In der Dateiablage ist Platz für die strukturierte Ablage von Dateien (Vereins-Dokumente wie Protokolle oder Planungsdateien) sowie für Wikis (Dokumentation von Wissen).
Dabei ist einstellbar, ob die Informationen passwortgeschützt oder öffentlich zu sehen sind.

Sie können für jede Gruppe eine Dateiablage aktivieren (unter Administration->Gruppen).

Auf der Startseite der Datenablage kann der angemeldete Benutzer nach allen Dateien in allen Datenablagen suchen, die er lesen darf.
Über die "Kacheln" kann er direkt zu den einzelnen Datenablagen, für die er lesenberechtigt ist, navigieren. Die Kacheln der Datenablagen haben die Farben wir unter Administration/Gruppen definiert.

FeldBeschreibung
 Aktualisieren
Aktualisiert die Ansicht
Ansicht 
Liste (aufsteigend sortiert A..Z)
Liste (absteigend sortiert Z..A)
Liste (aufsteigend sortiert Datum)
Liste (absteigend sortiert Datum)
Bilder (aufsteigend sortiert)
Bilder (absteigend sortiert)
Zeigt die Dateien als Liste- oder Bilder-Ansicht an. Beid er Sortierung können Sie zwischen "aufsteigend" (=A..Z) und "absteigend" (=Z..A) wählen.
Ordner 
Neuen Ordner anlegen
Ordner löschen
Ordner umbenennen/verschieben
Benachrichtigung einstellen
Zugriff einschränkten
Download alle Dateien als .zip
Download alle Dateien als .zip
WebDAV-Anbindung aktivieren
 Neuen Ordner anlegen: Öffnet ein Fenster zum Anlegen eines neuen Verzeichnisses

Ordner löschen: Löscht den aktuellen Ordner (nicht möglich für Startseite oder wenn Ordner nicht leer ist)

Ordner umbenennen/verschieben: Öffnet ein Fenster zum Umbenennen/Verschieben des Ordners.

Benachrichtigungen: Ermöglicht die Aktivierung von Benachrichtigungs-E-Mails, die Sie erhalten, nachdem ein Upload in diesem Verzeichnis erfolgt. Sie können zwischen einer sofortigen oder einmal täglichen Benachrichtigung wählen, und auch ob es nur für den betreffenden Ordner oder auch inklusiv der Unterordner gelten soll.
Beim Vollzugriff-Recht auf die Datenablage können Sie auch die Berechtigungen anderer Personen hinzufügen und löschen.

Zugriff einschränkten: Ermöglicht die Berechtigung einzelner Ordner (inkl. deren Unterordner) für bestimmte Rollen und/oder Gruppen - nur in Premium- und Plus-Version verfügbar.

Download alle Dateien als .zip: ist nur beim Rollenrecht "Datenablage: Dateiablage = Vollzugriff" möglich.

WebDAV-Anbindung aktivieren: ermöglicht die Einbindung eines WebDAV-Verzeichnisses (NextCloud, HiDrive, ...), sowie die Einbindung von OneDrive (Microsoft), DropBox und Google Drive.
Sichtbarkeit 
Umschalten auf öffentlich
Sichtbarkeit Standard (nur intern)
Sichtbarkeit Standard (wie Elternordner)
Setzen auf nur intern (Standard)
Setzen auf öffentlich
Sichtbarkeit öffentlich
Umschalten auf nur intern (Standard)
Umschalten auf Standard (wie Elternordner)
Sichtbarkeit intern
Umschalten auf öffentlich
Umschalten auf Standard (wie Elternordner)
Ermöglicht die Umschaltung zwischen der internen Sichtbarkeit (nur angemeldete Benutzer haben Zugriff auf die Daten) und der öffentlichen Sichtbarkeit (Für alle Benutzer aus dem Web zugreifbar). Wenn die Rolle "Nicht angemeldet" das Rollenrecht "Dateiablage: lesen" besitzt, dann sind diese freigegebenen Ordner auf über das System im Menü zu sehen, andern falls nur über die angezeigte Url.
 Wiki-Seite anlegen
Erstellt aus dem Ordner ein Wiki (siehe unten)
Dateien/Inhalte suchen
Sucht im aktuellen Verzeichnis und Unterverzeichnissen nach Dateinamen bzw. in Wiki-Seiten auch im Inhalt
DMS 
aktivieren
Aktiviert die DMS-Funktionalität (revisionssicheres Ablegen, Vorversionen bleiben nach Löschen oder Überschreiben immer erhalten) - nur ein Feature der PLUS-Version!
Nur der "admin" und ein Nutzer mit dem Rollenrecht "Datenablage: Vollzugriff" kann das DMS aktivieren.
DMS 
Gelöschte Dateien anzeigen
Änderungsprotokoll
nur DMS-Modus: Zeigt Gelöschte Dateien in diesem Verzeichnis bzw. das Änderungsprotokoll des Verzeichnisses an.
 Weitere Datei hinzufügen
Ermöglicht es, gleich mehrere Dateien hochzuladen. Jeder Klick auf diesen Button erzeugt ein neues Dateifeld.
 neue Dateien hochladen
Öffnet den Dialog zur Auswahl einer Datei auf der lokalen Festplatte zum Upload
[Neue Dateien hochladen]Öffnet den Bereich zum Upload neuer Dateien. Das Verschieben von Dateien in andere Ordner ist per Drag-and-Drop (Dateiname packen und auf Ordner fallenlassen) möglich.
[Zip-Dateien sofort nach dem Upload entpacken und die Zip-Datei löschen] Falls beim Upload eine oder mehrere Zip-Dateien enthalten sind, werden diese sofort nach dem Upload entpackt und die zip-Datei selbst nicht gespeichert. Unterordner in zip-Dateien werden nicht berücksichtigt.
Upload jetzt durchführen
Startet den Upload
[Verzeichnisname]Wechselt in das Verzeichnis
[Dateiname]Wählt eine Datei aus. Es ist eine Multi-Dateiauswahl und auch ein Drag-und-Drop auf den Auswahlbereich möglich. Nur Dateien mit in Summe maximal 10 MB können hochgeladen werden.
Öffnet einen Dialog zum Durchführen der folgenden Aktionen:
- Umbenennen der Datei
- Verschieben/Kopieren der Datei, ggf. in eine andere Datenablage
- Anmerkungen zur Datei bzw. Datei bearbeiten (.htm- und .html-Dateien)
Löscht die Datei
Zeigt eine Vorschau der Datei an
Entpackt die zip-Datei und legt alle enthaltenen Dateien im gleichen Ordner ab (wird nur bei zip-Dateien angezeigt)
[Anmerkung] Zeigt die Anmerkung an, die unter "Bearbeiten" eingegeben wurde.

Dateien hochladen
Um eine Datei hochzuladen, gehen Sie wie folgt vor:

Hinweis: Dateien, die mit einem "." beginnen, können nicht hochgeladen werden.

Zugriffsmechanismen

Über die Rollen sowie über die Gruppenverwaltung können Sie detailliert festlegen, wer Dateien lesen, wer Dateien ablegen und wer Dateien löschen darf.
Eine Dateiablage kann für jede Gruppe in der Gruppenverwaltung aktiviert werden. Dabei wird die Zugriffsmöglichkeit und Beschränkung für jede Gruppe gemäß einer der folgenden Varianten festgelegt: