Dabei ist einstellbar, ob die Informationen passwortgeschützt oder öffentlich zu sehen sind.
Sie können für jede Gruppe eine Dateiablage aktivieren (unter Administration->Gruppen).
Auf der Startseite der Datenablage kann der angemeldete Benutzer nach allen Dateien in allen Datenablagen suchen, die er lesen darf.
Über die "Kacheln" kann er direkt zu den einzelnen Datenablagen, für die er lesenberechtigt ist, navigieren. Die Kacheln der Datenablagen haben die Farben wir unter Administration/Gruppen definiert.
| Feld | Beschreibung | |||||||||||||||
 Aktualisieren | Aktualisiert die Ansicht | |||||||||||||||
| Zeigt die Dateien als Liste- oder Bilder-Ansicht an. Beid er Sortierung können Sie zwischen "aufsteigend" (=A..Z) und "absteigend" (=Z..A) wählen. | |||||||||||||||
| Neuen Ordner anlegen: Öffnet ein Fenster zum Anlegen eines neuen Verzeichnisses Ordner löschen: Löscht den aktuellen Ordner (nicht möglich für Startseite oder wenn Ordner nicht leer ist) Ordner umbenennen/verschieben: Öffnet ein Fenster zum Umbenennen/Verschieben des Ordners. Benachrichtigungen: Ermöglicht die Aktivierung von Benachrichtigungs-E-Mails, die Sie erhalten, nachdem ein Upload in diesem Verzeichnis erfolgt. Sie können zwischen einer sofortigen oder einmal täglichen Benachrichtigung wählen, und auch ob es nur für den betreffenden Ordner oder auch inklusiv der Unterordner gelten soll. Beim Vollzugriff-Recht auf die Datenablage können Sie auch die Berechtigungen anderer Personen hinzufügen und löschen. Berechtigungen: Ermöglicht die Berechtigung einzelner Ordner (inkl. deren Unterordner) für bestimmte Rollen und/oder Gruppen - nur in Premium- und Plus-Version verfügbar. nur bei der Startseite: Download alle Dateien als .zip: ist nur beim Rollenrecht "Datenablage: Dateiablage = Vollzugriff" möglich. | |||||||||||||||
| Ermöglicht die Umschaltung zwischen der internen Sichtbarkeit (nur angemeldete Benutzer haben Zugriff auf die Daten) und der öffentlichen Sichtbarkeit (Für alle Benutzer aus dem Web zugreifbar). Wenn die Rolle "Nicht angemeldet" das Rollenrecht "Dateiablage: lesen" besitzt, dann sind diese freigegebenen Ordner auf über das System im Menü zu sehen, andern falls nur über die angezeigte Url. | |||||||||||||||
 Wiki-Seite anlegen | Erstellt aus dem Ordner ein Wiki (siehe unten) | |||||||||||||||
| Sucht im aktuellen Verzeichnis und Unterverzeichnissen nach Dateinamen bzw. in Wiki-Seiten auch im Inhalt | ||||||||||||||||
| Aktiviert die DMS-Funktionalität (revisionssicheres Ablegen, Vorversionen bleiben nach Löschen oder Überschreiben immer erhalten) - nur ein Feature der PLUS-Version! | |||||||||||||||
| nur DMS-Modus: Zeigt Gelöschte Dateien in diesem Verzeichnis bzw. das Änderungsprotokoll des Verzeichnisses an. | |||||||||||||||
| Weitere Datei hinzufügen | Ermöglicht es, gleich mehrere Dateien hochzuladen. Jeder Klick auf diesen Button erzeugt ein neues Dateifeld. | |||||||||||||||
 neue Dateien hochladen | Öffnet den Dialog zur Auswahl einer Datei auf der lokalen Festplatte zum Upload | |||||||||||||||
| [Neue Dateien hochladen] | Öffnet den Bereich zum Upload neuer Dateien. Das Verschieben von Dateien in andere Ordner ist per Drag-and-Drop (Dateiname packen und auf Ordner fallenlassen) möglich. | |||||||||||||||
| [Zip-Dateien sofort nach dem Upload entpacken und die Zip-Datei löschen] | Falls beim Upload eine oder mehrere Zip-Dateien enthalten sind, werden diese sofort nach dem Upload entpackt und die zip-Datei selbst nicht gespeichert. Unterordner in zip-Dateien werden nicht berücksichtigt. | |||||||||||||||
| Startet den Upload | ||||||||||||||||
| [Verzeichnisname] | Wechselt in das Verzeichnis | |||||||||||||||
| [Dateiname] | Wählt eine Datei aus. Es ist eine Multi-Dateiauswahl und auch ein Drag-und-Drop auf den Auswahlbereich möglich. Nur Dateien mit in Summe maximal 10 MB können hochgeladen werden. | |||||||||||||||
 | Öffnet einen Dialog zum Durchführen der folgenden Aktionen: - Umbenennen der Datei - Verschieben/Kopieren der Datei, ggf. in eine andere Datenablage - Anmerkungen zur Datei bzw. Datei bearbeiten (.htm- und .html-Dateien) | |||||||||||||||
 | Löscht die Datei | |||||||||||||||
 | Zeigt eine Vorschau der Datei an | |||||||||||||||
 | Entpackt die zip-Datei und legt alle enthaltenen Dateien im gleichen Ordner ab (wird nur bei zip-Dateien angezeigt) | |||||||||||||||
| [Anmerkung] | Zeigt die Anmerkung an, die unter "Bearbeiten" eingegeben wurde. |
Dateien hochladen
Um eine Datei hochzuladen, gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie im linken Baum ein Verzeichnis aus (oder erstellen Sie ein neues per "Neuer Ordner")
- Wählen Sie "Durchsuchen" und wählen Sie eine Datei aus
- Klicken Sie auf "Upload jetzt durchführen"
Hinweis: Dateien, die mit einem "." beginnen, können nicht hochgeladen werden.
Zugriffsmechanismen
Über die Rollen sowie über die Gruppenverwaltung können Sie detailliert festlegen, wer Dateien lesen, wer Dateien ablegen und wer Dateien löschen darf.
Eine Dateiablage kann für jede Gruppe in der Gruppenverwaltung aktiviert werden. Dabei wird die Zugriffsmöglichkeit und Beschränkung für jede Gruppe gemäß einer der folgenden Varianten festgelegt:
- Variante 1: Die Zugehörigkeit des Benutzers zu den Rollen sowie Rollendefinition bestimmen den Zugriff für das Mitglied (ggf. lesen, ggf. speichern, ggf. löschen). Diese Variante legt pauschal fest, was ein Mitglied darf (z.B. ein Vorstand hat mehr Rechte als ein normales Mitglied). Eine gruppenspezifische Festlegung ist mit Rollen nicht möglich.
- Variante 2: Der Zugriff ist für das Mitglied gemäß seiner Gruppenzugehörigkeit zu der betreffenden Gruppe festgelegt
(ggf. lesen, ggf. speichern, ggf. löschen). Diese Variante steuert je Gruppe, ob der Benutzer die die Dateien sehen darf oder nicht. Es wird pro Gruppe im Detail unterschieden, ob a) die Gruppenteilnehmer nur Lesen und die Gruppenleiter ändern dürfen oder b) ob die Gruppenteilnehmer sowie die Gruppenleiter ändern dürfen oder c) ob die Dateien nur für die Gruppenleiter sichtbar sind.
- Sichtbarkeit: Sie können für jeden Ordner einstellen, ob der Inhalt nur den per Gruppendefinition festgelegten Mitgliedern (=intern, ist Standard) oder für alle Benutzer im Internet (=öffentlich) zugänglich gemacht werden sollen.