stunden zu leisten haben bzw. bereits Stunden erbracht haben, bzw. die im Projekt als Ressource gebucht sind.

Siehe auch: Leitfaden: Abrechnung von Arbeitsstunden mit VereinOnline

Feld	Beschreibung
Aktualisieren	Aktualisiert die Ansicht
Abrechnung  Gutschrift erstellen (Vergütung) Spende erstellen (Ehrenamtstätigkeiten) Spende erstellen (Trainertätigkeiten) Rechnung erstellen (Strafgebühr) Beitrag einmalig zuweisen:___ Beitrag pro fehlender Stunde zuweisen:___	Erstellt eine Gutschrift/Spende/Rechnung auf Basis der den zugrundeliegenden Aufgaben und deren Stundensatz. Die Spende wird aus der Abrechnungsart "Ehrenamtsspende" berechnet, die Gutschrift aus den anderen Arten. Falls ein Fahrwegsatz und Kilometer-Angaben definiert sind, werden diese auch in die Abrechnung aufgenommen. Hier können Sie zudem den markieren Teilnehmern den ausgewählten Einmal-Beitrag (=ohne Frequenz) einmalig oder pro Stunde zuordnen (nur verfügbar, wenn Einmal-Beiträge verhanden sind)
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei
<<	Ein Jahr/Quartal/Monat zurück
Datumsbereichauswahl	Möglichkeit, einen Datumsbereich auszuwählen (Jahr/Quartal/Monat).
>>	Ein Jahr/Quartal/Monat vor
Gruppenfilter	Schränkt die Anzeige auf die Gruppenmitglieder der ausgewählten Gruppe ein
Mitglied	öffnet das Mitglied
	ermöglicht die Änderung der Soll-Stunden
Ist-Stunden	öffnet alle Statusmeldungen dieses Mitglieds (nur falls Extrafelder angelegt sind)
[Beitrag]	Öffnet ein Kontextmenü, welches das Löschen des Beitrags erlaubt
	Öffnet den Dialog zum Löschen der Soll-Stunden bzw. Beitragszuordnungen

Hinweis:
Dei Felder "Aufnahme Vereinsmitglied" und "Gekündigt zum" im Mitgliederprofil werden berücksichtigt. Die Sollstunden können als Extra-Felder bei den Mitgliedern hinterlegt werden. Als Sollstunden werden alle Felder addiert, deren Feldname mit "stunden" beginnt, also z.B. "stundenVorjahr", "stundenAktuell". Wenn Sollstunden hinterlegt sind, kann der Beitrag entweder einmalig oder je Differenz-Stunde zugewiesen werden.
Bei der Projekt-Tätigkeiten-Liste werden diese Extrafelder aus den Aufgaben-Ressourcen-Extrafeldern verwendet (Anzulegen unter "Administration/Flexible Listen/Typen bearbeiten/Extrafelder für jeden Aufgaben-Ressourcen-Datensatz").

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11 Kasse

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11.1 Grundlagen

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11.1.1 Kasse-Grundlagen

Unter den Funktionen der Kasse können Sie die komplette, ggf. doppelte Buchführung, des Vereins durchführen.

Um ein Verständnis der Buchführung in Team-Online zu erlangen, lesen Sie bitte die nachfolgenden Informationen unter "Grundlagen".

Im Verein gibt es Einnahmen und Ausgaben - wenn diese alle korrekt erfasst sind, bekommt man das Journal, die Bilanz, die Gewinn-und-Verlust-Rechnung sowie die Umsatzsteuer-Berechnung ohne Mehrarbeit.

Einnahme-Rechnungen

Die Einnahme-Rechnungen werden bei Team-Online automatisch durch folgende Aktionen erstellt:

• Anmeldung eines Mitglieds oder externen Teilnehmers zu einer kostenpflichtigen Veranstaltung
  
• Kauf eines Artikels im Online-Shop
  
• Mitglieds-Beitrags-Rechnungen
  
• kostenpflichtige Platzbuchungen
  
• Abrechnungsbeleg eines Organistors (Einnahmen an der Abendkasse, Ausgaben für Auslagen)
  
• Manuell erstellte Rechnungen (z.B. an Sponsoren)

Diese Rechnungen werden durch die entsprechenden Module automatisch erstellt und dem Mitglied per Mail zugestellt.
Der Schatzmeister kann über jede neue Rechnung per Mail informiert werden und findet diese dann alle im Modul "Kasse" unter "Rechnungen".
Rechnungen zeichnet aus, dass die neben dem "Datum" auch eine "Rechnungsnummer" besitzen.

Die Rechnungen haben vier unterschiedliche Status-Werte:

• unverschickt: Dies sind Rechnungen, die erstellt, aber noch nicht verschickt sind
  
• offen: Dies sind verschickte Rechnungen, die auf Bezahlung warten (hier ist auch der Export von Bankeinzugsdateien in den Formaten DTAUS und SEPA möglich)
  
• in Bezahlung: Dies sind Rechnungen, deren Bezahlung angestossen ist (z.B. durch Bankeinzug), aber noch nicht abgeschlossen sind
  
• bezahlt: Dies sind die bezahlten Rechnungen

Um den Bezahl-Status einer Rechnung zu verfolgen, gibt es drei alternative Möglichkeiten:

1. Liste der offenen Rechnungen öffnen, den Kontoauszug nebenan auf den Tisch legen, und alle bezahlten Rechnungen markieren und anschließend auf den Button "Rechnungen auf den Status "bezahlt" setzen" klicken.
   
2. Einlesen der Kontoauszugs-Dateien (siehe unten) und Belege einzeln zuordnen (siehe unten)
   
3. Einlesen der Kontoauszugs-Dateien (siehe unten) und Belege einem Kreditor/Debitor zuordnen (siehe unten)

Bei den Rechnungen finden Sie unter dem Navigationspunkt "Schnellübersichten" die Möglichkeit, eine Einnahme/Ausgaben-Ansicht darzustellen.
Darin können Sie nach Gruppe, Veranstaltung, Mitglied, Kostenstellen und Bankkonto gruppieren.

Budgets

Jede Rechnung (genauer: jede Rechnungsposition) kann einer Gruppe (Arbeitskreis o.ä.) zugeordnet sein.
In der Ansicht "Budgetübersicht" können Sie jeder Gruppe oder Sachkonto ein Budget zuweisen. Sie können dann unmittelbar die zugeordneten Rechnungen zu jeder Gruppe einsehen, und Sie sehen das Rest-Budget der Gruppe. Die Berechnung des Rest-Budgets beginnt immer am Tag, zu dem das neuste Budget eingestellt wurde und alle späteren Einnahmen werden addiert und alle späteren Ausgaben werden abgezogen.

Ausgaben

Über den Punkt "Spesen-Abrechnung" und "Belegliste Schnellerfassung" (oder: "Journal" und "Belegliste Schnellerfassung") kommen Sie in einen Dialog, der die Erfassung von Ausgabe-Belegen ermöglicht.
Hier geben Sie je Beleg eine Zeile ein.
Zu erfassen sind:

• Datum: Das Datum des Belegs
  
• Zweck: Der Verwendungszweck, z.B. "Parkticket"
  
• Betrag: Der Ausgabenbetrag. Neben dem Eingabefeld können Sie wählen, ob es eine Ausgabe oder Einnahme ist und ob der Betrag brutto (inkl. MwSt) oder netto (ohne MwSt) zu verstehen ist.
  
• MwSt(%): Der verwendete Mehrwertsteuersatz. Vorgeschlagen ist die Standardeinstellung (in den Admin Option änderbar)
  
• Bezahlart: Hier kann die Bezahlart der Ausgabe eingestellt werden:
  - Bar (es wird eine sofort bezahlte Bar-Quittung daraus, die Sie im Navigationspunkt "Barkasse" einsehen können)
  - Rechnung (es wird ein offener Beleg daraus, der auf Zahlung wartet),
  - auf ein Konto (es wird eine sofort bezahlte Bankbuchung daraus - dieser Punkt macht nur sinn , wenn Sie nicht vorhaben, Kontodaten von Ihrer Bank zu importieren!)
  
• Konto: Das zugeordnete Aufwands- oder Ertrags-Konto aus dem Kontorahmen (Voreinstellung: Admin Optionen)
  
• Kreditor/Debitor: Der zugeordnete Kreditor/Debitor (siehe unten)
  
• Belegnummer: Die Belegnummer (die Sie auf Ihren Beleg notieren und damit dokumentieren, dass er gebucht wurde)

Klicken Sie auf "Speichern" und alle Belege werden gespeichert.

Konten

Nachdem nun immer von Konten die Rede ist:
"Konten" sind die zentrale Datenstruktur in der Buchführung sowie im Zahlungsverkehr.
Zunächst haben diese "Konten" nichts mit "Bankkonten" zu tun.
Es gibt vier Sorten von Konten:

• Ertrags-Konto: verbucht Einnahmen
  
• Aufwands-Konto: verbucht Ausgaben
  
• Aktiva-Konto: verbucht alle Vermögensanteile (Bankkonto, Barkasse, Forderungen)
  
• Passiva-Konto: verbucht alle Kapitalanteile (Verbindlichkeiten) und den Gewinn

Organisiert werden alle "Konten" in einem "Kontorahmen", ein beispielhafter für Vereine üblicher Kontorahmen ist unter den Navigationspunkt "Kontenrahmen" abrufbar. Diesen können Sie bei Bedarf (evtl. in Abstimmung mit Ihren Steuerberater) abändern. WICHTIG: Bei Änderung des Kontorahmens müssen unter "Kasse/Kontenrahmen/Zuordnung von Standardkonten" einige Konten ihrem Zweck zugeordnet werden, damit beispielsweise Anmeldungen zu kostenpflichtige Veranstaltungen oder Shop-Einkäufe den richtigen Konten im Kontenrahmen automatisch zugeordnet werden können.

Eine "Buchung" ist immer eine Übertragung von Werten zwischen mindestens zwei Konten.
Die Summe aller beteiligten Konten in einer Buchung muss immer null sein!

Übliche Fälle sind:

Fall	Beschreibung	betroffene Konten (Buchung 1)	Beispiel Kreditor/Debitor	Beispiel Betrag	Bezahlung, 2. Buchung	Beispiel Kreditor/Debitor	Beispiel Betrag
1	Einnahme, bezahlt Bar	1000 - Hauptkasse 3000 - Beiträge 1870 - Mehrwertsteuer fällig		100 Euro -84,03 Euro -15,97 Euro
2	Ausgabe, bezahlt Bar	1000 - Hauptkasse 4830 - Allgemeine Verwaltungskosten 2060 - Vorsteuer		-100 Euro 84,03 Euro 15,97 Euro
3	Einnahme, bezahlt per Konto	1200 - Bank 3000 - Beiträge 1870 - Mehrwertsteuer fällig		100 Euro -84,03 Euro -15,97 Euro
4	Ausgabe, bezahlt per Konto	1200 - Bank 4830 - Allgemeine Verwaltungskosten 2060 - Vorsteuer		-100 Euro 84,03 Euro 15,97 Euro
5	Einnahme, bezahlt per Rechnung	1400 - Forderungen an Mitglieder 3000 - Beiträge 1870 - Mehrwertsteuer fällig	Mitglied Hans Müller	100 Euro -84,03 Euro -15,97 Euro	1400 - Forderungen an Mitglieder 1200 - Bank	Mitglied Hans Müller	-100 Euro 100 Euro
6	Ausgabe, bezahlt per Rechnung	1600 - Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Kontokorrent) 4830 - Allgemeine Verwaltungskosten 2060 - Vorsteuer	Druckerei Abc GmbH	-100 Euro 84,03 Euro 15,97 Euro	1600 - Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Kontokorrent) 1200 - Bank	Druckerei Abc GmbH	100 Euro -100 Euro

Erklärungen:

• Eine 2. Buchung (Fälle 5 und 6) ist erforderlich, wenn es sich um eine Einnahme oder Ausgabe handelt, bei der die Bezahlung zu einem anderen Zeitpunkt stattfindet. Es handelt sich dabei ja um zwei Geschäftsvorfälle!
  
• Die Fälle 3 und 4 machen nur Sinn, wenn Sie nicht vorhaben, Kontodaten von Ihrer Bank zu importieren. Denn dann würden die Konto-Buchungen nach dem Import doppelt vorhanden sein!
  
• Die schwarzen Konten sind die Aufwands- und Ertrags-Konten
  
• Die grünen Konten sind die Aktiv-Konten
  
• Die blauen Konten sind Umsatzsteuer-Konten
  
• Die roten Konten sind Forderungs- bzw. Verbindlichkeits-Konten, die über eine weitere Buchung ausgeglichen werden müssen.

Bankdaten

In Team-Online können Sie mehrere Bankkonten anlegen.
Sie können alle Buchungen von Hand eingeben - dies ist aber bei vielen Buchungen pro Monat sehr zeitaufwändig. Einfacher ist der Import von Kontoauszugs-Dateien.
Beim Import von Kontoauszügen (online per HBCI oder per MTA- oder CSV-Datei) entstehen nicht-zugeordnete Buchungen:

Buchungsdatum	Zweck	Betrag	Konten	Betrag je Konto
11.05.2013	Bezahlung Mitgliedsbeitrag Müller	100	1400 - Forderungen an Mitglieder 1200 - Bank	-100 Euro 100 Euro
12.05.2013	Abbuchung Druckerei, Rechnung A12345	100	1600 - Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Kontokorrent) 1200 - Bank	100 Euro -100 Euro

Die Herausforderung ist nun, diese Bankbuchungen den bestehenden Belegen zuzuordnen oder (falls diese noch nicht existieren) neue Belege anzulegen.

Dies kann auf zwei Arten erfolgen:

1) Belegweise zuordnen
Im Kontoauszug klicken Sie in der Spalte "Zuordnung" auf das [+]-Zeichen. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie 1) einen neuen Beleg erstellen oder 2) vorhandene Buchungen zuordnen können.
Die vorhandenen Buchungen, bei denen der Betrag passt, sind dabei fett markiert.
Es ist an dieser durchaus auch möglich, einer Bankbuchung mehrere Belege zuzuordnen (falls z.B. ein Mitglied mit einer Überweisung mehrere Rechnungen bezahlt hat).
Und es ist auch möglich, Teilzahlungen zuzuordnen (falls z.B. ein Mitglied eine Rechnung erst zu einem Teil bezahlt hat).
Das Ergebnis sind in jedem der Fälle mindestens zwei verknüpfte Buchungen, mit der Buchung in Aufwands- oder Ertragskonto, und damit dem Auftreten in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung sowie das Auflösen der Forderung bzw. Verbindlichkeit.
Anstelle des [+] Zeichens werden die verknüpften Beträge angezeigt.
Bei der Verknüpfung werden (bei vollständiger Bezahlung) die Rechnungen auch in den Status "bezahlt" verschoben.

2) Kreditoren/Debitoren
Alternativ oder ergänzend können Sie mit "Kreditoren" (denen wir Geld schulden) und "Debitoren" (von denen wir noch Geld bekommen) arbeiten.
Hier reicht es aus, in jeder Buchung das Feld "Debitor/Kreditor" zu setzen, also 1) bei den Belegen und 2) bei den Bankbuchungen.
Kreditoren/Debitoren können sein:

• Mitglieder oder externe Kontakte
  
• beliebige Freitext-Eingaben

In den Navigationspunkten "Kreditoren (offen)" und "Debitoren (offen)" sehen Sie dann eine Liste der offenen Posten.
Beispiel:

Buchungsdatum	Zweck	Betrag	Kreditor
01.02.2013	Bestellung Artikel 1	120 Euro	Lieferant1
08.02.2013	Bestellung Artikel 2	200 Euro	Lieferant1

Nach den beiden Bestellungen steht in der Liste Kreditoren:
Lieferant1: 320 Euro

Nach der Zuordnung der Bankbuchung zum Kreditor verschwindet "Lieferant1" von der Liste der Kreditoren, da die Summe null ist:

Buchungsdatum	Zweck	Betrag	Kreditor
01.02.2013	Bestellung Artikel 1	120 Euro	Lieferant1
08.02.2013	Bestellung Artikel 2	200 Euro	Lieferant1
15.02.2013	Bezahlung	-320 Euro	Lieferant1

Die Debitoren/Kreditoren können Sie an folgenden Stellen anpassen:

• Bei der automatischen Erstellung von Rechnungen wird der Mitgliedsname gesetzt
  
• Bei der manuellen Erstellung von Rechnungen können Sie den Debitoren manuell angeben
  
• Bei der "Belegliste Schnellerfassung" können Sie den Kreditor/Debitor angeben
  
• Im Kontoauszug können Sie den Kreditor ändern
  
• Im Journal können Sie den Kreditor ändern
  
• Beim Bearbeiten einer Buchung können Sie im Register "Zuordnungen" den "Kreditor/Debitor" anpassen
  
• In den Navigantionspunkten "Kreditoren (offen)" und "Debitoren (offen)" können Sie einen Eintrag öffnen (insbes. der Punkt "(ohne)", d.h. der Kreditor/Debitor ist nich nicht gesetzt!) und bei allen Buchungen den Kreditor/Debitor anpassen
  
• Unter Kreditor/Debitor können Sie einen Eintrag öffnen und die Kreditoren/Debitoren darin ändern

Auswertungen

Nachdem Sie alle Belege ordentlich erfasst haben (automatisch erstellt oder manuell eingegeben), haben Sie die Möglichkeit, erste Auswertungen zu betrachten:

• Journal: Zeigt Ihnen alle Geschäftsvorfälle auf (jede Rechnung und jeder Ausgabebeleg ist einzeln zu sehen).
  
• Bilanz: Die Bilanz zeigt Ihnen alle Aktiva- und Passiva-Konten auf (Vermögens- und Kapitalstand). Diese Auswertung ergibt sich automatisch auf Basis der eingegebenen Belege.
  
• Gewinn und Verlust: Die Gewinn-und-Verlust-Rechnung zeigt Ihnen alle Ertrags- und Aufwands-Konten auf. Diese Auswertung ergibt sich automatisch auf Basis der eingegebenen Belege.
  
• Umsatzsteuer: Die Umsatzsteuer-Auswertung summiert alle abzuführenden MwSt-Einnahmen sowie alle vom Finanzamt zu erstattenden Vorsteuer-Beträge auf.
  
• Auswertung: Zeigt eine grafische Auswertung eines Kontos geordnet nach Jahren bzw. Kreditoren/Debitoren an.

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11.1.2 Informationen zu SEPA

SEPA ersetzt die deutschen Überweisungen und Bankeinzüge. Statt der Kontonummer und BLZ gibt es nun die IBAN und die BIC (die BIC ist in Deutschland zunehmend nicht mehr wichtig und wird auch international in einigen Jahren wegfallen).

Ansonsten sind für SEPA-Lastschriften folgende Maßnahmen empfehlenswert:

1. Die sog. SEPA-Prenotification kündigt dem Zahlenden die Abbuchung an. Diese Benachrichtigigung muss 14 Tage vor der Abbuchung übergeben werden und kündigt folgende Daten an:

• den frühesten Abbuchungstermin
  
• den Abbsuchungsbetrag
  
• die Gläubiger-ID (Nummer des Vereins - diese muss bei der Bundesbank beantragt werden: https://extranet.bundesbank.de/scp/ )
  
• die Mandatsreferenz (eindeutiger Kennzeichner des Mitglieds - kann die Mitgliedsnummer, die interne ID und der Nachname, die IBAN, usf. sein)
  

2. Diese SEPA-Prenotification kann auf der Rechnung stehen. Standardmäßig ist folgenden Text auf der Rechnung vermerkt:
"Die Forderung von {#summe#} Euro ziehen wir mit der SEPA-Lastschrift zum Mandat {#mandatsreferenz#} zu der Gläubiger-Identifikationsnummer {#glaeubigerid#} von Ihrem Konto frühestens zum Fälligkeitstag {#faelligkeit#} ein."
Sie können diesen Satz z.B. in dem Feld "Bankeinzug" (unter Administation/Optionen, Register "Kasse", Feld "Bankeinzug") vermerken, er erscheint dann nur bei Rechnungen mit Bankeinzug-Einstellung.

3. Über Kasse/SEPA-ÜW/Einzug kann die SEPA-Datei geladen werden.
Die SEPA-Lastschriften sind in VereinOnline immer als "erstmalig" gekennzeichnet (Erkennung von Wiederholungslastschriften ist problematisch).
Eine SEPA-Datei kann immer nur einen Fälligkeitstag enthalten.
Es wird der Fälligkeitstermin (5 Tage in der Zukunft, bei Wochenende folgender Montag) vorgeschlagen - falls dies ein Feiertag ist bitte manuell korrigieren.

4. weitere Informationen finden Sie unter http://www.sepadeutschland.de/

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11.1.3 Startseite

Die Startseite der Kasse stellt ein "Cockpit" dar. Hier bekommen Sie einen Überblick über den Stand der Kasse und Sie haben folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Umfang der Nutzung der Buchhaltung einschränken	Ermöglicht die Einschränkung der Nutzung, um nur die gewünschten Funktionen anzuzeigen.
Konto online abfragen	Öffnet den HBCI-Kontoabruf des Kontos (wird angezeigt wenn HBCI aktiviert ist)
Import Kontoauszug	Öffnet den Dialog zum Import (falls HBCI-Kontoabruf nicht aktiviert)
Mahnungen versenden	Öffnet den Mahnungen-Dialog - falls fällig Rechnungen vorhanden sind.
SEPA-Lastschriften zur Bank übertragen	Öffnet den SPEA_Dialog - falls offene Lastschriften oder Überweisungen vorliegen
.. Beleg(e) zuordnen	Öffnet den "Belege zuorden"-Dialog - falls es nicht zugeordnete Belege gibt
[.. Rechnungen]	Welchelt zur Rechnungsliste
[Neue Spesen-Abrechnung]	Öffnet den Dialog zur Spesen-Abrechnung
[Belegschnellerfassung]	Öffnet den Dialog zur Belegschnellerfassung
Suche	Ermöglicht die direkte Suche nach einer Rechnungsnummer

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11.2 Belege

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11.2.1 Spesen-Abrechnung

Über den Navigationspunkt "Neuen Beleg erfassen" ist es möglich, dass z.B. der Organisator einer Veranstaltung diese online abrechnet ("Abrechungs-Beleg erfassen").

Feld	Beschreibung
Datum	Beleg-Datum (i.d.R. der aktuelle Tag)
Veranstaltung	zugeordnete Veranstaltung
Budget-Gruppe	zugeordnete Gruppe (nur durch den Schatzmeister festlegbar, bzw. Gruppenleiter können hier aus den Gruppen, in denen sie Leiter sind, auswählen)
Kostenstelle	zugeordnete Kostenstelle (falls per Optionen aktiviert)
Konto	zugeordnetes Buchungs-Konto (nur durch den Schatzmeister festlegbar)
Benutzer	der dem beleg zugeordnete Benutzer (nur durch den Schatzmeister festlegbar, sonst der angemeldete Benutzer)
Kreditor	zugeordneter Kreditor (nur durch den Schatzmeister festlegbar)
Bezahlart	Auswahl, ob der Zahlungsaustausch in bar oder per Konto erfolgen soll
Extrafelder	Extrafelder, die den Buchungen zugegordnet wurden (nur durch den Schatzmeister festlegbar)
Ausgaben	Liste der Ausgaben
Einnahmen	Liste der Einnahmen
Dateianhänge	z.B. Scans von Originalrechnungen
Anmerkungen	Anmerkungen zum Beleg
Beleg einstellen	Übergaben des Belegs an den Schatzmeister

In der Liste "Meine Belege" sieht man alle eigenen Belege sowie den Bezahltstatus.

Belege, die auf diese Art eingestellt werden, tauchen auch in der "Rechnungen"-Liste auf, entwerder als "Einzahlungsbeleg" oder als "Auszahlungsbeleg".

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11.2.2 Belegliste Schnellerfassung

Schatzmeister haben hier die Möglichkeit, schnell eine Vielzahl von Ausgabe-Belegen zu erfassen.

Die Belegliste Schnellerfassung dient primär zur Eingabe von Ausgabe-Belegen.
Es können immer maximal 25 Belege eingegeben werden, dann muss auf "Speichern" geklickt werden.

Feld	Beschreibung
Datum	Das Datum der Buchung. Sie können das Datum auch verkürzt eingeben (das gilt im Gesamtsystem): "4" für den 4. des aktuellen Monats "0612" für den 6. Dezember des aktuellen Jahres "070512" für den 7. Mai 2012 (Jahreswerte über 30 werden als 19. Jhd interpretiert).
Zweck	Der Buchungszweck
Betrag	Der Buchungsbetrag (immer positiv eingeben!) sowie die Einstellung ob es eine Ausgabe oder Einnahme ist.
MwSt(%)	Der Mehrwertsteuersatz der Buchung (Feld nur sichtbar wenn MwSt-Satz in den Optionen festgelegt ist). Brutto/Netto legt fest, ob der eingegebene Betrag mit/ohne Mehrwertsteuer zu verstehen ist (Feld nur sichtbar wenn MwSt-Satz in den Optionen festgelegt ist).
Bezahlart	Rechnung: es wird ein Beleg erstellt mit einer Verbindlichkeit/Forderung als Gegenbuchung (spätere Bezahlung) Rechnung (per ÜW): es wird ein Beleg erstellt mit einer Verbindlichkeit/Forderung als Gegenbuchung (spätere Bezahlung durch SEPA-ÜW) Bar: Es wird in die Barkasse gebucht (standard)
Zuordnung Konto	Das Sachkonto aus dem Kontorahmen, auf das gebucht wird
Vereinskonto	Das Vereinskonto, von dem die Überweisung/Lastschrift erfolgen soll.
Zuordnung Mitglied	falls ausgewählt wird die neue Buchung dem Mitglied zugeordnet. Bei der Art "Rechnung" wird es auch als Kreditor/Debitor gesetzt und die IBAN für die Bezahlung übernommen (Gutschrift/Rechnung).
Belegnummer	Die Belegnummer
Datei	Eine Datei, die als Anhang gespeichert werden soll
[+]	Eingabe einer Split-Buchung
Speichern	Speichert die eingegebenen Belege

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11.2.3 Angebote

Wenn Sie selbst Leistungen anbieten, dann können Sie über den Navigationspunkt "Angebote" selbst Angebote erstellen.

Feld	Beschreibung
Neues Angebot erstellen	Öffnet den Dialog, um ein Angebot einzugeben
Angebotspositionen verwalten	Öffnet den Dialog, um die möglichen Angebotspositionen zu verwalten
	Ermöglicht das Ändern des Angebots
	Löscht das Angebot
	Erstellt ein PDF des Angebots
	Öffnet den Mail-Dialog und ermöglicht den Versand des Angebots (ggf. inkl. Mail-Anlagen)
[offen setzen]	Setzt das Angebot in den Status "offen"
	Setzt das Angebot in den Status "beauftragt"
	Setzt das Angebot in den Status "abgelehnt"
[Rechnung erstellen]	Öffnet den Dialog "Neue Rechnung" und befüllt ihn mit den Angebotdaten. Mit dem Speichern der Rechnung erhält das Angebot den Status "abgeschlossen".
[Kopie]	Übernimmt die Angebotspositionen in ein neues Angebot

Beim Anlegen und Bearbeiten eines Angebots stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:

Feld	Beschreibung
Datum	Das Datum des Angebots
Titel/Zweck	interne Notiz
Empfänger	Hier können Sie den Angebotsempfänger aus der Mitgliederdatenbank auswählen. Bei Auswahl werden die Daten in die nachfolgenden Felder übernommen.
Empfänger speichern	Ist diese Checkbox angehakt, dann wird der neu eingegebene Empfänger als "externer Kontakt" gespeichert, damit dieser bei dem nächsten Angebot aus der vorgenannten Liste der Empfänger ausgewählt werden kann. Externe-Kontakte-Standardfeldeinstellungen werden gesetzt.
Adressauswahl	Ermöglicht das Umschalten von privater und geschöftlicher Adresse
Firma c/o Name Straße PLZ und Ort E-Mail	Der Name und die Adresse des Empfängers
Angebotsnummer	Die Angebotsnummer (optional)
Leistungsdatum	Setzt das Feld "Leistungsdatum"
Dateianhänge	Original-Belege bzw. Scans von Original-Belegen
Anmerkungen	Eingabemöglichkeit für eine Anmerkung
Positionen: Anzahl	Die Anzahl der rechts nachfolgenden Positionstexten (auch Anzahl=0 wird übernommen!)
Positionen: Text	Der Positionstext. Bei Eingabe werden automatisch Angebotspositionen und Shop-Artikel gesucht und vorgeschlagen. Über den Link "Details" kann ein Feld für eine Lang-Beschreibung eingeblendet werden. Über den Link "Angebotsposition" kann eine gespeicherte Angebotsposition bzw. Artikel aus dem Online-Shop abgerufen und die Angebotspositionen verwalten werden.
Positionen: Einzelbetrag	Der Einzelbetrag, wird später auf dem Angebot mit der Anzahl multipliziert. Brutto/Netto legt fest, ob der eingegebene Einzelbetrag mit/ohne Mehrwertsteuer zu verstehen ist.
Positionen: MwSt(%)	Der Mehrwertsteuersatz. Der Standardwert ist unter Administration/Optionen einstellbar. Dieses Feld ist nur zu sehen, wenn dort ein Wert hinterlegt ist.
Positionen: Rabatt(% oder Euro)	Es ist die Eingabe eines Rabatts in Prozent ("5%") oder Euros ("9") möglich.
Positionen: Konto	Das Sachkonto aus dem Kontorahmen, auf das gebucht wird.
Position hinzufügen	Fügt eine weitere Positionszeile hinzu
Speichern	Speichert das Angebot. Über das Drop-Down können Sie Vorlagen für eine spätere bzw. wiederholende Verwendung speichern.
PDF-Vorschau	Zeigt eine Vorschau des Angebots als PDF an
Abbrechen	Wechselt zu der Liste der Angebots OHNE das Angebot zu speichern

Hinweise:

• Das Angebot wird NICHT automatisch per Mail an den Empfänger verschickt. Dies muss ggf. manuell veranlasst werden.
  
• Das Angebot hat einen Status: unverschickt (Entwurf), offen, beauftragt, abgelehnt

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11.2.4 Rechnung manuell hinzufügen

Schatzmeister haben hier die Möglichkeit, schnell eine Rechnung manuell hinzuzufügen.

Das Register "Rechnung manuell hinzufügen" dient zur freien Eingabe von Einnahme-Belegen (Ausgangs-Rechnungen).

Feld	Beschreibung
Datum	Das Datum der Rechnung. Bei einer Änderung des Datums wird auch die Rechnungsnummer ggf. angepasst.
Rechnungsempfänger	Hier können Sie den Rechnungsempfänger aus der Mitgliederdatenbank auswählen. Bei Auswahl werden die Daten in die nachfolgenden Felder übernommen.
Empfänger speichern	Ist diese Checkbox angehakt, dann wird der neu eingegebene Empfänger (und seine Kontodaten) als "externer Kontakt" gespeichert, damit dieser bei der nächsten Rechnung aus der vorgenannten Liste der Rechnungsempfänger ausgewählt werden kann. Externe-Kontakte-Standardfeldeinstellungen werden gesetzt.
Rechnungs-Adresse	Ermöglicht das Umschalten von privater und geschöftlicher Adresse
Firma c/o Name Straße PLZ und Ort Email	Der Name und die Adresse des Rechnungsempfängers
Liefer-Adresse	Auswahl der ggf. abweichenden Lieferadresse
Bezahlart	Die Bezahlart: per Überweisung, per Bankeinzug, per Barzahlung oder per Sachspende. Bei Auswahl "per Bankeinzug" erscheinen Felder zur Eingabe der Bankdaten. Die Felder BIC und Bankname werden auch der IBAN berechnet.
Vereinskonto	Auswahl des Bankkontos für die Lastschrift/Überweisung
Kreditor	Der Kreditor für die Liste der offenen Buchungen. Bei Auswahl eines Rechnungsempfängers aus der Dropdown-Liste wird dieser als Kreditor gesetzt.
Veranstaltung	Wählt eine zugeordnete Veranstaltung aus (optional)
Rechnungsnummer	Die Rechnungsnummer. Hier wird eine Rechnungsnummer anhand des Schemas und des ausgewählten Rechnungsempfängers gebildet (Pflichtfeld). Über den Link nach "nächste reguläre Rechnungsnummer" können Sie statt der vorgeschlagenen Mitglieder-individuellen Mitgliedsnummmer durch eine allgemeine Rechnungsnummer ersetzen.
Leistungsdatum	Setzt das Feld "Leistungsdatum"
Budget-Gruppe	optional: Die Gruppe, auf welche die Rechnung gebucht wird.
Kostenstelle	optional: Die Kostenstelle, auf welche die Rechnung gebucht wird (falls in den Optionen aktiviert)
Belegnummer	die Belegnummer der Buchung
Zweck	Der Verwendungszweck der Rechnung
Status	der Status der Buchung (unverschickt = Rechnung noch nicht gestellt, offen = nochnicht bezahlt, in Bezahlung = Bezahlung gestartet, bezahlt = vollständig bezahlt). Wenn Sie "bezahlt" setzen, wird auch der Bezahlt-Euro-Betrag eingetragen.
Forderung	Auswahl eines Forderungskontos (wird nur angezeigt falls mehrere definiert sind
Rechnungstyp	Auswahl des Typs: Rechnung, Gutschrift, Spende
Rechnungsart	Auswahl des Art: allgemeiner Beleg, Mitgliedsbeitrag, Shop-Einkauf, Spende, kostenpflichtige Veranstaltung, Platzbuchung
Dateianhänge	Original-Belege bzw. Scans von Original-Belegen
Extrafelder..	Eingabemöglichkeit für individuelle Extrafelder von Buchungen (Anzulegen unter "Administration/Basiskonfiguration/Extrafelder für jeden Buchungs-Datensatz")
Positionen: Anzahl	Die Anzahl der rechts nachfolgenden Positionstexten (auch Anzahl=0 wird übernommen!)
Positionen: Text	Der Positionstext. Bei Eingabe werden automatisch Angebotspositionen und Shop-Artikel gesucht und vorgeschlagen. Über den Link "Details" kann ein Feld für eine Lang-Beschreibung eingeblendet werden. Über den Link "Angebotsposition" kann eine gespeicherte Angebotsposition bzw. Artikel aus dem Online-Shop bzw. zukünftige Veranstaltungen abgerufen und die Angebotspositionen verwalten werden. Bei Shop-Artikeln wird auch der Bestand (aller Lagerorte) angezeigt und die Auswahl eines Lagerorts ist ggf. auswählbar.
Positionen: Einzelbetrag	Der Einzelbetrag, wird später auf der Rechnung mit der Anzahl multipliziert. Brutto/Netto legt fest, ob der eingegebene Einzelbetrag mit/ohne Mehrwertsteuer zu verstehen ist. Eine Eingabe von "0" ist möglch, um eine Position ohne Kosten zu erstellen.
Positionen: MwSt(%)	Der Mehrwertsteuersatz. Der Standardwert ist unter Administration/Optionen einstellbar.
Positionen: Rabatt	Ermöglich die Eingabe eines Rabattwertes (Prozentwert 10% oder Eurowert 20). Der Euro-Betrag wird von der Gesamtmenge abgezogen (nicht vom Einzelpreis!). Unter des Feldes wird der Rabattwert pro Stück angezeigt. In der Kopfzeile der Rabattspalte ist die Eingabe eines Wertes möglich, der dann in alle Zeilen bernommen wird.
Positionen: Konto	Das Sachkonto aus dem Kontorahmen, auf das gebucht wird.
Position hinzufügen	Fügt eine weitere Positionszeile hinzu
Speichern	Speichert die Rechnung und wechselt zu den unverschickten Rechnungen. Über das Drop-Down können Sie Vorlagen für eine spätere bzw. wiederholende Verwendung speichern.
PDF-Vorschau	Zeigt eine Vorschau der Rechnung als PDF an
Abbrechen	Wechselt zu den unverschickten Rechnungen OHNE die Rechnung zu speichern
Zwischenspeichern	Ermöglicht es die Eingabe zwischenzuspeichern
zwischengespeicherte Felder löschen	Löscht die zuvor zwischengespeicherten Werte

Hinweis: Die Rechnung wird NICHT automatisch per Mail an den Rechnungsempfänger verschickt. Dies muss ggf. manuell veranlasst werden.

Nach dem Anlegen haben Sie folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Rechnung öffnen	öffnet die gerade erstellte Rechnung als PDF
Weitere Rechnung eingeben	Wechselt erneut zum Eingabedialog
Weitere Überweisung eingeben	Wechselt erneut zum Eingabedialog
Weitere Lastschrift eingeben	Wechselt erneut zum Eingabedialog
Zur Rechnungsliste	Wechselt zur Rechnungsliste
Zum SEPA-Einzug	Wechselt zum SEPA-Einzug/Überweisung

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11.3 Rechungen

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11.3.1 Rechnungsliste

Rechnungen entstehen an folgenden Stellen: Team-Mitglieder-Beiträge, kostenpflichtige Veranstaltungen, Online-Shop-Verkäufe, Platzbuchungen sowie Belege von Veranstaltungsorganisatoren.

Die Rechnungsübersicht zeigt alle Rechnungen.

Die Rechnungen sind dargestellt, sortiert nach Status:

• Unverschickte Rechnungen: nicht verschickte Beitrags-Rechnungen (bei Änderungen von Benutzerprofilen werden unverschickte Rechnungen aktualisiert)
  
• Offene Rechnungen: verschickte Rechnungen, noch nicht bezahlt
  
• In Bezahlung: verschickte Rechnungen, bei denen der Bankeinzug angestossen ist
  
• Bezahlte Rechnungen: abgeschlossene Rechnungen
  
• Stornierte Rechnungen: Rechnungen, die in dieser Rechnungsliste storniert wurden. Es wird dann der Original-Beleg und die Storno-Reechnung in dieses Register verschoben.
  
• Alle: alle Rechnungen unabhängig vom Status
  

Feld	Beschreibung
Gesamt-PDF  Rechnung mit Vorlage 'PDF Mail (mit Logos)' Rechnung mit Vorlage 'PDF Brief (ohne Logos für Logopapier)' Lieferschein mit Vorlage 'PDF Mail (mit Logos)' Lieferschein mit Vorlage 'PDF Brief (ohne Logos für Logopapier)' Mahnung mit Vorlage 'PDF Mail (mit Logos)' Mahnung mit Vorlage 'PDF Brief (ohne Logos für Logopapier)' Spenden-Vorlage 'Spendenquittung Geldzuwendungen/Mitgliedsbeitrag' Spenden-Vorlage 'Spendenquittung Sachzuwendungen' Spenden-Vorlage 'Spendenquittung Jahres-Sammelbestätigung'	Rechnung mit Vorlage '...' Öffnet ein PDF, das alle Rechnungen enthält, die zuvor per Haken markiert wurden, zum gemeinsamen Ausdruck mit der angegebenen Vorlage. Lieferschein mit Vorlage '...' Öffnet ein PDF, das alle Lieferscheine enthält, deren Rechnung zuvor per Haken markiert wurden, zum gemeinsamen Ausdruck mit der angegebenen Vorlage. Mahnung mit Vorlage '...' Öffnet ein PDF, das alle Rechnungen enthält, die zuvor per Haken markiert wurden, zum gemeinsamen Ausdruck mit der angegebenen Vorlage. Es wird je ein Anschreiben-PDF erstellt und dann die Rechnung eingefügt. Wichtig: PDF-Erstellung zeigt zu nächst eine Vorschau, bei der finalen Erstellung im zweichen Schriit erhöht sich den Mahnstatus! Spenden-Vorlage Spendenquittung Öffnet ein PDF, das alle Spendenquittung enthält, die zuvor per Haken markiert wurden, zum gemeinsamen Ausdruck mit der angegebenen Spendenquittung-Vorlage. Hinweis: Bei eigenen Vorlagen werden aus Übersichtichkeitsgründen die Arten in eigene Buttns getrennt.
Online als Brief versenden  Vorlage PDF Mail (mit Logos) Vorlage PDF Brief (ohne Logos für Logopapier)	Verschickt, nach Registrierung, die generierten Rechnungs-PDFs als Online-Briefe über den Kuvert-und-Versand-Dienstleister EMailBrief.de
Online-Dienst: Inkasso	Ermöglicht die Übergabe von offenen Forderungen an das Inkasso-Büro "Inkasso Consulting Stumpf" mit Null-Kosten-Garantie.
Rechnungen jetzt per Mail versenden ('offen setzen') Markierte Buchungen: jetzt per Mail versenden (und Status auf 'offen' setzen) Markierte Buchungen: auf den Status 'offen' setzen (z.B. per Brief verschickt) Markierte Buchungen: auf den Status 'bar-bezahlt' setzen Markierte Buchungen: auf den Status 'per Überweisung bezahlt' setzen Markierte Buchungen: auf 'in Bezahlung' setzen Markierte Buchungen: final löschen Markierte Buchungen: bearbeiten (Bezahldetails setzen; Verschickt-Datum; ...) Markierte Buchungen: zu einer Rechnung zusammenfassen Rechnungen importieren	unverschickte Rechnungen: Markierte Buchungen jetzt per Mail versenden * Versendet alle markierten Rechnungen per Mail und setzt den Status auf "offen". Rechnungen ohne zugeordnete E-Mail-Adressen können nicht verschickt werden und bleiben im Zustand "unverschickt". Markierte Buchungen auf den Status 'offen' setzen (z.B. per Brief verschickt) Sie haben bereits ein PDF erstellt und die Rechnungen per Brief verschickt. Rufen Sie anschließend diese Menüpunkt auf, um die markierten Rechnungen in den Status "offen" zu setzen. Markierte Buchungen auf den Status 'bar-bezahlt' setzen Sie haben den Rechnungsbetrag in bar erhalten. Rufen Sie anschließend diese Menüpunkt auf, um die markierten Rechnungen in den Status "bezahlt" zu setzen und die Rechnung auf "Barzahlung" zu setzen. Hier besteht auch die Möglichkeit, dem Zahler die "Bezahlt-Mail" zu senden. Markierte Buchungen auf den Status 'per Überweisung bezahlt' setzen Sie stellen eine Zahlungseingang fest. Rufen Sie anschließend diese Menüpunkt auf, um die markierten Rechnungen in den Status "bezahlt" zu setzen. Bei mehreren Bankkonten müssen Sie zunächst eins auswählen. Hinweis: Nutzen Sie diese Funktion nur, wenn Sie NICHT Bankkonten nicht verwenden (Dort passiert der Wechsel in den Status "bezahlt" über die Zuordnung einer Bankbuchung zu einer offenen Rechnung). Markierte Buchungen auf 'in Bezahlung' setzen Setzt die Rechnungen in den Status 'in Bezahlung' (Zahlung ist begonnen). Markierte Buchungen: final löschen Löscht die markierten Rechnungen unwiderruflich aus dem System. Nur anzuwenden bei echten Fehl-Erstellungen. Ansonsten ist die Funktion "Stornierung" bei offenen Rechnungen zu empfehlen. Markierte Buchungen: bearbeiten (Bezahldetails setzen, Verschickt-Datum, ...) Ermöglicht die Bearbeitung bestimmter Felder für alle markierten Rechnungen: Buchungs-Datum: Setzt in den Buchungen das Datums-Feld das eingegebene Datum. Fälligkeits-Datum: Setzt in den Buchungen das Fälligkeits-Feld das eingegebene Datum. Verschickt-Datum: Setzt in den Buchungen das Feld "Ware verschickt am" auf das heutige Datum. Bezahldetails: Nach einer Änderung in den Mitglieder-Profil-Stammdaten (z.B. dem Setzen der SEPA-Daten IBAN und BIC) sind diese Änderungen absichtlich noch nicht in bestehende Rechnungen übernommen. Rufen Sie diesen Menüpunkt auf, um bei den markieren Rechnungen die Bezahldetails erneut aus den Stammdaten zu übernehmen (Alle Daten oder nur E-Mail). Bezahlart: auf Überweisung setzen falls per Bankeinzug, und keine Kontodaten (IBAN) vorliegen Kostenstelle: Passt die Kostenstelle an Vereinskonto: Setzt das Vereinskonto in den Rechnungen Markierte Buchungen: zu einer Rechnung zusammenfassen Fasst alle markierten Buchung zu einer zusammen. Der Nutzer kann eine Buchung auswählen, deren Hauptdaten in Ziel-Rechnung werden. Rechnungen importieren: Sie können Rechnungen aus einer Excel-Liste importieren (Import-Felder gemäß Angabe im Dialog).
Rechnungen auf den Status 'bezahlt' setzen Markierte Buchungen: auf den Status 'bar-bezahlt' setzen Markierte Buchungen: auf den Status 'per Überweisung bezahlt' setzen Markierte Buchungen: Info-Mail an Empfänger schreiben (ein Empfänger: mit Rechnungen) Markierte Buchungen: erneut per Mail verschicken Markierte Buchungen: Spendenquittungen per Mail verschicken Markierte Buchungen: Mahnung per Mail verschicken (inkl. Rechnung) Markierte Buchungen: Mahnung per Mail verschicken (ohne Anhänge) Markierte Buchungen: Lieferschein per Mail verschicken Markierte Buchungen: Lieferschein per Mail an Lagerort versenden Markierte Buchungen: stornieren (Rechnungskorrektur erstellen und versenden) Markierte Buchungen: stornieren (Rechnungskorrektur erstellen und NICHT versenden) Markierte Buchungen: ausbuchen Markierte Buchungen: auf 'in Bezahlung' setzen Markierte Buchungen: final löschen Markierte Buchungen: bearbeiten (Bezahldetails setzen; Verschickt-Datum; ...)	offene Rechnungen / in Bezahlung: Markierte Buchungen auf den Status 'bar-bezahlt' setzen (nur bei offenen Rechnungen) Sie haben den Rechnungsbetrag in bar erhalten. Rufen Sie anschließend diese Menüpunkt auf, um die markierten Rechnungen in den Status "bezahlt" zu setzen und die Rechnung auf "Barzahlung" zu setzen. Markierte Buchungen auf den Status 'per Überweisung bezahlt' setzen (nur bei offenen Rechnungen) Sie stellen eine Zahlungseingang fest. Rufen Sie anschließend diese Menüpunkt auf, um die markierten Rechnungen in den Status "bezahlt" zu setzen. Hinweis: Nutzen Sie diese Funktion nur, wenn Sie NICHT Bankkonten nicht verwenden (Dort passiert der Wechsel in den Status "bezahlt" über die Zuordnung einer Bankbuchung zu einer offenen Rechnung). Markierte Buchungen auf den Status 'bezahlt' setzen (nur bei 'in Bezahlung') Der Rechnungsbetrag wurde bezahlt. Rufen Sie anschließend diese Menüpunkt auf, um die markierten Rechnungen in den Status "bezahlt" zu setzen. Bei mehreren Bankkonten müssen Sie zunächst eins auswählen. Hinweis: Nutzen Sie diese Funktion nur, wenn Sie NICHT Bankkonten nicht verwenden (Dort passiert der Wechsel in den Status "bezahlt" über die Zuordnung einer Bankbuchung zu einer offenen Rechnung). Markierte Buchungen: Info-Mail an Empfänger schreiben Öffnet den "Mail senden"-Dialog mit der Möglichkeit, eine Mail an die Empfänger der markierten Rechnungen zu senden. Haben Sie mehrere Rechnungen ein und desselben Empfängers markiert, werden die Rechnung als Anhang hinzugefügt. Markierte Buchungen: erneut per Mail verschicken Sendet die markierten Rechnung erneut an die in der Rechnung angegebene E-Mail (ohne die Möglichkeit, den Text zu verändern. Es wird die Standard-Rechnung-Mailvorlage verwendet). Markierte Buchungen: Spendenquittungen per Mail verschicken Sendet die markierten Rechnung als Spendenquittung an die in der Rechnung angegebene E-Mail (ohne die Möglichkeit, den Text zu verändern. Es wird die Standard-Spendenquittungs-Mailvorlage verwendet). Markierte Buchungen: Mahnung per Mail verschicken (inkl. Rechnung) Sendet die markierten Rechnung als Mahnung an die im Profil angegebene E-Mail inkl. der Rechnung als Anhang (ohne die Möglichkeit, den Text zu verändern. Es wird die abhängig vom Mahnstatus Standard-Mahnungs-Mailvorlage verwendet). Der Mahnstatus wird erhöht. Markierte Buchungen: Mahnung per Mail verschicken (ohne Anhänge) Sendet die markierten Rechnung als Mahnung an die im Profil angegebene E-Mail OHNE der Rechnung als Anhang (ohne die Möglichkeit, den Text zu verändern. Es wird die abhängig vom Mahnstatus Standard-Mahnungs-Mailvorlage verwendet). Der Mahnstatus wird erhöht. Markierte Buchungen: Lieferschein per Mail verschicken Sendet das PDF "Lieferschein" per Mail an den Käufer Markierte Buchungen: Lieferschein per Mail an Lagerort versenden Sendet das PDF "Lieferschein" (mit Adresse des Käufers) per Mail an die Lagerort-E-Mail-Adresse (je Lagerort der gekauften Artikel), so dass der Lagerort die Artikel nur verpacken muss und zusammen mit dem Lieferschein an den Käufer versenden kann. Markierte Buchungen: stornieren (Rechnungskorrektur erstellen und versenden) Storniert die markierten Rechnungen durch eine entsprechende Gegenbuchung und öffnet den Mail-Dialog zum Senden der Gutschrift an den Empfänger Markierte Buchungen: stornieren (Rechnungskorrektur erstellen und NICHT versenden) Storniert die markierten Rechnungen durch eine entsprechende Gegenbuchung und versendet diese NICHT. Markierte Buchungen: ausbuchen Rechnung auf das Ausbuchungskonto umbuchen (muss konfiguriert sein) Markierte Buchungen auf 'in Bezahlung' setzen Setzt die Rechnungen in den Status 'in Bezahlung' (Zahlung ist begonnen). Markierte Buchungen: final löschen Löscht die markierten Rechnungen unwiderruflich aus dem System. Nur anzuwenden bei echten Fehl-Erstellungen. Ansonsten ist die Funktion "Stornierung" bei offenen Rechnungen zu empfehlen. Markierte Buchungen: bearbeiten (Bezahldetails setzen, Verschickt-Datum, ...) Ermöglicht die Bearbeitung bestimmter Felder für alle markierten Rechnungen: Bezahldetails: Nach einer Änderung in den Mitglieder-Profil-Stammdaten (z.B. dem Setzen der SEPA-Daten IBAN und BIC) sind diese Änderungen absichtlich noch nicht in bestehende Rechnungen übernommen. Rufen Sie diesen Menüpunkt auf, um bei den markieren Rechnungen die Bezahldetails erneut aus den Stammdaten zu übernehmen (Alle Daten oder nur E-Mail). Verschickt-Datum: Setzt in den Buchungen das Feld "Ware verschickt am" auf das heutige Datum. Buchungs-Datum: Setzt in den Buchungen das Datums-Feld das eingegebene Datum. Fälligkeits-Datum: Setzt in den Buchungen das Fälligkeits-Feld das eingegebene Datum. Bezahlart: auf Überweisung setzen falls per Bankeinzug, und keine Kontodaten (IBAN) vorliegen Kostenstelle: Passt die Kostenstelle an
Rechnungen nur auf den Status 'offen' setzen	Setzt nur den Status auf "offen", ohne weiterer Aktion.
Aktionen Markierte Buchungen: Info-Mail an Empfänger schreiben (ein Empfänger: mit Rechnungen) Markierte Buchungen: erneut per Mail verschicken Markierte Buchungen: Spendenquittungen per Mail verschicken Markierte Buchungen: Mahnung per Mail verschicken (inkl. Rechnung) Markierte Buchungen: Mahnung per Mail verschicken (ohne Anhänge) Markierte Buchungen: Lieferschein per Mail verschicken Markierte Buchungen: Lieferschein per Mail an Lagerort versenden Markierte Buchungen: stornieren (Rechnungskorrektur erstellen und versenden) Markierte Buchungen: stornieren (Rechnungskorrektur erstellen und NICHT versenden) Markierte Buchungen: ausbuchen Markierte Buchungen: auf 'offen' setzen Markierte Buchungen: Kopie als neue unverschickte Rechnung erstellen Markierte Buchungen: final löschen Markierte Buchungen: bearbeiten (Bezahldetails setzen; Verschickt-Datum; ...)	bezahlte Rechnungen: Markierte Buchungen: Info-Mail an Empfänger schreiben Öffnet den "Mail senden"-Dialog mit der Möglichkeit, eine Mail an die Empfänger der markierten Rechnungen zu senden Markierte Buchungen: erneut per Mail verschicken Sendet die markierten Rechnung erneut an die in der Rechnung angegebene E-Mail (ohne die Möglichkeit, den Text zu verändern. Es wird die Standard-Rechnung-Mailvorlage verwendet). Markierte Buchungen: Spendenquittungen per Mail verschicken Sendet die markierten Rechnung als Spendenquittung an die in der Rechnung angegebene E-Mail (ohne die Möglichkeit, den Text zu verändern. Es wird die Standard-Spendenquittungs-Mailvorlage verwendet). Markierte Buchungen: Mahnung per Mail verschicken (inkl. Rechnung) Sendet die markierten Rechnung als Mahnung an die im Profil angegebene E-Mail inkl. der Rechnung als Anhang (ohne die Möglichkeit, den Text zu verändern. Es wird die abhängig vom Mahnstatus Standard-Mahnungs-Mailvorlage verwendet). Der Mahnstatus wird erhöht. Markierte Buchungen: Mahnung per Mail verschicken (ohne Anhänge) Sendet die markierten Rechnung als Mahnung an die im Profil angegebene E-Mail OHNE der Rechnung als Anhang (ohne die Möglichkeit, den Text zu verändern. Es wird die abhängig vom Mahnstatus Standard-Mahnungs-Mailvorlage verwendet). Der Mahnstatus wird erhöht. Markierte Buchungen: Lieferschein per Mail verschicken Sendet das PDF "Lieferschein" per Mail an den Käufer Markierte Buchungen: Lieferschein per Mail an Lagerort versenden Sendet das PDF "Lieferschein" (mit Adresse des Käufers) per Mail an die Lagerort-E-Mail-Adresse (je Lagerort der gekauften Artikel), so dass der Lagerort die Artikel nur verpacken muss und zusammen mit dem Lieferschein an den Käufer versenden kann. Markierte Buchungen: stornieren (Rechnungskorrektur erstellen und versenden) Storniert die markierten Rechnungen durch eine entsprechende Gegenbuchung und öffnet den Mail-Dialog zum Senden der Gutschrift an den Empfänger Markierte Buchungen: stornieren (Rechnungskorrektur erstellen und NICHT versenden) Storniert die markierten Rechnungen durch eine entsprechende Gegenbuchung und versendet diese NICHT. Markierte Buchungen: ausbuchen Rechnung auf das Ausbuchungskonto umbuchen (muss konfiguriert sein) Markierte Buchungen: auf 'offen' setzen Setzt die Rechnungen auf den Status "offen". Markierte Buchungen: Kopie als neue unverschickte Rechnung erstellen Erstellt neue Rechnungen als Kopie (Datum, Rechnungsnummer, Status und weitere Detailfelder werden sinvoll angepasst). Markierte Buchungen: final löschen Löscht die markierten Rechnungen unwiderruflich aus dem System. Nur anzuwenden bei echten Fehl-Erstellungen. Ansonsten ist die Funktion "Stornierung" bei offenen Rechnungen zu empfehlen. Markierte Buchungen: bearbeiten (Bezahldetails setzen, Verschickt-Datum, ...) Ermöglicht die Bearbeitung bestimmter Felder für alle markierten Rechnungen: Bezahldetails: Nach einer Änderung in den Mitglieder-Profil-Stammdaten (z.B. dem Setzen der SEPA-Daten IBAN und BIC) sind diese Änderungen absichtlich noch nicht in bestehende Rechnungen übernommen. Rufen Sie diesen Menüpunkt auf, um bei den markieren Rechnungen die Bezahldetails erneut aus den Stammdaten zu übernehmen (Alle Daten oder nur E-Mail). Verschickt-Datum: Setzt in den Buchungen das Feld "Ware verschickt am" auf das heutige Datum. Buchungs-Datum: Setzt in den Buchungen das Datums-Feld das eingegebene Datum. Fälligkeits-Datum: Setzt in den Buchungen das Fälligkeits-Feld das eingegebene Datum. Bezahlart: auf Überweisung setzen falls per Bankeinzug, und keine Kontodaten (IBAN) vorliegen Kostenstelle: Passt die Kostenstelle an
SEPA Lastschriften/Überweisungen	Wechselt in den Bankeinzug-Dialog (siehe unten)
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML Vorschau (mit Rechnungspositionen) Drucken (mit Rechnungspositionen) Export als Excel (xls) (mit Rechnungspositionen) Export als CSV (mit Rechnungspositionen) Export als PDF hoch (mit Rechnungspositionen) Export als PDF quer (mit Rechnungspositionen) Export als XML (mit Rechnungspositionen)	Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren. Im Export ist auch die Rechnungsadresse sowie alle Buchungen-Extrafelder ergänzend enthalten. Mit den Rechnungspositionen wird auch die zugeordnete Gruppe der Rechnung sowie alle zugeordneten Gruppen des Empfängers ausgegeben.
> Vorjahr Aktuelles Jahr Nachfolgejahr	Datumsauswahl. Der Button aktualisiert die Ansicht nach einer Änderung des Datumsbereichs bzw. wählt ein Vor-/Nachfolgejahr aus.
Filter	Filtert die Rechnungen nach Herkunft (Beitrag, Veranstaltung, Shop, Beleg, und weitere...)
	Öffnet die Rechnung zum Bearbeiten (siehe unten)
	Löscht die Bestellung (nach einer Sicherheitsabfrage) unwiederruflich
	Zeigt das Änderungs-Protokoll an
	Sendet die Rechnung per Mail an den Empfänger (siehe unten)
	Storniert die Bestellung und erstellt eine Gutschrift (falls die Originalrechnung noch im Status "offen" ist, werden beide Rechnungen als "bezahlt" markiert). Auch nur einzelne Positionen können storniert werden, in diesem Fall bleiben beide ungen im Status "offen". Ein Storno aus "in Bezahlung": Original-Buchung bleibt unverändert, stornierte Buchung ist in unverschickt bzw. offen (nach Mailversand)
	Ermöglicht es, einer unverschickten Rechnung eine weitere Position hinzuzufügen.

Beim Erreichen der Fälligkeit wird das Fälligkeitsdatum rot markiert. Die Fälligkeit können Sie unter Administration/Optionen im Register "Kasse" einstellen.

Sendet die Rechnung per Mail an den Empfänger:

Feld	Beschreibung
E-Mail-Auswahl	Ermöglicht die Auswahl, ob die private oder geschäftliche Mail des Mitglieds oder die E-Mail-Adresse eines anderen Kontakts oder eine andere E-Mail-Adresse verwendet werden soll. Öffnet den Dialog zum Erstellen einer neuen Rechnung (komplett manuell!)
Mail-Vorlage	Wählt die zu verwendende Mail-Vorlage aus (Rechnung oder Spendenquittung)
Betreff	Der Betreff der Mail
Nachricht	Der Nachrichtentext
Anhänge	Dateien, die in der Rechnung als Anhänge gespeichert sind, können optional mit verschickt werden.
Jetzt senden	Sendet die Rechnung an die ausgewählte E-Mail-Adresse
Abbrechen	Zurück ohne Rechnung erneut zu senden

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11.3.2 SEPA Lastschriften/Überweisungen

SEPA Lastschriften/Überweisungen entstehen immer dann, wenn eine Buchung die Bezahlart "per Bankeinzug" oder "per Überweisung vom Verein" enthält.

Sie können manuell SEPA Lastschriften/Überweisungen über die Navigationspunkte "neue Überweisung" und "neue Lastschrift" erstellen.

Unter den Navigationspunkt "SEPA-ÜW/Einzug" (auch erreichbar über die Rechnungsliste und den Button "SEPA Lastschriften/Überweisungen") können Sie dann:

• SEPA-Aufträge online an die Bank geben (eine HBCI-Konfiguration unter Bankkonten und ein erster Abruf des Kontoauszugs per HBCI ist dafür Voraussetzung)
  
• SEPA-Auftragsdatei zur manuellen Übergabe an die Bank generieren

Sie sehen nun alle offene Rechnungen und Gutschriften, die per SEPA zu zahlen sind, getrennt nach:

• DTAUS (altes Verfahren mit Kontonummer/BLZ)
  
• SEPA (neues Verfahren mit IBAN/BIC)

Gehen Sie dann wie folgt vor:

• Markieren Sie alle Rechnungen, die Sie per Bankeinzug verarbeiten wollen (oder klicken Sie auf "Alle")
  
  
• Klicken Sie auf "Export ###-Datei" und, speichern Sie die Datei.
  Bei Auswahl einer Zip-Datei (enthält Zusammenfassung und Datendatei) entpacken Sie die zip-Datei (z.B. per WinZip (kommerziell) oder 7-zip (kostenfrei))
  und übergeben Sie die Datendatei an Ihre Bank:
  - per Webseite
  - per Banking-Programm: StarMoney, oder kostenlos: Jameica Hibiscus - DTAUS-Anleitung für Hibiscus (SEPA analog per SEPA-Lastschrift-Menüpunkt).
  
  
• oder Klicken Sie auf "Online-Ausführung (HBCI)", um die Lastschrift/Überweisung direkt an die Bank zu übergeben. Bei der Auswahl von mehreren Buchungen wird eine Sammel-Buchung durchgeführt, bei Lastschriften wird der späteste Fälligkeitstermin aller markierten Buchungen als Buchungstag festgelegt. Bei Überweisungen können Sie den Ausführungstermin selbst eingeben.
  • Nach dem Einlesen der Umsätze werden Rechnungen anhand der Rechnungsnummer erkannt und zugeordnet.
  • Nach dem Einlesen der Umsätze werden Rücklastschriften anhand der SEPA-End-2-End-ID erkannt und zugeordnet.
  
  
• Klicken Sie auf "bei allen markierten Rechnungen den Status auf "in Bezahlung" setzen", um die Rechnung in den Status "in Bezahlung" zu ändern.
  Damit verschieben Sie die Rechnungen aus dem Status "offen" in "in Bezahlung".
  Dies ist zwingend erforderlich, um
  • die Buchungen mit der nächsten Transaktion nicht erneut zur Bank zu übertragen
  • die am Konto eintreffende Sammel-Lastschrift bequem mit zwei Klicks allen betreffenden Rechnungen zuordnuen zu können und damit diese Rechnungen auf "bezahlt" zu setzen.

Feld	Beschreibung
Zurück	Wechselt zurück zur Seite "Offene Rechnungen"
Online-Ausführung (HBCI)	Lastschrift/Überweisung direkt an die Bank übergeben. Geben Sie Ihre PIN ein und klicken Sie auf "Speichern". Sie werden anschließend aufgefordert, eine TAN einzugeben. Anschließend wird die Transaktion der Bank übergeben und verarbeitet. WICHTIG 1: Bei Lastschriften wird der späteste Fälligkeitstermin aller markierten Buchungen als Buchungstag für ALLE Buchungen festgelegt! WICHTIG 2: Für die Eingabe der TAN haben Sie maximal 5 Minuten Zeit, bevor es zu einem Abbruch kommt.
Export SEPA-Datei	Download der SEPA-Datei mit allen Rechnungen und ggf. Gutschriften, siehe unten
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren. Bei der Ausgabe wird die IBAN ohne Leerzeichen ausgegeben, die Felder Mandatsdatum/-referenz werden auch ausgegeben.
Abweichendes Ausführungsdatum	Wenn nicht angegeben, wird das Ausführungsdatum anhand der spätesten Fälligkeit bestimmt, bzw. an der Mindest-Vorlauffrist der Bank (Optionseinstellung).
Vereinskonto	Auswahl eines Vereinskontos (Anzeige erfolgt nur, wenn mehr als ein Vereinskonto in den abgezeigten Buchungen enthaten ist)
Art der Buchung	Auswahl einer Buchungsart (Mitgliedsbeitrag, ...)
MwSt	Filter nach MwSt
[Rechnungsnummer]	Anzeige der Rechnung als PDF
[Mitglied]	Anzeige des betroffenen Mitglieds

Download ser SEPA-Datei:

Feld	Beschreibung
Export SEPA-Datei  SEPA.xml PAIN-Format (offizielles SEPA-Format) SEPA.zip (SEPA-PAIN.xml und Zusammenfassung) nur Zusammenfassung als .txt nur Zusammenfassung als .csv	Download der SEPA-Datei mit allen Rechnungen und ggf. Gutschriften Zip: enthält SEPA-PAIN-Export getrennt für ggf. Rechnungen und ggf. Gutschriften sowie eine Zusammenfassung SEPA.xml PAIN-Format: Standardisiertes Format zur Übergabe an die Bank (es können nur Rechnungen oder nur Gutschriften in einer Datei exportiert werden) Zusammenfassungsdateien: lesbares Format zum Ausdruck und Ablage. WICHTIG 1: Einmalig: Vor dem Export der SEPA-Datei müssen die Gläubiger-ID und Ihre IBAN und BIC (Administration/Optionen) korrekt gesetzt sein! WICHTIG 2: Bei Lastschriften wird der späteste Fälligkeitstermin aller markierten Buchungen als Buchungstag für ALLE Buchungen festgelegt!
bei allen markierten Einträgen den Status auf 'in Bezahlung' setzen bei allen markierten Einträgen den Status auf 'in Bezahlung' setzen bei allen markierten Einträgen den Status auf 'in Bezahlung' setzen und Beleg per Mail an Empfänger senden	Verschiebt die markierten Rechnungen in den Status "in Bezahlung" und senden ggf. eine E-Mail mit dem PDF-Beleg (Rechnung,Spendenquittung) an den Zahler.

Hinweise:

• Ungültige Bankdaten (BLZ, IBAN, BIC) sind in ROT dargestellt, gültige in GRÜN.
  
• Sie können unter Administration/Optionen im Register "Kasse" auch einen indiviellen Text mit Platzhaltern (Mitgliedsdaten, Gläubiger-ID, ...) für den Verwendungszwck definieren.
  
• Wenn beim Mitglied das Feld "Konto-Inhaber" leer ist, dann wird dafür der Name des Mitglieds verwendet.

Verfolgung des Rechnungsstatus, Alternative 1 (kein Import von Bankkonto-Daten für Zuordnung)
Kontrollieren Sie manuell Ihre Kontoauszüge der Bank.
Bei allen eingetroffenen Beitragszahlungen:

• Markieren Sie die entsprechenden Rechnungen in den Registern "Offene Rechnungen" und "In Bezahlung"
  
• Klicken Sie auf den Button "Rechnungen auf den Status "bezahlt" setzen".
  
• Sie haben auch die Möglichkeit Teilzahlungen einzugeben. Klicken Sie dazu auf [Bearbeiten] und ändern Sie das Bezahlt-Feld.

Verfolgung des Rechnungsstatus, Alternative 2 (mit Import von Bankkonto-Daten für Zuordnung)
siehe "Belege zuordnen"

Die Rechnungen sind schließlich im Register "Bezahlte Rechnungen".

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11.3.3 Bearbeiten einer Buchung

An vielen Stellen können Sie eine Buchung zum Bearbeiten öffnen:

• In der Liste aller Rechnungen
• In der Buchführungslisten (Bilanz, GuV, Offene Positionen, ...)

Nach dem Öffnen einer Buchung öffnet sich ein Dialog mit folgenden Buttons und Feldern:

Feld	Beschreibung
Speichern (ohne schließen)	Speichert die Eingaben ohne das Fenster zu schließen
Speichern	Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Abbrechen	Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern
PDF	Öffnet das Rechnungs-PDF (ggf. mit Dropdown falls eine Mahnung existiert)
Lieferschein rückbuchen und Rechnung erstellen	(nur Lieferscheine) Ermöglicht es, einen Lieferschein rückzubuchen und stattdessen eine Rechnung zu erstellen (bei Kommisionsware!).
Zur Ansicht	Wechselt zur Buchungs-Übersicht
Änderungsprotokoll	Zeigt alle Änderungen im Datensatz

Register "Hauptdaten"

Feld	Beschreibung
Buchungsdatum	Datum der Buchung
Verwendungszweck	interne Beschreibung, bei eingelesenen Kontoauszügen der Verwendungszweck auf dem Kontoauszug
Betrag	Buchungsbetrag (nicht editierbar, falls Rechnungspositionen existieren)
MwSt	MwSt, auch Eingabe in % möglich: "19%" (nicht editierbar, falls Rechnungspositionen existieren)
Empfänger	zugeordneter Empfänger (optional). Dieses Mitglied / externer Kontakt sieht diese Buchung dann unter "Meine Rechnungen"
Kostenstelle	Zugeordnete Kostenstelle (ggf. "neu" wählen und eine neue Kostenstelle eingeben. Diese Kostenstelle ist dann zukünftig standardmäßig vorhanden.) - falls unter den Optionen aktiviert
Art der Buchung	Der Ursprung der Buchung: allgemeiner Beleg, Beitrag, Veranstaltung, Shop, Plazubuchung
Belegnummer	Die Belegnummer, die Sie manuell Ihrem Beleg gegeben haben
Typ	- "Rechnung" (eine Rechnung mit negativen Wert wird automatisch als "Rechnungskorrektur" betitelt) - "Rechnungskorrektur" wird immer als Rechnungskorrektur angezeigt, unabhngig vom Vorzeichen des Betrags - "Gutschrift" (umsatzsteuerrechtliche Gutschrift, d.h. der Empfänger einer Leistung rechnet diese ab) - "Spende" (Spendenformular wird verwendet) - "Lieferschein" bei Kasse/Lieferscheine anzeigen. Wird bei Shop-Menuell-Ausbuchen und bei Lagerort-Umbuchungen/Zugängen/Abgängen erzeugt.

Register "Bezahldetails"

Feld	Beschreibung
Bezahlart	per Beleg, per Bankeinzug, per Rechnung, ggf. per Zahlungsdienstleister, in bar
Nachfolgene Daten aus dem Profil aktualisieren	Läd die Daten des zugeordneten Mitglieds neu (z.B. sinnvoll nach Änderungen im Mitglied, nach Wechsel des Mitglieds oder nach Wechsel der Bezahlart)
Detailfelder...	Alle Details zum Mitglied. Bei internen Team-Mitgliedern wurde der Name und ggf. (bei Bankeinzug) die Kontodaten übernommen. Diese können rechnungsindividuell hier angepasst werden. Bei externen Empfängern müssen die Daten hier ausgefüllt werden. Das |-Zeichen dient als Zeilenumbruch (c/o-Felder und Land-Feld wird derart befüllt). Beim Füllen einer deutschen IBAN werden die BIC und die Bank automatisch ermittelt.

Register "Buchführungskonten"

Feld	Beschreibung
Konten	Zugeordnete Konten aus dem hinterlegten Kontorahmen (Standard SKR 49). 1. Spalte: Konto-Nummer 2. Spalte: Konto-Name 3. Spalte: Betrag 4. Spalte: Zugeordnetes Bankkonto -oder- Debitor/Kreditor: Ein eindeutiger Kennzeichner, welcher das Kundenkonto beschreibt. Auf diesen Kennzeichner werden dann sowohl die Rechnungen/Belege als auch Kontobuchungen gebucht. Unter dem Navigationspunkten "Kreditoren (offen)" und "Debitoren (offen)" können Sie dann sehen, welche Kundenkonten (bezüglich gebuchter Forderungen/Verbindlichkeiten) nicht ausgeglichen sind.
Konten nach Betrag/MwSt-Änderung auf Hauptseite automatisch ausgleichen	legt fest, dass die eingegebenen Werte automatisch ausgeglichen werden. Dieser Haken ist nur bei Betragsänderungen und unüblichen Buchungsvorgängen zu entfernen, wo keine Anpassungen erfolgen sollen.
[Zuordnung]	Öffnet ein Menü, um die zugeordnete Buchung zu öffnen bzw. die Zuordnung zu löschen.
[+]	Zuordnung manuell hinzufügen (nur in Ausnahmefällen!)

Register "nur Rechnungen"

Nur bei einer eingetragenen Rechnungsnummer sind die nachfolgenden Felder sichtbar!

Feld	Beschreibung
Rechnungsnummer	eindeutige Rechnungsnummer. Über den Link nach "nächste reguläre Rechnungsnummer" können Sie statt der vorgeschlagenen Mitglieder-individuellen Mitgliedsnummmer durch eine allgemeine Rechnungsnummer ersetzen.
Leistungsdatum	Leistungsdatum (optional)
Fälligkeits-Datum	Datum, an dem die Rechnung bezahlt werden muss. Falls das Feld leer ist, dann gilt die Standardeinstellung (30 Tage oder wie unter Optionen eingestellt). Bei SEPA-Bankeinzügen werden nur Buchungen vorgeschlagen, deren Fälligkeit erreicht ist. In der Liste der offenen Rechnungen werden Rechnungen mit erreichte Fälligkeiten rot markiert.
Status	Status der Rechnung (unverschickt, offen, in Bezahlung, bezahlt)
Bezahlt	Bezahlter Betrag (Teilzahlungen möglich)
Bezahltdatum	Hier trägt das System das Bezahltdatum ein. Wenn hier ein Datum eingetragen ist und die Umsatzsteuer auf Ist-Versteuerung eingestellt ist (standardmäßig nicht der Fall!), dann ist dieses Datum die Basis für die Umsatzsteuerberechnung sowie GuV und Bilanz.
Mahnstufe	Aktuelle Mahnstufe (keine, 1./2./3. Mahnung). Wird beim Auslösen der Mahnung automatisch hochgesetzt.
letztes Mahnungdatum	Datum der letzten Mahnung
Vereinskonto bei Überweisung	Wählt das Konto aus, das auf der Rechnung für die Überweisung durch den Zahlungsempfänger genannt wird. "Standard" ist die Angabe aus Administration/Optionen, die weiteren Konten sind die Konten aus Kasse/Bankkonten.
Rechnungspositionen	Legt fest, ob die Rechnungspositionen im PDF als netto oder brutto dargestellt werden. Bei keiner Auswahl wird die Rechnung anhand der eingestellten Standard-Option (Administration/Optionen/Kasse/Rechnungspositionen) dargestellt.
Neue Position hinzufügen	Neue Position hinzufügen, blenden die Felder (Anzahl, Text kurz, Text lang, ...) ein. Bei Eingabe von "Text kurz" werden automatisch Angebotspositionen und Shop-Artikel gesucht und vorgeschlagen.
	Bearbeitet die Position (nur möglich solange keine Beleg-Zuordnung erfolgt ist)
	Löscht die Position (nur möglich solange keine Beleg-Zuordnung erfolgt ist)

Register "Sonstiges"

Feld	Beschreibung
Anmerkungen	beliebige Anmerkungen
Dateien	Der Rechnung zugeordnete Dateien (z.B. Scans von Eingangsrechnungen, Belegen, ...)
Nutzungsdauer in Jahren	Wert für die Abschreibung (siehe "Übersichten: Abschreibungen", Buchung erscheint nach Eintrag in der Abschreibungsliste)
Ware verschickt am	Legt das Datum fest, an dem Online-Shop-Ware verschickt wurde
Spendenbescheinigung erstellt am	Legt das Datum fest, an dem die Spendenquittung erstellt bzw. verschickt wurde
Spendenart	Legt die Art der Spende fest. Die Konsequenz dieser Einstellung ist a) die Auswahl der Spendenquittung (Geld- oder Sachspende) und b) das passend per Kreuz markierte Kästchen auf der PDF-Spendenquittung.
Extrafelder...	Hier können Sie die Buchungs-Extrafelder bearbeiten (Anzulegen unter "Administration/Basiskonfiguration/Extrafelder für jeden Buchungs-Datensatz")

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11.3.4 fällige Rechnungen mahnen

In der Liste der fälligen Rechnungen können Sie die Anzeige gemäß "Offene Überweisungen" bzw. "Zusammenfassung je Zahler" darstellen.

Feld	Beschreibung
Gesamt-PDF	Erstellt ein Serienbrief-PDF mit allen Rechnungen
Online als Brief versenden  Vorlage PDF Mail (mit Logos) Vorlage PDF Brief (ohne Logos für Logopapier)	Verschickt, nach Registrierung, das generierte PDF als Online-Brief über den Kuvert-und-Versand-Dienstleister EMailBrief.de Auch eine Versand ohen Erhöhung der Mahnstufe ist möglich.
Online-Dienst: Inkasso	Ermöglict die Weitergabe an "Inkasso Consulting Stumpf" übergeben. Es entstehen bis zu gerichtlichen Schritten keine Gebühren!
Markierte Buchungen: Mahnung per Mail verschicken (inkl. Rechnung)	verschickt Mahnungs-Mails an die gewählten offenen Überweisungen
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren
Filter	Ermöglicht die Auswahl gemäß Quelle
Suche	Ermöglicht die Suche in den Rechnungen

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11.3.5 Übersichten: Einnahme/Ausgaben

Unter "Einnahme/Ausgaben" sehen Sie eine Aufstellung aller Einnahmen und Ausgaben, gruppiert sofern möglich nach zugeordneter Gruppe.

Einnahmen:

• Alle Mitgliedsbeiträge
  
• Alle Veranstaltungsgebühren
  
• Alle Online-Shop-Verkäufe
  
• Alle Einnahmen gemäß eingereichten Belegen

Ausgaben:

• Alle Veranstaltungsausgaben
  
• Alle Ausgaben gemäß eingereichten Belegen

Saldo:
Zusammenfassung von Einnahmen abzgl. der Ausgaben.

Feld	Beschreibung
Datumsbereich	Datumsbereich, der für die Einnahme/Überschuss-Rechnung relevant ist
> Vorjahr Aktuelles Jahr Nachfolgejahr	Aktualisiert die Ansicht nach einer Änderung des Datumsbereichs bzw. wählt ein Vor-/Nachfolgejahr aus.
Gruppierung  Übersicht nach Gruppe nach Veranstaltung nach Mitglied nach Kostenstelle nach Kostenstelle/Bezahltdatum nach Kostenstelle/Buchführungskonto nach Rechnungsposition	Ermöglicht die Gruppierung der Ansicht nach unterschiedlichen Kriterien
Buchungen anzeigen	zeigt eine chronologische Liste aller Buchungen (Mitgliedsbeiträge, Veranstaltung, Online-Shop, eingereichte Belege)
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren
[Gruppenname]	Öffnet die Gruppenübersicht
[Summe]	Zeigt die Details der Summen-Berechnung an
[bereits bezahlt]	Zeigt die Details der Summen-Berechnung an
[noch offen]	Zeigt die Details der Summen-Berechnung an
[Datum]	bei "Buchungen anzeigen": Öffnet die Buchung
[Mitglied]	bei "Buchungen anzeigen": Zeigt das betroffene Mitglied an
[Gruppe]	bei "Buchungen anzeigen": Zeigt die zugeordnete Gruppe an
[Veranstaltung]	bei "Buchungen anzeigen": Zeigt die zugeordnete Veranstaltung an

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11.3.6 Übersichten: Budgetübersicht

Die Budgetübersicht zeigt für jede Gruppe (Arbeitskreis oder ähnlich) den summierten Einnahmen-/Ausgabenstand (überhaupt oder, falls ein Budget festgelegt wurde seit dem letzten Budgetdatum) an.

Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, hier je Gruppe ein Budget festzulegen. Dann wird in der Liste zusätzlich das Budget und das Rest-Budget (=Budget abzgl. aktueller Einnahmen/Ausgaben) an.

Das Budget definiert man üblicherweise am Anfang eines Jahres neu. Für die Berechnung von Einnahmen/Ausgaben sowie des Rest-Budgets werden dann alle Einnahmen und Ausgaben seit dem letzten Budgetdatum berücksichtigt.

Feld	Beschreibung
Gruppen-Budget hinzufügen	Öffnet einen Dialog, in dem ein neues Budget hinzugefügt werden kann
Konto-Budget hinzufügen	Öffnet einen Dialog, in dem ein neues Budget hinzugefügt werden kann
Stichtag	Datum, zu dem die Budgetübersicht berechnet wird
>	Aktualisiert die Budgetübersicht nach einer Änderung des Stichtags
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren
[Gruppenname]	Öffnet die Gruppenübersicht
[Budget]	Öffnet die Liste aller definierter Budgets (es ist immer das Budget relevant, das vom Stichtag aus gesehen am nähesten zurückliegt)
[Einnahmen/Ausgaben]	Zeigt die Details der Summen-Berechnung an

Budget hinzufügen:

Feld	Beschreibung
Datum	Datum, ab dem das Budget gilt
Budget	Das Budget in Euro (Pflichtfeld)
Anmerkung	interne Anmerkungen
Speichern	Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Abbrechen	Kehrt zurück ohne die Eingaben zu speichern

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11.3.7 Übersichten: Spendenübersicht

In der Spendenübersicht sehen Sie:

• alle ausgestellten Spendenquittungen
  
• alle ausgestellten Spendenquittungen als Jahresspendenbescheinigung (Zusammenfassung aus mehreren Buchungen)
  
• alle Rechnungen, für die noch keine Spendenquittung ausgestellt wurde (Feld "Spendenquittung erstellt am" ist leer)
  

Feld	Beschreibung
Neue Spende erstellen	Wechselt zum Dialog, um eine Spende zu erfassen
Alle markierten Buchungen Spendenquittung als PDF erstellen  Spenden-Vorlage gemäß Spendenart Spenden-Vorlage Spendenquittung Geldzuwendungen/Mitgliedsbeitrag Spenden-Vorlage Spendenquittung Sachzuwendungen Spenden-Vorlage Spendenquittung Jahres-Sammelbestätigung	Erzeugt ein PDF mit allen markieren Spendenquittungen
Alle markierten Buchungen: Spendenquittungen generieren und per Mail versenden	Übernimmt alle markierten Rechnungen in die Liste der erstellten Spendenquittungen (setzt das Feld "Spendenbescheinigung erstellt am" in der Rechnung) und verschickt die Quittung an den Spender.
Alle markierten Buchungen: Spendenquittung per Mail versenden	Versendet die markierten Spendenquittungen per Mail.
Alle markierten Buchungen: Spendenquittungen generieren	Übernimmt alle markierten Rechnungen in die Liste der erstellten Spendenquittungen (setzt das Feld "Spendenbescheinigung erstellt am" in der Rechnung)
Alle markierten Buchungen: Info-Mail schreiben	Ermöglicht das Senden einer Mail an alle markierten Spender
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei
Datumsbereich	Datumsbereich, der für die Spendenübersicht relevant ist
> Vorjahr Aktuelles Jahr Nachfolgejahr	Aktualisiert die Ansicht nach einer Änderung des Datumsbereichs bzw. wählt ein Vor-/Nachfolgejahr aus.
Filter Art und Typ	Einschränkung der angezeigten Spenden nach Art und Typ
Filter Menge	AuswahAnzeige aller Spenden bzw. nur unverschickter Spendenquittungen (nur im Register "Jahres-Spendenbescheinigungen")
[Rechnungsnummer]	Öffnet die Spendenquittung
	Öffnet die Buchung zur Bearbeitung

Hinweis: Die Erstellung eines PDFs setzt in der Buchung das Datumsfeld "Spendenquittung erstellt".

Neue Spende erfassen

Feld	Beschreibung
Datum	Das Datum der Spende
Spender: Firma Name Straße PLZ und Ort E-Mail	Die spendende Person. Diese können Sie aus der Liste auswählen, dann werden die nachfolgenden Felder mit deren Daten befüllt. Über den Link "mit eigenen Daten befüllen" können Sie Ihre eigenen Profildaten verwenden.
Rechnungs-Adresse	Ermöglicht das Umschalten von privater und geschöftlicher Adresse
Firma c/o Name Straße PLZ und Ort Email	Der Name und die Adresse des Rechnungsempfängers
Liefer-Adresse	Auswahl der ggf. abweichenden Lieferadresse
Bezahlart	Legt fest, wie die Spende bezahlt werden soll
Vereinskonto	Auswahl des Bankkontos für die Lastschrift/Überweisung
Spendennummer	Die Spendennummer (wird vorbefüllt)
Spendenart	Legt die Art der Spende fest. Die Konsequenz dieser Einstellung ist a) die Auswahl der Spendenquittung (Geld- oder Sachspende) und b) das passend per Kreuz markierte Kästchen auf der PDF-Spendenquittung.
Zweck	Der Verwendungszweck der Rechnung
Status	Der Status der Spende: unverschickt = noch nicht verschickt offen = verschickt und warten auf Bezahlung bezahlt = bereits bezahlt
Spendenquittung	Eine Markierung bei "jetzt erstellen und per Mail dem Empfänger zustellen" erstellt eine Spendenquittung als PDF und sendet diese an die angegebene E-Mail-Adresse
Konto Forderung	Möglichkeit, ein Buchungskonto festzulegen (falls mehrere Forderungskonten definiert wurden)
Betrag	Der Euro-Betrag der Spende
Speichern	Speichert die Eingaben und wechselt zurück zur Spendenübersicht
Abbrechen	Kehrt zurück ohne die Eingaben zu speichern

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11.3.8 Übersichten: Lieferscheine

In der Lieferschein-Übersicht sehen Sie alle Rechnungen ohne Beträge.

Feld	Beschreibung
	Öffnet die Buchung zum Bearbeiten
	Löscht die Buchung
	Zeigt das Änderungsprotokoll der Buchung an

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11.3.9 Übersichten: Belegliste

In der Belegliste-Übersicht sehen Sie eine Liste aller Belege (alle Buchungen, deren Feld "Beleg" gefüllt ist).

Feld	Beschreibung
Datumsbereich	Datumsbereich, der für die Einnahme/Überschuss-Rechnung relevant ist
Status	Filtert den Status
> Vorjahr Aktuelles Jahr Nachfolgejahr	Aktualisiert die Ansicht nach einer Änderung des Datumsbereichs bzw. wählt ein Vor-/Nachfolgejahr aus.
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren

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11.4 Professionelle Buchführung

Alle Buchungen in Team-Online werden gemäß den Regeln der doppelten Buchführung auf Konten aus einem Kontorahmen gebucht.

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11.4.1 Journal

Liste aller Geschäftsvorfälle (inkl. Soll- und Haben-Spalten)

Feld	Beschreibung
<<	Ein Jahr/Quartal/Monat zurück
Datumsbereichauswahl	Möglichkeit, einen Datumsbereich auszuwählen (Jahr/Quartal/Monat). Es sind nur Jahre, in denen Buchungen existieren, auswählbar.
>>	Ein Jahr/Quartal/Monat vor
Suchfeld	Suchbegriff Suche nach "konto:xxxx" sucht nur dieses Konto Suche nach "datum:01.06.2020" sucht nur dieses Datum
>	Sucht Buchungen, in denen der eingegebene Suchbegriff im Datum/Rechnungsnummer/Verwendungszweck/Kreditor vorkommt. Eine Suche nach "konto:..." sucht diese Kontonummer (bzw. einen Teil davon).
Filter alle nur mit Belegnummer nur ohne Belegnummer nur ohne Belegnummer, kein Bankkonto nur mit Bankkonto nur ohne Bankkonto nur mit Bezahltdatum nur mit Festschreibung nur ohne Festschreibung sortiert nach Belegnummer nicht zugeordnet	Filtert bzw. sortiert die Belege
Neue Buchung	Öffnet den Dislog zur manuellen Eingabe einer Buchung
Belegliste Schnellerfassung	Öffnet den Dialog zur Schnellerfassung von vielen Belegen (siehe "Beleg erfassen")
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren. Es werden zusätzlich alle Buchungen-Extrafelder als weitere Spalten exportiert.
Aktionen  Markierte Buchungen: löschen Markierte Buchungen: kopieren Markierte Buchungen: Konto zuweisen Markierte Buchungen: Kostenstelle zuweisen Markierte Buchungen: Belegnummer zuweisen Markierte Buchungen: Prüfung auf valide Konten Markierte Buchungen: Daten importieren	Hiermit können Sie Aktionen auf mehrere markierte Buchungen durchführen. Markierte Buchungen: löschen Löscht alle markierten Buchungen unwiederruflich. Markierte Buchungen: kopieren Dupliziert alle markierten Buchungen. Markierte Buchungen: Konto zuweisen Ermöglich es, ein Buchungskonto bei allen markierten Buchungen zu ändern. Markierte Buchungen: Kostenstelle zuweisen Ermöglich es, eine Kostenstelle allen markierten Buchungen zuzuweisen. Markierte Buchungen: Belegnummer zuweisen Ermöglich es, eine Belegnummer allen markierten Buchungen zuzuweisen. Prüfung auf valide Konten Startet die Prüfung, ob Buchungen mit ungültige Konten oder Buchungen mit Kontensumme ungleich null existieren. Daten importieren Importiert eine CVS-Datei mit den angegebenen Spalten.
Gesamt-PDF  Rechnung mit Vorlage 'PDF Mail (mit Logos)' Rechnung mit Vorlage 'PDF Brief (ohne Logos für Logopapier)' Spenden-Vorlage 'Spendenquittung Geldzuwendungen/Mitgliedsbeitrag' Spenden-Vorlage 'Spendenquittung Sachzuwendungen' Spenden-Vorlage 'Spendenquittung Jahres-Sammelbestätigung'	Rechnung mit Vorlage '...' Öffnet ein PDF, das alle Rechnungen enthält, die zuvor per Haken markiert wurden, zum gemeinsamen Ausdruck mit der angegebenen Vorlage. Spenden-Vorlage Spendenquittung Öffnet ein PDF, das alle Spendenquittung enthält, die zuvor per Haken markiert wurden, zum gemeinsamen Ausdruck mit der angegebenen Spendenquittung-Vorlage (Jahres-Sammelbestätigungen sind gruppiert nach Mitglied/IBAN).
Funktionen für Steuerberater/-prüfer Datev-Export für Steuerberater GDPdU-Export für Steuerprüfer nach §147 Abs.6 AO	Funktionen für den Steuerberater und -prüfer: Der Datev-Export ermöglicht den Export im Datev-Format zur Übernahme der Daten in das Buchführungssystem des Steuerberaters. Wenn Sie in den Kontenrahmen-Standardkonten ein Datev-Verrechnungskonto angegeben haben, dann wird die Methode des Verrechnungskontos genutzt, ansonsten standardmäßig das Aufsplittungsverfahren. Falls ein Debitoren-Feld definiert ist, dann wird eine weitere Datei mit den Debitoren exportiert. GDPdUExport: Export für den Steuerprüfer im standardisierten GDPdU-Export
Festschreiben  jetzt Buchungen festschreiben Bestehende Festschreibungen anzeigen	Ermöglicht das Festschreiben (jede nachfolgende Änderung an einer Buchung wird exakt dokumentiert!) von Buchungen und die Anzeige der Festschreibungen
	Öffnet die Buchung zur Ansicht (falls kein Bearbeitungsrecht)
	Öffnet die Buchung zur Bearbeitung
	Löscht die Buchung
[Bar]	nur wenn die Buchung ein Forderungs- oder Verbindlichkeitskonto enthält: Umschalten der Buchung auf Barzahlung (Barkasse)
[Copy]	Kopiert die Buchung und öffnet diese zur Bearbeitung. Falls es sich um eine Rechnung handelt, wird eine neue Rechnungsnummer vergeben.

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11.4.2 Bilanz

Zeigt die Bilanz (Aktiva- und Passiva-Konten sowie Gewinn) an

Feld	Beschreibung
<<	Ein Jahr/Quartal/Monat zurück
Datumsbereichauswahl	Möglichkeit, einen Datumsbereich auszuwählen (Jahr/Quartal/Monat). Die Vorauswahl ist der aktuelle Monat.
>>	Ein Jahr/Quartal/Monat vor
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren
Export Kontenstände	Erstellt eine csv-Datei mit den Kontoständen, um diese direkt über das Tool http://www.myebilanz.de/ für die e-Bilanz verwenden zu können.
[Kontoname]	Öffnet die Liste der zugehörigen Buchungen. Hier können Sie direkt die Belegnummer eingeben, Zuordnungen erstellen, Belege bearbeiten und löschen.

Hinweis: Wenn in Ihren Buchungsdatensätzen undefinierte Konten vorkommen, dann gibt es einen Abschnitt "Undefinierte Konten", deren Darstellung dafür sorgt, dass die Bilanz ausgeglichen ist. Diese Konten sollten dann entweder umgebucht oder alternativ in den Kontenrahmen aufgenommen werden.

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11.4.3 Gewinn und Verlust

Jahresabschluss-konforme Darstellung der Gewinne und Verluste. Es werden nur Buchungskonten angezeigt, auf denen im betreffenden Zeitraum Buchungen erfolgt sind.

Feld	Beschreibung
<<	Ein Jahr/Quartal/Monat zurück
Datumsbereichauswahl	Möglichkeit, einen Datumsbereich auszuwählen (Jahr/Quartal/Monat). Die Vorauswahl ist das aktuelle Jahr.
>>	Ein Jahr/Quartal/Monat vor
Belegfilter alle nur mit Belegnummer nur ohne Belegnummer Bruttowerte inkl. Belege nur bezahlte nur bezahlte inkl. Belege Summe/Salden-Liste Summe/Salden-Liste (alle) Summe/Salden-Liste (mit Soll/Haben) EÜR - Einnahmen/Überschuß-Rechnung EÜR - Einnahmen/Überschuß-Rechnung inkl. Belege	Filter alle Belege, nur Belege mit Belegnummer, nur Belege ohne Belegnummer, inkl. Belege Hier können Sie auch wählen, die Beträge als Bruttowerte oder nur bezahlte Buchungen zu sehen, und eine Summe/Saldenliste, sowie eine "EÜR - Einnahmen/Überschuß-Rechnung" anzeigen.
Kostenstellenfilter	(falls Kostenstellen aktiviert). Emöglicht die Darstellung der Einnahmen/Ausgaben nur für einzelne Kostenstellen.
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren
[Kontoname]	Öffnet die Liste der zugehörigen Buchungen. Hier können Sie direkt die Belegnummer eingeben, Zuordnungen erstellen, Belege bearbeiten und löschen.

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11.4.4 Übersichten: Kreditoren und Debitoren (offen)

Gruppierung nach Debitor/Kreditor, und nur Anzeige der Debitoren/Kreditoren, falls deren Kundenkonto ungleich null ist (ausstehende Einnahmen/Ausgaben).

WICHTIG: Nur Buchungen mit mind. einem beteiligten Buchungskonto "Forderung" oder "Verbindlichkeit" werden berücksichtigt.

Feld	Beschreibung
Datumsbereich	Möglichkeit, einen Datumsbereich auszuwählen
>	Aktualisiert die Liste nach Änderung des Datumsbereichs
Filter nur offene anzeigen alle anzeigen nur offene anzeigen (getrennt nach Buchführungskonten) alle anzeigen (getrennt nach Buchführungskonten)	Wählt aus, ob nur Kreditoren/Debitoren mit Saldoständen ungleich null, oder alle angezeigt werden. "getrennt nach Buchführungskonten" bedeutet die Auswertung je Buchführungskonto.
Gruppenfilter	Filtert die Personen nach Gruppenzugehörigkeit
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren. Es werden ein paar Spalten mehr exportiert als angezeigt.
[Kontoname]	Öffnet die Liste der zum angeklickten Kreditor/Debitor zugehörigen Buchungen. Dort können Sie die Belege auch ändern bzw. den Kreditor/Debitor und die Belegnummer direkt setzen bzw. einen Beleg per [+] zuordnen. Bei dieser Liste werden zunächst nur die Buchungen seit dem letzten Ausgleich (Saldo=0) angezeigt. Über den Button "Alle vorhergehenden Buchungen auch anzeigen" können Sie alle Buchungen dieses Kreditors/Debitors auch anzeigen lassen. In diesem Dialog haben Sie auch die Möglichkeit, einen Kreditor/Debitor umzubenennen und die Buchungen anzupassen.

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11.4.5 Übersichten: Umsatzsteuer

MwSt- und Vorsteuer-Summierung für die Meldung beim Finanzamt (per ELSTER).

Dieses Register wird nur angezeigt wenn ein MwSt-Satz in den Optionen eingetragen ist.

Feld	Beschreibung
<<	Ein Jahr/Quartal/Monat zurück
Datumsbereichauswahl	Möglichkeit, einen Datumsbereich auszuwählen (Jahr/Quartal/Monat)
>>	Ein Jahr/Quartal/Monat vor
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren
X neue Buchungen festschreiben	Führt die Festschreibung (jede nachfolgende Änderung an einer Buchung wird exakt dokumentiert!) der Buchungen für diese Umsatzsteuer-Meldung relevanten Buchungen durch
[Kontoname]	Öffnet die Liste der zugehörigen Buchungen. Hier können Sie direkt die Belegnummer eingeben, Zuordnungen erstellen, Belege bearbeiten und löschen.

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11.4.6 Übersichten: Auswertung

Grafische Darstellung eines Kontos

Feld	Beschreibung
Auswahlliste	X-Achse: nach Jahren -oder- nach Kreditor/Debitor
Konto	Auswahl eines Kontos
Anzeigen	Aktualisiert die Anzeige

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11.4.7 Übersichten: Abschreibungen

Das System unterstützt Sie bei der Abschreibung von über mehrere Jahre abzuschreibene Wirtschaftsgüter.

Vorbereitung:
Unter "Kasse/Buchführung/Kontenrahmen/Zuordnung Standardkoren" muss unter dem Feld "Sachkonten" ein Sachkonto-Buchungskonto (oder eine kommagetrennte Liste von mehreren Sachkonto-Buchungskonten) angegeben werden, auf die in der Bilanz die Wirtschaftsgüter gebucht werden sollen.
Nur wenn diese Angabe erfolgt ist, erscheint der Menüpunkt "Abschreibungen".

Unter der Liste "Abschreibungen" sehen Sie anschließend alle Buchungen, welche folgende Eingenschaften erfüllen:

• Gebucht auf eins der angegebenen Sachkonten
  
• Nutzungsdauer in Jahren > 0

Die Liste ist in drei Ausprägungen zu sehen:

• Nicht volllständig abgeschrieben: Nicht abgeschriebe Wirtschaftsgüter, Restwert vorhanden
  
• Abgeschrieben: Abgeschriebe Wirtschaftsgüter
  
• Inventarliste (weniger Spalten)

Sie haben folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Wirtschaftsgut hinzufügen	Fügt eine neues Wirtschaftsgut hinzu (siehe unten)
Stichtag	Legt den Stichtag für die Anzeige fest
	Öffnet die Buchung zur Bearbeitung
	Fügt zu dem Wirtschaftsgut eine neue jährliche Abschreibung hinzu (siehe unten)
[Eurobetrag]	Öffnet die jährliche Abschreibungsbuchung zur Bearbeitung

Neues Wirtschaftsgut hinzufügen

Hiermit können Sie ein neues Wirtschaftsgut eingeben. Es wird eine Buchung erzeugt, die anschließend auch im Journal zu finden ist.

Feld	Beschreibung
Anschaffungs-Datum	Datum der Anschaffung des Wirtschaftsgutes
Zweck	Der Name des Wirtschaftsgutes
Anschaffungs-Wert	Der Euro-Wert inkl. MwSt
MwSt	Der MwSt-Satz in Prozent (Die MwSt wird als Vorsteuer im Jahr der Anschaffung berechnet)
Nutzungsdauer	Die Nutzungsdauer in Jahren
Sachkonto	Auszuwählendes Sachkonto (Bilanz)
Bezahkartkonto	Legt fest, wie das Wirtschaftsgut bezahl wurde (bar, auf Rechnung, ...)
Extrafelder..	Extrafelder des Datensatzes Buchung, deren Feldname mit "abschreibung" beginnt, können hier direkt befüllt werden. Damit können Sie weitere Informationen über Ihr Wirtschaftsgut speichern. Diese Werte werden auch in der Abschreibungs-Übersichtsliste als eigene Spalten dargestellt.
Speichern	Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Abbrechen	Kehrt zurück ohne die Eingaben zu speichern

Neues jährliche Abschreibung zu einem Wirtschaftsgut hinzufügen

Hiermit können Sie für ein bereits angelegtes Wirtschaftsgut eine jährliche Abschreibung eingeben. Es wird eine Buchung erzeugt, die anschließend auch im Journal zu finden ist.

Feld	Beschreibung
Wertminderung	Fall 1 ist eine Wertminderung, die jährlich ansteht
neue Abschreibung bis	wählt die Abschreibungsperiode aus. Das System schlägt hier einen sinnvollen Wert vor (31.12.xxxx).
Betrag	Der Abschreibungs-Betrag in Euro (Wertminderungsbetrag). Das System schlägt hier einen sinnvollen Wert vor (auf Basis der Nutzungsjahre und dem Verlauf der bisherigen Abschreibungen).
Konto	Buchungskonto der Wertminderung (Ausgabenkonto). Das System schlägt hier das Abschreibungs-Standardkonto vor.
Verkauf an Mitglied	Fall 2 ist der Verkauf des Restwertes an ein Mitglied. Dem Mitglied wird hier eine Rechnung erstellt (aber nicht automatisch verschickt).
Datum	Das Datum des Verkaufs
Mitglied	Das kaufende Mitglied
Betrag für Mitglied	Der Brutto-Betrag, der dem Mitglied in Rechnung gestellt wird
Abschreibungsbuchung erstellen	Erstellt die Buchung
Abbrechen	Kehrt zurück ohne die Eingaben zu speichern

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11.4.8 Kontenrahmen

Liste aller Konten des Kontorahmens mit der Möglichkeit, Einträge zu bearbeiten oder zu löschen, sowie alle einem Konto zugeordneten Buchungen zu öffnen.

Standardmäßig ist der Kontorahmen SKR49 aktiv. Sie haben hier die Möglichkeit, diesen zu ändern.

Technisch wird der hier geänderte Kontorahmen als kontorahmen.cvs-Datei im Verzeichnis abgelegt, auf das Sie über Administration->Basiskonfiguration->Dateien zugreifen können. Wenn Sie dort diese Datei löschen, dann setzen Sie alle hier vorgenommenen Änderungen wieder auf den Stanard zurück.

Feld	Beschreibung
Konto hinzufügen	Öffnet den Dialog, um ein neues Konto hinzuzufügen.
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei
Kontenrahmen tauschen	Ermöglicht den nachträglichen Tausch des Kontenrahmens (siehe unten)
Zuordnung Standardkonten	Zeigt die Standard-Konten an, auf die VereinOnline automatisch erstellte Rechnungen bucht, z.B. bei der Anmeldung zu einer kostenpflichtigen Veranstaltung. Wenn Sie einen eigenen Kontenrahmen einspielen, müssen Sie diese Zuordnungen unbedingt anpassen!
[Anzahl]	Öffnet alle diesem Konto zugeordneten Buchungen
	Öffnet das Konto zur Bearbeitung. Wird hier ein Konto-Nummer geändert, werden alle zugehörigen Buchungen auch an die neue Nummer angepasst.
	Löscht das Konto. Dies ist nur möglich, wenn zu diesem Buchungskonto keine Buchungen vorhanden sind.

Buchungskonto hinzufügen/bearbeiten:

Feld	Beschreibung
Konto-Nr.	Konto-Nummer. Ein nachträgliches Ändern der Konto-Nummer ändert diese auch in allen zugeordneten Buchungen.
Name	Bezeichnung
Gruppe	Gruppierung (selbstlernend) - wenn leer, dann wird es automatisch mit der Gruppe des Vorkontos befüllt
Art	A = Aktiva (Bilanz) P = Passiva (Bilanz) AP = Aktiva oder Passiva (je nach Vorzeichen) + = Ertragskonto (GuV) - = Ausgabenkonto (GuV) +- = Ertragskonto/Ausgabenkonto (je nach Vorzeichen) P = planerisches Konto (nicht in Bilanz und GuV)
Anfangsbestand	Anfangsbestand für dieses Konto (für Bilanz relevant), Summe ALLER Anfangsbestände muss null sein, falls dies nicht der Fall ist erscheint am Ender Liste ein Hinweis mit der Differenzsumme!
GuV-Bereich	Ermöglicht mehrere GuV-Auswertungen: Geschäftsbetrieb, Ideell, .... Die Ansicht "Gewinn und Verlust" ist dann für jeden Bereich umschaltbar. In der Bilanz wird der Gewinn je Bereich ausgewiesen.
Speichern	Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Zurück	Kehrt zurück ohne die Eingaben zu speichern

WICHTIG: Alle Änderungen die Sie durchführen sorgen für die Anlage einer Datei "Kontorahmen.csv" unter Adminsitration/Basiskonfiguration/Dateien. Diese Datei können sie auch direkt bearbeiten (Herunterladen, Bearbeiten, Hochladen).
Nach dem Löschen dieser Datei finden Sie erneut den Standard-Kontorahmen vor!

WICHTIG: Bei nderung des Kontorahmens müssen unter "Zuordnung Standardkonten" die Konten ihrem Zweck zugeordnet werden, damit beispielsweise Anmeldungen zu kostenpflichtige Veranstaltungen oder Shop-Einkäufe den richtigen Konten im Kontenrahmen automatisch zugeordnet werden können.

Kontenrahmen tauschen:

Feld	Beschreibung
Download aktuell gewählter Kontorahmen (csv)	Führt einen Download des Kontorahmens durch. a) falls unverändert: die Standard-Datei b) falls Dateiname unter den Administration/Basiskonfiguration/Optionan angegeben: diese Datei (liegt unter Administration/Basiskonfiguration/Dateien) c) Datei Kontorahmen.csv unter Administration/Basiskonfiguration/Dateien)
Upload Kontorahmen (csv)	Läd eine geänderte Kontorahmendatei wieder hoch (Upload unter Administration/Basiskonfiguration/Dateien, Dateiname wird gemäß b) oder c) zuvor angepasst)
Nicht verwendete Konten im aktuellen Kontenrahmen löschen	Löscht alle Konten, für die noch keine Buchung existiert, aus dem Kontenrahmen
Aktivierung SKRxx	Ermöglicht die sofortige Aktivierung von Standard-Kontenrahmen aus dem Jahr 2016: SKR 49, SKR 03, SKR 04
[SKRxx]	Ermöglicht den Download von Standard-Kontenrahmen aus dem Jahr 2016: SKR 49, SKR 03, SKR 04
Anpassung durchführen	Ändert die Buchführungskonten in allen bestehenden Buchungen gemäß den angegebenen Umstellungsregeln: KontoAlt1,KontoAlt2,.. = KontoNeu oder Gruppe: alterName = neuerName

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11.4.9 Barkasse

Alle Buchungen, die auf das Konto der Barkasse gebucht wurden.

Feld	Beschreibung
<<	Ein Jahr/Quartal/Monat zurück
Datumsbereichauswahl	Möglichkeit, einen Datumsbereich auszuwählen (Jahr/Quartal/Monat)
>>	Ein Jahr/Quartal/Monat vor
Filter alle nur mit Belegnummer nur ohne Belegnummer nur ohne Belegnummer, kein Bankkonto nur mit Bankkonto nur ohne Bankkonto nur mit Festschreibung nur ohne Festschreibung sortiert nach Belegnummer nicht zugeordnet	Filtert bzw. sortiert die Belege
Belegliste Schnellerfassung	Öffnet den Dialog zur Schnellerfassung von vielen Belegen (siehe "Beleg erfassen")
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren
[+]	wird nur angezeigt, falls die Buchung noch nicht den Status "bezahlt" besitzt, auf ein Verbindlichkeits-Konto erfolgt und es noch keine Zuordnung gibt: Öffnet einen Dialog, der es ermöglicht, eine Buchung zuzuordnen oder eine zugeorneten neuen Beleg zu erstellen, siehe unten.
[Storno]	Storniert die Buchung (es wird eine Gegenbuchung erstellt).
	Öffnet die Buchung zur Bearbeitung
	Löscht die Buchung

Unter dem Bankkonto wird für den Abgleich das Saldo der Bank aus dem HBCI-Abruf angezeigt.

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11.5 Bankkonten

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11.5.1 Bankkonten verwalten

Über Team-Online können Sie Ihre Bankkonten (Girokonto, Sparkonto, ...) verwalten. Dazu können Sie Bankkonten anlegen und die Bankkonten-Daten importieren:

• per HBCI online abfragen
  siehe unten
  
  
• per MTA-Datei oder per DTAUS-Datei oder per CAMT-Datei
  Eine MTA-Datei (kann auch eine andere Endung haben..) können Sie exportieren aus Bank-Programmen: StarMoney Business (kommerziell), Hibiscus (kostenfrei) (Anleitung für Hibiscus) und andere.
  
  
• per Excel/CSV-Datei
  Aufbau und Import siehe unten
  
  
• per manueller zeilenweise Eingabe

Über die Seite "Bankkonten/(Übersicht)" sehen Sie alle Ihre angelegten Konten.

Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
Bankkonto hinzufügen	Hiermit können Sie ein neues Konto anlegen
Stichtag	Hiermit stellen Sie ein, zu welchem Tag der Konto-Stand angezeigt wird. Der Button ">" aktualisiert die Übersicht.
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Hiermit können Sie die Übersicht drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren
[Bankkontoname]	Öffnet das Bankkonto. Gleichbedeutend mit dem Klick auf das Bankkonto in der Navigation links.
	Öffnet das Bankkonto zur Bearbeitung (Name,Anfangsstand,Kontorahmenkonto,HBCI-Daten)
	Löscht das Bankkonto. Es wird zunächst nachgefragt, ob alle zugeordneten Buchungen auch gelöscht werden sollen. Ansonsten werden nur die Zuordnung des Bankkontos in der Buchung gelöscht.

Bei "Bankkonto hinzufügen" öffnet sich folgender Dialog:

Feld	Beschreibung
Konto-Name	Der Name des Kontos, wie er in Team-Online angezeigt wird
Bank-Name	Abweichender Name der Bank - wenn angegegeben wird dieser für die Aufforderung zur Überweisung angegeben. Wenn dieser leer ist, wie der Konto-Name verwendet.
Anfangsbestand	Der Anfangskontostand des Bankkontos (Saldo vor der ersten Buchung hier im System)
Kontonummer BLZ IBAN BIC	Kontodaten - beim Kontoimport von MTA-Dateien wird geprüft, ob die Kontodaten übereinstimmen
Konto	Das Kontorahmenkonto, auf das die Bank-Buchungen gebucht werden.
Sichtbar	Legt fest, ob das Konto im Menü angezeigt wird
HBCI-Daten: - Benutzerkennung/Legitimations-ID - Kundenkennung/Legitimations-ID - PIN/TAN URL - HBCI-Version - Sicherheitsverfahren/SecMech - Gerätebezeichnung/TanMedia - Daten geladen bis	Benötigte Daten für den Online-Abruf per HBCI. Die Daten erhalten Sie von Ihrer Bank. Die Url können Sie auch unter www.hbci-zka.de ermitteln. Sicherheitsverfahren/SecMech Hierüber können Sie das Sicherheitsverfahren einstellen, den Code bekommen Sie von Ihrer Bank bzw. nach dem ersten Kontoauszug-Abruf hier abgezeigt. Gerätebezeichnung/TanMedia Diese Konfiguration unterscheidet Details im Verfahren - z.B. die Handynummer bei SMS-Tan.
Konto am Payment-Server zurücksetzen	Falls der HBCI-Aufruf nicht mehr funktioniert, kann das Konto am Payment-Server zurückgesetzt werden.
HBCI-Lock löschen	Falls nach dem Abruf ein "Lock" nicht gelöscht wurde, kann das hierüber zurückgesetzt werden
Regeln	Legt vorgeschlagene Konto-Zuordnungen während des HBCI-Importvorgangs fest. Standardmäßig wird ein neuer Datensatz auf Forderung/Verbindlichkeit festgelegt. Ausnahmen können hier festgelegt werden: Beispiele: 3205: zweck=*Miete* 4502: name=*Telekom* Diese beiden Regeln legen fest, dass eine Kontobewegung, die im Zweck das Wort "Miete" enthält, das Konto 3205 und eine Kontobewegung, die im Empfänger das Wort "Telekom" enthält, das Konto 4502 zugeordnet bekommt.
Speichern	Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
Zurück	Kehrt zurück ohne die Eingaben zu speichern

Anschließend öffnet sich die Kontoübersicht dieses Kontos (diese können später über die Navigation links - dazu ist nach dem Anlegen eines neuen Kontos ein Klick auf das Register ganz oben "Kasse" notwendig, oder durch einen Klick auf das Konto in der Konten-Übersicht öffnen).

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11.5.2 Ein Bankkonto

Nachdem Sie im linken Navigationsmenü auf einen Kontonamen geklickt haben, eröffnen sich Ihnen folgende Möglichkeiten:

Feld	Beschreibung
<<	Ein Jahr/Quartal/Monat zurück
Datumsbereichauswahl	Möglichkeit, einen Datumsbereich auszuwählen (Jahr/Quartal/Monat)
>>	Ein Jahr/Quartal/Monat vor
Kontodatei importieren	Öffnet den Dialog zum Import eines Kontoauszuges (MTA- oder CSV-Datei)
Konto online abfragen (HBCI)	Öffnet den Dialog zum direkten Online-Import der Daten per HBCI (siehe unten)
Eigenschaften	Zeigt die Konto-Einstellungen an (siehe oben, Bankkonto bearbeiten)
Aktionen  Markierte Kontozeilen: Löschen Markierte Kontozeilen: Zuordnung entfernen Markierte Kontozeilen: Rückbuchung erstellen	Ermöglicht eine Aktion bei allen markierten Buchungen. Markierte Kontozeilen: Löschen: Löscht die Buchungen endgültig. Markierte Kontozeilen: Zuordnung entfernen: Entfernt erstelle Zuordnungen zu Rechnungen. Markierte Kontozeilen: Rückbuchung erstellen: Erstellt eine Überweisung, falls jemand Ihnen Geld unnötig überwiesen hat.
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Hiermit können Sie die Liste drucken bzw. als Excel-, CSV, PDF oder XML exportieren
Belege zuordnen	Öffnet den Dialog, um offene Rechnungen den Kontobewegungen zuzuordnen (siehe unten).
Suchfeld	Ermöglicht die Suche nach Bankbuchungen (Filter) Suche nach "konto:xxxx" sucht nur dieses Konto Suche nach "datum:01.06.2020" sucht nur dieses Datum
	Öffnet die Buchung zur Bearbeitung
	Löscht die Buchung
	Speichert die manuell eingegebene Konto-Buchung
[+]	wird nur angezeigt, falls die Buchung noch nicht den Status "bezahlt" besitzt, auf ein Verbindlichkeits-Konto erfolgt und es noch keine Zuordnung gibt: Öffnet einen Dialog, der es ermöglicht, eine Buchung zuzuordnen oder einen zugeordneten neuen Beleg zu erstellen, siehe unten.

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11.5.3 Kontodaten importieren (per Datei)

Wenn es Ihnen nicht möglich ist, die Kontodaten per HBCI einzulesen, dan können Sie auch eine Datei importieren.

Feld	Beschreibung
Datei	MTA-Datei oder DTAUS-Datei oder CAMT-Datei aus Banking-Software wie z.B. StarMoney Business oder das kostenlose Hibiscus Anleitung für Hibiscus oder CAMT-Datei oder Excel/CSV-Datei Aufbau: Die Excel/CSV-Datei (.xlsx, .xls, .csv) muss folgenden Aufbau haben: eine Kopfzeile, d.h. die ersten Daten stehen ab der 2. Zeile mögliche Spalten (in der 1. Zeile): - Datum (Pflicht!) - Zweck (kann auch mehrfach enthalten sein: "ZweckXX", "ZweckYY", ..., diese werden dann zusammengefasst!) - Betrag (Pflicht!) - Empfänger (wird als Kreditor/Debitor gesetzt) - Beleg (wird als Belegnummer gesetzt) - Konto (wird als Konto gesetzt; standard gemäß positiver/netagtiver Betrag: Forderung/Verbindlichkeit) Die Zuordnung der Spalten zu den Feldern erfolgt in Auswahl-Feldern.
bereits vorhandene Datensätze überspringen	falls markiert, werden bereits vorhandene Datensätze (identifiziert anhand dem gleichen Datum, Zweck, Betrag) nicht erneut eingetragen
Jetzt einlesen	Bei MTA-Dateien: Führt den Import durch. Bei Excel/CSV-Dateien: Zeigt eine Liste aller Spalten an und ermöglicht die Zuordnung zu Ziel-Feldern. Ein Klick auf "Jetzt importieren" startet den Import. Bei anhand der Rechnungsnummer oder IBAN erkannten Rechnungen wird die Zuordnung vorgeschlagen und beim Speichern ggf. durchgeführt.
Zurück	Kehrt zurück ohne die Eingaben zu speichern

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11.5.4 Kontodaten importieren (online per HBCI)

Wenn Sie den Button "Konto online abfragen (HBCI)" das erste Mal klicken und noch keine HBCI-Zugangsdaten konfiguriert haben, müssen Sie diese zunächst eingeben.

WICHTIG: Aus Datensicherheits-Gründen ist ein Aufruf nur per https möglich!

Feld	Beschreibung
Pin	Geben Sie hier die PIN Ihres Kontos ein. In der Regel ist dies eine aus 4-5 Ziffern bestehende Zahl! Bitte stellen Sie sicher dass die Eingabe der der PIN niemand beobachtet.
Kontobewegungen laden ab	Geben Sie hier an, ab wann die Kontobewegungen geladen werden sollen. Standardmäßig wird dieses Feld mit dem Datum des letzten Abrufs belegt. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, dann alle verfügbaren Kontobewegungen geladen.
Weiter >>	Ruft alle Kontodaten ab und zeigt diese in einer Liste an. Noch nicht übernommene Buchungen werden mit einem Haken versehen. Hinweis: Die Erkennung funktioniert nur einwandfrei für zuvor online abgerufene Kontobewegungen. Bei auf andere Art hinzugefügte Kontobewegungen muss hier manuell geprüft werden und die Haken entsprechend markiert werden.
Markierte Buchungen übernehmen	Übernimmt die markierten Kontobewegungen. Das Wertstellungsdatum wird das "Datum" und das Buchungsdatum wird als "Bezahlt-Datum" übernommen. Falls offene Rechnungen anhand der Rechnungsnummer oder IBAN erkannt wurden, sind diese unter der Spalte "Zuordnung" zu sehen. Wenn die Markierung nicht entfernt wird, dann wird diese erkannte Rechnung automatisch zugeordnet und als "bezahlt" markiert. Falls Rücklastschriften erkannt werden, dann schläht das System voer: [ ] ausbuchen, [ ] neue Re erstellen (unverschickt). Bei jeder zu übernehmenden Zeile können Sie das Gegenkonto festlegen, standardmäßig wird hier das eingestellt Forderungs/Verbindlichkeits-Konto verwendet bzw. ein Konto aus den Import-Regeln (einzustellen bei den Konto-Eigenschaften) ermittelt. Als "noch nicht ausgeführt" gekennzeichnete Buchungen sind bei der Bank im Eintreffen und können noch nicht übernommen werden.
Schließen	Schließt das Fenster

Evtl. wird während der Kontoabfrage eine TAN zur Autorisierung abgefragt!

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11.6 Belege zuordnen

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11.6.1 Belege zuordnen

Über den Button "Belege zuordnen" können Sie offene Rechnungen aus dem System u.a. den Bankkonto-Umsätzen zuordnen.

Wählen Sie das Konto und klicken Sie auf "Belege zuordnen".
Diese Aktion ermöglicht die Verfolgung der Bezahlung von Rechnungen nach dem Import von Kontodaten.
Dazu ist es notwendig, links die Kontobuchungen mit den unbezahlten Rechnungen rechts zuzuordnen.

Feld	Beschreibung
Datumsbereich	Hiermit stellen Sie ein, welche Kontodaten Sie sehen wollen. Standardmäßig ist das aktuelle Jahr eingestellt. Der Button ">" aktualisiert die Ansicht.
Auswahl der Kontobuchungen	Zeigt alle, nur nicht-zugeordnete (ggf. nur positive oder negative Buchungen) bzw. nur zugeordnete Kontobuchungen an (linke Seite)
Bankkonto-Buchungen	Auf der linken Seite sehen Sie die Liste der Konto-Buchungen, die noch nicht vollständig bezahlt sind. Hier müssen Sie eine Zeile markieren, um eine Zuordnung vornehmen zu können.
in Liste suchen	Möglichkeit, in der Liste zu suchen und nur die gesuchten Buchungen anzuzeigen.
[Buchungszuordnung]	Öffnet ein Menü mit den folgenden Möglichkeiten: - die zugeordnete Buchung öffnen - die Zuordnung löschen
Register "Offene Rechnungen"	Verbindet die Bankbuchung mit den markieren offenen Rechnungen. Details siehe nachfolgend.
Register "Beleg anpassen/erstellen"	Für diese Bankbuchung gibt es noch keinen Beleg. Sie können entweder die Bankbuchung einem Aufwand/Ertragskonto zuordnen (Vorteil: nur eine Buchung) oder direkt eine neue zugeordnete Buchung (Vorteil: größere Flexibilität, aber zwei Buchungen) erstellen. Details siehe nachfolgend.
Register "(Sammel-)Lastschrift/-ÜW"	Bei (Sammel-)Lastschriften/(Sammel-)Überweisungen überreichen Sie eine (Sammel-)Buchung an die Bank, die üblicherweise als ein Geldbetrag auf Ihr Konto überwiesen wird. Bei der Zuordnung können Sie diesen Gesamt-Betrag an alle an der (Sammel-)Lastschift beteiligten Rechnungen aufgeteilt zuweisen. Markieren Sie dazu die passende (Sammel-)Buchung und passen Sie ggf. den zuzuordnenden Betrag an.
Register "Rücklastschrift"	Zuordnung Rücklastschrift einer Einzugsermächtigung zu einer bereits bezahlten Rechnung. Bei Auswahl einer bereits bezahlten Rechnung wird diese zurück auf offen gestellt, eine Zuordnung zur Rücklastschrift eingetragen (Ausgleich der Verbindlichkeit) und eine neue offene Forderung erstellt. Details siehe nachfolgend.
Zuordnung speichern Zuordnung auf Basis der Mitgliedsnummer Zuordnungen erneut vorschlagen Beleg anpassen/erstellen von mehreren Bankbuchungen gemeinsam	Speichert die Eingaben und schließt das Fenster. Bei "Zuordnung auf Basis der Mitgliedsnummer" öffnet sich ein weiteres Fenster, um Zuordnungen auf Basis der Mitgliedsnummer zu treffen (zunächst Vorschau!). "Zuordnungen erneut vorschlagen" öffnet erneut die Zuordnungs-Automatik "Beleg anpassen/erstellen von mehreren Bankbuchungen gemeinsam" ermöglicht die Beleg-anpassen/erstellen-Funktion für mehrere Buchungen gemeinsam. Sie können mehrere Bankbuchungen markieren und gemeinsame Aktionen durchführen.
Schließen (ohne Speichern)	Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern

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11.6.2 Offene Rechnungen

Verbindet eine Bankbuchung mit einer (oder ggf. auch mehreren) markieren offenen Rechnungen.

Die Rechnung erhält bei vollständiger Bezahltung den Status 'bezahlt', andernfalls 'in Bezahlung'. Hier sind alle nicht vollständig bezahlten Rechungen aufgelistet. Ein Haken vor einer oder mehrerer Rechnungen ordnet später diese Rechnung der Kontobuchung zu. Bei der Zuordnung werden folgende Aktionen ausgeführt:
- Bezahlt-Feld der Rechnung wird um den Betrag aus der veränderbaren Spalte "zu buchender Betrag" erhöht
- Sollte dadurch der Rechnungsbetrag vollständig bezahlt sein, wechselt der Status der Rechnung auf "bezahlt", ansonsten auf "in Bezahlung"
- Die Kontobuchung wird mit der Rechnung verknüpft
- falls es sich um eine Anmeldung zu einer Veranstaltung handelt und die Rechnung damit vollständig bezahlt wurde, wird die Anmeldung auf "bezahlt" gesetzt.

Über das Feld "zu buchender Betrag" können Sie Anpassungen vornehmen, falls Kontobetrag und Rechnungsbetrag nicht zusammenpassen oder Kontobuchungen auf mehrere Rechnungen verteilt werden müssen.

Das System versucht, anhand der Rechnungsnummer und des Betrages die relevanten Rechnungen automatisch einzuschränken. Sollten Sie dennoch die restlichen offenen Buchungen angezeigt bekommen wollen, dann können Sie auf den Link "weitere»" klicken.

Feld	Beschreibung
in Liste suchen	Möglichkeit, in der Liste zu suchen und nur die gesuchten Buchungen anzuzeigen.
Checkbox	Wählt die Rechnung zur Zuordnung aus
[Rechnungsnummer]	Öffnet die Rechnung
zu buchender Betrag	Tragen Sie hier den zuzuordnenden Betrag ein (hiermit können Bank-Buchungen z.B. auf verschiedenen Rechnungen verteilt werden)
Spendenquittung senden	nur beim Typ "Spende": Wenn markiert, dann sendet das System nach "Zuordnung speichern" die Spendenquittung automatisch und ohne weitere Rückfrage per Mail an den Spender.
[Buchungskonten/Belegnummer anzeigen]	Ermöglicht das Ändern der Buchungskonten (je Konto ein Eingabefeld und Auswahlbutton) sowie der Belegnummer
[Weitere]	Zeigt auch die Buchungen an, die einen abweichenden Buchungsbetrag haben

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11.6.3 Beleg anpassen/erstellen

Für diese Bankbuchung gibt es noch keinen Beleg. Sie können entweder die Bankbuchung einem Aufwand/Ertragskonto zuordnen und damit den Beleg nur anpassen (Vorteil: es existiert nur nur eine Buchung) oder Sie generieren eine neue zugeordnete Buchung (Vorteil: größere Flexibilität, aber zwei Buchungen).

Das Betrags-Feld unter "neuen Beleg erstellen" passt sich automatisch immer so an, dass eine entsprechende ausgeglichene Zuordnung erstellt werden kann.

Konto-Beleg anpassen

Feld	Beschreibung
Text	Der Buchungs-Text
Kostenstelle (falls aktiviert)	optional: die Kostenstelle
Konto Aufwand / Ertrag	das zugeordnete Aufwands- bzw. Ertragskonto
MwSt	der MwSt-Satz
Belegnummer	optional: Die Belegnummer
Konto Aufwand / Ertrag	das zugeordnete Aufwands- bzw. Ertragskonto
Mitglied	optional: Mitglied bzw. externer Kontakt, das den Beleg dann unter "Meine Rechnungen" sieht. Unter der Mitglieder-Auswahlbox gibt es die Möglichkeit, per Link ein Mitglied oder einen externen Kontakt anzulegen.
Kreditor/Debitor	optional: Der Kreditor/Debitor
Belegart	die Belegart
Gruppe	optional: Gruppe, die den Beleg dann im Gruppenbudget zugeordnet wird
Veranstaltung	optional: Veranstaltung, der der Beleg zugeordnet wird

Konto-Beleg erstellen

Feld	Beschreibung
Datum	Das Buchungs-Datum
Text	Der Buchungs-Text
Betrag	Der Buchungs-Betrag
Kostenstelle	optional: die Kostenstelle
MwSt	der MwSt-Satz
Belegnummer	optional: Die Belegnummer
Konto Aufwand / Ertrag	das zugeordnete Aufwands- bzw. Ertragskonto
Konto Verbindlichkeit / Forderung	das zugeordnete Gegenkonto
Mitglied	optional: Mitglied bzw. externer Kontakt, das den Beleg dann unter "Meine Rechnungen" sieht
Kreditor/Debitor	optional: Der Kreditor/Debitor
Rechnungstyp	Rechnung, Gutschrift, Spende
Rechnungsnummer	optional: Die Rechnungsnummer des Belegs
[neue Rechnungsnummer generieren]	erstellt die nächste fortlaufende Rechnungsnummer gemäß dem definierten Rechnungsformat
Belegart	die Belegart
Gruppe	optional: Gruppe, die den Beleg dann im Gruppenbudget zugeordnet wird
Veranstaltung	optional: Veranstaltung, der der Beleg zugeordnet wird
Dateianhänge	optional: Dateien (PDFs, Scans, ...), die als Anhang bei der Buchung abgelegt werden sollen

Wenn der Rechnungstyp eine "Spende" ist und ein Mitglied zugewiesen ist, dann erfolgt nach der Zuweisung der Button "Spendenquittung generieren und dem Mitglied per Mail senden". Damit ist es einfachst möglich, dem Mitglied nach Bezahlung die Spendenquittung zuzusenden.

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11.6.4 (Sammel-)Lastschrift/-ÜW

Ermöglicht die Zuordnung einer Bank-Buchung zu einer (Sammel-)Lastschrift/(Sammel-)Überweisung, d.h. Zuordnung zu jeder einzelnen Buchung der (Sammel-)Lastschrift/(Sammel-)Überweisung.

Feld	Beschreibung
Checkbox	Wählt die (Sammel-)Lastschrift aus
[Details]	Öffnet die Liste der Buchungen, siehe nachfolgend.
zurückzubuchender Betrag	Tragen Sie hier den zurückzubuchenden Betrag ein
Bezahlinfo / Spendenquittung senden	nur beim Typ "Spende": Wenn markiert, dann sendet das System nach "Zuordnung speichern" die Spendenquittung automatisch und ohne weitere Rückfrage per Mail an den Spender.
[alle]	Zeigt alle Sammel-Buchungen an (auch bereits abgeschlossene)

Hinweis: Es werden nur die letzten 24 Monate zur Zuweisung angeboten.

Liste der Buchungen:

Feld	Beschreibung
Schließen	Schließt den Dialog
Drucken/Export  Vorschau Drucken Export als Excel (xls) Export als CSV Export als PDF hoch Export als PDF quer Export als XML	Druckt bzw. exportiert die Liste als Excel-, csv-, pdf- oder xml-Datei (inkl. Extrafelder) Im Export sind weitere Spalten enthalten!
Rückabwicklung (je Empfänger eine Lastschrift/Überweisung erstellen)	Ermöglicht die Rückabwicklung eines Sammel-Vorgangs mit der entgegengesetzten Geldrichtung.

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11.6.5 Rücklastschrift

Ermöglicht die komfortable Buchung einer Rücklastschift.

Eine Rücklastschrift muss immer NACH der Zuordnung der Sammellastschrift erfolgen. Zum Hinweis dazu erscheint die Information "Zugehörige Rechnung noch im Status 'in Bezahlung'. Bitte erst Sammel-Lastschrift-Zahlungseingang zuordnen!".

Feld	Beschreibung
Neue Rechnung erstellen (Kopie der Originalrechnung) zzgl. Rücklastschrift-Gebühr	Die Originalrechnung wurde durch den Lastschrifteinzug gedeckt, ist aber zurückgekommen. Mit dieser Auswahl wird eine neue Rechnung (aus einer Kopie der 1. Rechnung) mit aktuellem Datum erstellt. Die Rücklastschriftgebühr wird als weiterer Rechnungsposten aufgenommen. Durch Auswahl der Checkbox "neue Rechung per Mail 'Rücklastschrift' dem Empfänger schicken" wird diese neue Rechnung per Rücklastschrift-Mail an den Rechnungsempfänger unter der eingestellten Bezahlart geschickt. Es wird eine neue Rechnung mit der Original-Rechnungsnummer, gefolgt von einem "-R" erzeugt. Diese Rechnung stellt eine Umbuchung der Ausbuchung als neue Forderung dar und enthält zusätzlich die Rücklastschriftgebühr.
Original-Rechnung auf offen stellen und Rücklastschriftgebühr abschreiben	Die Originalrechnung wurde durch den Lastschrifteinzug gedeckt, ist aber zurückgekommen. Mit dieser Auswahl wird die Original-Rechnung auf offen gestellt. Durch Auswahl der Checkbox "Original-Rechung per Mail 'Mahnung' dem Empfänger schicken" wird diese Rechnung per Mahnungs-Mail an den Rechnungsempfänger unter der eingestellten Bezahlart geschickt. Die Rücklastschriftgebühr wird abgeschrieben.
Original-Rechnung und Rücklastschriftgebühr abschreiben (Ausbuchung der Forderung)	Die Original-Rechnung sowie die Rücklastschriftgebühr wird abgeschrieben, da ein Zahlungseingang nicht mehr zu erwarten ist.
Buchführungskonto für Rücklastschriftgebühr/Ausbuchung	Buchführungskonto, auf das die Rücklastschriftgebühr und die Abschreibungen gebucht werden. Kann unter "Kasse/Kontenrahmen/Zuordnung Standardkonten" fest voreingestellt werden.
Checkbox	Wählt die Rechnung zur Zuordnung aus
[Rechnungsnummer]	Öffnet die Rechnung
zurückzubuchender Betrag	Tragen Sie hier den zurückzubuchenden Betrag ein

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11.7 Liste der häufigen Fragen und Antworten (FAQ)

Aufgaben des Kassenwarts / Schatzmeisters

• Mitgliedsbeiträge anlegen und Beitragsrechnungen versenden
• Bank-Zugang: Kontoauszüge abrufen
• Bank-Zugang: (Sammel-)Lastschriften/Überweisungen übertragen
• Mahnungen versenden
• Daten auf der Rechnung sind nicht aktuell
• Eingabe von Belegen
• Zahlungsdienst "sofortueberweisung" aktivieren
• Zahlungsdienst "PayPal" aktivieren
• Festschreibung

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12 Administration

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12.1 Überblick

Zeigt den Überblick an:

• Wichtige aktuelle System-Erweiterungen: eventuell sind die aktuellen Weiterentwicklungen für Sie interessant! Sie können auch Ihr Feedback mit "Gefällt mir" kund tun und/oder einen Kommentar hinterlassen.
  
  

  Feld	Beschreibung
  < älter	blättert ein Neuigkeits-Datum zurück
  >	blättert ein Neuigkeits-Datum vor
  >>	blättert zum aktuellsten Eintrag (=Start)
  Alle	Zeigt alle Einträge an

  
  
• Vertragsverwaltung:
  
  Zeigt Ihnen Ihre Rechnungsdaten, Ihre letzten Rechnungen, Ihren aktuellen Vertragsmodus und Ihre Nutzung an.
  
  • Testkunden können hier den Testaccount dauerhaft freischalten.
    
  • Produktive Kunden können hier vertragliche Updates durchführen und/oder Ihrer Rechnungsadresse und Zahlungsart für zukünftige Rechnungen anpassen.
  
  
  
• Datenmenge: Zeigt die Anzahl der Mitglieder usf., alle gespeicherten Dateien, sowie eine Statistik der Entwicklung per Monat an.
  
  

  Feld	Beschreibung
  	Öffnet die Liste der gespeicherten Dateien. Darin können nicht mehr verwendete Dateien gelöscht bzw. Fotos verkleinert werden.
  Umgebung komplett zurücksetzen	Löscht alle Datensätze und Dateien und setzt den gesamten Account in die Ausgangsposition zurück. Nur für den Benutzer "admin" sichtbar.

  
  
• Protokoll: Auflistung aller wesentlicher Änderungen bei Team-Mitgliedern, Veranstaltungen usf. (Sortiert nach Monat)
  
  

  Feld	Beschreibung
  Filter Monat	Auswahl des Monats (ggf. "alle")
  Suchbegriff	Auswahl eines Suchbegriffs
  [Mitglied]	Öffnet die Mitglied-Details
  Suche	Startet die Suche gemäß den Einstellungen Monat und Suchbegriff
  [Details]	Öfnet die Details des Eintrags

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12.2 Basiskonfiguration

Die Basiskonfiguration legt alle zentralen Einstellungen fest.

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12.2.1 Parameter

Legt eigenen Plkatzhalter sowie Programmkonfigurationen fest.

Die Platzhalten können per {#PLATZHALTER#} in den Vorlagen angesprochen werden. Dies ermöglicht eine einfache Handhabung bei Änderungen.

Beispiel:
    Vorsitzender=Max Muster

Verwendung in Vorlagen:
    {#Vorsitzender#}

Feld	Beschreibung
Konfigurations-Parameter	Liste der Parameter Es können weitere Parameter angelegt werden - diese sind dann u.a. im Rechnungs-PDF und Mail-Vorlagen verwendbar. Die Parameter werden zeilenweise angegeben. Jeweils: Schlüssel=Wert Alle Begriffe im System können so ersetzt werden: replace[...]=... z.B. replace[Online-Shop]=Einkauf Die Groß/Kleinschreibung des Schlüssels ist nicht relevant.
[Durch Assistenten gesetzte Parameter]	Öffnet die "versteckten" Parameter, die durch die Assistenten unter "Optionen", "Layout", "Felder Mitglieder" und "Feldes Terminsen" gesetzt werden
Speichern	Speichert die Eingaben

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12.2.2 Parameter: Spezielle Steuercodes

Weitere Detail-Informationen: Spezielle Steuercodes: Veranstaltungen und Anmeldungen

Weitere Detail-Informationen: Spezielle Steuercodes: Mitglieder