Probleme beim Mail-Versand

Problem 1: gesetzter SPF-Record der Absende-Domain

In Internet-Domains kann im SPF-Eintrag (Sender Policy Framework) hinterlegt werden, welche Server gültige Absendeserver für Mails sind. Wird eine Mail auf einem anderen Weg verschickt, und wenn der Empfänger der Mail dies prüft, dann wird die Mail beim Empfang verworfen.

Es ist daher nicht möglich, dass Mitglieder mit einer derartigen E-Mail-Adresse unter Angabe Ihrer eigenen, im Profil eingestellten E-Mail-Adresse ALS FROM-ABSENDER, Mails versenden können. Der Empfänger lehnt diese ab, da diese nicht von einem gültigen Server, sondern vom VereinOnline-System verschickt wurde.
Besonders Free-Mail-Anbieter (gmx.de, web.de, yahoo.de, ..) und Firmen-Domains haben oft einen gesetzten SPF-Record.

Sie können eine Domain so prüfen, ob SPF gesetzt ist:
1. Aufruf der Url https://toolbox.googleapps.com/apps/dig/#TXT/
2. Geben Sie hier die Domain an, die Sie als "E-Mail-Absender" verwenden, z.B.: yahoo.de
3. Klicken Sie auf die "Enter"-Taste
4. Prüfen Sie, ob in der Antwort "..v=spf1.." vorkommt.

Wenn ja, dann trifft dieser Mechanismus für Ihre absendenden Mails zu.
Dies betrifft
a) den zentralen Absender ("Administration/Optionen/Mail versenden/zentraler Absender")
b) auch die E-Mail-Adresse des sendenden Vereinsmitglieds (falls unter "Administration/Optionen/Mail versenden/Antwort an = absendendes Mitglied" eingestellt ist).

Lösung 1:
Wenn Sie den DNS-Eintrag der betroffenen Domain selbst anpassen können, dann ergänzen Sie hier einfach "a:vereinonline.org":
v=spf1 ............ a:vereinonline.org -all

Lösung 2:
Wenn Sie den DNS nicht anpassen können (z.B. wenn eine Absende-Domain mit SPF-Eintrag, z.B. @gmx.de oder @web.de o.ä. verwendet werden soll), dann können Sie E-Mail-Weiterleitungen anlegen, zum Beispiel: hans.meier@ihrevereinsdomain.de -> hans.meier@gmx.de
Dann kann das Mitglied die Mailadresse hans.meier@ihrevereinsdomain.de in VereinOnline im eigenen Profil als eigene E-Mail-Adrsse hinterlegen. Diese Mail-Adresse wird dann als Absende-Adresse benutzt und Antworten geraten über die Weiterleitung an hans.meier@gmx.de

Lösung 3:
Sie können VereinOnline auch umstellen, dass nicht das absendende Mitglied, sondern der zentrale Vereins-Absender verwendet wird (dessen Domain keinen SPF-Eintrag haben darf):
Administration » Optionen, Register "Mails/PDFs":
1. zentraler Absender (diese Domain darf KEINEN SPF-Eintrag haben, oder Sie müssen vereinonline.org als SPF-Einträge ergänzen)
Bitte tragen Sie hier etwas ein wie: Ihr Vereinsname <info@ihrevereindomain.de>
2. Unzustellbare Mails an (FROM-Absender): zentraler Absender -oder- VereinOnline-Dienst


Problem 2: Blacklisting des VereinOnline-Servers

Leider passiert es gelegentlich, dass unser System, durch die Vielzahl der Mails die es verschickt, auf Spam-Listen gerät.
Den aktuellen Status können Sie hier einsehen: https://mxtoolbox.com

Der Empfänger soll bitte im SPAM-Ordner nachsehen!
Am besten können das die EMPFÄNGER über Ihren Provider steuern, indem diese dem Provider mitteilen, dass es eine bestimmte Mail kein SPAM ist.
Den Spam-Filter setzt der Provider der EMPFÄNGER ein!

Bei hotmail/outlook.com: Nutzen Sie bitte dieses Formular, um eine Entsperrung zu beantragen.
Bitte als Server angeben: vereinonline.org bzw. die IP 217.160.172.82



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