In der Dateiablage ist Platz für die strukturierte Ablage von Dateien (Vereins-Dokumente wie Protokolle oder Planungsdateien) sowie für Wikis (Dokumentation von Wissen). Dabei ist einstellbar, ob die Informationen passwortgeschützt (mit Login) oder öffentlich (auch ohne Login) zu sehen sind.
Sie können für jede Gruppe eine Dateiablage aktivieren (unter Administration->Gruppen), siehe FAQ
Auf der Startseite der Datenablage kann der angemeldete Benutzer nach allen Dateien in allen Datenablagen suchen, die er lesen darf. Über die "Kacheln" kann er direkt zu den einzelnen Datenablagen, für die er lesenberechtigt ist, navigieren. Die Kacheln der Datenablagen haben die Farben wie unter Administration/Gruppen definiert.
WebDAV-Zugriff auf die Dateiablage (nur PLUS-Version) Sie können per WebDAV auf die Datenablage zugreifen, z.B. mit dem Windows-Explorer. Adresse: https://vereinonline.org/..IHRVEREIN../webdav/ Jeder Nutzer sieht die Datenablagen gemäß den eingestellten Rechten. Der WebDAV-Zugriff ist nicht möglich für Datenablagen mit aktiviertem DMS sowie auf eingebundene fremde WebDAV-Server.
Hinweis: Da das Passwort in einer anderen Form genutzt werden muss, und die Passwörter in der Datenbank nicht im Klartext vorliegen, muss vor Verwendung des WebDAV-Zugriffs das Passwort im Systen einmalig neu gesetzt werden (z.B. per "Mein Profil"; es kann das gleiche Passwort sein wie zuvor!).
FeldBeschreibung
 Aktualisieren
Aktualisiert die Ansicht
Ansicht 
Liste (aufsteigend sortiert A..Z)
Liste (absteigend sortiert Z..A)
Liste (aufsteigend sortiert Datum)
Liste (absteigend sortiert Datum)
Bilder (aufsteigend sortiert)
Bilder (absteigend sortiert)
Zeigt die Dateien als Liste- oder Bilder-Ansicht an. Bei der Sortierung können Sie zwischen "aufsteigend" (=A..Z) und "absteigend" (=Z..A) wählen. Bei der Bilderansicht werden .jpg/.png/.gif-Dateien sowie aus .pdf-Dateien eine Vorschau angezeigt.
Ordner 
Neuen Ordner anlegen
Ordner löschen
Ordner umbenennen/verschieben
Benachrichtigung einstellen
Zugriff einschränkten
Download alle Dateien als .zip
Download alle Dateien als .zip
WebDAV-Anbindung aktivieren
 Neuen Ordner anlegen: Öffnet ein Fenster zum Anlegen eines neuen Verzeichnisses
Ordner löschen: Löscht den aktuellen Ordner (nicht möglich für Startseite oder wenn Ordner nicht leer ist)
Ordner umbenennen/verschieben: Öffnet ein Fenster zum Umbenennen/Verschieben des Ordners.
Benachrichtigungen: Ermöglicht die Aktivierung von Benachrichtigungs-E-Mails, die Sie erhalten, nachdem ein Upload in diesem Verzeichnis erfolgt. Sie können zwischen einer sofortigen oder einmal täglichen Benachrichtigung wählen, und auch ob es nur für den betreffenden Ordner oder auch inklusiv der Unterordner gelten soll.
Beim Vollzugriff-Recht auf die Datenablage können Sie auch die Berechtigungen anderer Personen hinzufügen und löschen.
Zugriff einschränkten: Ermöglicht die Berechtigung einzelner Ordner (inkl. deren Unterordner) für bestimmte Rollen und/oder Gruppen - nur in Premium- und Plus-Version verfügbar.
Download alle Dateien als .zip: ist nur beim Rollenrecht "Datenablage: Dateiablage = Vollzugriff" möglich.
WebDAV-Anbindung aktivieren: ermöglicht die Einbindung eines WebDAV-Verzeichnisses (NextCloud, HiDrive, ...), sowie die Einbindung von OneDrive (Microsoft) und Google Drive (bei "DMS" nicht möglich).
NextCloud App: https://apps.nextcloud.com/apps/user_vo (Bereitgestellt vom VereínOnline-Nutzer Nikolaus Demmel)
Sichtbarkeit ... 
Ändern zu: öffentlich
Ändern zu: nur intern
Ändern zu: wie Elternordner
Ermöglicht die Umschaltung zwischen der internen Sichtbarkeit (nur angemeldete Benutzer haben Zugriff auf die Daten) und der öffentlichen Sichtbarkeit (Für alle Benutzer aus dem Web zugreifbar). Wenn die Rolle "Nicht angemeldet" das Rollenrecht "Dateiablage: lesen" besitzt, dann sind diese freigegebenen Ordner auf über das System im Menü zu sehen, andern falls nur über die angezeigte Url.
 Wiki-Seite anlegen
Erstellt aus dem Ordner ein Wiki (siehe "Wikis")
 Dateien/Inhalte suchen
Sucht im aktuellen Verzeichnis und Unterverzeichnissen nach Dateinamen bzw. in Wiki-Seiten auch im Inhalt
DMS 
aktivieren
Aktiviert die DMS-Funktionalität (revisionssicheres Ablegen, Vorversionen bleiben nach Löschen oder Überschreiben immer erhalten) - nur ein Feature der Plus-Version!
Nur der "admin" und ein Nutzer mit dem Rollenrecht "Datenablage: Vollzugriff" kann das DMS aktivieren.
DMS 
Gelöschte Dateien anzeigen
Änderungsprotokoll
nur bei aktiviertem DMS-Modus:
Zeigt gelöschte Dateien in diesem Verzeichnis bzw. das Änderungsprotokoll des Verzeichnisses an.
Aktionen 
alle markierten Dateien: Tags zuweisen
alle markierten Dateien: löschen
alle Dateien: löschen (inkl. Unterverzeichnisse)
 Ermöglicht die Ausführung von Aktionen für alle markierten Dateien:
  • Tags zuweisen (nach diesen kann dann bei einer Auswahl der Datei unter 'Aktuelle Meldung'/'Newsletter-Artikel'/Mailversand u.ä. gesucht werden)
  • Markierte Dateien bzw. alle Dateien löschen
Upload neuer Dateien
[Neue Dateien hochladen]Öffnet den Bereich zum Upload neuer Dateien. Das Verschieben von Dateien in andere Ordner ist per Drag-and-Drop (Dateiname packen und auf Ordner fallenlassen) möglich.
 Durchsuchen
Öffnet den Dialog zur Auswahl mehrerer Datei auf der lokalen Festplatte zum Upload
 Einzel-Datei hinzufügen
Ermöglicht es, einzelne Dateien hinzuzufügen
Drag-und-DropSie können Dateien auch per Drag&Drop auf die Fläche ziehen.
[Zip-Dateien sofort nach dem Upload entpacken und die Zip-Datei löschen] Falls beim Upload eine oder mehrere Zip-Dateien enthalten sind, werden diese sofort nach dem Upload entpackt (ggf. mit Unterordner) und die zip-Datei selbst nicht gespeichert.
[Tags zuweisen] Weist allen hochgeladenen Dateien die genannten Tags zu. Nach diesen Tags kann dann bei einer Auswahl der Datei unter 'Aktuelle Meldung'/'Newsletter-Artikel'/Mailversand u.ä. gesucht werden.
 Upload jetzt durchführen
Startet den Upload. Nur Dateien mit in Summe maximal 10 MB können hochgeladen werden.
Weitere Aktionen
[Verzeichnisname]Wechselt in das Verzeichnis
[Dateiname]Öffnet die Datei.
Öffnet einen Dialog zum Durchführen der folgenden Aktionen:
- Umbenennen der Datei
- Verschieben/Kopieren der Datei, ggf. in eine andere Datenablage
- Anmerkungen zur Datei bzw. Datei bearbeiten (.htm- und .html-Dateien)
Löscht die Datei
Zeigt eine Vorschau der Datei an. Bei Bildern ist auch eine Bearbeitung (Zuscheiden auf einen Ausschnitt, Drehen 90 Grad) möglich.
Entpackt die zip-Datei im gleichen Ordner/Unterordner (wird nur bei zip-Dateien angezeigt)
[Anmerkung] Zeigt die Anmerkung an, die unter "Bearbeiten" eingegeben wurde.
Dateien hochladen Um eine Datei hochzuladen, gehen Sie wie folgt vor: Hinweis: Dateien, die mit einem "." beginnen, können nicht hochgeladen werden.
Zugriffsmechanismen
Über die Rollen sowie über die Gruppenverwaltung können Sie detailliert festlegen, wer Dateien lesen, wer Dateien ablegen und wer Dateien löschen darf. Eine Dateiablage kann für jede Gruppe in der Gruppenverwaltung aktiviert werden. Dabei wird die Zugriffsmöglichkeit und Beschränkung für jede Gruppe gemäß einer der folgenden Varianten festgelegt: