Unter den Funktionen der Kasse können Sie die komplette, ggf. doppelte Buchführung, des Vereins durchführen.

Um ein Verständnis der Buchführung in VereinOnline zu erlangen, lesen Sie bitte die nachfolgenden Informationen unter "Grundlagen".

Im Verein gibt es Einnahmen und Ausgaben - wenn diese alle korrekt erfasst sind, bekommt man das Journal, die Bilanz, die Gewinn-und-Verlust-Rechnung sowie die Umsatzsteuer-Berechnung ohne Mehrarbeit.

Einnahme-Rechnungen

Die Einnahme-Rechnungen werden bei VereinOnline automatisch durch folgende Aktionen erstellt:
Diese Rechnungen werden durch die entsprechenden Module automatisch erstellt und dem Mitglied per Mail zugestellt.
Der Schatzmeister kann über jede neue Rechnung per Mail informiert werden und findet diese dann alle im Modul "Kasse" unter "Rechnungen".
Rechnungen zeichnet aus, dass die neben dem "Datum" auch eine "Rechnungsnummer" besitzen.

Die Rechnungen haben vier unterschiedliche Status-Werte:
Um den Bezahl-Status einer Rechnung zu verfolgen, gibt es drei alternative Möglichkeiten:
  1. Liste der offenen Rechnungen öffnen, den Kontoauszug nebenan auf den Tisch legen, und alle bezahlten Rechnungen markieren und anschließend auf den Button "Rechnungen auf den Status "bezahlt" setzen" klicken.
  2. Einlesen der Kontoauszugs-Dateien (siehe unten) und Belege einzeln zuordnen (siehe unten)
  3. Einlesen der Kontoauszugs-Dateien (siehe unten) und Belege einem Kreditor/Debitor zuordnen (siehe unten)
Bei den Rechnungen finden Sie unter dem Navigationspunkt "Schnellübersichten" die Möglichkeit, eine Einnahme/Ausgaben-Ansicht darzustellen.
Darin können Sie nach Gruppe, Veranstaltung, Mitglied, Kostenstellen und Bankkonto gruppieren.

Jede Rechnung (genauer: jede Rechnungsposition) kann einer Gruppe (Arbeitskreis o.ä.) zugeordnet sein.
In der Ansicht "Budgetübersicht" können Sie jeder Gruppe oder Sachkonto ein Budget zuweisen. Sie können dann unmittelbar die zugeordneten Rechnungen zu jeder Gruppe einsehen, und Sie sehen das Rest-Budget der Gruppe. Die Berechnung des Rest-Budgets beginnt immer am Tag, zu dem das neuste Budget eingestellt wurde und alle späteren Einnahmen werden addiert und alle späteren Ausgaben werden abgezogen.

Ausgaben

Über den Punkt "Spenden-Abrechnung", "Neuen Beleg erfassen" und "Belegliste Schnellerfassung" (oder: "Journal" und "Belegliste Schnellerfassung") kommen Sie in einen Dialog, der die Erfassung von Ausgabe-Belegen ermöglicht.
Hier geben Sie je Beleg eine Zeile ein.
Zu erfassen sind:
Klicken Sie auf "Speichern" und alle Belege werden gespeichert.

Konten

Nachdem nun immer von Konten die Rede ist:
"Konten" sind die zentrale Datenstruktur in der Buchführung sowie im Zahlungsverkehr.
Zunächst haben diese "Konten" nichts mit "Bankkonten" zu tun.
Es gibt vier Sorten von Konten:
Organisiert werden alle "Konten" in einem "Kontorahmen", ein beispielhafter für Vereine üblicher Kontorahmen ist unter den Navigationspunkt "Kontenrahmen" abrufbar. Diesen können Sie bei Bedarf (evtl. in Abstimmung mit Ihren Steuerberater) abändern. WICHTIG: Bei Änderung des Kontorahmens müssen unter Administration/Optionen im Register "Kasse" einige Konten ihrem Zweck zugeordnet werden, damit beispielsweise Anmeldungen zu kostenpflichtige Veranstaltungen oder Shop-Einkäufe den richtigen Konten im Kontenrahmen automatisch zugeordnet werden können.

Eine "Buchung" ist immer eine Übertragung von Werten zwischen mindestens zwei Konten.
Die Summe aller beteiligten Konten muss immer null sein!

Übliche Fälle sind:
FallBeschreibungbetroffene KontenBeispiel Kreditor/DebitorBeispiel BetragBezahlung, 2. BuchungBeispiel Kreditor/DebitorBeispiel Betrag
1Einnahme, bezahlt Bar1000 - Hauptkasse
3000 - Beiträge
1870 - Mehrwertsteuer fällig
100 Euro
-84,03 Euro
-15,97 Euro
 
2Ausgabe, bezahlt Bar1000 - Hauptkasse
4830 - Allgemeine Verwaltungskosten
2060 - Vorsteuer
-100 Euro
84,03 Euro
15,97 Euro
 
3Einnahme, bezahlt per Konto1200 - Bank
3000 - Beiträge
1870 - Mehrwertsteuer fällig
100 Euro
-84,03 Euro
-15,97 Euro
 
4Ausgabe, bezahlt per Konto1200 - Bank
4830 - Allgemeine Verwaltungskosten
2060 - Vorsteuer
-100 Euro
84,03 Euro
15,97 Euro
 
5Einnahme, bezahlt per Rechnung1400 - Forderungen an Mitglieder
3000 - Beiträge
1870 - Mehrwertsteuer fällig
Mitglied Hans Müller100 Euro
-84,03 Euro
-15,97 Euro
1400 - Forderungen an Mitglieder
1200 - Bank
Mitglied Hans Müller-100 Euro
100 Euro
6Ausgabe, bezahlt per Rechnung1600 - Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Kontokorrent)
4830 - Allgemeine Verwaltungskosten
2060 - Vorsteuer
Druckerei Abc GmbH-100 Euro
84,03 Euro
15,97 Euro
1600 - Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Kontokorrent)
1200 - Bank
Druckerei Abc GmbH100 Euro
-100 Euro

Erklärungen:


Bankdaten

In VereinOnline können Sie mehrere Bankkonten anlegen.
Sie können alle Buchungen von Hand eingeben - dies ist aber bei vielen Buchungen pro Monat sehr zeitaufwändig. Einfacher ist der Import von Kontoauszugs-Dateien.
Beim Import von Kontoauszügen (online per HBCI oder per MTA- oder CSV-Datei) entstehen nicht-zugeordnete Buchungen:
BuchungsdatumZweckBetragKontenBetrag je Konto
11.05.2013Bezahlung Mitgliedsbeitrag Müller1001400 - Forderungen an Mitglieder
1200 - Bank
-100 Euro
100 Euro
12.05.2013Abbuchung Druckerei, Rechnung A123451001600 - Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Kontokorrent)
1200 - Bank
100 Euro
-100 Euro

Die Herausforderung ist nun, diese Bankbuchungen den bestehenden Belegen zuzuordnen oder (falls diese noch nicht existieren) neue Belege anzulegen.

Dies kann auf zwei Arten erfolgen:

1) Belegweise zuordnen
Im Kontoauszug klicken Sie in der Spalte "Zuordnung" auf das [+]-Zeichen. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie 1) einen neuen Beleg erstellen oder 2) vorhandene Buchungen zuordnen können.
Die vorhandenen Buchungen, bei denen der Betrag passt, sind dabei fett markiert.
Es ist an dieser durchaus auch möglich, einer Bankbuchung mehrere Belege zuzuordnen (falls z.B. ein Mitglied mit einer Überweisung mehrere Rechnungen bezahlt hat).
Und es ist auch möglich, Teilzahlungen zuzuordnen (falls z.B. ein Mitglied eine Rechnung erst zu einem Teil bezahlt hat).
Das Ergebnis sind in jedem der Fälle mindestens zwei verknüpfte Buchungen, mit der Buchung in Aufwands- oder Ertragskonto, und damit dem Auftreten in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung sowie das Auflösen der Forderung bzw. Verbindlichkeit.
Anstelle des [+] Zeichens werden die verknüpften Beträge angezeigt.
Bei der Verknüpfung werden (bei vollständiger Bezahlung) die Rechnungen auch in den Status "bezahlt" verschoben.

2) Kreditoren/Debitoren
Alternativ oder ergänzend können Sie mit "Kreditoren" (denen wir Geld schulden) und "Debitoren" (von denen wir noch Geld bekommen) arbeiten.
Hier reicht es aus, in jeder Buchung das Feld "Debitor/Kreditor" zu setzen, also 1) bei den Belegen und 2) bei den Bankbuchungen.
Kreditoren/Debitoren können sein:

In den Navigationspunkten "Kreditoren (offen)" und "Debitoren (offen)" sehen Sie dann eine Liste der offenen Posten.
Beispiel:
BuchungsdatumZweckBetragKreditor
01.02.2013Bestellung Artikel 1120 EuroLieferant1
08.02.2013Bestellung Artikel 2200 EuroLieferant1
Nach den beiden Bestellungen steht in der Liste Kreditoren:
Lieferant1: 320 Euro

Nach der Zuordnung der Bankbuchung zum Kreditor verschwindet "Lieferant1" von der Liste der Kreditoren, da die Summe null ist:
BuchungsdatumZweckBetragKreditor
01.02.2013Bestellung Artikel 1120 EuroLieferant1
08.02.2013Bestellung Artikel 2200 EuroLieferant1
15.02.2013Bezahlung-320 EuroLieferant1

Die Debitoren/Kreditoren können Sie an folgenden Stellen anpassen:


Auswertungen

Nachdem Sie alle Belege ordentlich erfasst haben (automatisch erstellt oder manuell eingegeben), haben Sie die Möglichkeit, erste Auswertungen zu betrachten: