Das Programm unterstützt Sie bei der Rechnungsstellung von Beiträgen. Dabei werden regelmäßige Beiträge (wie z.B. Mitgliedsgebühr, alle 12 Monate) und einmalige Beiträge (z.B. Seminar) unterstützt.
Über "Mitgliedsbeiträge festlegen" können Sie die Beiträge verwalten. Dabei handelt es sich um eine grundsätzliche Liste, welche Beiträge vom Verein erhoben werden (z.B. Jahresbeitrag, Beitrag Sportart A, Beitrag für Jugendliche, ...).
Die in diesem Dialog angezeigten Jahreseinnahmen sind grob geschätzte Einnahmen. Die exakten prognostizierten Einnahmen sehen Sie unter Mitgliedsbeiträge/Auswertungen/voraussichtliche Einnahmen.
Durch einen Klick auf "Mitgliedsbeiträge festlegen" sehen Sie alle bereits angelegten Mitgliedsbeiträge.
FeldBeschreibung
 Hinzufügen
Legt einen neuen Beitrag an (siehe nachfolgend)
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Ermöglicht den Ausdruck einer Beitrags-Liste inklusive der zugeordneten Mitglieder.
Drucken/Export Mitgliederzuordnung 
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 Exportiert die zugeordneten Mitglieder.
Aktionen 
Gelöschte Mitglieder aus allen Beitragszuordnungen entfernen
Beitragszuordnungen Anzahl=0 entfernen
Beitragszuordnungen Beitrag-Ende in Vergangenheit entfernen
Automatische Zuordnungen aktualisieren
 Gelöschte Mitglieder aus allen Beitragszuordnungen entfernen:
Löscht alle Beitragszuordnungen von gelöschten Mitgliedern.
Beitragszuordnungen Anzahl=0 entfernen:
Löscht alle Beitragszuordnungen mit Anzahl=0.
Beitragszuordnungen Beitrag-Ende in Vergangenheit entfernen:
Löscht alle Beitragszuordnungen mit "Betrag-Ende" in Vergangenheit.
Automatische Zuordnungen aktualisieren:
Passt alle automatischen Zuordnungen an (gemäß Feld "Auto-Befüllung" im Beitrag).
 Weiter zu den anstehenden Mitgliedsbeiträgen 
 Wechselt zu "Anstehende Mitgliedsbeiträge"
 Hilfe 
 Öffnet die FAQ zu den Mitgliedbeiträgen
[In Liste suchen] Ermöglicht die Einschränkung der Beiträge über einen Suchbegriff (nur zu sehen wenn mehr als 10 Beiträge angelegt sind)
[Beitragsgruppe] Öffnet die Mitglieder-Zuordnung der Beitragsgruppe
Bearbeitet den Mitgliedsbeitrag
Löscht den Mitgliedsbeitrag
[x Mitglieder]Ermöglicht die Zuordnung von Mitgliedern zum Mitgliedsbeitrag. Bei der indirekten Zuordnung über die Beitragsgruppen ist über das Detailfenster eine Prüfung der Zuordnung möglich.
[der Beitragsgruppe zuordnen] Ermöglicht direkt dem Beitrag zugeordnete Mitglieder in die Beitragsgruppe zu verschieben.
Sie können über den Button "Hinzufügen" einen neuen Beitrag hinzufügen bzw bearbeiten:
Legen Sie unter "Mitgliedsbeiträge festlegen" die Beiträge selbst an (z.B. „Jahresbeitrag" = 100 Euro, „Abteilung Tennis" = 80 Euro). Falls diese regelmäßig erhoben werden sollen, dann geben auch eine Frequenz in Monaten (z.B. jährlich = alle 12 Monate) an.
Die wichtigen auszufüllenden Felder sind:
FeldBeispielwert
Titel des Beitrags Jahresmitgliedsbeitrag
Betrag 160,00
Frequenz "alle X Monate" 12

Sonderfall "Einmalige Beiträge"

Lassen Sie das Feld "Frequenz" leer.
Feld Beispielwert
Titel des Beitrags Aufnahmegebühr
Betrag 100,00
Frequenz "alle X Monate"

Sonderfall "Individuelle Beiträge"

Setzen Sie das Feld "Beitagsart" auf "individueller Beitrag" und lassen Sie das Feld "Betrag" leer.
Feld Beispielwert
Titel des Beitrags Spende
Beitagsart individueller Beitrag
Frequenz "alle X Monate" 12

Sonderfall "Altersabhängige Beiträge"

Auch altersabhängige Beiträge sind einfach möglich. Dabei legen Sie zunächst pro Altersbereich einen Beitrag an (z.B. "Grundbeitrag Kind", "Grundbeitrag Jugendlicher", "Grundbeitrag Erwachsener") und füllen die Felder im Register "Optionen ": a) einen Altersbereich (z.B. drei Beiträge, Angabe jeweils "-12", "13-17", "18-" ) und b) einen gleichen Beitragsgruppen-Namen (z.B. "Grundbeitrag"). Die Mitglieder weisen Sie dann später nicht einem konkreten Beitrag, sondern der Beitragsgruppen zu. Das System verwendet dann während bei der Beitragsbestimmung immer den passenden Beitrag abhängig vom Alter des Mitglieds (unter Administration/Optionen/Mitglieder/Mitgliedbeiträge ist einstellbar, wann die Altersberechnung durchgeführt wird). Damit dies alles funktioniert ist folgendes zu beachten:
Feld Beitrag 1 Beitrag 2 Beitrag 3
Titel des Beitrags Grundbeitrag Kind Grundbeitrag Jugendlicher Grundbeitrag Erwachsener
Betrag 60,00 80,00 160,00
Frequenz "alle X Monate" 12 12 12
Altersbereich -12 13-17 18-
Beitragsgruppe Grundbeitrag Grundbeitrag Grundbeitrag

Abweichender erster Beitrag

Auch abweichende Beiträge im ersten und letzten Mitgliedsjahr sind möglich. Zahlen Ihre Mitglieder nur den halben Beitrag, wenn sie ab Juli Mitglied werden? Das ist kein Problem. Auch quartals- oder monats- oder tagesgenaue Abrechnungen sind möglich. Bei den monats- und quartalsbasierten Beiträgen können Sie noch zwischen „angefangene" und „vollständige" Monate/Quartale unterscheiden: Tritt ein Mitglied am 15. Oktober bei, dann kann es je nach Einstellung 3/12 (3 angefangene Monate) oder 2/12 (2 vollständige Monate) bezahlen. Festlegen können Sie dies im Register „Optionen" unter „Erstes Jahr" und „Letztes Jahr".
Beispiel:
Aufnahme Vereinsmitglied: 15.8.2023 Beitrag-Start: 1.1.2023 Beitrag: 120 Euro
Einstellung Anmerkung anteiliger Beitrag Abrechnungszeitraum
Beitrag beginnt ab 1.1. bzw. "gültig ab" bei der Beitragszuordnung beim Mitglied 120 Euro 01.01.2023 - 31.12.2023
1. Beitrag anteilig gemäß Datum "Aufnahme Vereinsmitglied" je Mitglieds-Tag 139 Tage ab 15.8. 45,70 Euro 15.08.2023 - 31.12.2023
1. Beitrag anteilig gemäß Datum "Aufnahme Vereinsmitglied" je vollständigem Mitglieds-Monat 4 vollständige Monate ab 15.8. 40 Euro 01.09.2023 - 31.12.2023
1. Beitrag anteilig gemäß Datum "Aufnahme Vereinsmitglied" je vollständigem Mitglieds-Quartal 1 vollständiges Quartal ab 15.8. 120 Euro 01.10.2023 - 31.12.2023
1. Beitrag anteilig gemäß Datum "Aufnahme Vereinsmitglied" je vollständigem Mitglieds-Halbjahr 0 vollständige Halbjahre ab 15.8. 0 Euro
1. Beitrag anteilig gemäß Datum "Aufnahme Vereinsmitglied" je begonnenem Mitglieds-Monat 5 begonnene Monate ab 15.8. 50 Euro 01.08.2023 - 31.12.2023
1. Beitrag anteilig gemäß Datum "Aufnahme Vereinsmitglied" je begonnenem Mitglieds-Quartal 2 begonnene Quartale ab 15.8. 120 Euro 01.07.2023 - 31.12.2023
1. Beitrag anteilig gemäß Datum "Aufnahme Vereinsmitglied" je begonnenem Mitglieds-Halbjahr 1 begonnenes Halbjahr ab 15.8. 60 Euro 01.07.2023 - 31.12.2023
Wichtig:
Bei der nachfolgenden Mitglied-Beitrags-Zuordnung müssen Sie dann als "gültig ab" den eigentlichen Beginn Ihres Beitrags angeben (z.B. "1.1.2020"). Das Aufnahme-Datum des Mitglieds müssen Sie unter "Aufnahme Vereinsmitglied" im Mitgliedsprofil hinterlegen. Fällt bei der Beitragsberechnung das Aufnahme-Datum innerhalb des Abrechnungszeitraums, dann wird der Beitrag gemäß der eingestellten Regel nur teilweise berechnet.
Sonderfall Gruppeneintritt:
In der Beitragsdefintion können Sie eine Gruppe zuordnen (im Register "Optionen " das Feld "basiert auf Gruppen-Eintrittsdatum"). Dann kann bei der Gruppenzuordnung im Mitglied der Gruppeneintritt festgelegt und damit als Basis für die anteilige Beitragsberechnung genutzt werden.

Weitere Optionen

Über das „gültig ab" und „gültig bis"-Feld im Beitrag können Sie festlegen, wann diese Beitrag überhaupt in Rechnung gestellt wird (z.B. können Sie einen alten Beitrag im System belassen und „gültig bis" auf „31.12.2015" stellen). Über die Option „Zeitpunkt Abrechnung" können Sie bestimmen, wann im Abrechnungszeitraum der Beitrag berechnet werden soll (Standard: am Beginn). Über weitere Optionen können Sie abweichende Buchungskonten und weiteres pro Beitrag festlegen.

Alle Felder

FeldBeschreibung
TitelKurzer Beschreibungstext (darf kein , enthalten, darf nur einmal vorkommen!)
BeschreibungLängerer Beschreibungstext
Spezialfälle:
  • {#Liste:beitragszahler#}
    erstellt eine Liste aller Familienmitglieder.
  • #FAKTOR={#mitglied:key_boot_breit#}*{#mitglied:key_boot_lang#} #TEXT={#mitglied:key_boot_breit#} m Breite x {#mitglied:key_boot_lang#} m Länge = {#faktor#} qm
    erstellt einen Beitrag auf Basis von Boots-Länge und Breite
  • #BEITRAGGESCHWISTER:80/60/40
    erhöht den Beitrag um 80 Euro für das 1. Geschwisterkind usw., der letzte Beitrag gilt für alle weiteren Geschwister
Beitragsartfester Mitgliedsbeitrag:
Ein Beitrag ist die Zahlung VON EINEM MITGLIED. Der Beitrag ist für alle zugeordneten Mitglieder gleich
invidueller Beitrag:
Der Beitrag kann für jedes Mitglied unterschiedlich sein. Bitte das Feld "Betrag" hier leer lassen und im Feld "Anzahl" in der Beitragszuordnung bei den einzelnen Mitgliedern den Euro-Betrag eingeben.
fester Dauerauftrag:
Ein Dauerauftrag ist die Zahlung AN DAS MITGLIED. Der Betrag ist für alle zugeordneten Mitglieder gleich
invidueller Dauerauftrag:
Der Betrag kann für jedes Mitglied unterschiedlich sein. Bitte das Feld "Betrag" hier leer lassen und im Feld "Anzahl" in der Beitragszuordnung bei den einzelnen Mitgliedern den Euro-Betrag eingeben.
BetragBeitragssatz (kann in speziellen Fällen auch negativ sein, dies hat dann eine Gutschrift zur Folge!)
MwStMwSt-Prozentsatz des Beitrags
Alle X MonateFrequenz
z.B. "12" für jährlich, "6" für halbjährliche Beiträge
leer für einmalige Beiträge
gültig ab Datumoptional, nur in Spezialfällen wichtig!
Der Beitrag ist erst ab diesem Datum gültig
gültig bis Datumoptional, nur in Spezialfällen wichtig!
Der Beitrag ist nur bis zu diesem Datum gültig
erster BeitragLegt fest, wie der erster Beitrag berechnet wird:
- Beitrag beginnt ab 1.1. bzw. "gültig ab" bei der Beitragszuordnung beim Mitglied
- 1. Beitrag anteilig gemäß Datum "Aufnahme Vereinsmitglied" je Mitgliedstag
- 1. Beitrag anteilig gemäß Datum "Aufnahme Vereinsmitglied" je vollständigem Mitglieds-Monat/Quartal/Halbjahr
- 1. Beitrag anteilig gemäß Datum "Aufnahme Vereinsmitglied" je begonnenem Mitglieds-Monat/Quartal/Halbjahr
- Beitrag beginnt immer am 1.1. - späterer Beitrag-Start wird als monatlich anteiliger Rumpfbeitrag berechnet (ab Beitrag-Start bis 31.12. / Folgebeiträge immer 1.1.-31.12.)
letzter BeitragLegt fest, wie der letzte Beitrag berechnet wird:
- voller Beitrag über gesamten Zeitraum (bspw. voller Jahresbeitrag)
- letzter Beitrag anteilig gemäß Datum "Gekündigt zum" je Mitgliedstag
- letzter Beitrag anteilig gemäß Datum "Gekündigt zum" je vollständigem Mitglieds-Monat
zugeordnete Gruppe Gruppenzugehöigkeit des Beitragszahlers erforderlich. Bei gesetztem Gruppen-Eintritts/Austrittsdatums erfolgt ggf. eine anteilige Berechnung. Die Beitragsrechnungs-Rechnungsposition erhält die Zuordnung zur Gruppe.
Zeitpunkt Abrechnung Hiermit können Sie angeben, ob der Beitrag am Anfang (=Standard), in der Mitte, am Ende des Abrechnungszeitraums oder Beginn abzgl. Fälligkeitszeitraum fällig ist, d.h. die Rechnungsstellung erfolgt.
abweichendes BuchungskontoStandardmäßig ist im Kontenrahmen unter "Zuordnung Standardkonten" festgelegt, auf welches Buchungskonto die Mitgliedsbeiträge gebucht werden. Hier können Sie für einzelne Mitgliedsbeiträge Abweichungen angeben.
abweichendes ForderungskontoStandardmäßig ist das Forderungskonto im Kontenrahmen unter "Zuordnung Standardkonten" festgelegt, auf welches die Mitgliedsbeiträge gebucht werden. Hier können Sie für einzelne Mitgliedsbeiträge Abweichungen angeben.
Vereinskonto bei ÜberweisungWählt das Konto aus, das auf der Rechnung für die Überweisung durch den Zahlungsempfänger genannt wird. "Standard" ist die Angabe aus Administration/Optionen, die weiteren Konten sind die Konten aus Kasse/Bankkonten.
Spendenaktion Gibt an, dass die generierte Buchung eine Spendenaktion zugeordnet bekommt
Art der BuchungGibt an, welche Buchungart (Mitgliedsbeitrag, Spende, ..) die generiete Buchung bekommt (Standard: Mitgliedsbeitrag)
Verwendungszweck Legt einen Verwendungszweck fest (Standard: Art der Buchung)
Platzhalter: {#mitglied:mitgliedsnummer#} %name% %monat% %jahr% %stichtag% %stichtag:m%, %stichtag:d% %stichtag:Y-m%
abweichender Abrechnungszeitraum Legt den Text fest, der anstatt dem berechneten Abrechnungszeitraum in die Rechnung übernommen wird
Altersbereichoptional
Dieser Beitrag ist nur für eine bestimmte Altersgruppe gültig
Zwingend notwendiges Format (auch kommagetrennt mehrere Altersbereiche möglich): -17, 18-, 18-40
Beispiel: -17 (für Minderjährige); 18-65 (für normale Mitglieder); 66- (für Senioren); 0 (für Mitglieder ohne angegebenes Geburtsdatum, Kinder < 1 Jahre werden als 1 Jahr behandelt)
Beitragsgruppeoptional, selbstlernendes Feld
Für die Gruppierung von Beiträgen. So können Sie z.B. verschiedene Beiträge je Alter festlegen. Sie geben dann bei jedem Beitrag z.B. die Beitragsgruppe "Jahresbeitrag" an. Einem Mitglied weisen Sie dann die Beitragsgruppe "Jahresbeitrag" zu und es wird dann der je Alter gültige Beitrag verwendet.
Hinweis: Die Beitragsgruppen haben mit den Gruppen, die Sie unter Administration festlegen, nichts zu tun!
Für diese Funktionalität ist ein korrekt gesetztes Geburtsdatum eine zwingende Voraussetzung!
Über den Link "Direkt zugeordnete der Beitragsgruppe zuweisen" können direkt zugewiesene Beiträge der Beitragsgruppe zugeordnet werden.
Bitte die Beitragsgrupe ohne Leerzeichen anlegen, wenn diese im Mitgliedsantrag verwendet werden soll.
Auto-Befüllung Hiermit können Sie bestimmen, dass Mitglieder gemäß Regeln dem Beitrag zugeordnet werden.
Hier finden Sie alle Möglichkeiten: "Auto-Regeln"
Nur für Einzelbeiträge und NICHT für Beitragsgruppen anwendbar. Bestehenende Mitglieder-Zuordnungen werden nach dem Speichern des Beitrags und jede Nacht abgeglichen (nicht gültige werden gelöscht und neue Mitglieder ggf. ergänzt).
Beschreibung der Regeln (Handbuch) 
 Öffnet die Handbuch-Seite "Auto-Regeln"
 Auto-Regeln dieses Mitgliedsbeitrags prüfen (vorher speichern!) 
 Zeigt die Analyse der Regeln für aller Mitglieder an
 Speichern
Speichert die Eingaben und schließt das Fenster
 Abbrechen
Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern
Kopie des Beitrags erstellen 
Kopie erstellen
Kopie erstellen (mit allen zugeordneten Mitgliedern)
Erzeugt eine Kopie des Beitrags und kopiert beim 2. Menüpunkt auch alle Beitrag-Mitglied-Zuordnungen
Die Beitragsberechnung ermöglicht flexible Szenarien:
1. Über die Option "Bestimmung Mitgliedsalter" (zu finden unter Administration,Basiskonfiguration,Optionen,Register "Mitglieder") gibt es die Option "tagesgenaue Abrechnung". Damit können Beitragswechsel zum Geburtstag taggenau berechnet werden (Beitrag bis zum Geburtstag anteilig der Jugend-Beitrag, anteilig ab dem Geburtstag der Erwachsenen-Beitrag).
2. In Kombination mit der Einstellung im Beitrag "erster Beitrag" und "letzter Beitrag" sind auch anteilige Beiträge bei verkürzten Abrechnungszeiten durch Angaben in den Feldern "gültig ab" und "gültig bis" möglich. Wenn bei "erster Beitrag" und "letzter Beitrag" nicht der Standardeintrag (jeweils die erste Option) gewählt ist, wir{#mitglied:mitgliedsnummer#}{#mitglied:mitgliedsnummer#}d der Abrechnungszeitraum nun gemäß "gültig ab" und "gültig bis" verkürzt und der Beitrag nur anteilig berechnet.
Die beiden vorgenannten anteiligen Berechnungsarten sind auch in Kombination möglich.
Der aktuelle Gültigkeitsbereich eines Beitrags wird wie folgt bestimmt:
Aus dem aktuellen Gültigkeitsbereich werden anschließend die anstehenden Abrechnungszeiträume ermittelt, indem dieser Gültigkeitsbereich gemäß der Angabe in "Frequenz" in entsprechende Monatsbereiche ("Abrechnungszeiträume") zerlegt wird.